Créez votre code de conduite d’entreprise avec G-P Gia™

Principaux enseignements

• Définition : un code de conduite décrit les normes de comportement d'une entreprise et transforme les valeurs en règles pratiques.

• Localisation : les codes de conduite localisés vous aident à naviguer dans différents environnements de recrutement tout en créant une culture cohérente.

• Composants clés : les codes de conduite doivent inclure des politiques en matière de santé et de sécurité, d’inclusion, d’utilisation des actifs de l’entreprise, de conflits d’intérêts et de protocoles de signalement.

• Mise en œuvre : une mise en œuvre réussie implique l’approbation de la direction, la formation, la reconnaissance des employés et des mises à jour continues.

• Comment Gia aide : Gia, notre agent RH mondial alimenté par l’IA, peut générer un code de conduite conforme localement en quelques minutes.

Un code de conduite est un document important et un outil de gestion des risques. Il établit des normes qui maintiennent votre entreprise cohérente, éthique et alignée à l’échelle mondiale. 

La façon traditionnelle de créer un code de conduite est lente et coûteuse. Aujourd’hui, il y a une meilleure option. Ce guide explique comment rédiger un code de conduite avec Gia, la première IA agentique en son genre pour les RH. 

Qu’est-ce qu’un code de conduite ?

Un code de conduite de l’entreprise est un document qui décrit les normes de comportement pour tous les membres de votre organisation. Cela transforme votre mission et vos valeurs en actions sur le lieu de travail. Ce code guide les employés dans leurs interactions quotidiennes et s’applique à tout le monde, de la direction à vos nouvelles recrues.

Un code de conduite est un document vivant qui évolue avec votre entreprise et les environnements juridiques et culturels dans lesquels vous exercez vos activités.

Comment fonctionne un code de conduite ?

Un code de conduite sur le lieu de travail aide les employés à prendre des décisions éthiques dans des situations complexes. Il définit les fautes professionnelles et établit des processus clairs pour y remédier. Ces processus comprennent des normes équitables pour les enquêtes et les mesures disciplinaires.

Les garde-fous comportementaux du code favorisent un lieu de travail plus sûr et plus positif. 

Pourquoi un code de conduite est essentiel pour votre entreprise

La création d’un code de conduite est essentielle pour toute entreprise. Un code de conduite bien structuré :

• Favorise une culture positive. Un code de conduite définit des attentes claires en matière de respect, de sécurité et de professionnalisme. Ces normes vous aident à créer un environnement de travail sain où votre équipe peut prospérer.

• Atténue les risques juridiques et financiers. Votre code de conduite est votre première ligne de défense contre les erreurs de conformité. Dans certains pays, un code de conduite est obligatoire. Par exemple, les entreprises des États membres de l’UE doivent disposer d’un code de conduite pour se conformer à la Directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte. 

• Protège votre réputation. Votre code est un engagement public envers des opérations éthiques. Il renforce la confiance avec les clients, les partenaires, les investisseurs et les employés.

Les composants clés d’un code de conduite

Un code de conduite efficace est complet, clair et concis. Il couvre les sections suivantes : 

1. Introduction du leadership et des valeurs fondamentales : une déclaration du leadership met l’accent sur l’engagement éthique du haut. Cela relie le code aux valeurs fondamentales et à la mission de votre entreprise.

2. Santé, sûreté et sécurité : cette section couvre les politiques relatives à la sécurité physique et psychologique sur le lieu de travail. Par exemple, il peut inclure des conseils sur la sécurité des données pour les équipes distribuées. Il traite également des problèmes tels que la violence sur le lieu de travail, les cybermenaces et la consommation de substances.

3. Inclusion et lutte contre la discrimination : une politique ferme contre toutes les formes de harcèlement, de discrimination et d’intimidation est essentielle. Cette section favorise une culture d’inclusion et d’appartenance. Il donne des définitions et des exemples de comportements inacceptables pour éviter les mauvaises interprétations.

4. Utilisation des actifs et des informations de la société : cette section contient des règles pour l’utilisation appropriée de tous les biens de la société, y compris les ordinateurs portables, les téléphones, les logiciels et la propriété intellectuelle. Il couvre également l’utilisation responsable des réseaux sociaux et la protection des données confidentielles.

5. Conflits d’intérêts : cette partie fournit des conseils sur la manière d’identifier, de prévenir et de signaler les conflits d’intérêts potentiels. Ces conflits peuvent inclure des situations telles que l’acceptation de cadeaux de la part de clients ou l’embauche de membres de la famille.

6. Politique de signalement des violations et de non-représailles : cette section détaille le processus de signalement des violations potentielles du code de conduite. Il doit donner aux employés un canal confidentiel pour exprimer leurs préoccupations. Il doit également inclure une politique de non-représailles pour protéger toute personne qui signale un problème de bonne foi.

Comment rédiger un code de conduite avec Gia

Rédiger un code de conduite de la manière traditionnelle est un processus lent et manuel. Cela implique des allers-retours entre les RH et les équipes juridiques, ce qui augmente les coûts et le temps. Pour les entreprises mondiales, le processus est encore plus complexe.

Gia facilite la création d’un code de conduite. Au lieu de commencer à partir d’une page vierge et de rédiger manuellement des sections, vous pouvez générer un brouillon conforme en quelques minutes. Une fois que vous êtes satisfait de votre projet, Gia peut traduire le document dans plus de 50 langues tout en garantissant le respect du droit du travail local.

Utiliser Gia pour créer un code de conduite vous permet d’économiser du temps et de l’argent. Voici comment commencer :

1. Commencez par une invite claire : connectez-vous à Gia et demandez-lui de créer votre document. Assurez-vous d’inclure un contexte spécifique, par exemple : « Rédigez un code de conduite pour une entreprise technologique basée aux États-Unis avec des employés internationaux à distance. »

2. Téléchargez votre énoncé de mission et de vision : utilisez la fonctionnalité de téléchargement de documents de Gia pour ajouter l’énoncé de mission de votre entreprise ou les politiques de valeur existantes. Vous pouvez ensuite inviter Gia à intégrer ce langage et ce ton dans le brouillon, afin que le résultat soit aligné sur votre marque et les principes directeurs.

3. Affinez le brouillon : une fois que Gia a fourni le brouillon initial, vous pouvez demander des modifications ou des clarifications spécifiques. Par exemple : « Pouvez-vous ajouter d’autres exemples à la section Code de conduite sur les réseaux sociaux ? »

4. Localisez votre équipe mondiale : après avoir finalisé votre document principal, demandez à Gia de l’adapter aux autres pays où vous exercez vos activités. Par exemple : « Créer une version de ce code de conduite conforme au droit du travail aux Philippines et la traduire en philippin ». Gia générera une version localisée et traduite en quelques minutes.

Avantages de l’utilisation de Gia pour rédiger un code de conduite mondial

Gia rend la rédaction d’un code de conduite conforme à l’échelle mondiale rapide et facile. 

1. Génère instantanément des brouillons conformes aux normes internationales

Gia repose sur une base de connaissances exclusive de plus de 100 000 sources légalement approuvées et de plus de 1 500 sources gouvernementales. Cette base de connaissances couvre le droit du travail dans plus de 50 pays et dans les 50 États américains. Vous pouvez sélectionner vos pays d’exploitation, et Gia générera un projet localisé aligné sur les réglementations de chaque juridiction. Il peut également traduire des documents RH dans plus de 50 langues. 

2. Crée une base de connaissances de l’entreprise

Gia vous permet de télécharger les politiques de votre entreprise, les déclarations de valeur ou d’autres documents pertinents. Gia fera ensuite référence à ces politiques lorsque vous répondrez à vos questions ou générerez des documents connexes (comme un code de conduite). Avec Gia, vous pouvez transformer vos documents de politique statique en renseignements dynamiques.

Par exemple, téléchargez l’énoncé de mission et le code d’éthique de votre entreprise, et Gia intégrera son langage dans l’introduction du code de conduite. Le ton, la langue et le contenu du code s’aligneront sur la culture et les valeurs de votre entreprise.

3. Vous donne des informations sur la conformité

Gia utilise un raisonnement avancé pour comprendre les nuances de vos questions. Vous pouvez poser des questions RH complexes et transfrontalières, telles que : « Quels sont les processus de signalement standard pour un conflit d’intérêts en Allemagne par rapport aux États-Unis ? » et recevoir une réponse précise en quelques secondes. Cette expertise à la demande vous aide à résoudre rapidement des problèmes complexes. Avec Gia comme solution d'IA agentique pour les RH, vous obtenez immédiatement les réponses dont vous avez besoin.

4. Surveille de manière proactive les changements réglementaires

Une nouvelle fonctionnalité de surveillance de la conformité aux politiques sera bientôt disponible pour les utilisateurs d’Enterprise. Gia surveillera les politiques de votre entreprise par rapport aux lois mondiales sur la conformité et vous informera lorsque des mises à jour pertinentes pourraient avoir un impact sur votre activité ou votre code de conduite.

En attendant, les utilisateurs peuvent demander à Gia d’examiner les codes de conduite pour s’assurer de leur conformité, le cas échéant. Gia utilise des articles récents et des mises à jour législatives pour fournir des directives de conformité fiables et mises à jour sur les documents et les politiques. 

Votre plan de déploiement du code de conduite

La mise en œuvre de votre code de conduite nécessite un plan clair. Gia peut vous aider à créer une stratégie de communication interne, une liste de FAQ potentielles et un plan de formation pour aider les membres de l’équipe à appliquer votre code de conduite des employés. Suivez ces étapes pour un déploiement en douceur :

1. Obtenir l’approbation de la direction : commencez par une annonce de la direction à l’échelle de l’entreprise. Cela montrera à votre équipe que le code bénéficie d’une assistance complète et est une priorité pour toute l’entreprise.

2. Développer une formation interactive : les modules de formation avec des scénarios réels aident les employés à appliquer le code de conduite sur le lieu de travail.

3. Demandez à tous les employés de reconnaître qu’ils ont lu, compris et accepté le code de conduite. Gardez une trace de leur reconnaissance pour la conformité et la responsabilité.

4. Garantissez une accessibilité constante : facilitez l’accès au code de conduite à tout moment. Intégrez-le au processus d'intégration des nouveaux employés et traduisez-le dans les langues que vos employés parlent.

5. Mise à jour régulière : passez en revue et mettez à jour votre code de conduite au moins une fois par an. Les mises à jour doivent également avoir lieu après des changements importants dans les réglementations de votre entreprise ou de votre pays.

Code de conduite commun à éviter

Évitez ces erreurs courantes lors de la création et de la mise en œuvre d’un code de conduite :

• Être trop vague : un langage ambigu rend les règles confuses et incohérentes. Utilisez un langage concis mais spécifique et donnez des exemples.

• Créer un document unique : adaptez votre code de conduite aux contextes juridiques et culturels spécifiques de chaque région où vous exercez vos activités.

• Oubli d’une clause de non-représailles : si les employés craignent d’être punis pour s’être exprimés, ils peuvent rester silencieux. Inclure une politique de non-représailles qui protège les employés qui signalent des préoccupations de bonne foi.

• Adopter une approche statique : développer un processus pour examiner et mettre à jour régulièrement votre code de conduite afin de minimiser les risques de conformité.

Élaborer un code de conduite conforme avec Gia

La création d’un code de conduite mondial est une tâche très importante. Gia peut générer des codes de conduite conformes en quelques minutes. Gia est une IA agentique soutenue par l’expertise mondiale en matière d’emploi de G-P et une vaste base de connaissances exclusives, afin que vous puissiez vous sentir en confiance dans votre code.

Essayez Gia dès aujourd ’hui et créez un code de conduite en quelques minutes pour votre équipe mondiale.

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