המפתח לכך שתבטיחו כי עבודה מרחוק תהפוך לנכס עבור החברה שלכם טמון בכך שתחזיקו במדיניות עבודה מרחוק מפורטת וברורה. הדבר חיוני גם כדי לשפר את הפריון ואת ההצלחה הכוללת של הצוות שלכם.
לא חשוב אם המצב הנוכחי בעולם כפה על החברה שלכם לעבוד מרחוק. עצם העובדה שיש לכם מדיניות עבודה מרחוק תסייע לחברה שלכם להיות זריזה יותר בתגובותיה ועם יכולת הסתגלות רבה יותר.
חשוב לדעת כי עבודה מרחוק היא לא רק מושג שנולד בזמן המגפה הגלובלית. היא הייתה קיימת קודם לכן ותמשיך להיות שיטת עבודה שחברות יידרשו לאמץ.
נתונים של לשכת מפקד האוכלוסין של ארצות הברית ושל המשרד לסטטיסטיקת עבודה מציגים כי בין 2017 ל-2018, 4.7 מיליון איש, המייצגים כ-%3.4 מכוח העבודה בארה"ב, עבדו מרחוק. נתון זה מהווה גידול של 1%, או 800,000 איש, בהשוואה לשנת 2015.
על פי חברת הייעוץ Global Workplace Analytics (GWA), בין 2005 ל-2018, מספר העובדים מרחוק עלה ל-%173. GWA גם מצאה כי ברחבי העולם, אפילו לפני המגפה, "סקרים הראו שוב ושוב כי %80 מהעובדים מעוניינים לעבוד מהבית לפחות חלק מהזמן."
מדיניות עבודה מרחוק מעניקה לעובדים שלך הבנה ברורה של ציפיות החברה שלך מעובדים מרוחקים. יצירת המדיניות שלך תעזור לך לגבש קווים מנחים, לשנות את הצוותים המרוחקים שלך ולמשוך כישרונות.
מהי מדיניות עבודה מרחוק?
מדיניות עבודה מרחוק היא מערך של קווים מנחים עבור העובדים המבצעים את עבודתם מהבית או ממקומות מחוץ למשרד.
מטרת מדיניות עבודה מרחוק היא לנהל את ציפיות העובדים מלכתחילה ולהקל על קידום המעורבות והפרודוקטיביות.
[bctt ציוץ="מדיניות עבודה מרחוק היא מערכת הנחיות לעובדים שעובדים מהבית או ממקומות מחוץ למשרד". שם משתמש="גלובלפו"]
איזה מידע יש לכלול במדיניות עבודה מרחוק?
על פי אתר מודעות הדרושים Betterteam, מדיניות עבודה מרחוק אמורה לכלול את המידע הבא:
- האם
כל אחד בחברה יכול לעבוד מהבית? רק כמה צוותים? חיוני להתוות בבירור אלו מחלקות, צוותים או סוגי עובדים יכולים לעבוד מהבית ובאיזו תדירות מותר להם לעשות זאת. עבודה מהבית צפויה לגדול ב-%8 עד שנת 2025. כשאתם מגדירים את המדיניות שלכם לעבודה מרוחקת מהבית, כדאי לקבוע אם קיימות משרות המיועדות לביצוע במשרד בלבד, ומהן. עליכם להיות מוכנים לספק דוגמאות למדיניות עבודה מרחוק כאשר תידרשו לכך. - כללים ומדיניות החברה
עבודה מהבית אינה פוטרת אף אחד, ללא קשר לתפקיד או לאחריות, מלציית לאותם כללים ומדיניות שהם היו מצייתים להם במשרד. חשוב להזכיר לעובדים שעליהם לדבוק בנוהלי העובדים, גם כאשר הם עובדים מרחוק. כל הכללים והמדיניות של החברה, כגון חופשת מחלה וימי חופש, עדיין אמורים לחול בעת עבודה מרחוק. אולי אין צורך לספק עותק חדש של חוברת הכללים לעובד, אך היא חלק חיוני ממסמך מדיניות לעבודה מהבית. - ציפיות
סעיף זה יסביר מה אתה רוצה מהעובדים שלך בנוגע לביצועים, איכות, פרודוקטיביות ותוצאות. עליכם גם להסביר בנוגע לכלים ולמשאבים שתספקו כדי לסייע להם לדבוק בסטנדרטים של החברה. על חלק זה לכלול גם את הציפיות בנוגע לביצוע ושעות עבודה. ייתכן כי תידרש מעט גמישות, כמו גם מיתון הציפיות בשעה שהעובדים המורגלים לממשק המשרדי מסתגלים לעבודה מהבית. - תקשורת
מבהירה כיצד על העובדים לתקשר. הסבירו אלו כלים יהיו זמינים לתקשורת וכיצד עליהם להשתמש בהם. פרטו את האופן שבו ינוהלו פגישות ובאלו פלטפורמות הן יתרחשו. זה גם השלב שבו תוכלו להסביר אם תשתמשו בתקשורת סינכרונית או בתקשורת אסינכרונית. על המעסיקים גם לספק אמצעי תקשורת לחירום במקרה של קשיים טכניים, הפסקות חשמל או סיבוכים לא צפויים אחרים.
- ודא
שהעובדים שלך מבינים עד כמה החברה שלך מתייחסת לאבטחת סייבר ברצינות. דוחות מראים כי פרצות נתונים עלולות לעלות כ3.92 מיליון דולר מדי שנה. בעת עבודה מרחוק, מידע ונתונים חסויים ישותפו באופן מקוון. על העובדים שלכם לדעת כי נתוניהם יאובטחו וכיצד עליהם לנהוג בחומרים חסויים ורגישים. הסבירו מהם הצעדים שתנקטו כדי להבטיח את אבטחת המידע המוגן, החל משירותי VPN, עבור לרשתות מאובטחות וכלה בסיסמאות חזקות ואימות דו-גורמי להתחברות. ציינו אם העובדים שלכם יכולים להשתמש במכשירים שלהם כדי לעבוד מהבית או שעליהם להשתמש במכשירי החברה. - ביטוח וחבות
מה קורה אם העובדים שלך סובלים מתאונה בזמן עבודה מרחוק? אתם צריכים לדעת, וכך גם הם. איך עובדות תביעות ביטוח ועל מי מוטלת האחריות לפי מדיניות העבודה מרחוק? איך מתמודדים עם נטל ההוכחה כשהכל נעשה מרחוק? עובדים שנפגעו במהלך עבודה מרחוק יצטרכו להוכיח כי פציעותיהם נגרמו במהלך שעות העבודה ובמסגרת המשימות שהוטלו עליהם. תארו את השלבים שלפיהם עליהם לפעול ולמי הם צריכים לפנות.
בנוסף למידע זה, יתכן שכדאי לחברה שלכם להתייחס לנושאים כמו:
- זכויות עובדים
דרך מצוינת להבטיח שעובדים מרוצים מגדירים בבירור את זמני ההפסקה שלהם, שעות האכילה, התהליך לבקשת ימי חופשה וכו'. אנשים צריכים להבין מהן זכויותיהם, הן כעובדים במשרד והן כעובדים מרחוק, ומהם ההבדלים האפשריים בין שני סוגי העבודה. - המשימה והחזון של החברה
אפילו בעבודה מהבית, הצוות שלך והעבודה שהם עושים עדיין מייצגים את החברה שלך. יכול להיות שעובדיכם כבר מודעים למשימת החברה וחזונה, אבל, כמו רוב החומר שנלמד במהלך קליטת העובדים, גם המידע הזה עלול להישכח. תמיד טוב להזכיר להם את יעדי החברה ולהקדיש זמן להתאמת ההצהרה למודל העבודה מרחוק. - כאשר
אנשים אינם מקיימים אינטראקציה פנים אל פנים, ניתן להפחית קונפליקטים מכיוון שהחיכוך מצטמצם. מצד שני, המרחק מקשה על אנשים לקרוא זה את זה ויוצר סט חדש של אתגרים. למעלה מ-%80 מאנשי המקצוע שעובדים מרחוק מדווחים על סוג כלשהו של סכסוך במקום העבודה שעלול להשפיע על שיטות העבודה היומיומיות שלהם. ספקו לעובדים שלכם מידע לגבי האדם שאיתו הם יכולים לדבר וכיצד עליהם להתנהל כאשר מתעוררים סכסוכים. היתרון בפתרון סכסוכים בין עובדים מרוחקים הוא שקל יותר להפריד בין הצדדים המסוכסכים מבלי לפגוע בדינמיקת העבודה. - הציוד
מסביר את הציוד הנדרש לכל תפקיד והאם החברה תספק כלים אלה. האם עובדים יקבלו החזר על רכישות או שיהיה עליהם להמתין לקבלת הציוד שלהם לפני שיתחילו לעבוד? בעת גיבוש מדיניות עבודה מרחוק, יתכן שתידרשו לגמישות מסוימת במקרה שהצוות שלכם ייתקל בקשיים טכניים. ייתכן שהתשובות נמצאות באמתחתו של צוות IT ייעודי, אבל אבחון בעיות מרחוק הוא משימה יותר מאתגרת.
כיצד תוכלו ליצור מדיניות עבודה מרחוק שתתאים אישית לחברה שלכם?
כל חברה היא עולם בפני עצמו ואין פתרון אחד שמתאים לכולן. כדי להתאים את מדיניות העבודה מרחוק שלכם, עליכם לשקול את נקודות המפתח הבאות:
1. יעדי החברה
יצירת מדיניות שתשקף את משימת החברה וחזונה תעזור להוסיף ייחודיות לגישתכם לעבודה מרחוק. באפשרותכם לנצל את ההזדמנות הזאת כדי להזכיר לעובדים לקראת מה הם עובדים ולהרחיב לגבי הדרך שבה ניתן להשיג את המטרות האלה כחברה מרוחקת.
2. תרבות החברה שלך
קחו את הזמן כדי להבטיח שהתרבות הארגונית שלכם משתקפת במדיניות העבודה מרחוק, וכן ודאו שהעובדים יכולים לחוות את התרבות הזו גם בזמן עבודה מרחוק. הטבות כמו אירועים מקוונים, משחקים, ייעוץ וכדומה עשויות לשפר את רווחתם הכללית של העובדים ולהעניק ערך מוסף לתרבות הארגונית.
3. גמישות
נושא זה הולך יד ביד עם התרבות הארגונית שלכם. החליטו עד כמה אתם רוצים להיות גמישים בנושאים כמו שעות עבודה וחופשה בתשלום. קל יותר ליצור מדיניות עבודה מרחוק אם החלטתם מראש לגבי מידת הגמישות שברצונכם להעניק לעובדים. זכרו שאנשים שעובדים מרחוק יכולים להתקשות ביצירת איזון מוצלח בין הבית לעבודה ובשימורו. קחו את העובדה הזאת בחשבון כשאתם מחליטים על רמת הגמישות שתהיו מוכנים להציע לצוותים מרוחקים.
4. הכירו את הצוות שלכם
אתם אלה שמכירים את התנאים שבהם הצוות שלכם מבצע את עבודתו בצורה הטובה ביותר, ואת המשאבים הדרושים לו כדי להשיג את מטרותיו. הקפידו לזכור זאת בעת בניית המדיניות שלכם ובקשו מראשי הצוותים מידע אודות הצוותים שלהם. חשוב במיוחד לעשות זאת אם אתם קולטים עובדים חדשים שעקב בידוד, סגרים וסגירת משרדים פיזיים מעולם לא הזדמן לכם לפגוש בעולם האמיתי. היכרות אמיתית עלולה להיות עניין מאתגר אם האינטראקציות היחידות שלכם מתקיימות דרך הודעות טקסט ודוא"ל.
מאחר שכל צוות עובד בצורה שונה, השגת מידע על מהלך העבודה והביצועים מכל ראשי הצוותים תסייע לכם ליצור מדיניות שתתאים לכל העובדים.
מהם יתרונותיה של מדיניות עבודה מרחוק?
לפי דוח של Upwork, למעלה מ-%57 מהחברות בארה"ב פועלות ללא מדיניות עבודה מרחוק. לפני המגפה, מדיניות שכזו לא באמת הייתה נחוצה – רק %6 מכלל העובדים ביצעו את כל עבודתם מהבית, ויותר מ-%75 מעולם לא קיבלו את ההזדמנות לעשות זאת. עם זאת, המציאות היא שמדיניות עבודה מרחוק יכולה רק לעזור לחברה שלכם.
בואו נסקור אחדים מבין היתרונות שבהמשך.
בהירות
היעדר הדרכה הולמת על האופן שבו ניתן להמשיך בתהליכים ובפרויקטים היומיומיים עלול לפגוע במורל העובדים – אף אחד לא רוצה לבקש הנחיות שוב ושוב ולחכות לתגובות. כאשר מדיניות העבודה מרחוק שלכם ברורה לעובדים, קל יותר לפתור אתגרים, החל משימוש בפלטפורמות תקשורת מסוימות ועד התמודדות עם מהמורות במהלך פרויקטים. בהירות תעזור לעובדים שלכם להתמקד ולהגיע לביצועים טובים יותר. פשוט מאוד.
תקשורת פשוטה
חברות שמאמצות הנחיות לקיום תקשורת מרחוק מסתגלות ומתרחבות בקצב מהיר יותר. תקשורת היא הצעד הראשון להצלחה בכל היבט של העסק שלכם, וקצרים בתקשורת עלולים להוביל לבעיות משמעותיות.
הדרך הטובה ביותר להכליל את כל העובדים ולשפר את ביצועיהם בעולם עסקי מרוחק היא לגרום לכולם להרגיש שהם חלק בלתי נפרד מהחברה. ניתן להשיג זאת באמצעות ההנחיות והכלים הטובים ביותר לתקשורת יעילה ומכבדת בין עובדים בתוך החברה.
פול בורין, סגן נשיא ב-Sage People, מספר ל-Workplace כי "תקשורת דו-כיוונית סדירה, ממוקדת, יעילה ומותאמת אישית היא חיונית עבור ארגונים די לשמור את עובדיהם מעודכנים. בדרך זו הם יודעים מה קורה ויכולים לשאול שאלות או לספק משוב בזמן אמת."
כשאתה מעצים את העובדים שלך לעבוד מכל מקום עם אסטרטגיות תקשורת יעילות במקום, אתה מפיל מחסומים עבור הארגון שלך ומבטיח שהחברה שלך תוכל להתגבר על אתגרים עתידיים.
[בציוץ של פייסבוק="על פי דיווח של Upwork, יותר 57 מאחוז מהחברות בארה"ב פועלות ללא מדיניות עבודה מרחוק".
גמישות ופרודוקטיביות מוגברות
על פי סקר עולמישל International Workspace Group (IWG), %85 מהעובדים המרוחקים אומרים שמדיניות גמישה לעבודה מרחוק הגדילה את הפרודוקטיביות הכוללת שלהם.
כפי שציינו קודם, אם כללי החברה בנוגע לגמישות בנושאים כמו לוחות זמנים וחופשות בתשלום ברורים לעובדים, הביצועים שלהם יהיו טובים יותר. לדוגמה, הורים עובדים שמבינים היטב את מדיניות העבודה מרחוק במקום עבודתם יוכלו לתכנן את היום בצורה רגועה יותר, ויהיו מאושרים ופרודוקטיבים יותר.
מעורבות טובה יותר של העובדים
מדיניות עבודה מרחוק מוכיחה לעובדיכם כי אתם מחויבים ליצירת סביבת עבודה טובה יותר. כשעובדים רואים זאת, יש סיכוי גבוה יותר שהם יגמלו על המחויבות ברמת מחויבות רבה יותר גם מצידם, ובהשקעה גדולה יותר בעבודה מדי יום.
לעתים קרובות קורה שחברות מתעלמות מהחשיבות הטמונה במחוברות עובדים. בחירה בקידום מחוברות פירושה צמצום תחלופת עובדים, ובעקבות זאת – לצמצום הוצאות בטווח הארוך.
מחקר של USI Insurance Services מצא כי מחירה של תחלופת עובדים הוא משכורת של שישה עד תשעה חודשים בממוצע. בכל פעם שחברה מחליפה עובד שמרוויח 60,000 דולר בשנה, למשל, היא עשויה להוציא בין 30,000 דולר ל-45,000 דולר על גיוס והדרכה.
תהליך קליטת עובדים משופר
בעולם עסקי שבו עבודה מרחוק מקבלת עדיפות, תהליך קליטת העובדים הפך זה מכבר לחלק מכריע – ומאתגר יותר – ממחזור חיי העובד. עליכם לדאוג למסגרת יציבה שתאפשר את הצלחת העובדים המרוחקים שלכם. ביסוסה של מדיניות עבודה מרחוק יהפוך את יצירת המסגרת הזו לתהליך פשוט בהרבה.
לפי Society for Human Resource Management (SHRM), חברות עם תהליכי קליטת עובדים לקויים גורמות לכך שעובדים יעזבו אותן בשלב מוקדם.
איימי הירש רובינסון, מנהלת חברת הייעוץ The Interchange Group בלוס אנג'לס, אומרת ל-SHRM, "קליטת עובדים היא רגע קסום שבו עובדים חדשים מחליטים להישאר מחוברים או להתנתק." למרות שהדבר עשוי להיות מאתגר בסביבה מרוחקת, הוא הופך אפילו יותר קריטי כשאין אינטראקציות פנים אל פנים שישלימו אותו.
למשוך כישרונות גלובליים מובילים
מדיניות עבודה מרחוק היא סימן לכך שמדובר בחברה רצינית המחויבת לעובדיה. הפרטים האלה עושים את כל ההבדל במצב שבו הכישרון הטוב ביותר בוחן את החברה שלכם.
כישרונות בינלאומיים עשויים להיזהר מחברות גלובליות מרוחקות כיוון שהקריירות וההצלחה שלהם תלויות בשאלה אם לחברה יש גישה מובנית ופורמלית לעבודה מרחוק.
יצירת מדיניות עבודה מרחוק היא רק אחד השלבים לקראת הצלחה בהעסקת עובדים בינלאומיים והתרחבות גלובלית. הגישה הנכונה לעבודה מרחוק יכולה לאפשר לכם ליצור חברה בינלאומית בטוחה בעצמה ובעלת מוניטין חיובי.
האם מדיניות עבודה מרחוק יכולה לעזור לחברה שלך לצמוח ברחבי העולם?
התשובה הקצרה היא כן. כיום, חברות רבות מנצלות את העולם המרוחק לחלוטין שלנו באמצעות העסקת עובדים בינלאומיים, אפילו במשרות מקומיות. אל תראו במדיניות העבודה מרחוק פתרון זמני שכל מטרתו לעזור לכם לעבור את המגפה אלא כמתווה לעתידה של החברה שלכם.
יצירת מסגרת עבור עובדים מרוחקים עשויה להיות הצעד הראשון לקראת חברה זריזה וסתגלנית יותר שעסקיה יכולים להתנהל בכל מקום בעולם, ללא קשר להפרשים בין אזורי זמן.
מהי הדרך הטובה ביותר לבנות חברה שפועלת מרחוק בתאימות?
חברות רבות עדיין רואות בהתרחבות הגלובלית סדרה של מכשולים הכרוכים ברישום לרשויות המקומיות, בהקמת ישות משפטית בינלאומית ובהתמודדות עם ציות ואכיפה גלובליים. עם זאת, ישנם פתרונות שיכולים להעצים צמיחה גלובלית מרחוק ולייעל את התהליך, כגון מעסיק של Record (EOR).
מודל ה-Employer of Record נוצר כדי לעזור לחברות כמו שלכם להתרחב גלובלית תוך הסרת האתגרים שחוסמים את הדרך בין הפוטנציאל המקומי שלכם לפוטנציאל הגלובלי שלכם. גופי Employer of Record מחזיקים ישויות גלובליות שמטפלות בסוגיות השכר, המסים, ההטבות ומשאבי האנוש בתאימות של %100.
אתה שומר על שליטה מלאה על ניהול תוך גיוס בכל מקום בעולם, במהירות ובקלות. למד עוד על האופן שבו EOR יכול לעזור לעסק שלך להפוך לחברה גלובלית מרוחקת.
