Parfois, les meilleurs talents ne vivent pas dans le pays où se trouve votre entreprise. Ou bien, il se peut que votre entreprise cherche à se développer à l’international et souhaite embaucher des personnes vivant à l’étranger. Une fois que vous avez trouvé les bons employés pour votre entreprise, l’étape suivante consiste à déterminer comment les payer. Payer des employés basés dans différents pays peut être un défi. Après tout, votre entreprise ne peut pas simplement leur envoyer un chèque ou déposer directement l’argent sur leur compte bancaire. Comme pour les membres de votre équipe locale, vous devez vous assurer que vous respectez les règles en matière de classification, de retenue d’impôt et autres détails.
Heureusement, comprendre comment payer les employés internationaux n’ est pas quelque chose que votre entreprise doit faire seule. Vous pouvez travailler avec un employeur officiel (EOR) pour embaucher et intégrer des membres de l’équipe à l’étranger. Un portage salarial (EOR) allège la charge de vos services comptables et vous aide à éviter tout problème potentiel de la gestion de la paie internationale.
Comment fonctionne la gestion de la paie internationale
La gestion de la paie internationale a de nombreux points communs avec la gestion de la paie dans le pays d’origine de votre entreprise. Vous devez vous assurer que votre méthode de paiement des membres de votre équipe est conforme aux lois du pays, et que vous retenez et payez les montants d’impôt appropriés. Les considérations fiscales à prendre en compte lors de la rémunération des employés internationaux sont les suivantes :
- Impôt sur le revenu : Votre entreprise devra retenir le montant approprié de l’impôt fédéral sur le revenu sur les chèques de paie des employés, en fonction du lieu de travail et de tout impôt sur le revenu régional, local ou étatique applicable.
- Sécurité sociale : de nombreux pays, pas seulement les États-Unis, perçoivent une certaine forme d’impôt sur la sécurité sociale auprès des employés et des employeurs. Le montant de la contribution de votre entreprise peut varier d’un pays à l’autre, tout comme le montant de la contribution de l’employé.
- Impôt sur la paie : dans de nombreux pays, un employeur doit cotiser à un impôt sur la paie, tel que l’impôt sur le chômage et l’indemnisation des accidents du travail, pour chaque employé. Le montant de la taxe peut varier considérablement. Il convient également de souligner que dans certains endroits, l’impôt sur les salaires peut être un impôt régional ou local en plus de l’impôt fédéral.
Lorsqu’elle paie des employés internationaux, une entreprise doit s’assurer qu’elle retient et paie les types et les montants d’impôts appropriés. Elle doit également s’assurer qu’elle paie ses impôts dans les délais impartis. Par exemple, aux États-Unis, les déclarations fiscales sont dues 15 Avril et les paiements d’impôt estimés sont dus au plus tard le 15th jour d’avril, juin, septembre et janvier. Au Royaume-Uni, les déclarations fiscales sont dues un an après la fin de la période comptable. En France, les déclarations d’impôts sont dues en avril pour les années fiscales qui se terminent en décembre. En Allemagne, les retours sont dus le 31 Juillet.
Outre la conformité fiscale, la gestion de la paie internationale doit respecter toutes les règles relatives aux avantages et aux salaires dans un pays donné. Votre entreprise peut être amenée à contribuer au régime de retraite de ses employés dans certaines régions du monde. Elle doit également respecter les règles relatives au salaire minimum dans chaque pays où elle embauche des personnes. Dans certains pays, il est également habituel de verser aux employés un 13th- salaire de ou 14e mois, qui est souvent exonéré d’impôt et distribué à la fin de l’année.
Certaines régions ont également des règles concernant le nombre d’heures qu’un employé peut travailler dans une semaine. Par exemple, dans l’Union européenne, les employés ne peuvent pas travailler plus de 48 heures sur une période de sept jours. Les employés doivent également bénéficier de 11 heures de repos par période de 24 heures, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas travailler plus de 13 heures dans une même journée. Les employés dans l’UE bénéficient également de quatre semaines de congé annuel payé par an.
En dehors de la conformité fiscale et salariale, la paie internationale présente de nombreux points communs avec la gestion de la paie nationale. Votre entreprise décidera de la fréquence à laquelle les employés seront payés, par exemple une fois par mois, deux fois par semaine, le 15th et 30th du mois, etc. Vous déciderez également de la manière de distribuer l’argent à vos employés à distance, par exemple par dépôt direct ou par chèques papier.
Les défis de la rémunération des employés internationaux à distance
Avant de vous développer à l’international ou de commencer à embaucher des travailleurs dans d’autres pays, il est important de comprendre les défis liés au paiement de votre équipe à distance. Si votre entreprise enfreint les règles d’un pays particulier, elle peut se retrouver à devoir payer des droits et des amendes.
Le respect des règles et des attentes de certains pays peut exiger une bonne dose d’efforts de la part des services de comptabilité et des ressources humaines de votre entreprise. Il peut être utile d’examiner les problèmes les plus courants qui se posent lors de la rémunération d’une équipe à distance pour comprendre à quoi il faut faire attention et quels peuvent être les enjeux.
- Questions fiscales
- Coutumes locales
- Préoccupations d’ordre juridique
- Un chronométrage précis
- Différences de change
Questions fiscales
Un employeur doit retenir les taxes appropriées sur le bulletin de salaire d’un employé étranger, et l’entreprise doit payer les taxes au gouvernement approprié avant la date limite. Une entreprise doit également conserver des traces des impôts payés, car l’administration fiscale d’un pays étranger peut contrôler l’entreprise. Cela peut signifier que votre entreprise doit conserver tous les documents et reçus fiscaux pendant des années, sous peine de devoir payer de lourdes amendes si un audit révèle que vous n’avez pas retenu ou payé les bons montants d’impôt.
Coutumes locales
Vous pouvez vous attendre à rencontrer de nombreuses différences culturelles à mesure que votre entreprise se développe à l’international. Certaines différences culturelles peuvent se refléter dans la gestion de la paie et affecter la manière dont vous payez vos employés internationaux. Par exemple, le versement d’un 13e mois de bulletin de salaire est une coutume courante dans de nombreux pays d’Amérique du Sud, d’Europe et d’Asie. Votre équipe internationale pourrait commencer à travailler pour votre entreprise en supposant qu’elle recevra ce paiement supplémentaire à la fin de l’année. Mais si vous n’êtes pas au courant de la coutume, vous risquez de décevoir votre équipe.
Préoccupations d’ordre juridique
Il existe également des différences juridiques à prendre en compte lors du paiement d’une équipe internationale à distance. Par exemple, au Royaume-Uni, les employeurs doivent payer les employés £94.25 par semaine en tant qu’indemnité maladie légale si un employé est malade et absent du travail pendant au moins quatre jours. Un employeur doit verser des indemnités de maladie pendant un maximum de 28 semaines. Aux États-Unis, un employeur peut offrir des congés payés pour maladie, mais n’est pas légalement tenu de rémunérer les employés qui sont malades. Aux États-Unis, la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) protège les personnes qui ont besoin de prendre un congé pour cause de maladie ou d’autres problèmes de santé, mais uniquement pendant des 12 semaines. Le congé FMLA peut être non rémunéré.
Parmi les autres aspects juridiques à prendre en compte lors de l’embauche et du paiement des employés internationaux, citons les documents requis par chaque pays. Aux États-Unis, par exemple, les employés doivent fournir une preuve de leur citoyenneté ou du droit de travailler dans le pays, comme un passeport, au moment de leur embauche. Dans d’autres pays, un employé peut devoir présenter un numéro d’assurance nationale avant d’être embauché.
Un chronométrage précis
Aux États-Unis, les employés non exemptés sont payés pour leurs heures supplémentaires dès qu’ils ont travaillé plus de 40 heures par semaine, mais il n’y a pas de limite supérieure quant au nombre d’heures par semaine pendant lesquelles une personne ayant plus de 16 ans peut travailler. Ce n’est pas le cas dans d’autres pays. Dans de nombreux pays de l’UE, par exemple, la semaine de travail est plafonnée à 48heures. En Chine, le droit du travail limite la semaine de travail à 44 heures. Pour éviter de dépasser la limite, il est essentiel qu’un système international de gestion de la paie comprenne une méthode permettant d’enregistrer et de déclarer les heures avec précision.
Différences de change
Les employés qui vivent et travaillent dans l’UE veulent être payés en euros, tandis que ceux qui vivent et travaillent au Royaume-Uni veulent être payés en livres. Payer les membres de votre équipe internationale dans la devise de leur pays respectif est avantageux pour eux, mais peut être compliqué pour vous. Par exemple, si une devise étrangère augmente par rapport au dollar, votre entreprise peut se retrouver à payer vos employés internationaux beaucoup plus que ce que vous aviez initialement convenu.
Une façon de gérer les difficultés créées par les fluctuations des devises est de laisser la logistique de la paie à un EOR. Votre entreprise peut payer vos employés dans votre devise locale et l’ EOR peut émettre des chèques de paie dans la devise du pays des employés.
Comment payer des employés à l’international
Si votre entreprise embauche des personnes qui vivent et travaillent dans un pays autre que votre pays d’origine, les employés devront être payés selon les lois du pays où ils vivent, à quelques exceptions près. Par exemple, si un employé déménage temporairement à l’étranger et continue de travailler pour votre entreprise tout en vivant dans un autre pays, vous pouvez continuer de le payer à partir de la gestion de la paie de votre pays d’origine.
Une autre option consiste à faire payer vos employés internationaux par les clients internationaux de votre entreprise. Par exemple, si vous embauchez quelqu’un en France pour fournir une assistance à un client français de votre entreprise, cette personne peut techniquement être embauchée en tant qu’employé du client français. Vous paierez leur salaire en effectuant des paiements à votre client, mais c’est le client lui-même qui s’occupera de la gestion de la paie de l’employé.
Sinon, votre entreprise devra avoir une gestion de la paie distincte pour chaque pays où elle opère. Vous disposez de quelques options lors de la mise en place de la gestion de la paie. Vous pouvez créer une filiale dans le pays pour gérer toutes les activités dans cette région et pour qu’elle s’occupe de la gestion de la paie. Si votre entreprise envisage de s’étendre définitivement à l’international, il peut être judicieux de créer une entreprise dans le pays. Mais si vous n’embauchez qu’une poignée de personnes dans un autre pays ou si vous embauchez des personnes dans plusieurs pays différents, l’établissement d’une filiale ou d’une succursale dans ces pays peut impliquer plus de temps et d’efforts que vous ne le souhaitez.
Une option plus rentable pourrait être de travailler avec un portage salarial (EOR). Par exemple, un portage salarial (EOR) comme Globalization Partners s’occupe de tous les détails pour s’assurer que votre équipe internationale est payée à temps et en conformité avec les lois du pays où elle vit et travaille. Nous payons vos employés à temps et dans leur devise locale, en veillant à ce que les avantages sociaux et les impôts requis soient également payés.
Les employés internationaux doivent-ils être des entrepreneurs prestataires ?
L’embauche d’entrepreneurs indépendants plutôt que d’employés est une option pour votre entreprise. Lorsque vous travaillez avec des prestataires indépendants, votre entreprise n’est pas responsable des retenues d’impôts ou du paiement des cotisations de sécurité sociale ou de chômage. Vous n’avez pas non plus besoin de payer les avantages sociaux des employés pour les entrepreneurs indépendants, et les entrepreneurs ne sont pas soumis aux mêmes restrictions horaires que les employés. De plus, votre entreprise n’a pas besoin d’être enregistrée dans le pays où vit l’entrepreneur pour payer cette personne pour le travail qu’elle effectue.
Cependant, les prestataires indépendants ne sont pas simplement des versions au rabais des employés. Ils ont une relation avec une entreprise qui est distincte de la relation employé-employeur. Lorsque vous travaillez avec des prestataires indépendants, vous ne devez pas vous attendre à être leur seule source de revenu ou d’emploi. La plupart des pays ont des définitions et des règles assez strictes qui doivent être respectées avant qu’une personne puisse être considérée comme un prestataire indépendant plutôt que comme un employé.
Par exemple, au Royaume-Uni, les personnes sont considérées comme des prestataires indépendants si elles soumettent des offres ou des devis pour décrocher un projet ou trouver du travail, et si elles ne travaillent pas sous une supervision directe. Les prestataires indépendants au Royaume-Uni soumettent également des factures pour le travail qu’ils effectuent et les projets qu’ils réalisent. Les prestataires indépendants au Royaume-Uni paient leur propre impôt et leur propre assurance nationale. Si les personnes travaillant pour votre entreprise font ces choses, vous pouvez très probablement les considérer comme des prestataires indépendants. Mais si vous embauchez des personnes au Royaume-Uni et que vous leur imposez l’étendue de leur travail ou que vous les faites travailler sous la direction d’un responsable ou d’un superviseur, il est plus juste de les décrire comme des employés et de les rémunérer comme tels.
Si votre entreprise classe à tort des employés internationaux comme des prestataires indépendants, vous prenez certains risques. Si le tribunal détermine que votre entreprise a mal classé un employé, vous pouvez être responsable du paiement des impôts de cette personne, ainsi que de l’arriéré de salaire pour les congés, qui sont actuellement des 5.6 semaines de temps payé par an pour la plupart des employés au Royaume-Uni.
Bien que l’embauche de travailleurs internationaux en tant que prestataires indépendants puisse être la solution la plus logique pour votre entreprise, si vous ne disposez pas des conseils nécessaires pour vous assurer que ces travailleurs ne sont pas mal classés, votre entreprise peut se retrouver avec une facture salée et un casse-tête juridique considérable. Il est préférable de classer correctement votre équipe dès le départ et de travailler avec un portage salarial (EOR) pour vous assurer que vous respectez le droit du travail local tout en rationalisant votre processus international de gestion de la paie.
Laissez Globalization Partners gérer vos besoins en matière de gestion de la paie internationale
Si vous cherchez à vous développer à l’international et êtes prêt à commencer à embaucher des employés dans d’autres pays, Globalization Partners peut vous aider. Nous agissons en tant qu’employeur officiel pour votre équipe internationale, en veillant à ce que les exigences de paie spécifiques au pays soient respectées et que vos employés soient payés à temps et dans la devise de leur pays d’origine. Pour en savoir plus sur la façon dont notre solution peut aider votre entreprise à se développer, contactez-nous dès aujourd’hui.
Pour plus d’informations, téléchargez notre Guide complet de création d’une équipe internationale à distance ici :
