En tant que plus grande économie au monde avec un produit intérieur brut (PIB) de 20.5 milliards USD, les États-Unis présentent de riches opportunités pour les entreprises internationales. Son encouragement à la libre entreprise et la facilité relative de faire des affaires dans le pays font des États-Unis un endroit rentable pour la croissance des entreprises.
Alors que vous envisagez de vous développer aux États-Unis, des conseils d’experts peuvent vous aider à faire des choix réussis. Nous avons développé ce guide pour embaucher des employés aux États-Unis afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos nouvelles équipes.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher aux États-Unis
Avant d’embaucher, votre entreprise aura besoin d’une solide base de connaissances sur des sujets tels que l’emploi à volonté, la paie et les impôts, les heures de travail, les avantages sociaux, la composition de la main-d’œuvre et la manière de naviguer dans les réglementations fédérales et étatiques.
1. Emploi à volonté et licenciement
La plupart des entreprises aux États-Unis opèrent de gré à gré. Les employés peuvent quitter leur emploi à tout moment, pour quelque raison que ce soit. Les entreprises peuvent licencier leurs employés à volonté, à quelques exceptions près, sans préavis ni indemnités de licenciement.
De nombreuses entreprises notifient par courtoisie, mais la loi ne l’exige pas. Certaines entreprises négocient également des indemnités de licenciement, en particulier pour les cadres supérieurs.
La pratique de l’emploi de gré à gré signifie que la signature de contrats de travail formels n’est pas une pratique courante aux États-Unis. Certaines entreprises les utilisent, en particulier pour les dirigeants clés ou d’autres membres importants d’une entreprise. Cependant, les contrats ne sont pas standard.
La seule exception à cette règle générale de gré à gré est l’État du Montana. Dans la plupart des cas, une entreprise souhaitant licencier un employé du Montana doit prouver qu’il y a un motif justifiant le licenciement.
2. Gestion de la paie et impôts
Lorsque les entreprises commencent à embaucher de nouveaux employés aux États-Unis, elles doivent les ajouter à leur paie. Ils doivent retenir les impôts et les envoyer sous forme de cotisations salariales aux programmes de sécurité sociale. Ils doivent également contribuer directement à la Sécurité sociale de chaque employé. Les pourcentages actuels pour ces cotisations sont 6.2 le pourcentage pour les employés et le 6.2 pourcentage pour les employeurs.
Vos employés devront également payer l’impôt sur le revenu de l’État et fédéral. L’impôt fédéral sur le revenu est divisé en plusieurs tranches d’impôts, les personnes les plus rémunérées payant plus d’impôts. Les pourcentages d'imposition entre ces parenthèses vont de 10 pour cent, le plus bas, jusqu'à 37 pour cent, le plus élevé. Les taux d’imposition varient selon l’État.
3. Heures de travail standard
La semaine de travail standard aux États-Unis est composée d’40heures : huit heures par jour, cinq jours par semaine. Cependant, les variations de ce calendrier sont fréquentes. Certaines entreprises ont besoin de quatre jours 10-hour ouvrables avec trois jours de congé. Dans les secteurs de la santé et de l’extraction, des quarts de travail encore plus longs sont standard. Certaines entreprises opèrent sur des semaines de 35-hour travail, et certains employés travaillent à temps partiel.
Les heures supplémentaires sont autorisées aux États-Unis dans le cadre de certaines directives. Les employés appartiennent généralement à deux catégories : exempt et non exempt.
Les employés exemptés sont exclus des règles d'heures supplémentaires. Il s’agit généralement d’employés salariés occupant des postes de direction, créatifs ou professionnels spécifiques. Ils ne reçoivent pas de rémunération des heures supplémentaires même s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine.Les employés non exemptés sont inclus dans les règles relatives aux heures supplémentaires. Ils doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour le travail au-delà des 40 heures.
En général, les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir 150 % de leur salaire habituel pour les heures supplémentaires. Un employé faisant USD 10 par heure ferait USD 15 par heure en heures supplémentaires.
4. Avantages sociaux des employés
Les avantages sociaux des employés aux États-Unis peuvent être un sujet compliqué. Le droit du travail fédéral des États-Unis ne garantit pas aux employés les avantages sociaux dont bénéficient de nombreux autres employés dans le monde entier. Dans certains cas, les lois de l’État interviennent pour combler les lacunes.
Les prestations de santé représentent généralement environ 7.3 % de la rémunération totale. La loi Affordable Care Act (ACA) exige que les entreprises de plus de 50 employés fournissent à leurs travailleurs à temps plein une couverture minimale essentielle abordable. Les petites entreprises peuvent bénéficier d'options d'achat et de crédits d'impôt pour les petites entreprises.
L’ACA intervient également pour fournir une assurance subventionnée aux personnes qui ne sont pas éligibles à une assurance maladie provenant d’une autre source.
Aux États-Unis, la personne moyenne paie USD 1 122 chaque année en dépenses de santé. Seuls les résidents suisses paient plus cher. Sans l’assurance maladie subventionnée par l’employeur, même les soins médicaux de base seraient prohibitifs pour de nombreuses personnes. Votre entreprise devra probablement mettre de côté une partie importante de son budget pour la couverture d’assurance maladie pour ses nouvelles recrues.
Dans l’ensemble, les employés américains n’ont pas droit à un congé maladie ou à des congés payés. Les États-Unis ont désigné des jours 10 fériés fédéraux, mais seuls les employés fédéraux sont tenus de recevoir ces jours de congé.
Bien que le gouvernement fédéral n’impose pas de congé maladie aux employés, ces États :
- Arizona
- Californie
- Colorado
- Connecticut
- Maine
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Nevada
- New Jersey
- Nouveau-Mexique
- New York
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Certaines municipalités exigent un congé maladie, tout comme Washington, DC. Si votre entreprise exerce ses activités dans ces domaines, vous devrez fournir les congés requis ou risquer des pénalités de non-conformité. Certains États exigent également des congés payés et des congés parentaux.
Contrairement à tous les autres membres des Nations 192 Unies, à l’exception de la Papouasie-Nouvelle-Guinée, du Surinam et de certains petits pays des îles du Pacifique, les États-Unis n’exigent pas de congé parental rémunéré. Dans certains pays, les nouvelles mères reçoivent jusqu’à un an et demi de congé maternité rémunéré. Aux États-Unis, les mères doivent bénéficier de 12 semaines de congé maternité si elles sont admissibles en vertu de la loi FMLA (Family and Medical Leave Act), mais leurs sociétés peuvent exiger qu’elles le prennent sans solde.
La loi FMLA autorise les employés de certaines grandes entreprises à prendre des 12 semaines de congé sans solde par an pour des raisons médicales ou familiales.
En pratique, de nombreuses entreprises choisissent de fournir des congés payés ou non, ainsi que des congés maladie payés et des congés parentaux. Ces politiques promeuvent des lieux de travail plus sûrs et plus sains, aident les employeurs à remercier les employés pour leur travail acharné et rendent les entreprises plus attrayantes pour les candidats talentueux.
Aux États-Unis, les entreprises offrent souvent des prestations supplémentaires facultatives, notamment une assurance dentaire et une assurance pour la vue, des régimes de retraite, des régimes de retraite, une assurance vie, une planification flexible et une aide à la garde d’enfants. Chez Globalization Partners, nous exigeons des sociétés qui travaillent avec nous qu’elles fournissent une assurance médicale, dentaire, de la vue, de la vie et des décès et mutilations accidentels (AD&D), ainsi que 401(k) plans d’épargne. Les entreprises paient les primes pour les régimes d’assurance.
5. Marché de l’emploi et main-d’œuvre
Le marché du travail aux États-Unis est relativement stable. Pendant la grande récession de 2007 à 2009, le taux de chômage a atteint un niveau élevé de 9.3 pour cent. Depuis 2009, le taux de chômage est en baisse constante. Il a atteint un niveau bas de 3.67 % 2019 avant de remonter à nouveau en réponse à la Covid-19 pandémie.
Les États-Unis disposent d’une main-d’œuvre relativement qualifiée et formée. Selon le Bureau of Labor Statistics, 25.8 % des travailleurs américains ont un diplôme d’études secondaires sans autre éducation. Un 27.5 pourcentage supplémentaire est titulaire d’un diplôme d’associé ou d’une université. Un autre 24.2 pour cent a obtenu une licence et 14.7 pour cent ont atteint même l’enseignement supérieur.
6. Réglementations étatiques et fédérales
Les États-Unis se distinguent de nombreux autres pays en ce sens que leurs réglementations en matière d’emploi sont un mélange de lois étatiques et fédérales. Par exemple, la loi fédérale impose un salaire minimum, actuellement USD 7.25 par heure. Cependant, les États individuels peuvent imposer des lois sur le salaire minimum plus élevées s’ils le souhaitent.
Au Montana, le salaire minimum est de USD 8.75 par heure. À New York, le tarif est de USD 15 par heure. Au Wyoming, le salaire minimum de l’État est de seulement USD 5.15 par heure. À quelques exceptions près pour les entreprises telles que les petites fermes et les opérations saisonnières, la plupart des employeurs doivent payer le salaire minimum le plus élevé, le salaire minimum de l’État ou du gouvernement fédéral. Quelques autres exceptions existent pour les employés pourvus et les très jeunes employés.
Les entreprises opérant aux États-Unis doivent prendre soin de connaître les détails des lois fédérales sur la fiscalité et le travail ainsi que les lois de leur État. Par exemple, si un État dispose de lois sur la protection des travailleurs qui diffèrent des réglementations fédérales, les entreprises doivent se conformer aux deux.
La loi fédérale exige également des employés qu’ils prouvent qu’ils sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Quel que soit l’État dans lequel ils prévoient de travailler, les employés internationaux doivent être prêts à présenter des visas de travail valides.
Globalization Partners aide les entreprises à se conformer aux lois américaines en participant à E-Verify, un programme en ligne qui aide les employeurs à confirmer l’éligibilité de leurs employés à travailler aux États-Unis. Les employés doivent remplir un I-9 qui sera soumis à E-Verify pour garantir la conformité aux exigences des Services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS).
Le coût d’embauche d’un employé aux États-Unis
Le coût d’embauche d’employés aux États-Unis n’est pas un chiffre fixe. Elle varie selon les entreprises et les secteurs. Votre entreprise doit se rappeler de budgétiser les coûts directs et indirects de l’embauche, notamment :
- Établissement commercial formel
- Offres d’emploi
- Gestion du recrutement
- Processus d’entretien avec le candidat
- Gestion de la paie et impôts
- Salaires
- Assurances
- Autres avantages
- Commissions et primes
Les primes de treizième mois ne sont pas standard aux États-Unis, bien que certaines entreprises offrent des primes de fin d’année pour un travail bien fait. Les entreprises peuvent également offrir des primes plus faibles, telles que des prix d’employé du mois ou des récompenses de reconnaissance par les pairs, tout au long de l’année.
Pratiques d’embauche aux États-Unis
Lorsque votre entreprise embauche quelqu’un aux États-Unis, vous pouvez trouver le processus très similaire à celui de votre pays. Familiarisez-vous avec les pratiques de recrutement américaines essentielles est toujours une bonne idée. De cette façon, vous pouvez vous assurer de répondre aux attentes de vos candidats et de rester compétitif en tant qu’employeur.
Vous trouverez ci-dessous les pratiques générales d’embauche à garder à l’esprit :
- Soyez prêt à négocier : aux États-Unis, en particulier pour les postes salariés, les employés recherchent généralement les rôles auxquels ils postulent. Ils peuvent déterminer le taux du marché équitable pour une personne ayant ses compétences et ses qualifications ou apprendre des salaires typiques pour des postes comparables. Lorsque votre entreprise fait des offres d’emploi, préparez-vous à ce que vos candidats négocient les conditions de leurs salaires, avantages ou autres avantages. Ces conversations sont une partie normale et attendue du processus de recrutement.
- Distinguer correctement les sous-traitants et les employés : Comme de nombreux pays, les États-Unis ont des lois différentes régissant les employés et les sous-traitants. Les conséquences d’une mauvaise classification peuvent être graves : des années d’arriérés d’impôts et d’avantages non payés, ainsi que des sanctions financières. Garantir une classification appropriée vous aide à éviter les pertes et à fournir une rémunération et des avantages équitables à vos travailleurs.
- Maintenir des pratiques équitables : Même si les États-Unis opèrent généralement avec un emploi de gré à gré, votre entreprise ne peut pas toujours embaucher et licencier de gré à gré. Les lois sur l’égalité des chances empêchent les employeurs de discriminer sur la base de certaines caractéristiques protégées telles que la race, le sexe, l’âge, l’orientation sexuelle, la religion ou le handicap.
Que doit embaucher une entreprise aux États-Unis ?
L’une des premières étapes pour embaucher aux États-Unis est la création d’une entité commerciale formelle. De nombreuses sociétés internationales choisissent de créer des filiales, qui sont des extensions de leurs sociétés qu’elles continuent de contrôler et dont elles sont responsables.
La création d’une filiale est un processus extrêmement chronophage et laborieux. Si vous choisissez de créer une filiale aux États-Unis, vous devrez effectuer des tâches comme celles-ci :
- Choisir le bon type d’entité, telle qu’une société ou une société à responsabilité limitée (LLC)
- Choisir l’un des 50 états dans lesquels intégrer
- Enregistrement du nom de votre entreprise
- Localisation et enregistrement des locaux physiques
- Ouverture d’un compte bancaire d’entreprise
- Obtention d’un numéro d’identification de contribuable auprès de l’Internal Revenue Service (IRS)
- Respecter les réglementations d’État et fédérales en matière de licences
Les exigences exactes pour votre établissement formel varieront en fonction du type d’entité que vous choisissez et de l’État dans lequel vous choisissez d’intégrer. Vous voudrez probablement collaborer avec des experts en matière d’emploi qui peuvent vous aider à naviguer sur le réseau complexe des lois fédérales et d’État.
L’établissement d’une filiale américaine peut prendre des semaines, voire des mois. Votre société peut également choisir de s’associer à une solution connue sous le nom d’employeur international.
Étant donné qu’un employeur officiel comme Globalization Partners a déjà une présence établie aux États-Unis, votre entreprise peut compter sur notre expertise en matière de recrutement et d’embauche. Nous agissons en tant qu’employeur légal pour vos travailleurs, vous libérant de la nécessité d’exigences d’installation longues et coûteuses. Notre Global Employment Platform et nos experts nationaux veilleront à ce que votre entreprise respecte les réglementations locales et fédérales.
Embaucher des employés à distance aux États-Unis
Lorsque votre entreprise est prête à commencer le recrutement et l’entretien, la distance entre les deux pays peut présenter un défi. Vous devrez peut-être compter sur l’embauche à distance si votre voyage aux États-Unis s’avère impossible. Voici quelques conseils pour rationaliser et simplifier le processus :
- Présentez un front poli et coordonné : votre entreprise peut booster son image en mettant en œuvre une expérience aussi élégante et professionnelle que possible. Essayez de décrire au préalable le déroulement de vos entretiens et assurez-vous de savoir comment utiliser votre plateforme de réunion à distance pour éviter les problèmes techniques et les retards.
- Maintenir la flexibilité : en particulier si les États-Unis et votre pays se trouvent dans des fuseaux horaires très différents, la planification peut nécessiter une négociation. Si vous le pouvez, essayez de permettre à vos candidats de choisir les heures d’entretien qui leur conviennent. Ils apprécieront probablement votre flexibilité et considéreront votre entreprise comme un lieu de travail pratique.
- Investir dans une intégration de qualité : dans certains cas, votre entreprise peut également se tourner vers l’intégration à distance. L’intégration est essentielle pour présenter la culture de votre entreprise aux nouveaux membres de votre équipe et clarifier les attentes. Assurez-vous de mettre en œuvre des pratiques d’intégration complètes qui donnent à vos employés les outils et les informations dont ils ont besoin pour devenir des membres d’équipe entièrement intégrés.
Conseils supplémentaires pour embaucher aux États-Unis
Voici quelques conseils supplémentaires pour une embauche réussie aux États-Unis :
- Utiliser l’anglais dans les communications :L’ anglais est la langue officielle aux États-Unis, et seulement 20.8 % parlent une langue autre que l’anglais à domicile. La communication en anglais aide votre entreprise à se familiariser avec les normes américaines et vous met en place des communications efficaces.
- Utilisez la devise locale des États-Unis : De même, lorsque vous fournissez des informations sur le salaire et les avantages sociaux aux nouveaux membres de votre équipe, utilisez les dollars américains. De nombreux Américains ont peu d’expérience en matière de conversions de devises internationales. L’utilisation des dollars américains permet à vos employés américains de mieux comprendre leur rémunération.
Simplifiez la création d’équipes américaines avec Globalization Partners
Lorsque vous êtes prêt à ce que votre entreprise se développe aux États-Unis, Globalization Partners est là pour vous aider. Notre Global Global Employment Platform complète et basée sur l’IA vous permet de gérer et de payer vos employés en quelques clics, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Autrement, les processus compliqués et chronophages tels que la configuration de la paie, l’intégration et le maintien de la conformité aux lois spécifiques au pays sont simples et rapides.
Découvrez comment embaucher aux États-Unis avec notre Global Employment Platform. Demandez ensuite une proposition pour voir comment nous pouvons vous aider à atteindre les objectifs internationaux de votre entreprise.
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