Avis de confidentialité des candidats

notre vie privée est importante pour Globalization Partners, Inc. et ses filiales et sociétés affiliées (« Globalization Partners », « notre », « nous » ou « nos »). La présente déclaration de confidentialité des candidats (« déclaration de confidentialité ») explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les données ou informations personnelles (« informations personnelles ») des candidats au cours de la procédure de candidature. Informations personnelles désigne toute information qui identifie directement une personne ou qui rend une personne identifiable lorsqu’elle est associée à d’autres informations, telles que votre nom, adresse, numéro d’adhésion et/ou numéro d’étudiant, numéro NI, numéro de passeport, numéro d’identification fiscale, qualifications, date de naissance, photos. Globalization Partners est le responsable du traitement de vos Informations personnelles. En cas de conflit entre le présent Avis de confidentialité et la loi applicable, la loi applicable prévaudra.

En nous soumettant vos Informations personnelles, vous reconnaissez que :

• Vous avez lu et compris la présente déclaration de confidentialité et vous consentez à ce que vos informations personnelles soient utilisées comme indiqué dans celle-ci.
• Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans le monde entier, y compris dans des pays qui peuvent ne pas être considérés comme offrant le même niveau de protection des données que votre pays d’origine, pour les raisons et de la manière spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité.
• Vous n’êtes pas tenu de nous fournir les informations demandées, mais votre manquement à cette obligation peut entraîner notre incapacité à poursuivre votre candidature pour le poste pour lequel vous avez postulé.
• Toutes vos déclarations sont vraies et correctes à votre connaissance, et vous n’avez sciemment omis aucune information connexe de nature défavorable. Le fait de fournir des informations inexactes peut vous rendre inéligible à l’emploi.
• Le présent Avis de confidentialité ne fait pas partie d’un contrat de travail proposé aux candidats embauchés par Globalization Partners.

Les types d’Informations personnelles que nous vous demandons et la manière dont nous les traitons sont déterminés par les exigences du pays dans lequel le poste auquel vous postulez est situé, et non par le pays dans lequel vous résidez. Si vous postulez à plusieurs sites ou si le poste auquel vous postulez est disponible dans plus d’un pays, les types d’Informations personnelles que nous vous demandons et la manière dont nous les traitons sont déterminés par les exigences de tous les pays dans lesquels le poste est situé.

Nous recueillons généralement des informations personnelles directement auprès de vous lorsque vous postulez à un poste chez nous, comme votre nom, votre adresse, vos coordonnées, vos photographies et vidéos, vos antécédents professionnels et éducatifs, vos réalisations, vos documents d’identité et vos résultats de test. Si vous recevez une de nos offres, nous pourrons alors faire une vérification des antécédents et, dans la mesure où le droit applicable le permet, nous pourrons également collecter des données relatives aux infractions et aux procédures pénales, ainsi qu’au statut des sanctions, en consultant des bases de données externes accessibles au public et des listes de sanctions mondiales. Nous recueillons également des informations personnelles similaires vous concernant auprès de tiers, tels que des cabinets de recrutement professionnels, de vos références, de vos employeurs précédents, des employés de Globalization Partners avec lesquels vous avez eu un entretien ou qui ont recommandé votre candidature, et, dans la mesure où la loi applicable le permet, des fournisseurs de services de vérification des antécédents professionnels. Nous pouvons également collecter des Informations personnelles vous concernant en ligne dans la mesure où vous avez choisi de rendre ces informations publiques. Par exemple, nous pouvons trouver votre profil sur des sites de réseaux sociaux professionnels (tels que LinkedIn et/ou XING) et vous contacter au sujet des rôles appropriés.

Les informations personnelles sensibles sont un sous-groupe d’informations personnelles qui comprennent l’origine ethnique, la santé, l’appartenance à un syndicat, les croyances philosophiques, l’orientation sexuelle et d’autres catégories définies par la loi. Nous sommes susceptibles de collecter des informations personnelles sensibles sur un candidat dans la mesure où les lois applicables (par ex., les lois américaines sur l’égalité des chances) nous y autorisent et dans le but de créer un environnement de travail inclusif et diversifié. Nous pouvons également recueillir des Informations personnelles sensibles dans la mesure où un candidat choisit, sans qu’il lui soit demandé, de les divulguer volontairement pendant le processus de recrutement. Sous certaines conditions et dans la mesure où le droit applicable le permet, nous pouvons également collecter des informations personnelles sensibles relatives à la santé et aux caractéristiques médicales, telles que le statut de l’infection, les résultats des tests et le statut de la vaccination, pour répondre à nos obligations en matière de santé publique et de sécurité sur le lieu de travail et pour protéger le cabinet et ses employés, ses clients et des tierces parties.

Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des Informations personnelles pendant le processus de candidature. Toutefois, si vous ne nous communiquez pas vos informations personnelles, nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature correctement, voire pas du tout.

Nous collectons et utilisons vos Informations personnelles pour des raisons légitimes de ressources humaines et de gestion commerciale, notamment :

• identifier et évaluer les candidats à un emploi potentiel, ainsi que les futurs postes qui pourraient devenir disponibles ;
• tenir des registres relatifs au recrutement et à l’embauche ;
• assurer le respect des exigences légales, y compris celles relatives à la santé publique et à la sécurité sur le lieu de travail ;
• favoriser nos programmes et pratiques en matière de diversité et d’inclusion ;
• effectuer des vérifications des antécédents, y compris, dans la mesure permise par la loi applicable, et si vous recevez une offre de notre part, des vérifications des antécédents criminels ;
• protéger nos droits légaux dans la mesure autorisée ou autorisée par la loi ; et
• protéger le lieu de travail et communiquer avec les professionnels de santé, les forces de l’ordre ou d’autres autorités publiques en cas d’urgence ou d’événement de santé publique, par exemple lorsque votre santé ou votre sécurité ou celle d’une ou plusieurs personnes peuvent être menacées, y compris, dans la mesure autorisée par la loi applicable, partager des données sur le statut d’une infection, les résultats des tests et le statut de vaccination.

Nous pouvons également utiliser vos Informations personnelles à des fins d’analyse de Globalization Partners, y compris sous forme agrégée/pseudonymisée, pour améliorer notre processus de recrutement et d’embauche et augmenter notre capacité à attirer des candidats retenus.

Le traitement des données des candidats nous permet de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’adéquation d’un candidat à l’emploi et de décider à qui proposer un emploi. Afin de se conformer aux lois sur la protection des données, nous nous appuyons sur une base légale pour traiter vos informations personnelles. Les tableaux ci-dessous décrivent la manière dont nous traitons vos informations personnelles et les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Lorsque cela est approprié, nous avons également exposé nos intérêts légitimes dans le traitement de vos informations personnelles. Le tableau A présente les informations personnelles que nous collectons et conservons jusqu’à la phase de présélection du processus de recrutement. Par présélection, nous entendons toute partie du processus de recrutement qui se déroule avant qu’une offre d’emploi soit formulée sous condition. Le tableau B présente les informations personnelles que nous collectons et conservons avant de prendre la décision finale de recrutement.

Tableau A : Informations personnelles recueillies et utilisées jusqu’à l’étape de présélection incluse

OBJECTIF ET/OU ACTIVITÉ	TYPE DE DONNÉES	BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Pour vous contacter afin de faire avancer votre candidature, organisez des entretiens et informez-vous du résultat. Informer le responsable ou le service concerné de votre candidature.	Données d’identité, coordonnées	Intérêt légitime : mener un processus de recrutement équitable, organiser des entretiens et vous informer du résultat à chaque étape.
Prendre une décision éclairée quant à la possibilité de vous présélectionner pour un entretien ou de vous proposer un emploi.	Données de carrière, données d’éducation, données de réseaux sociaux	Intérêt légitime : mener un processus de recrutement équitable et évaluer votre aptitude à l’emploi en prenant une décision éclairée de présélectionner pour un entretien et (le cas échéant) de recruter.
Pour aider à surveiller l’efficacité de notre politique d’égalité, de diversité et d’inclusion.	Données sur l’égalité des chances	Consentement : à obtenir au stade du recrutement pour le traitement des données sur l’égalité des chances.
Pour mener un processus de recrutement équitable.	Données d’identité, données de référence	Intérêt légitime : mener un processus de recrutement équitable et évaluer votre aptitude à l’emploi en prenant une décision éclairée de présélectionner pour un entretien et (le cas échéant) de recruter.
Déterminer si des ajustements raisonnables sont nécessaires au processus de recrutement en raison d’un handicap que vous pourriez avoir.	Données d’identité, données de santé	Obligation légale : pour nous conformer à nos obligations légales.
Anonymisation des données personnelles pour les activités de Gestion des Informations et Business Intelligence en amont	Toutes les informations personnelles	Intérêt légitime de Globalization Partners à des fins d’amélioration commerciale et de renseignement.
Audit interne.	Un échantillon de toutes les informations personnelles	Intérêts légitimes : lorsque nous avons un intérêt légitime à auditer nos processus et procédures internes pour nous assurer que nous respectons les lois applicables et que nous gérons les risques internes et de manière appropriée.

Tableau B : Informations personnelles recueillies et utilisées avant de prendre la décision finale de recruter

OBJECTIF ET/OU ACTIVITÉ	TYPE DE DONNÉES	BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Obtenir la référence pertinente vous concernant afin de vérifier les informations que vous nous avez fournies.	Données d’identité, données d’éducation, données de référence	Exécution d’un contrat – pour conclure un contrat de travail potentiel avec vous.
Pour effectuer des vérifications du droit au travail.	Données d’identité, nationalité et données d’immigration	Obligations légales : vérifier votre éligibilité à travailler dans le lieu où vous postulez.
Pour prendre une décision d’embauche informée	Données d'état civil, casier judiciaire, données de vérification des antécédents, données relatives aux sanctions	Intérêt légitime : mener un processus de recrutement équitable, tenir des registres d’emploi et conclure/exécuter le contrat de travail ; évaluer votre aptitude à l’emploi en prenant une décision éclairée pour recruter. Exécution d’un contrat : pour effectuer des mesures précontractuelles liées à l’établissement de notre relation de travail.

Lorsque les informations que nous traitons sont des données de catégorie spéciale, telles que vos données de santé, les bases de traitement supplémentaires sur lesquelles nous nous appuyons sont les suivantes :

Lorsque vous avez fourni à Globalization Partners votre consentement explicite au traitement.

Lorsque le traitement est nécessaire dans le cadre de l’exécution de nos obligations légales et de l’exercice de nos droits légaux en tant qu’employeur.

Lorsque le traitement est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Si vous recevez une offre d’emploi de notre part, il se peut que nous procédions à une vérification des antécédents ou que nous chargions un tiers de le faire en notre nom. Les vérifications d’antécédents ne seront effectuées que si la loi applicable au lieu où se trouve le poste le permet et dans la mesure où cela est nécessaire et approprié au rôle qui vous est proposé. La vérification des antécédents ne portera que sur les données relatives aux antécédents criminels, ainsi que sur les listes de sanctions mondiales, dans la mesure où la loi le permet. Notre base juridique pour la vérification des antécédents est notre besoin d’effectuer des mesures précontractuelles liées à l’établissement de notre relation d’emploi, ainsi que notre intérêt légitime à évaluer votre aptitude à l’emploi en prenant une décision éclairée de recruter. Si un contrôle des antécédents est nécessaire, vous pouvez être contacté par un prestataire de services de contrôle des antécédents tiers pour demander l’autorisation de divulguer vos informations, et vous recevrez alors de plus amples informations sur le processus et les données personnelles qu’il peut impliquer.

Vos informations personnelles peuvent être consultées par les recruteurs et les intervieweurs travaillant dans le pays où le poste pour lequel vous postulez est basé, ainsi que par les recruteurs et les intervieweurs travaillant dans différents pays au sein de l’organisation mondiale Globalization Partners. Les personnes exerçant des fonctions administratives et le personnel informatique au sein de Globalization Partners peuvent également avoir un accès limité à vos Informations personnelles dans la mesure nécessaire à l’exécution de leur travail. Dans certains pays, vous pouvez avoir moins de droits en vertu de la législation locale que dans votre pays de résidence, mais nous avons mis en place des mécanismes juridiques conçus pour assurer une protection adéquate de vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont traitées par les filiales et sociétés affiliées de Globalization Partners au sein de l’organisation mondiale Globalization Partners et par les prestataires de services de Globalization Partners, y compris le transfert de vos Informations personnelles vers d’autres pays que celui dans lequel vous résidez.

Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour la fourniture d’un logiciel de recrutement. Nous partageons également vos informations personnelles avec d’autres prestataires de services tiers qui peuvent nous aider à identifier et à recruter des talents, à organiser et à contrôler les tests et les pré-sélection et à améliorer nos pratiques de recrutement.

Sauf dans la mesure nécessaire pour accomplir les utilisations et les Globalization Partners décrites dans le présent Avis de confidentialité, nous ne divulguons pas vos Informations personnelles à des tiers. Nous interdisons également à nos prestataires de services d’utiliser vos Informations personnelles à des fins autres que celles de Globalization Partners. Nous ne partageons ni ne vendons autrement vos Informations personnelles à des tiers.

Nous maintenons des processus conçus pour nous assurer que tout traitement des Informations personnelles par des prestataires de services tiers est conforme au présent Avis de confidentialité et protège la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos Informations personnelles conformément à la loi applicable.

Vos Informations personnelles peuvent être transférées vers des pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni (Royaume-Uni). Par exemple, vos informations personnelles peuvent être partagées avec l’un de nos bureaux à l’étranger si nécessaire ou lorsque vous communiquez à Globalization Partners une référence internationale. Lorsque des données sont transférées en dehors de l’EEE et du Royaume-Uni, cela se fait sur la base de garanties appropriées, par exemple, le cas échéant, les Clauses contractuelles types de l’UE et l’Addendum britannique aux Clauses contractuelles types de l’UE émis par le Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni en vertu de l’article (119A1) de la Loi britannique sur la protection des données2018.

En outre, nous pouvons divulguer ou transférer vos Informations personnelles en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession ou autre transfert ou cession de tout ou partie de nos activités.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher la perte, l’utilisation ou l’accès non autorisé accidentels aux Informations personnelles. Nous limitons l’accès à vos Informations personnelles à ceux qui ont un véritable besoin professionnel de les connaître. Les personnes qui traitent vos Informations personnelles le feront uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, vous et tout organisme de réglementation applicable, d’une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous y sommes légalement tenus.

Conformément à la loi applicable, vous pouvez avoir un ou plusieurs des droits suivants :

• le droit de connaître, d’accéder et de demander des informations sur les Informations personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris les détails sur la manière dont nous utilisons ces informations et avec qui nous les partageons ;
• le droit de demander une copie des Informations personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• le droit de modifier, corriger ou rectifier vos Informations personnelles si l’une des informations détenues à votre sujet est incorrecte ou obsolète ;
• droit à la portabilité de vos Informations personnelles ;
• le droit de demander la suppression de vos Informations personnelles ;
• le droit d’exiger que nous cessions le traitement de vos Informations personnelles ou que nous limitions le traitement de vos Informations personnelles ;
• droit de retirer votre consentement au traitement de vos Informations personnelles, dans la mesure où notre traitement repose sur votre consentement comme base légale du traitement. Ce droit peut ne pas s’appliquer s’il existe d’autres justifications légales pour poursuivre le traitement ou si nous devons conserver certaines Informations personnelles lorsque cela est requis ou autorisé par la loi applicable ; et/ou
• droit de nous fournir des instructions concernant le traitement de vos Informations personnelles en cas de décès.

En outre, et lorsque la loi applicable l’autorise, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente en matière de protection des données.

Nous conservons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet au cours du processus de recrutement pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles sont traitées.

Si vous acceptez une offre d’emploi chez nous, toutes les informations personnelles pertinentes collectées au cours de votre période de pré-emploi feront partie de votre dossier personnel et seront conservées conformément aux exigences spécifiques du pays et à l’avis de confidentialité applicable aux employés de Globalization Partners, qui sera fourni au cours du processus d’intégration.

Si nous ne vous employons pas, nous pouvons néanmoins continuer à conserver et à utiliser vos Informations personnelles pendant une période de temps (qui peut varier en fonction du pays) à des fins d’administration du système, pour vous envisager pour de futurs rôles potentiels et pour effectuer des recherches. Par la suite, nous conservons une quantité minimale de vos Informations personnelles pour enregistrer votre activité de recrutement chez nous.

Nous pouvons avoir besoin de conserver vos informations pendant une période plus longue lorsque nous avons besoin de vos Informations personnelles pour nous conformer aux exigences réglementaires ou de déclaration applicables, aux obligations légales, ou lorsque nous en avons besoin à nos fins légitimes, par exemple, pour nous aider à répondre aux questions ou aux plaintes, à lutter contre la fraude, à répondre aux demandes des régulateurs, à résoudre les litiges, à faire respecter nos accords, etc.

Nous n’effectuons aucune activité de traitement impliquant un profilage automatisé et/ou des décisions automatisées.

Pour exercer vos droits ou si vous avez des inquiétudes sur la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez contacter le bureau de la confidentialité de Globalization Partners, comme suit :

E-mail : privacy@g-p.com (ajoutez « Accès aux informations personnelles » dans la ligne d’objet).