מדריך לגיוס עובדים ביפן

מדינת האיים של יפן קטנה יותר ממדינת קליפורניה שבארה"ב, ועדיין היא הכלכלה השלישית בגודלה בעולם, אחרי ארה"ב וסין. ישנן סיבות רבות לשקול התרחבות ליפן והעסקת עובדים שם. יפן מציגה כמה אתגרים ייחודיים אך גם פוטנציאל גדול להצלחתם של עסקים ממדינות אחרות.

המדריך שלנו לגיוס עובדים ביפן יעזור לכם להתמודד עם התהליך כך שתוכלו לגרום לאנשים הנכונים להצטרף לצוות שלכם ולהפוך את הכניסה שלכם ליפן לסיפור הצלחה.

מה צריך לדעת לפני גיוס עובדים ביפן

הטיפ החשוב ביותר לגיוס עובדים ביפן הוא לבצע מחקר כדי להבין מה מייחד את המקום. בואו נבחן כמה מהדברים החשובים ביותר שעליכם לדעת לפני שאתם מתחילים לגייס עובדים ביפן.

1. מחסור בכוח אדם

שיקול חשוב עבור כל מי שמחפש להתרחב ליפן קשור בעובדה שהמדינה היא אחת הסביבות היותר מאתגרות למשיכת מועמדים לעבודה. אוכלוסייה מזדקנת וירידה בשיעורי הילודה הובילו למחסור חמור בכוח אדם במדינה. המשמעות היא שהעובדים שם רגילים לביטחון תעסוקתי מצוין, וכאשר הם כן מחפשים עבודה, הם מקבלים הצעות ממספר חברות. יתרה מכך, עובדים יפנים מעדיפים לרוב לעבוד עבור חברות יפניות מוכרות מאשר עבור חברות זרות, במיוחד סטארט-אפים.

זה לא אומר שאתם צריכים לוותר על התרחבות ליפן. זה רק אומר שאתם צריכים להיות מודעים לאתגרים כדי שתוכלו לתכנן אסטרטגיה יעילה. ההבדל העיקרי בין שיטות הגיוס ביפן לאלו שאתם עשויים להיות רגילים אליהן ממדינת האם שלכם הוא שאתם, בעיקרו של דבר, עומדים לנסות למכור את החברה שלכם למועמדים שאתם מעוניינים בהם במקום לצפות שהם ימכרו לכם את עצמם.

2. חוזי העסקה וכללי עבודה

הכללים ותנאי העבודה (משכורת, שעות עבודה, מידע על מקום העבודה וכולי) חייבים להיות מצוינים בכתב עבור עובדים חדשים. לפי החוק ביפן, חברות עם 10 או יותר עובדים במקום עבודה חייבות ליצור כללי עבודה ולהגיש אותם למשרד הפיקוח על תקני העבודה המקומי שלהן.

דיני העבודה מפרטים את תנאי העבודה שאתם מקיימים עבור העובדים שלכם, לרבות שכר, שעות עבודה, חגים, כללי החברה ונהלים לטיפול בהפרות כללים. המשרד לפיקוח על תקני העבודה יכול לתת לכם הדרכה שתעזור לכם להבין אם כללי העבודה שלכם מכסים את כל המידע הדרוש ועולים בקנה אחד עם החוק. בנוסף, פקידי המשרד יכולים לבדוק את העסק שלכם כדי לוודא שאתם מספקים תנאי עבודה בטוחים.

3. חוקי שבוע העבודה ושכר המינימום

שבוע העבודה הסטנדרטי ביפן עומד על 40 שעות ואלה מחולקת לימי עבודה בני שמונה שעות. במקרים מסוימים, המספר יכול לעלות ל-44 שעות. ממשלת יפן מתייחסת לנושא עודף שעות העבודה ברצינות יתרה ומחייבת מעסיקים להגיש הסכם ניהול כוח אדם למשרד לפיקוח על תקני העבודה באזורם לפני שיוכלו לדרוש מעובדיהם לעבוד שעות נוספות. עובדים העובדים שעות נוספות או עובדים בלילה או בימי חופש סטטוטוריים, זכאים לתשלום על שעות נוספות, שלרוב נע בין תוספת של %25 ל-%50 לשכר הרגיל.

יפן לא מכתיבה שכר מינימום אחד ויחיד לכלל העובדים במדינה. במקום זאת, אזורים וענפים מקצועיים שונים קובעים שכר מינימום משלהם, כלומר, אתם צריכים לברר מהי הדרישה שחלה על החברה שלכם בסוגיה זו. זכור, עם זאת, כי תצטרך להציע תשלום מרשים והטבות כדי למשוך כישרון העליון.

4. חופשה בתשלום

עובדים ביפן זכאים לחופשה בתשלום לאחר שעבדו בחברה מסוימת במשך שישה חודשים. בשלב זה, הם מקבלים אוטומטית 10 ימי חופשה שנתית. לאחר ששת החודשים הראשונים של העובד בחברה, כל שנה נוספת מוסיפה יום אחד למכסת החופשה השנתית שלו. אם כך, אחרי 18 חודשים, עובדים יקבלו 11 ימי חופשה. דרישת המינימום מסתכמת ב-20 ימים, שאליהם עובד יגיע לאחר שעבד 6.5 שנים או יותר.

אם הם מעוניינים בכך, מעסיקים יכולים כמובן להציע לעובדיהם יותר ימי חופש בתשלום בהשוואה למה שמצוין בדרישות החוק. מעסיקים רבים אף מעניקים לעובדיהם חגים כימי חופש בתשלום, אם כי החוק אינו דורש תשלום לעובדים בחגים. ליפן יש בסך הכול 16 חגים לאומיים, כך שהענקת הימים כחופשות בתשלום היא הטבה גדולה בהשוואה למתן היתר לניצול ימי החופשה בתשלום או יציאה לחופשה ללא תשלום. מתן חופשת מחלה בתשלום איננו בגדר חובה ביפן.

5. מיסים וביטוח לאומי

ביפן, מעסיקים נדרשים לנכות את מס ההכנסה מתלושי המשכורת של עובדיהם, כאשר שיעור המס משתנה בהתאם להכנסתו של העובד הספציפי. מעסיקים אף מנכים חלק ממשכורות העובדים עבור Shakai Hoken או ביטוח לאומי. מעסיקים משווים את הפרשות העובדים שלהם לביטוח הלאומי. הביטוח הלאומי, או הביטוח הסוציאלי, ביפן כולל ביטוח בריאות, פיצויי עובדים, ביטוח אבטלה ופנסיה.

מאחר שהביטוח הלאומי כולל בתוכו ביטוח בריאות ציבורי, מעסיקים אינם נדרשים לספק תוכניות ביטוח פרטיות. עם זאת,  המעסיקים חייבים לספק לעובדיהם פיזיקה שנתית ובדיקות. בדיקות מתח שגרתיות הן בגדר חובה החלה על כל חברה שמעסיקה 50 עובדים או יותר, ללא קשר לתעשייה או לסוג העבודה שהחברה עושה.

עלות הגיוס של עובדים ביפן

תהליך הגיוס יכול להיות יקר בכל תרחיש אבל כשמגייסים עובדים במדינה חדשה, ישנו צורך בשקלולן של כמה עלויות נוספות בתקציב. גיוס עובדים חדשים ביפן עשוי לגרור את העלויות הבאות:

• מחקר: מאז שוק העבודה היפני הוא כנראה שונה מאוד משלך ומכיוון שלמדינה יש חוקי תעסוקה משלה, תצטרך לערוך מחקר כדי להבטיח שההתרחבות ליפן היא המהלך הנכון עבור החברה שלך וכדי להבין את כל החוקיות הרלוונטית.
• עזרה משפטית: ייתכן שתרצה גם לשכור עורך דין כדי לעזור לך עם ציות משפטי ולוודא שאתה הולך על ידי הספר, כך שאתה להימנע מכל בעיה.
• ועדת גיוס: ייתכן שתרצה לטפל בהעסקה באמצעות ועדת גיוס המורכבת מחברי החברה שלך. הזמן שעובדים אלה יקדישו לתהליך הגיוס יהווה חלק חשוב מסך העלויות שלכם.
• נסיעות: אם אתה או ועדת הגיוס שלך צריך לנסוע ליפן לגיוס או הקמת המשרד החדש שלך שם, אתה צריך לקחת בחשבון את עלויות הנסיעה.
• בגלל שהעסקה ביפן מציבה כמה אתגרים רציניים לחברות זרות, שיתוף פעולה עם סוכנות גיוס היא החלטה פופולרית. עם זאת, מגייסים יפנים נוטים לקבל עמלות גיוס גבוהות יותר מאשר סוכנויות במדינות אחרות. אתם יכול לצפות לשלם למגייס יפני %30 או %35 משכר המטרה במקום ה-%20 או %25 שייתכן כי אתם רגילים אליהם במדינות אחרות.
• פרסומות עבודה: פרסום העבודה שלך באינטרנט או בפרסומים מודפסים יכול גם להוסיף לעלויות הגיוס שלך. ישנם גם אתרים שבהם ניתן לפרסם בחינם.
  מתרגם: סביר להניח שתצטרך לשכור מתרגם שיעזור לך לתקשר עם מועמדים לעבודה ביפנית, הן בכתב והן בראיונות.
• בדיקות סינון: בדיקות סינון יכולות גם להוסיף לעלויות שלך. יפן אינה מתירה ביצוע של בדיקות של רקע פלילי, אך ניתן לבצע בה סוגים אחרים של בדיקות סינון לפני העסקה, למשל בדיקת סטטוס ההגירה של המועמד.

מה חברה צריכה כדי לגייס עובדים ביפן?

אם אתם עובדים עם ארגון תעסוקה מקצועי כדי להעסיק את העובדים החדשים שלכם ביפן, אתם יכולים לקפוץ קדימה לגיוס. אחרת, עליכם לדאוג תחילה למספר דברים כדי לבסס את עצמכם כמעסיק חוקי ביפן. אתם יכולים ליצור סניף או חברת בת של החברה שלכם. האפשרות הטובה ביותר עבור רוב החברות הזרות היא Kabushiki-Kaisha ‏(KK) או חברת מניות.

כדי להעסיק עובד ביפן, עליכם לדאוג לדברים הבאים לפני הכול:

• רישום מס לניכוי מס במקור ממשכורת העובדים
• רישום בשירות הפנסיה של יפן
• רישום במרכז שירות התעסוקה הציבורי לביטוח אבטלה
• ביטוח תאונות עובדים דרך משרד תקני העבודה
• חשבון בנק יפני

Employer of Record מציל אתכם מכל המשימות הללו בזכות העובדה שהוא משמש בתור ה-Employer of Record של העובדים שלכם ביפן. הממסד המשפטי הקיים של EOR מעסיק ביפן והמומחיות בחוק התעסוקה היפני מאפשרים להם להוסיף את העובדים החדשים שלך לשכר שלהם  במהירות, להאיץ ולפשט את התהליך עבורך.

שלבים לגיוס עובדים ביפן

כאשר אתם מוכנים להתחיל לגייס עובדים, עליכם לדעת כיצד לגייס עובדים ביפן. סביר להניח שחלק מההיבטים של התהליך יראו אחרת ממה שאתם רגילים אליו במדינת האם שלכם, אם כי השלבים הבסיסיים צריכים להיות מוכרים לכם.

1. הפצת הבשורה

הצעד הראשון הוא ליידע את מחפשי העבודה ביפן על המשרות הפנויות אצלכם. פירושו של דבר הוא ליצור מודעות דרושים ולפרסם אותן באינטרנט היכן שהן יזכו לחשיפה. קחו בחשבון שתושבי יפן בדרך כלל לא משתמשים ברשתות החברתיות כדי לחפש עבודה, ולכן פרסום ב-LinkedIn לא יקדם אתכם. במקום זאת, היצמדו ללוחות דרושים יפניים פופולריים. כתבו את מודעת הדרושים שלכם ביפנית אלא אם אתם מעוניינים למשוך רק מועמדים דוברי אנגלית.

אתרים אלו יעזרו לכם להשיג חשיפה, אבל זה גם יכול להועיל ליצור קשרים אישיים עם מחפשי עבודה. אם יש לכם קשרים ביפן, השתמשו בהם כדי לזהות עובדים שאולי ירצו להצטרף לצוות שלכם. מועמדים לעבודה ביפן נוטים להקדיש יותר תשומת לב להמלצות אישיות מאשר לשיחות ממגייסים או פרסומים באינטרנט.

אפשרות נוספת היא להשתתף בתהליך שנקרא שינסוטסו. מדובר בגיוס קבוצות של בוגרי אוניברסיטאות בדיוק כשהם יוצאים לשוק העבודה. אין להם כישורים מקצועיים רבים כמו עובדים ותיקים יותר, אבל הם יכולים להציע נקודות מבט חדשות, שאפתנות ורקע חזק בכל הנוגע להשכלה.

2. סינון מועמדויות

לאחר קבלת המועמדויות, ועדת הגיוס או סוכנות כוח האדם שלכם יצטרכו לבדוק אותן. זו עשויה להיות משימה ענקית בתרחישים מסוימים שבהם עשרות מועמדים מתחרים על משרה. ביפן, לעומת זאת, אתם צריכים להיות מוכנים לקבל פחות מועמדויות ממה שאתם רגילים לקבל לאחר פרסום משרות במדינות אחרות. לאור העובדה שישנן 1.62 משרות זמינות עבור כל מועמד ביפן, מחפשי עבודה ביפן יכולים להיות בררנים למדי.

משמעות הדבר היא שמעסיקים לא יכולים להיות בררנים כפי שהם אולי רגילים להיות. כאשר אתם מעריכים מועמדים, דעו שאתם עלולים שלא למצוא התאמה מושלמת, אבל תוכלו לספק הכשרה כדי לסייע לעובד חדש להצליח כחבר בצוות שלכם.

3. ראיונות עם מועמדים

עכשיו אתם יכולים לערוך ראיונות עם כל מועמד שעשוי להתאים למשרות הזמינות שלכם. אם אתם מעסיקים עובדים מרוחקים ביפן, באפשרותכם לשקול קיום ראיונות וירטואליים; רק זכרו את הפרשי השעות. לדוגמה, העיר ניו יורק מפגרת ב-13 אוֹ 14 שעות אחרי טוקיו, בהתאם לשעון הקיץ בארה"ב.

4. הגשת הצעות עבודה ושיתוף חוזים

לאחר זיהוי המועמדים הנכונים שאתם מעוניינים בהצטרפותם לחברה, עליכם להציע להם את העבודה באופן רשמי. אם טרם עשיתם זאת, ספרו להם על השכר וההטבות שאתם מוכנים להציע.

זה גם השלב שבו אתם אמורים לשתף את כללי העבודה שלכם או ליצור חוזה אישי עבור העובדים החדשים שלכם. ודאו שאתם והם משדרים על אותו גל בנוגע למטרות התפקיד שלהם, לפיצוי ולכל פרט חשוב אחר כדי שהם יוכלו לקבל החלטה מושכלת.

5. קליטת עובדים חדשים בחברה

לבסוף, אתם יכולים לקלוט את העובדים החדשים שלכם. ישנן מספר סוכנויות שדורשות מסמכים שונים, וכל אחת מהן קובעת תאריך יעד משלה להגשה. לדוגמה, עליכם להגיש טופסי פנסיה וביטוח בריאות בתוך חמישה ימים מתאריך תחילת ההעסקה של העובד. אם אתם עובדים עם Employer of Record, הוא יטפל בכל הניירת הזו כמו גם בנושא התאימות לחוק. קחו בחשבון שאם אתם מגייסים אזרחי מדינות אחרות ביפן, תצטרכו גם להגיש ניירת למרכז שירות התעסוקה הציבורי.

בנוסף לניירת, עליכם לזכור גם ליידע עובדים חדשים בנוגע למסלול שהם צפויים לעבור בשבוע הראשון בעבודתם, ולספק להם את כל ההכשרה שהם צריכים כדי להתחיל את עבודתם החדשה ולהצליח בה.

גיוס עובדים ביפן עם Globalization Partners כ-Employer of Record שלכם

Globalization Partners היא Employer of Record גלובלי שיכול לעזור לחברה שלכם להתרחב למגוון מדינות, כולל יפן. אנחנו נטפל בקליטה, בשכר ובסוגיית התאימות לחוק, ונציע לעובדים שלכם חבילת הטבות אטרקטיבית. אתם פשוט תוכלו להתרכז בניהול החברה שלכם. התרחבות גלובלית לא חייבת להיות תהליך מסובך וארוך. עם Globalization Partners, אתם יכולים להתרחב למדינות חדשות ביעילות. בקש הצעה כדי להתחיל.