ככל שהעסק שלך מתרחב מעבר לגבולות ולגבולות, רוב הסיכויים שחשפת שכירת קבלנים עצמאיים. בעוד עובדים במשרה מלאה למלא טופס I-9, קבלנים עצמאיים, המכונה 1099 עובדים בארה"ב, צריכים למלא טופס W-9.
מהו טופס W-9? בשביל מה הוא משמש? כיצד על קבלנים עצמאיים למלא טופס W-9? ניווט המורכבות של ציות ואכיפה בתעסוקה גלובלית אינו קל, אבל עם הדרכה ומומחיות של מעסיק הטוב מסוגו של שיא (EOR) זה יכול להיות.
מהו טופס W-9?
טופס W-9, הנקרא גם 'בקשה למספר מידע של משלם המסים' ו'הסמכה', הוא מסמך מס של שירות ההכנסה הפנימית של ארה"ב (IRS). טופס W-9 משמש בדרך כלל על ידי עסקים ואנשים שצריכים לבקש מספר זיהוי משלם מסים (TIN) מצד אחר למטרות מס.
TIN משמש לזיהוי אנשים או חברות שניתן למסות בתוך ארה"ב. מספר זיהוי מעסיק (EIN) הוא סוג של TIN המשמש לזיהוי חברות, בעוד שמספר ביטוח לאומי (SSN) משמש ליחידים.
טופס W-9 חל על:
- הכנסה
- עסקאות נדל"ן
- ריבית משכנתא
- רכישה או נטישה של רכוש מאובטח
- ביטול חוב
- תרומות שניתנו ל-IRA
השימוש הנפוץ ביותר הוא כאשר חברה צריכה לאסוף מידע מקבלן עצמאי או פרילנסר כדי לדווח על תשלומים ספציפיים למס הכנסה עבור שירותים שניתנו. בנוסף, מוסדות פיננסיים עשויים גם להשתמש בטופסי W-9 כדי לאמת את זהותם של בעלי החשבון.
היכן ניתן לקבל טופס W-9
ניתן להוריד בקלות טופס W-9 ישירות מהאתר הרשמי של שירות ההכנסות הפנימיות (IRS). מוסדות פיננסיים ועסקים רבים עשויים גם לספק את האפשרות למלא טופס W-9 באופן אלקטרוני באמצעות אחת הפלטפורמות המקוונות שלהם.
עם G-P Contractor, חברות יכולות לא רק להעסיק ולשלם לקבלנים ביותר מ-180 מדינות, במהירות ובקלות, אלא גם לנהל ניירת מקוונת כולל בקשה למספר זיהוי של משלם המסים והסמכה.
בנוסף, אם יש לכם שאלות, G-P Gia™ יכול לעזור. יועץ הציות שלנו במשאבי אנוש המבוסס על בינה מלאכותית יכול להציע תובנות מפורטות על חוקי תעסוקה, תקנות מס והטבות ביותר מ-50 מדינות ובכל 50 המדינות בארה"ב.
מי צריך למלא WW-9?
כל אדם או ישות המקבלים תשלומים עבור שירותים שניתנו - או סחורות שנמכרו - עשויים להידרש להגיש טופס W-9 למשלם. זה כולל, בין היתר, קבלנים עצמאיים, פרילנסרים, ספקים, בעלים בלעדיים, שותפויות, LLCs, תאגידים, נאמנויות, אחוזות, ואפילו אנשים המקבלים הכנסה להשכרה.
באופן כללי, ישנן ארבע נסיבות עיקריות שבהן חברה עשויה לאסוף טופס W-9 מאדם:
- החברה שוכרת קבלן עצמאי. אולי השימוש הנפוץ ביותר בטופס המס W-9 הוא לאסוף מידע על פרילנסר, קבלן עצמאי או אדם עצמאי. לדוגמה, אם אתה ממנף את G-P Contractor כדי לשכור ולשלם לקבלנים עבור פרויקט עיצוב גרפי או להביא יועצים עסקיים עצמאיים, תוכל לבקש מהם לספק טופס W-9 מלא לפני שהם מתחילים לעבוד.
- החברה היא בנק, ולקוח פותח חשבון בנק חדש. בנקים צריכים לעתים קרובות להגיש מידע למס הכנסה על הלקוחות שלהם, כגון כמות הריבית שנצברה במהלך השנה. מסיבה זו, בנק עשוי לבקש W-9 מלקוח חדש. בנקים מסוימים אינם מבקשים את הטופס אך מבקשים מהלקוחות לספק מידע, כגון מספר הביטוח הלאומי שלהם (SSN), כאשר הם פותחים חשבון.
- המלווה ניהל חוב. אם לאדם יש הלוואה עם המלווה והמלווה מבטל את החוב, החוב המבוטל נחשב לעתים קרובות הכנסה חייבת במס. המלווה יצטרך לספק מידע למס הכנסה וסביר להניח שיבקש מהאדם להגיש טופס W-9 כדי להשיג אותו.
- החברה היא חברת השקעות. בדומה לבנקים, חברות השקעות לעיתים קרובות יבקשו טופס W-9 מלקוחות כך שהוא יכול לספק למס הכנסה פרטים על דיבידנדים או רווחים שנצברו על ידי המשקיע.
זכור: סיווג נכון של עובדים הוא המפתח לשמירה על תאימות. חברה בדרך כלל מונעת מס הכנסה מעובדים במשרה מלאה, ואילו קבלנים עצמאיים אחראים לשלם את המסים שלהם ישירות לרשויות המס.
כיצד למלא טופס W-9
על הקבלנים למלא טופס W-9 באופן מדויק כדי להבטיח תאימות. למרות שהטופס מגיע ממס הכנסה ומשמש לאיסוף מידע על משלמי המסים, אנשים אינם מגישים את הטופס למס הכנסה. במקום זאת, החברה שלך צריכה לשמור אותו בקובץ ולהשתמש בו כדי למלא כל טפסי מס מידע, כגון 1099 טפסים (המכונה גם טופס 1099-NEC).
הוראות W-9: כיצד למלא טופס W-9 |
|---|
| שלב 1: שם המדינה או שם העסק. |
| שלב 2: ציין את סוג העסק. |
| שלב 3: בחר את סיווג המס הפדרלי. |
| שלב 4: הוסף TIN. |
| שלב 5: הזן כתובת. |
| שלב 6: אישור הטופס. |
| שלב 7: שלח את הטופס |
1. שם המדינה או שם העסק.
טופס W-9 מבקש את שמו של משלם המסים, כפי שהוא מופיע על החזר המס של הפרט. אם אנשים עצמאיים או בעלי רכוש יחיד משלימים את הטופס, מילוי קו 1 הוא פשוט: הם פשוט צריכים לשים את שמם על הקו כפי שהוא מופיע על החזר המס שלהם.
אם אדם ממלא את הטופס עבור שותפות, חברה בערבון מוגבל (LLC), או סוג אחר של תאגיד, על האדם לשים את שם הישות המשפטית בשורה 2. לדוגמה, שותפות או חברה אחת LLC היה לשים את "עשיית עסקים כמו" שם כאן.
2. ציין את סוג העסק.
אם הקבלן פועל תחת שם עסק ספציפי, עליו להזין אותו בשורה "שם העסק".
3. בחר את סיווג המס הפדרלי.
על הקבלן לסמן את התיבה הרלוונטית לסיווג מס. חלק מהאפשרויות כוללות בעלים יחידים/יחידים, תאגיד C, תאגיד S, שותפות, אמון/מדינה או חברה בערבון מוגבל.
4. הוסף TIN.
קבלנים צריכים להוסיף את מספר הביטוח הלאומי שלהם (SSN) אם הם יחידים או בעלי רכוש יחיד.
אם הם עסק, אז מספר זיהוי המעסיק (EIN) חל. זה יכול להיות המקרה כי אנשים למלא W-9 עדיין אין מספר זיהוי מס (TIN). בהתאם לאזרחותם או למעמד הישות שלהם, הם יכולים להגיש בקשה ל-TIN ולכתוב "הגש בקשה" בחלק I של ה-W-9. הם יהיו כפופים לניכוי גיבוי עד שיקבלו את ה-TIN שלהם ויגישו W-9 עדכון למשלם.
5. הזן כתובת.
לאחר מכן, הקבלן צריך להזין את כתובתו בשורת "כתובת". זו צריכה להיות הכתובת המשויכת ל-TIN שלהם.
6. אשר את הטופס.
על העובד לחתום על הטופס ולציין תאריך באזורים הייעודיים כדי לאשר שהמידע שנמסר מדויק.
7. שלח את הטופס.
יש לשלוח את הטופס המלא W-9 למבקש שזקוק לו למטרות דיווח מס.
כדי להימנע מבעיות כלשהן בדיווח מס או תשלומים, חיוני להבטיח שכל המידע המסופק בטופס W-9 מדויק ותואם את רשומות ה-IRS.
מהו חלק I של טופס W-9?
חלק א' הוא המקום שבו אנשים ממלאים את W-9 ה-TIN שלהם. המספר תלוי מי ממלא את הטופס. הבעלים היחידים יכולים להשתמש במספר הביטוח הלאומי שלהם (SSN) או במספר זיהוי המעסיק שלהם (EIN) אם יש להם אחד. סוגים אחרים של ישויות צריכים להשתמש EIN שלהם.
יש אנשים שאולי אין להם SSN או EIN. לדוגמה, ייתכן שחייזרים תושבים לא יהיו זכאים ל-SSN. אם זה המקרה, הם צריכים לספק את מספר זיהוי המס האישי שלהם (ITIN) ממס הכנסה.
מהו חלק II של טופס W-9?
חלק II של טופס W-9 משמש לאישורים הקשורים להשהיית גיבוי. ניכוי גיבוי עשוי להידרש במצבים מסוימים שבהם מס הכנסה מחייב כי משלם למנוע מסים מתשלומים שבוצעו למשלם. לדוגמה, אם מקבל התשלום אינו מספק TIN נכון או אינו מאשר את ה-TIN.
בחלק II של טופס W-9, מקבל התשלום יחתום על הטופס ויציין את התאריך שבו הוא מצהיר שהמידע שסופק מדויק. אם מקבל התשלום כפוף לניכוי גיבוי בגין אי דיווח על כל הריבית והדיבידנדים על החזר המס שלו, עליו לחצות את פריט 2 באישור לפני החתימה על הטופס.
האם יש תאריך יעד לאיסוף W-9 טופס?
לא. מכיוון שהמס הכנסה אינו אוסף טופס W-9, אין תאריך יעד יציב; עם זאת, מומלץ לאסוף W-9 שהושלם לפני ביצוע תשלומים כלשהם לקבלן שלך. זוהי דרך עבור החברה שלך לאסוף מידע בצורה יעילה ומדויקת על משלמי המסים. אתה עשוי למצוא את זה קל יותר יש אנשי מקצוע להגיש לך את הטופס כאשר הם חותמים על הסכם קבלן לפני שהם מתחילים לעבוד על פרויקט.
אמנם אין תאריך יעד עבור W-9, יש תאריך יעד עבור טופס 1099. החברה שלך צריכה לשלוח טופס 1099-NEC לקבלנים עד סוף ינואר לאחר שנת המס. מסיבה זו, ייתכן שתרצה לקבל קבלנים לשלוח אותם W-9 אליך לפני סוף השנה, כך שיש לך מספיק זמן כדי להכין טופס 1099-NEC עבור מס הכנסה.
צור קשר עם G-P ושלם לקבלנים היום.
מעל 80% מהמנהיגים העסקיים מדווחים כי קשה למצוא כישרונות מיומנים בשוק הקיים שלהם. לכן G-P מציעה פתרון מהיר ותואם לחברות בכל הגדלים כדי להעסיק עובדים וקבלנים גלובליים, מבלי להקים ישויות חדשות.
מוצרי התעסוקה הגלובליים ופתרונות EOR המובילים בתעשייה של G-P מאפשרים לך לשכור צוותים גלובליים, להצטרף אליהם ולנהל אותם, תוך מתן מגוון שירותים לייעול הציות הבינלאומי למיסים. הטכנולוגיה שלנו, המופעלת על-ידי מאגר הידע ומערכות המידע הקנייניים שלנו, מבטיחה שיהיו לך תשובות מיידיות ותובנות מומחים כדי לקבל החלטות מושכלות ולהרחיב בהתאם ב-180+ מדינות, מבלי להקים ישויות חדשות.
תוכן זה נועד למטרות מידע בלבד, והוא אינו מהווה ייעוץ משפטי או ייעוץ בנושאי מס. G-P אינה מציעה ייעוץ או תמיכה לעיבוד או ניהול של טופסי W-9. עליכם להתייעץ תמיד עם היועץ/ים המשפטי/ים ו/או עם יועץ/י המס שלכם ולהסתמך על עמדתם. המידע הוא כללי ולא נועד עבור חברה או כוח עבודה מסוימים והוא לא משקף את אספקת המוצרים של G-P בכל תחום שיפוט נתון. G-P לא מעלה כל טענה או התחייבות בנוגע לדיוק, לשלמות או לרמת העדכון של מידע זה ולא תישא בכל אחריות הנובעת ממידע זה או הקשורה אליו, כולל אחריות לכל הפסד שנגרם בגלל שימוש במידע או הסתמכות עליו.
