Guide pour embaucher en Allemagne

Une expansion internationale en Allemagne peut être un choix judicieux pour de nombreuses raisons. L’Allemagne produit 1/5e du Produit Intérieur Brut (PIB) total de l’Union européenne et représente le plus grand marché de consommateurs au sein de l’UE. Si vous envisagez le recrutement pour une nouvelle succursale ou filiale allemande, ou si vous voulez intégrer des employés allemands à distance, vous voudrez peut-être en savoir un peu plus sur les pratiques en matière d’emploi et les exigences légales en Allemagne. Voici quelques conseils pour vous aider à embaucher en Allemagne.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Allemagne

Avant d’embaucher des employés allemands, vous devez effectuer des recherches sur le droit du travail en Allemagne. Voici quelques considérations essentielles dont vous devez tenir compte.

1. Lois relatives à la masse salariale

Auparavant, l’Allemagne autorisait des groupes privés et des syndicats à fixer le salaire minimum, mais en 2014, le gouvernement allemand a fixé son tout premier salaire minimum via la Mindestlohngesetz, loi sur le salaire minimum. Le salaire minimum fédéral est actuellement de €9.35 par heure, et ce montant est prévu pour augmenter par petits incréments jusqu’à €10.45 par heure en Juillet 2022.

Bien qu’il existe une loi limitant le nombre d’heures supplémentaires qu’un employé allemand peut effectuer au cours d’une semaine, aucune loi ne fixe la rémunération des heures supplémentaires. Autrement dit, les employeurs doivent déterminer la rémunération qu’ils accorderont aux employés pour les heures supplémentaires effectuées et l’inclure dans le contrat de travail. Les employeurs doivent également décider des primes. Sur le plan légal, aucune prime de 13e mois n’est obligatoire, mais certains employeurs choisissent d’accorder une prime annuelle à leurs employés.

2. Heures de travail et congés obligatoires

Des exigences légales spécifiques influencent la semaine de travail en Allemagne. La semaine de travail ne peut pas excéder 48 heures par semaine (6 journées de travail par semaine) et une journée de travail ne peut pas excéder huit heures de travail. La rémunération des heures supplémentaires est limitée à 12 heures par semaine. La plupart des Allemands travaillent 40 heures par semaine ou moins. Les Allemands bénéficient de neuf jours fériés au cours de l’année. Certaines régions administratives allemandes peuvent avoir des jours fériés supplémentaires.

Les employés ont également droit à des congés payés et un congé maladie. La Bundesurlaubsgesetz, la loi fédérale sur les congés, stipule qu’un employé doit bénéficier de 20 jours de congés ou 24 jours s’il travaille six jours dans la semaine au lieu de cinq. La plupart des employeurs accordent plus de jours de congé que le minimum requis. Les employés doivent utiliser leurs congés au cours de l’année calendaire et ne peuvent pas reporter les congés inutilisés sur l’année suivante avec quelques exceptions. Le report de jours de congé est uniquement autorisé pour des raisons opérationnelles et uniquement à la discrétion de l’employeur. En cas de maladie, les employés sont en toute légalité autorisés à bénéficier de six semaines de congés payés par an sur présentation d’un certificat médical. Après cette période, les employés peuvent recevoir une indemnisation par le biais de leur assurance maladie.

3. Prélèvement à la source et sécurité sociale

L’Allemagne utilise un modèle de prélèvement à la source imposant aux employeurs de calculer et de déduire les retenues nécessaires sur les bulletins de salaire de leurs employés. Cela inclut l’impôt sur le revenu, dont le taux variera d’un employé à l’autre, ainsi que les quatre types d’assurance qui font partie du système de sécurité sociale allemand. Ces cotisations correspondent à certains pourcentages dans les limites d’un plafond fixé.

L’assurance retraite et l’assurance maladie sont les deux principaux types d’assurances auxquels les employés cotisent. Les employeurs versent des cotisations équivalentes à celles des employés. Le même principe est appliqué à l’assurance chômage et à l’assurance dépendance, qui correspond à un pourcentage plus faible des cotisations à la sécurité sociale. Les employeurs ont un cinquième type d’assurance à laquelle les employés ne paient pas : l’assurance accident. Au final, les employeurs cotisent à hauteur d’environ 20.7 % du salaire d’un employé pour la sécurité sociale.

4. Exigences de licences AUG

Les employeurs qui veulent établir un partenariat avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines doivent également avoir connaissance des exigences de licences Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG), spécifiées en vertu de la loi sur le travail temporaire. La révision des réglementations en 2017 stipule que les employés détachés deviendront les employés de l’entreprise finale par défaut après 18 mois de travail sur ses projets. Pour éviter ce scénario, l’entreprise de portage salarial doit posséder une licence AUG et se conformer aux exigences relatives au maintien des employés dans sa gestion de la paie.

Autrement dit, il est essentiel que les entreprises recherchant une entreprise de portage salarial (Employer of Record, EOR) comme partenaire en Allemagne limitent leur recherche aux entreprises en totale conformité avec les exigences de licence AUG. Globalization Partners possède les licences et l’expertise visant à s’assurer que les employés ne passent pas par mégarde de notre emploi à celui de votre entreprise, impliquant soudainement l’implantation d’une entité légale pour vous en Allemagne.

Le coût d’embauche d’un employé en Allemagne

Lorsque vous embauchez de nouveaux employés, il est important de tenir compte des coûts liés à l’embauche. Lorsque vous embauchez dans un nouveau pays, ce processus engendre généralement des coûts supérieurs à ceux d’un recrutement dans votre pays d’origine. Une étude a révélé que les coûts d’embauche moyens de travailleurs qualifiés en Allemagne s’élevaient à 4 700 € ou à l’équivalent de plus de huit semaines de salaire. Ce chiffre pourrait se révéler supérieur pour une entreprise qui se développe en Allemagne pour la première fois, sauf si vous travaillez avec une entreprise de portage salarial (EOR). Certains coûts à intégrer dans votre budget :

• Services fiscaux et juridiques : l’Allemagne est un excellent pays dans lequel s’étendre en raison des opportunités économiques qui s’y présentent, mais pas en raison de la facilité de faire des affaires. L’Allemagne applique des lois strictes qui complexifient la création de votre entreprise, ainsi que la gestion de la paie et de la fiscalité. Par conséquent, vous devez embaucher des experts locaux spécialisés en droit du travail et en fiscalité, qui peuvent garantir la parfaite conformité de votre processus de recrutement et d’emploi.
• Enregistrement de la société : pour avoir une présence commerciale légale en Allemagne, vous devrez payer les frais d’enregistrement nécessaires pour établir votre entreprise.
• Publicité : la publicité de votre offre d’emploi peut également augmenter vos coûts, que vous publiiez une publicité dans un journal ou que vous publiiez en ligne. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’en Allemagne il existe des portails d’emploi en ligne qui vous laisseront publier gratuitement une annonce d’emploi.
• Agence de recrutement : travailler avec une agence de recrutement locale en Allemagne peut vous aider à identifier les meilleurs candidats plus rapidement et simplement que si vous avez géré le processus par vous-même. Cette démarche a bien évidemment un coût qui vient augmenter vos coûts d’embauche.
• Comité d’embauche : si vous choisissez de créer un comité d’embauche interne au lieu de vous associer à une agence, vous aurez également des coûts ici. Les heures de travail du comité de recrutement consacrées à la rédaction et la publication d’annonces d’emploi, à la réalisation d’entretiens et à d’autres tâches viendront augmenter le total de vos coûts d’embauche.
• Frais de déplacement : l’expansion de votre entreprise et l’embauche de nouveaux employés en Allemagne peuvent également impliquer certains frais de déplacement, en particulier si vous souhaitez mener des entretiens en personne ou si vous prévoyez de créer une succursale ou une filiale officielle de votre entreprise.
• Services de traduction : vous devrez peut-être également embaucher un traducteur pour vous aider à remplir des documents juridiques ou à communiquer avec les candidats à un poste.
• Contrôles juridiques : il incombe aux employeurs de s’assurer qu’ils n’embauchent que des personnes qui ont le droit légal de travailler en Allemagne. Autrement dit, vous devez vérifier la citoyenneté ou le visa de travail d’un candidat. Vous pouvez également avoir besoin de payer des tiers pour mener une vérification des antécédents. Gardez toutefois à l’esprit que le droit allemand limite la vérification des antécédents et les demandes personnelles aux informations qui ont un lien direct avec le poste.

Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Allemagne ?

Avant d’être en mesure d’embaucher une personne en Allemagne, certains aspects fondamentaux doivent être mis en place. La seule exception consiste à travailler avec une entreprise de portage salarial (EOR) puisqu’elle a déjà une entité légale qui est reconnue sur le plan légal dans le pays et peut jouer le rôle de partenaire de portage salarial (EOR) pour vos employés allemands. Sans entreprise de portage salarial (EOR), vous devrez accomplir les formalités suivantes :

• Entité commerciale légale : avant de pouvoir embaucher des employés, vous avez besoin d’une entité commerciale légale en Allemagne. Pour la plupart des entreprises étrangères, les deux options principales consistent à créer une filiale ou une succursale. Une filiale est plus indépendante alors qu’une succursale est plus étroitement liée à la société mère.
• Enregistrements fiscaux et de sécurité sociale : vous établir en tant qu’entreprise impliquera également d’obtenir un numéro d’employeur afin de pouvoir vous inscrire auprès des autorités fiscales et de sécurité sociale du pays. Ce processus peut prendre plusieurs semaines, veillez donc à commencer suffisamment tôt pour être prêt à vous charger de la gestion de la paie de vos nouveaux employés.
• Compte bancaire allemand : l’établissement d’un compte bancaire en Allemagne n’est pas techniquement une exigence, mais c’est une démarche intelligente, car cela simplifie les choses et donne au gouvernement un endroit où envoyer les remboursements auxquels vous pourriez avoir droit.
• Licences ou permis : en fonction du secteur dans lequel vous vous trouvez, vous devrez peut-être également obtenir des licences ou permis spécialisés qui vous permettent d’embaucher des employés et d’exercer vos activités légalement.

Étapes pour embaucher en Allemagne

Comme nous l’avons vu, vous devez réaliser différentes étapes avant de lancer le processus de recrutement. Lorsque vous serez prêt à embaucher, vous suivrez certaines de ces étapes pour trouver de nouveaux employés et les intégrer à votre équipe. Voici les principales étapes à suivre pour embaucher en Allemagne.

1. Annonce des postes vacants

Créez une annonce d’emploi pour chaque poste à pourvoir. Veillez à informer vos candidats des qualités et qualifications que vous recherchez ainsi qu’à fournir autant d’informations que possible sur les missions du poste sans vous perdre dans les détails.

Vous devez également informer les demandeurs d’emploi si vous embauchez des employés à distance en Allemagne ou s’ils travailleront dans un bureau. Si vous voulez embaucher des germanophones qui ne maîtrisent pas parfaitement la langue maternelle de votre entreprise, alors veillez à publier votre annonce en allemand. Cela signifie que vous pouvez solliciter des services de traduction afin d’assurer la traduction fidèle de votre annonce en allemand avant sa publication.

2. Trouver les candidats les plus qualifiés

Une fois que les demandeurs d’emploi ont soumis leurs candidatures, vous pouvez commencer à évaluer leurs références et déterminer les candidats dont les profils sont les plus adéquats pour votre entreprise. Affiner la liste des candidats avant de commencer vos entretiens vous aidera à intégrer plus efficacement les candidats idéaux.

Au cours de cette étape, vous pouvez également avoir besoin de l’aide d’un traducteur si les candidatures sont en allemand. Si vous avez l’habitude de recevoir des CV succincts, préparez-vous à ce que les candidats allemands envoient des curriculum vitae plus détaillés sur l’historique de leurs études et leur parcours professionnel.

3. Mener les entretiens

Vous devez maintenant contacter vos meilleurs candidats pour programmer les entretiens. Si vous embauchez des employés à distance, vous voudrez peut-être réaliser ces entretiens en ligne ou par téléphone. Tenez compte du décalage horaire, le cas échéant. Le fuseau horaire de l’Allemagne est Central European Time (CET). Si votre bureau se trouve sur la côte est des États-Unis, vous devrez programmer vos entretiens le matin, ce qui correspondra à la fin d’après-midi pour les candidats en Allemagne.

Pour tous les entretiens, qu’ils soient virtuels ou en présentiel, veillez à ne pas enfreindre le droit au respect de la vie privée des candidats ni à poser des questions qui pourraient être considérées comme discriminatoires, car le gouvernement allemand prend ces questions très au sérieux. Cela inclut toute question concernant la planification familiale, les affiliations à un parti politique, les convictions religieuses et toutes autres questions d’ordre personnel qui n’ont aucun lien direct avec le travail.

4. Envoyer les contrats à vos meilleurs candidats

Après avoir déterminé les personnes que vous voulez intégrer à votre équipe, proposez une offre d’emploi formelle, puis rédigez un contrat que le candidat doit lire. C’est une étape essentielle dans les pratiques d’embauche en Allemagne, car les contrats de travail sont obligatoires.

Votre contrat doit se concentrer sur les aspects de l’emploi qui ne sont pas déjà stipulés sur le plan légal. Par exemple, quelles sont vos politiques concernant les heures supplémentaires et accordez-vous des congés payés ou d’autres avantages sociaux en plus des exigences minimums ? Vous devez également indiquer clairement les tâches qu’un employé doit effectuer à son poste et la manière dont se déroulerait un licenciement.

5. Intégrer votre candidat à l’embauche

Vous pouvez maintenant intégrer vos candidats à l’embauche, leur demander de remplir toutes les formalités nécessaires afin de mettre en place les retenues correspondant au prélèvement à la source. Cela impliquera également toutes les formalités que vous avez mises en place en interne pour les candidats à l’embauche ainsi que toutes les formations qu’ils doivent suivre avant d’occuper leur nouveau poste.

Si vous travaillez avec une entreprise de portage salarial (EOR) comme Globalization Partners, une fois que vous avez recruté vos candidats à l’embauche, vous pouvez déléguer à l’entreprise d’externalisation des ressources humaines la gestion de l’intégration et des autres questions relevant de la gestion de la paie, des ressources humaines et de la conformité.

Commencez à embaucher des employés en Allemagne avec l’aide de Globalization Partners

Si vous voulez commencer à embaucher immédiatement des employés en Allemagne, envisagez d’établir un partenariat avec une entreprise internationale de portage salarial (EOR). Globalization Partners peut jouer le rôle de partenaire de portage salarial (EOR) pour vos employés allemands, et s’occuper de tous les aspects techniques de la gestion de la paie, des avantages sociaux et des impôts afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise. Vos employés allemands continueront de travailler pour vous, mais nous nous assurerons de la parfaite conformité de leur emploi sur le plan légal. Demandez une proposition pour en savoir plus sur la manière dont Globalization Partners peut vous aider dans votre expansion mondiale.