L’un des aspects les plus difficiles de l’expansion des opérations aux États-Unis est de trouver et d’embaucher les bons employés tout en naviguant dans un réseau complexe de lois fédérales, étatiques et locales. Embaucher des employés aux États-Unis implique de comprendre les principales réglementations du travail afin d’assurer une intégration réussie des travailleurs. Le processus de recrutement nécessite la connaissance des lois du travail, des avantages sociaux des employés et de la conformité à l’embauche.​​ 

Lois sur le recrutement et la non-discrimination aux États-Unis​​ 

Le recrutement aux États-Unis exige le respect des lois fédérales et des lois des États afin d'éviter les complications juridiques. Il s'agit notamment de savoir comment le ministère du travail régit les pratiques de recrutement et d'embauche. Le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi est à la base de l'embauche équitable aux États-Unis. L'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) est la principale agence fédérale chargée de l'application des lois interdisant toute discrimination à l'encontre d'un employé, d'un candidat à un emploi ou d'un prestataire indépendant. La loi fédérale interdit toute discrimination fondée sur :​​ 

De nombreux États et villes offrent des protections supplémentaires, interdisant la discrimination fondée sur des facteurs tels que l'état civil ou l'affiliation politique. Pour éviter les plaintes pour discrimination, les employeurs doivent veiller à ce que les descriptions de poste soient neutres et éviter de poser des questions sur les caractéristiques protégées lors des entretiens. En outre, les entreprises doivent veiller à ce que leurs pratiques d'embauche restent conformes à la loi sur l'immigration et la nationalité (INA).​​ 

Lorsque vous vous étendez à de nouvelles régions, G-P Gia vous offre instantanément des conseils d'experts sur la conformité, l'évaluation des risques et le droit du travail, ce qui vous permet de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur l'embauche des bons candidats talent. Gia fournit également des contrôles de conformité en temps réel et multi-juridictionnels sur les contrats de travail - plus besoin d'attendre des jours pour obtenir un conseil juridique ou d'accumuler des heures facturables coûteuses.​​ 

Recrutement aux États-Unis​​ 

Pour attirer un effectif à l'international, les entreprises doivent mettre en œuvre des plans de recrutement qui mettent l'accent sur la diversité culturelle et se conforment au droit du travail ( international ). Les plateformes numériques telles que LinkedIn permettent d'élargir le vivier de talents en accédant à un effectif à l'international. Il est essentiel de comprendre les subtilités du droit du travail, des taxes et des réglementations au niveau mondial pour élaborer des stratégies de recrutement inclusives et positionner ainsi les entreprises comme des employeurs attrayants pour international talent.​​ 

Vérification des antécédents et présélection​​ 

Les employeurs qui effectuent des vérifications d'antécédents doivent se conformer à la loi fédérale Fair Credit Reporting Act (FCRA) et gérer la sécurité des informations personnelles. Cette loi régit la manière dont les employeurs peuvent obtenir et utiliser les rapports sur les consommateurs, qui comprennent les antécédents criminels et les rapports de solvabilité. L'employeur doit obtenir l'autorisation écrite du candidat avant de procéder à une vérification des antécédents.​​ 

Il est crucial de connaître les lois locales et étatiques qui pourraient imposer des règles plus strictes. Par exemple, de nombreuses juridictions ont adopté des lois « interdisant la question des antécédents judiciaires » qui limitent les cas où un employeur peut s'enquérir des antécédents criminels d'un candidat. De même, de nombreux États et villes ont adopté des lois interdisant aux employeurs de demander aux candidats des informations sur leur historique salarial.​​ 

Comment embaucher des employés : Emploi à volonté et lettres d’offre​​ 

Les États-Unis fonctionnent principalement selon le principe de l'emploi de gré à gré. Cela signifie qu'en l'absence d'un contrat spécifique stipulant le contraire, l'employeur ou l'employé peut mettre fin à la relation de travail à tout moment, pour n'importe quelle raison légale, sans préavis. Le Montana est le seul État qui n'est pas entièrement à volonté. Il est donc essentiel de comprendre les lois sur l'emploi spécifiques à cet État.​​ 

Bien que les contrats de travail formels à durée déterminée soient peu courants, la fourniture d'une lettre d'offre écrite est une bonne pratique courante. Une lettre d'offre complète permet d'éviter les malentendus futurs et doit être signée par le candidat à l'embauche. Les termes clés à inclure sont les suivants :​​ 

Comprendre les avantages sociaux des employés aux États-Unis​​ 

Comprendre les avantages des employés américains est important pour les entreprises qui souhaitent recruter et retenir des employés qualifiés aux États-Unis. Offrir un ensemble solide d’avantages sociaux, incluant l’assurance maladie, les régimes de retraite et les congés payés, peut considérablement améliorer la rétention des employés. Veiller au respect des obligations fédérales telles que les cotisations Social aux valeurs mobilières et les réglementations fiscales est impératif pour structurer correctement les prestations des employés. En répondant à ces exigences, les entreprises assurent la stabilité organisationnelle et la satisfaction de leur personnel.​​ 

Principales considérations en matière de droit du travail​​ 

Bien que les lois sur l'emploi varient considérablement d'un État à l'autre, toutes les entreprises doivent respecter les normes fédérales :​​ 

    • Classification salariée ou prestataire indépendante : Avant d’appliquer les règles de salaire et d’heures, d’impôt sur les salaires, d’avantages sociaux ou d’autres règles d’emploi, les employeurs doivent déterminer si un employé est un employé ou un prestataire indépendant selon la norme légale applicable. La relation de travail réelle compte plus que le titre utilisé dans un contrat, l’étiquette choisie par les parties ou la classification préférée du travailleur.​​ 
    • Lois sur les salaires et les heures : Le salaire minimum fédéral est de 7USD.25 par heure pour les employés non exemptés. Cependant, la majorité des États, et de nombreuses villes, ont des salaires minimums plus élevés. Le seuil de salaire fédéral pour la plupart des employés exemptés (salariés) est de 35,568 USD par an. Les employés non exemptés ont généralement droit à une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 au cours d’une semaine de travail. Les employeurs doivent prêter attention aux réglementations fédérales et étatiques sur le salaire.​​  
    • Vérification de l’éligibilité à l’emploi: Le formulaire I-9 est exigé pour tout candidat à l’embauche travaillant aux États-Unis. L’employé doit remplir la Section 1 au plus tard le premier jour d’emploi, tandis que l’employeur doit remplir la Section 2 dans les trois jours ouvrables suivant la date de début de l’employé. Les employeurs doivent examiner les documents acceptables, enregistrer les informations sur le formulaire I-9et conserver le formulaire complété pendant les trois années suivant la date d’embauche de l’employé ou un an après la fin de l’emploi.​​ 
    • Déclaration et retenues fédérales de l’impôt sur les salaires:​​ 
      • Formulaire W-4: Les employeurs doivent également compléter la retenue et la déclaration obligatoires de l’impôt fédéral sur les salaires , y compris la collecte du formulaire W-4, la retenue à la source des impôts fédéraux sur le revenu et FICA, le dépôt de ces impôts selon le calendrier et le dépôt des déclarations de revenus sur la paie applicables.​​ 
    • Retenues fiscales fédérales sur le revenu : Les employeurs sont tenus de retenir l’impôt fédéral sur le revenu et la part de l’employé des taxes sur les Social sécurité et Medicare sur les salaires, tout en payant la part Social de l’employeur dans les taxes sur la sécurité et Medicare. La plupart des employeurs doivent également payer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA). Les responsabilités de la paie aux États-Unis incluent généralement des dépôts fiscaux fédéraux en temps voulu, des dépôts trimestriels de formulaire 941, des rapports annuels de formulaire 940, la livraison du formulaire W-2 aux employés, ainsi que les déclarations de paie applicables par les États.​​ 
    • Numéro d’identification employeur (EIN): Avant que le premier employé ne commence à travailler, les employeurs doivent obtenir un numéro d’identification employeur (EIN) auprès de l’IRS et mettre en place un processus fédéral de déclaration sur les salaires. L’EIN identifie l’entreprise sur les déclarations fiscales sur l’emploi et autres dépôts. Les employeurs doivent également s’inscrire pour des paiements d’impôts fédéraux électroniques, percevoir​​ 
    • Enregistrement étatique et retenues fiscales: Avant d’embaucher un nouvel employé, les employeurs doivent généralement s’enregistrer auprès de l’État pour les comptes de retenue de paie et d’assurance chômage de l’État. Les exigences dépendent de l’endroit où l’employé exerce son travail, pas seulement de l’endroit où l’entreprise est constituée. Les employeurs doivent également confirmer la couverture salariale des travailleurs en masse, la déclaration du candidat à l’embauche, ainsi que toute inscription ou avis local exigé par l’État, le comté ou la ville.​​ 

L'intégration des nouveaux employés aux États-Unis.​​ 

Un processus d'intégration structuré est essentiel pour assurer la réussite des nouveaux employés. Au-delà de l'introduction de la culture d'entreprise et des responsabilités professionnelles, un processus d'intégration conforme doit inclure l'accomplissement des formalités administratives requises pour le candidat à l'embauche. Le premier jour, les employés doivent remplir les documents essentiels, notamment​​ 

La mise en place d'un programme précis pour la première semaine permet de créer une expérience positive et engageante, et d'intégrer efficacement le nouveau membre de l'équipe.​​ 

Simplifier l'embauche avec les solutions de portage salarial (EOR)​​ 

Une approche salariale du Portage aux États-Unis (Employer of Record, EOR) facilite le processus de recrutement pour les entreprises souhaitant s’étendre à l’échelle mondiale ou gérer des équipes à distance. Un salaire de portage (EOR) gère des tâches d’emploi critiques telles que la paie et la conformité au droit du travail local, veillant à ce que les entreprises respectent les exigences fiscales et de droit du travail. Le modèle de salaire par portage (EOR) est particulièrement avantageux pour les entreprises qui recrutent sur les nouveaux marchés international sans le coût de création d’une entité locale.​​ 

Développez votre activité à l'échelle mondiale avec G-P.​​ 

G-P Le portage salarial (EOR) permet de recruter des équipes internationales en quelques minutes, de manière simple, sans risque et conforme. Tout cela sans avoir besoin de créer des entités ou de dépenser du temps, de l'argent et des ressources pour engager des consultants et des experts locaux en RESSOURCES HUMAINES, en droit et en fiscalité. Avec G-P, vous bénéficiez de flux de travail simples, d' intégrations et de fonctionnalités alimentées par l'intelligence artificielle qui transforment la façon dont vous recrutez, gérez et payez les entrepreneurs dans plus de 130 devises et plus de 190 pays. Vous économisez ainsi des heures de travail manuel.​​ 

Nous contacter dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à recruter, embaucher et intégrer n'importe qui, n'importe où.​​ 

FAQ​​ 

Quand les sections Formulaire I-9 1 et 2 doivent-elles être complétées ?​​ 

Les employés soutenus doivent remplir le formulaire I-9 section 1 au plus tard le premier jour de travail contre rémunération, après avoir accepté l’offre d’emploi. Les employeurs doivent remplir la Section 2 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour. Si l’emploi dure moins de trois jours ouvrables, complétez la Section 2 dès le premier jour.​​ 

Pourquoi les nouvelles recrues remplissent-elles le formulaire W-4, et comment est-il utilisé ?​​ 

Les nouvelles recrues remplissent le formulaire W-4 afin que les employeurs américains puissent calculer l’impôt fédéral sur le revenu retenue à partir des salaires. La paie traite le statut de dépôt et les ajustements ainsi que les tableaux de retenue. Sans formulaire W-4valide, les employeurs retiennent les impôts au taux de déclaration séparée des célibataires ou mariés sans ajustements.​​ 

Qu’est-ce que le rapport candidat à l’embauche, et tous les États l’exigent-ils ?​​ 

Le rapport des nouveaux embaucheurs oblige les employeurs à signaler les talent nouvellement embauchés et réembauchés aux annuaires d’État pour l’application de la pension alimentaire et la prévention de la fraude. La loi fédérale concerne tous les employeurs américains dont la date limite de référence est de 20 jours à partir de l’embauche. Les États peuvent imposer un rapport plus rapide ou imposer des données supplémentaires sur les talent et les employeurs.​​ 

Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers remplis du formulaire I-9 ?​​ 

Les employeurs américains doivent conserver chaque formulaire I-9 pendant trois ans après la fin de l’embauche ou un an après la fin de l’emploi, selon la date la suivante, afin de garder les dossiers prêts pour inspection.​​ 

Comment s’établir-on en tant qu’employeur auprès de l’IRS avant d’embaucher ?​​ 

Avant de passer à la paie aux États-Unis, obtenez un numéro d’identification employeur (EIN) auprès de l’IRS pour identifier l’entreprise afin de faire des dépôts fiscaux, des déclarations et des déclarations de salaire. Les candidats étrangers postulent via le formulaire SS-4 plutôt que via le portail en ligne. Utilisez le même EIN de façon constante pour tous les dépôts et dépôts de paie.​​ 

Comment décidez-vous si un travailleur est un employé ou un prestataire ?​​ 

La classification des travailleurs dépend d’un examen des faits et circonstances, pas des étiquettes contractuelles. Évaluez le contrôle comportemental, le contrôle financier et les facteurs relationnels de l’IRS — y compris les instructions, la formation, l’investissement, le profit ou perte, les avantages et la permanence. Appliquez le test de réalité économique de la FLSA et les directives de l’État. Une mauvaise classification entraîne des arriérés d’impôts, des salaires impayés, des pénalités et des demandes d’avantages sociaux. Le moteurG-P Contractor erreur de classification automatise les contrôles du statut des travailleurs afin d’éviter ces amendes réglementaires.​​ 

Quelles taxes sur les salaires et déclarations s’appliquent lors de l’embauche d’un talentaméricain ?​​ 

Les employeurs américains retiennent l’impôt fédéral sur le revenu et la part employée du FICA tout en payant la part de l’employeur dans Social Security et Medicare. Les employeurs paient la FUTA, effectuent des dépôts d’impôts fédéraux et déclarent les impôts sur l’emploi trimestriellement sur le formulaire 941 et annuellement sur le formulaire 940. À la fin de l’année, émettez les formulaires W-2 à talent et déposez les formulaires W-2 et W-3 auprès de la SSA. Les retenues à la source de l’État et locales, les taxes chômage et les cotisations congés payés peuvent également s’appliquer.​​ 

Quelles inscriptions dans l’État sont nécessaires avant d’embaucher un talentaméricain ?​​ 

Le lieu de travail influence les enregistrements des employeurs par l’État, y compris les lieux de travail à distance, pas seulement l’État constitutionnel. Avant le début de la paie, les entreprises doivent avoir l’autorisation d’exercer des activités dans cet État, l’impôt sur le revenu retenue enregistrement, les comptes d’assurance chômage et la couverture salariale des travailleurs masse. Certains États imposent également des congés familiaux payés, une assurance invalidité ou des comptes fiscaux de la Gestion de la paie locale.​​ 

Une entreprise étrangère peut-elle embaucher un membre de l’équipe basé aux États-Unis sans entité américaine ?​​ 

Oui. Une entreprise étrangère peut employer directement un travailleur basé aux États-Unis sans créer de filiale américaine en complétant des enregistrements fédéraux et étatiques tout en respectant les obligations liées à la paie, à la retenue fiscale, au formulaire I-9et au salaire. Parce que les talent basés aux États-Unis peuvent créer des risques liés à des établissements permanents, de nombreuses organisations s’associent rapidement à G-P portage salarial (EOR) pour embaucher talent sans créer d’entités locales.​​ 

Que devrait inclure une offre d’emploi américaine pour soutenir la conformité ?​​ 

Une offre d’emploi américaine doit indiquer le nom de l’employeur, le titre de poste, les fonctions principales, la date de début, le lieu de travail, le planning, le salaire de Masse, la fréquence de paie, le statut FLSA, le résumé des prestations, les éventuelles, la date limite d’acceptation et la formulation à volonté. Les employeurs doivent vérifier les règles de l’avis de salaire de l’État, de transparence salariale, de chances équitables et de vérification des antécédents. Fournissez les autorisations de vérification des antécédents FCRA dans une déclaration autonome plutôt que de les intégrer dans la lettre d’offre.​​