מהי צורהW-9?

לקחים עיקריים

• טופס W-9: טופס W-9 משמש לאיסוף מידע המס של קבלן. הוא מאפשר לך להגיש טפסים מדויקים 1099 ולהימנע מניכוי גיבוי ועונשים.

• כיצד טופס W-9 משווה לטפסים אחרים:  טופס W-9 מיועד רק לשמירה על רשומות והוא רלוונטי לקבלנים בארה"ב. טופס W-8 מיועד לאזרחים שאינם אזרחי ארה"ב. W-2 הטפסים משמשים את העובדים להכנת המסים שלהם. 1099 טפסים הם לדיווח על סוגי הכנסה שונים, כמו תשלומים שונים לקבלנים.

• היכן ניתן לקבל טופס W-9: ניתן להוריד את טופס W-9 באתר ה-IRS או ליצור טופס עם G-P Contractor™

• מי נדרש למלא טופס W-9: אנשים ועסקים שעובדים עם החברה שלך, כגון קבלנים וספקים עצמאיים, חייבים למלא טופס W-9.

שכירת קבלנים עצמאיים מקלה על התרחבות העסק שלך כלפי מעלה או מטה ככל שהצרכים שלך משתנים.   בעוד  הקבלנים אינם על שכר החברה שלך, אתה עדיין צריך  לעקוב אחר דרישות  מסוימות כדי לעסוק עם סוג זה של עובד.

בארה"ב עובדים במשרה מלאה ממלאים I-9 Forms, ואילו קבלנים עצמאיים או  1099 עובדים ממלאים את W-9 Forms. טפסים אלה  מסייעים להבטיח ציות למס ולהפחית את הסיכון לעונשים על מידע שגוי או חסר. 

בואו  נפרק  מהו טופס מס W-9, למה הוא משמש,  איך למלא אותו, וטעויות נפוצות להימנע מהן.

מהו טופס W-9?

טופס  AW-9  מיועד לאיסוף מידע על משלמי המסים מקבלנים עצמאיים ומגופים עסקיים, כך שתוכל להגיש החזרים מדויקים. אינך מגיש W-9 לשירות ההכנסות  הפנימיות (IRS). אבל  אתה משתמש במידע בטופס זה כדי להכין  טופס 1099   שאתה מגיש למס הכנסה בסוף השנה. 

ה-W-9 אוסף את מספר זיהוי המס (TIN) מאנשים וישויות. עבור אנשים פרטיים, זהו בדרך כלל מספר הביטוח הלאומי (SSN), ועבור עסקים, זה מספר זיהוי המעסיק (EIN).

הערה: אין טופס  W-9 לעובדים.  W-9 מיועד רק לקבלנים עצמאיים או לעסקים.

כיצד טופס W-9 משווה לטפסים אחרים

טופס W-9 לעסקים מיועד רק לשמירה על רשומות. כך   שונה ה- W-9 מטופסי מס הכנסה אחרים:

W-9 לעומת W-2 טפסים

בעוד שקבלנים  עצמאיים ממלאים טופס  W-9, חברות משלימות  W-2 ושולחות טופסי   למס הכנסה.

העובדים משתמשים בטופסי  W-2  כדי להכין מסים. לפני שהם מקבלים W-2, העובדים צריכים למלא טופס W-4 ולציין את פרטי המס שלהם, את סטטוס ההגשה שלהם ואת משרות אחרות, אם רלוונטי. אתה תחשב את המסים שיש לעכב על בסיס טופס W-4, בעוד טופס W-2 צריך לשקף מסים אלה.

טופס W-9   מיועד להכנת ה- 1099 טופס. W-9 מכיל את שם הקבלן, כתובתו ו-TIN. בניגוד לעובדים, הקבלנים אחראים לדווח ולשלם את המסים שלהם. בדרך כלל, אין ניכוי מס עבור קבלנים, למעט במצבים מסוימים, כגון אם הם לא  מספקים  או מאשרים TIN נכון. 

W-9 לעומת 1099 טפסים

1099 היא קבוצה של טופסי IRS המדווחים על סוגי הכנסה שונים. חברות משתמשות בדרך כלל:

• 1099-NEC: השתמש בטופס זה אם אתה משלם לקבלנים העצמאיים שלך דולר ארה"ב 600 או יותר בשנה. 

• 1099-MISC: השתמש בטופס זה כדי לדווח על תשלומים שונים, כגון תמלוגים, תשלומי בריאות ודמי שכירות, אם הם מסתכמים ב- דולר אמריקאי 600 או יותר בשנה.

החברה שלך אחראית על מילוי  ושליחת 1099 טפסים למס הכנסה. בניגוד לכך, קבלנים עצמאיים ממלאים  W-9 טפסים, שאותם תשמור ברשומות שלך. אתה רק צריך  W-9 טפסים  כסימוכין להגשת טופס 1099.

W-9 לעומת W-8 טפסים

W-9W-8 W-9 טפסים  הם עבור אזרחי ארה"ב, בעוד שאינם אזרחי ארה"ב דורשים W-8.  

יש רק סוג אחד של W-9 Form. עם זאת,  ישנם חמישה סוגים של W-8 טפסים. הטופס הנכון תלוי בשאלה האם הקבלן הוא אדם או עסק, סוג ההכנסה, והאם הם זכאים לטיפול מס מיוחד. 

עליך   לאסוף את טופס W-8 לפני ביצוע התשלום הראשון שלך. מומלץ לאסוף את טופס W-9 לפני שהקבלן מבצע עבודה כלשהי.

היכן ניתן לקבל טופס W-9

קבלנים יכולים  להוריד את טופס W-9 ישירות מאתר ה-IRS. או שתוכל להשתמש ב- G-P Contractor כדי לפשט את מחזור החיים כולו של גיוס קבלנים - החל מתשלומים ועד לניהול ניירת. צור בקלות טופסי W-9 וקבל גישה לכל פרטי כוח העבודה שלך בלוח מחוונים אחד.

 אם אתם מגדילים ובונים צוותים גלובליים, G-P Gia™, הבינה המלאכותית הסוכן הראשונה מסוגה שלנו עבור משאבי אנוש, מציעה תובנות מפורטות על חוקי העבודה  , תקנות המס וההטבות ביותר מ-50 מדינות וכל 50 המדינות בארה"ב.

מי צריך למלא W-9?

אנשים מסוימים וגופים עסקיים  המקבלים הכנסה מהחברה שלך צריכים למלא טופס W-9. אלה  כוללים, בין היתר, קבלנים עצמאיים, ספקים, שותפויות, חברות אחריות מוגבלת (LLCs), תאגידים, נאמנויות ואחוזות.

הנה כמה תרחישים לדוגמה שבהם יש צורך ב-W-9:

1. אתה  חברה קטנה ששוכרת קבלנים בארה"ב. חברות קטנות ללא צוותים פנימיים גדולים לעתים קרובות שוכרות קבלנים עצמאיים. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- G-P Contractor כדי לשכור ולשלם קבלנים עבור פרויקט עיצוב גרפי, העובד יכול להשתמש בתכונת יצירת טופס W-9 כדי למלא את הטופס לפני שהוא מתחיל לעבוד. 

2. אתה בנק עם לקוח שפותח חשבון חדש. בנקים משתמשים בטופסי W-9   כדי לאסוף מידע על משלם המסים הדרוש כדי לדווח על ריבית ורווחים אחרים למס הכנסה.

3. ביטלת חוב. חובות מבוטלים נחשבים לעתים קרובות להכנסה חייבת במס. טופס W-9 מסייע בהגשת המידע הנדרש.

4. אתה חברת השקעות. תאסוף טופס W-9 מהלקוחות שלך, ולאחר מכן תדווח על הרווחים שלך למס הכנסה בטופס המתאים 1099.

מתי ומדוע מתבקש W‑9

ה W-9 טופס נדרש  רק עבור ספקים שאתה משלם עבור שירותים. זה לא כולל תאגידים, שכן הם בדרך כלל פטורים מדיווח 1099. אתה גם לא צריך W-9 עבור כל ספקים שדרכם אתה משלם בכרטיס, שכן תשלומים אלה מדווחים על ידי מעבד התשלום.

טופס W-9   מאפשר לך לדווח במדויק על תשלומי קבלן למס הכנסה. אמנם אינך צריך להגיש מסמך זה, אך שמירה עליו בהישג יד הופכת את הכנת טפסי 1099 לקלה יותר. כמו כן, תוכל להימנע מקנסות בגין אי-ציות ועונשים אזרחיים או פליליים על אי-איסוף הטופס.

כיצד למלא טופס W-9

על הקבלנים למלא טופס W-9   במדויק כדי להבטיח ציות. הם יכולים למלא אחר הוראות  אלהW-9:

1. ציין את שם הקבלן או העסק: הקבלנים שמים את שמם בשורה 1 כפי שהיא מופיעה בהחזרת המס שלהם. ישויות משפטיות, כגון שותפות, LLC, או תאגיד, שמות את שמן בשורה 2, תוך שימוש במידע "עשיית עסקים כ". אם הקבלן פועל תחת שם עסק ספציפי, עליו להזין מידע זה בשורה "שם העסק".

2. בחר את סיווג המס הפדרלי: הקבלן בודק את התיבה הרלוונטית לסיווג מס. חלק מהאפשרויות כוללות אדם, תאגיד C, תאגיד S, שותפות, אמון או עיזבון, או LLC.

3. הוסף TIN: קבלנים צריכים להוסיף את ה-SSN שלהם אם הם יחידים. על עסקים להוסיף את ה-EIN שלהם. בהתאם  לאזרחותם או למעמד הישות שלהם, קבלנים יכולים להגיש בקשה ל -TIN ולכתוב "הוגשה בקשה" תחת חלק I. הם יהיו כפופים לניכוי גיבוי עד שיקבלו את ה-TIN שלהם. לאחר מכן, הם צריכים להגיש W-9 מעודכן.

4. הזן כתובת: תחת שורת "כתובת", הוסף את הכתובת המשויכת ל-TIN. 

5. אשר את הטופס: כל המידע צריך להיות מדויק ולהתאים לרשומות ה-IRS. על האדם הממלא את הטופס לחתום ולציין תאריך באזורים המיועדים לאישור. באפשרותך להשתמש בתוכנית התאמת TIN  של IRS כדי לאמת רשומות.

G-P Contractor מקל על מילוי ואיסוף טפסים. קבלנים יכולים ליצור את הטופס בפלטפורמה, שאליה תוכל לגשת בכל עת.

כיצד להגיש ולאחסן טופס W-9 

הקבלן או הישות הבלתי תלויים צריכים לשלוח לך את הטופס המלא לצורך שמירת רשומות. עליך לאחסן W-9 טפסים  למשך לפחות ארבע שנים . שמירת רשומות ארוכה יותר מסייעת גם בתקופות ביקורת ממושכות יותר. 

3 טעויות נפוצות W-9 וכיצד להימנע מהן

אמנם אתה לא צריך  להגיש  W-9 טפסים למס הכנסה, הם  עדיין  צריכים להיות מדויקים כדי למנוע בעיות משפטיות ופיננסיות. היזהרו מטעויות נפוצות אלה:

1. הוספת מידע  שגוי:טעויות  כוללות שימוש ב-TIN הלא נכון ובסוג הישות. TIN שגוי יכול להוביל להודעת מס הכנסה, בעוד שהסוג העסקי הנכון מבטיח שהדוחות שלך 1099 מדויקים. 

2. איסוף טפסים באיחור: עליך לאסוף W-9 טפסים  לפני שקבלנים או ישויות יתחילו  לעבוד  ולפני שתבצע את התשלום הראשון שלך. בדרך זו, אתה מוכן לדיווח סוף השנה.

3. כשל בעדכון: צור מערכת לסקירה ועדכון קבועים של W-9 מידע. השתמש בשיטות שבהן קבלן יכול לעדכן בקלות את המידע שלו.

להעסיק עובדים  וקבלנים עם G-P

למעלה מ- 80% מהמנהיגים העסקיים  נאבקים למצוא כישרונות מיומנים בשוק הקיים שלהם. G-P מציעה פתרון מהיר ותואם להעסקת עובדים  וקבלנים גלובליים, מבלי להקים ישויות חדשות.

הפתרונות שלנו המופעלים על-ידי  AI והקבלן מגובים על-ידי הצוות הגדול ביותר של מומחי משאבי אנוש, משפט וציות במדינה כדי לפשט את מחזור החיים הגלובלי כולו של ההעסקה. הוסף כישרון ברמה עולמית לצוות שלך ללא הלחץ של תאימות מס בינלאומית.

הזמינו הדגמה עוד היום.

W-9 שאלות נפוצות בטופס