प्रमुख निष्कर्ष
- फॉर्म W-9 क्या है: फॉर्म W-9 का उपयोग ठेकेदार की कर जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। यह आपको सटीक 1099 प्रपत्र दाखिल करने और बैकअप रोक और दंड से बचने देता है।
- फॉर्म W-9 की तुलना अन्य फॉर्मों से कैसे की जाती है: एक W-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड रखने के लिए है और यह अमेरिकी ठेकेदारों पर लागू होता है। W-8 फॉर्म गैर-अमेरिकी नागरिकों के लिए है नागरिकों। डब्ल्यू-2 प्रपत्रों का उपयोग कर्मचारियों द्वारा अपने कर तैयार करने के लिए किया जाता है। 1099 प्रपत्र विभिन्न प्रकार की आय की रिपोर्टिंग के लिए हैं, जैसे ठेकेदारों को किए गए विविध भुगतान।
- फॉर्म W-9 कहां से प्राप्त करें: आप IRS वेबसाइट पर W-9 फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं या G-P कॉन्ट्रैक्टर के साथ एक जनरेट कर सकते हैं।
- किसे W-9 भरना आवश्यक है: आपकी कंपनी के साथ काम करने वाले व्यक्ति और व्यवसाय, जैसे कि स्वतंत्र ठेकेदार और विक्रेता, को फॉर्म W-9 भरना होगा।
स्वतंत्र ठेकेदारों को काम पर रखने से आपकी आवश्यकताओं में बदलाव के रूप में आपके व्यवसाय को ऊपर या नीचे करना आसान हो जाता है। हालांकि ठेकेदार आपकी कंपनी के पेरोल पर नहीं होते हैं, फिर भी आपको इस प्रकार के श्रमिकों के साथ काम करने के लिए कुछ आवश्यकताओं का पालन करना होगा।
अमेरिका में, पूर्णकालिक कर्मचारी I-9 फॉर्म भरते हैं, जबकि स्वतंत्र ठेकेदार या 1099 कर्मचारी W-9 फॉर्म भरते हैं। ये प्रपत्र कर अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद करते हैं और गलत या अधूरी जानकारी के लिए दंड के जोखिम को कम करते हैं।
आइए जानें कि W-9 टैक्स फॉर्म क्या है, इसका उपयोग किस लिए किया जाता है, इसे कैसे भरना है और सामान्य गलतियों से बचना चाहिए।
W-9 फॉर्म क्या है?
एक W-9 फॉर्म स्वतंत्र ठेकेदारों और व्यावसायिक संस्थाओं से करदाता जानकारी एकत्र करने के लिए है, ताकि आप सटीक रिटर्न दाखिल कर सकें। आप आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) के साथ डब्ल्यू-9 दाखिल नहीं करते हैं। लेकिन आप इस फॉर्म पर दी गई जानकारी का उपयोग 1099 फॉर्म तैयार करने के लिए करते हैं जिसे आप वर्ष के अंत में आईआरएस को जमा करते हैं।
W-9 व्यक्तियों और संस्थाओं से कर पहचान संख्या (TIN) एकत्र करता है। व्यक्तियों के लिए, यह आमतौर पर सामाजिक सुरक्षा संख्या (एसएसएन) होती है, और व्यवसायों के लिए, यह नियोक्ता पहचान संख्या (ईआईएन) होती है।
नोट: कर्मचारियों के लिए कोई W-9 फॉर्म नहीं है। डब्ल्यू-9 केवल स्वतंत्र ठेकेदारों या व्यवसायों के लिए है।
फॉर्म W-9 अन्य रूपों की तुलना कैसे करता है
व्यवसायों के लिए डब्ल्यू-9 फॉर्म केवल रिकॉर्ड रखने के लिए है। यहां बताया गया है कि W-9 अन्य IRS रूपों से कैसे भिन्न है:
डब्ल्यू-9 बनाम डब्ल्यू-2 फॉर्म
जबकि स्वतंत्र ठेकेदार डब्ल्यू-9 फॉर्म भरते हैं, कंपनियां आईआरएस को डब्ल्यू-2 फॉर्म भरती हैं और भेजती हैं।
कर्मचारी कर तैयार करने के लिए W-2 फॉर्म का उपयोग करते हैं। डब्ल्यू-2प्राप्त करने से पहले, कर्मचारियों को फॉर्म डब्ल्यू-4 भरना होगा और यदि लागू हो तो अपनी कर जानकारी, फाइलिंग स्थिति और अन्य नौकरियों का संकेत देना होगा। आप फॉर्म W-4के आधार पर रोकने के लिए करों की गणना करेंगे, जबकि फॉर्म W-2 में इन करों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
एक डब्ल्यू-9 फॉर्म 1099 फॉर्म तैयार करने के लिए है। एक डब्ल्यू-9 में ठेकेदार का नाम, पता और टीआईएन होता है। कर्मचारियों के विपरीत, ठेकेदार अपने करों की रिपोर्टिंग और भुगतान के लिए जिम्मेदार होते हैं। आम तौर पर, ठेकेदारों के लिए कोई कर रोक नहीं है, सिवाय कुछ विशेष परिस्थितियों के, जैसे कि यदि वे सही टीआईएन प्रदान करने या प्रमाणित करने में विफल रहते हैं।
डब्ल्यू9 बनाम 1099 फॉर्म
1099 आईआरएस फॉर्म का एक सेट है जो अलग-अलग आय प्रकारों की रिपोर्ट करता है। कंपनियां सबसे अधिक उपयोग करती हैं:
- 1099-एनईसी: यदि आप अपने स्वतंत्र ठेकेदारों को सालाना USD600 या उससे अधिक का भुगतान करते हैं तो इस फॉर्म का उपयोग करें।
- 1099-विविध: रॉयल्टी, स्वास्थ्य सेवा भुगतान और किराया जैसे विविध भुगतानों की रिपोर्ट करने के लिए इस फॉर्म का उपयोग करें, यदि वे प्रति वर्ष USD 600 या उससे अधिक हैं।
आपकी कंपनी आई.आर.एस. को 1099 फॉर्म भरकर भेजने के लिए जिम्मेदार है। इसके विपरीत, स्वतंत्र ठेकेदार W-9 फॉर्म भरते हैं, जिन्हें आप अपने रिकॉर्ड में रखेंगे। फॉर्म 1099दाखिल करने के लिए आपको संदर्भ के रूप में केवल W-9 फॉर्म की आवश्यकता है।
डब्ल्यू-9 बनाम डब्ल्यू-8 फॉर्म
आप W-9 या W-8 फॉर्म का उपयोग करेंगे या नहीं, यह स्वतंत्र ठेकेदार की नागरिकता स्थिति पर निर्भर करता है। W-9 फॉर्म अमेरिकी नागरिकों के लिए हैं, जबकि गैर-अमेरिकी नागरिकों के लिए नहीं हैं। नागरिकों को डब्ल्यू-8 की आवश्यकता है।
W-9 फॉर्म का केवल एक ही प्रकार है। हालाँकि, पाँच प्रकार के डब्ल्यू-8 फॉर्म हैं। सही फॉर्म इस बात पर निर्भर करता है कि ठेकेदार एक व्यक्ति है या एक व्यवसाय, आय का प्रकार क्या है, और क्या वे विशेष कर छूट के लिए पात्र हैं।
अपना पहला भुगतान करने से पहले आपको W-8 फॉर्म एकत्र करना चाहिए। ठेकेदार द्वारा कोई भी काम करने से पहले W-9 एकत्र करना सर्वोत्तम अभ्यास है।
फॉर्म W-9कहां से प्राप्त करें
ठेकेदार आई.आर.एस. वेबसाइट से फॉर्म डब्ल्यू-9सीधे डाउनलोड कर सकते हैं। या फिर आप G-P Contractor उपयोग करके ठेकेदारों की भर्ती की पूरी प्रक्रिया को सरल बना सकते हैं - भुगतान से लेकर कागजी कार्रवाई के प्रबंधन तक। आसानी से W-9 फॉर्म जेनरेट करें और एक डैशबोर्ड पर अपने सभी कर्मचारियों की संख्या की जानकारी एक्सेस करें।
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डब्ल्यू-9भरने के लिए किसे आवश्यक है?
कुछ व्यक्तियों और व्यावसायिक संस्थाओं को, जो आपकी कंपनी से आय प्राप्त करते हैं, फॉर्म W-9 भरना होगा। इनमें स्वतंत्र ठेकेदार, विक्रेता, साझेदारी, सीमित देयता कंपनियां (एलएलसी), निगम, ट्रस्ट और संपत्ति शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं।
यहां कुछ उदाहरण परिदृश्य दिए गए हैं जहां डब्ल्यू-9 आवश्यक है:
- आप अमेरिका में ठेकेदारों को काम पर रखने वाली एक छोटी कंपनी हैं।बड़ी घरेलू टीमों के बिना छोटी कंपनियां अक्सर स्वतंत्र ठेकेदारों को काम पर रखती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप काम पर रखने के लिए G-P Contractor उपयोग करते हैं और ग्राफिक डिज़ाइन प्रोजेक्ट के लिए ठेकेदारों को भुगतान करते हैं, तो कार्यकर्ता काम शुरू करने से पहले फॉर्म को पूरा करने के लिए डब्ल्यू-9 फॉर्म जनरेशन सुविधा का उपयोग कर सकता है।
- आप एक बैंक हैं और आपका एक ग्राहक नया खाता खोल रहा है।बैंक, आईआरएस को ब्याज और अन्य आय की रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक करदाता जानकारी एकत्र करने के लिए डब्ल्यू-9 फॉर्म का उपयोग करते हैं।
- आपने एक ऋण माफ कर दिया।रद्द किया गया ऋण अक्सर कर योग्य आय माना जाता है। फॉर्म W-9 आवश्यक जानकारी जमा करने में मदद करता है।
- आप एक निवेश फर्म हैं।आप अपने ग्राहकों से फॉर्म W-9 एकत्र करेंगे, और फिर उचित फॉर्म 1099 पर आई.आर.एस. को अपनी कमाई की रिपोर्ट करेंगे।
W-9 का अनुरोध कब और क्यों किया जाता है
W-9 फॉर्म केवल उन विक्रेताओं के लिए आवश्यक है जिन्हें आप सेवाओं के लिए भुगतान करते हैं। इसमें निगम शामिल नहीं हैं, क्योंकि उन्हें आमतौर पर 1099 रिपोर्टिंग से छूट दी जाती है। आपको किसी भी विक्रेता के लिए W-9 की भी आवश्यकता नहीं है, जिसके माध्यम से आप कार्ड से भुगतान करते हैं, क्योंकि उन भुगतानों की सूचना भुगतान प्रोसेसर द्वारा दी जाती है।
एक W-9 फॉर्म आपको ठेकेदार भुगतान की जानकारी आईआरएस को सटीक रूप से देने की सुविधा देता है। हालाँकि आपको इस दस्तावेज़ को दाखिल करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे हाथ में रखने से 1099 प्रपत्र तैयार करना आसान हो जाता है। इससे आप गैर-अनुपालन के जुर्माने और फॉर्म एकत्र करने में विफल रहने पर लगने वाले दीवानी या आपराधिक दंड से भी बच जाएंगे।
W-9 फॉर्म कैसे भरें
ठेकेदारों को यह सुनिश्चित करने के लिए W-9 फॉर्म को सही ढंग से भरना होगा कि कंप्लाएन्स। वे इन डब्ल्यू-9 निर्देशों का पालन कर सकते हैं:
- ठेकेदार या व्यवसाय का नाम इंगित करें: ठेकेदार अपना नाम पंक्ति 1 पर वैसे ही लिखते हैं जैसे वह उनके कर रिटर्न पर दिखाई देता है। कानूनी संस्थाएं, जैसे कि साझेदारी, एलएलसी, या निगम, अपनी "व्यवसाय करने के रूप में" जानकारी का उपयोग करते हुए, लाइन 2 पर अपना नाम रखती हैं। यदि ठेकेदार किसी विशिष्ट व्यावसायिक नाम के तहत काम करता है, तो उन्हें यह जानकारी "व्यावसायिक नाम" वाली पंक्ति में दर्ज करनी चाहिए।
- संघीय कर वर्गीकरण का चयन करें: ठेकेदार कर वर्गीकरण के लिए संबंधित बॉक्स पर निशान लगाता है। कुछ विकल्पों में व्यक्तिगत, सी कॉर्पोरेशन, एस कॉर्पोरेशन, साझेदारी, ट्रस्ट या एस्टेट, या एलएलसी शामिल हैं।
- टीआईएन जोड़ें: यदि ठेकेदार एक व्यक्ति हैं, तो उन्हें अपना एसएसएन जोड़ना चाहिए। व्यवसायों को अपना EIN जोड़ना चाहिए। अपनी नागरिकता या संस्था की स्थिति के आधार पर, ठेकेदार टीआईएन के लिए आवेदन कर सकते हैं और भाग I के अंतर्गत "आवेदन किया गया" लिख सकते हैं। टीआईएन प्राप्त होने तक वे बैकअप रोक के अधीन रहेंगे। इसके बाद, उन्हें एक अद्यतन W-9 जमा करना होगा।
- पता दर्ज करें: "पता" वाली पंक्ति के नीचे, टीआईएन से जुड़ा पता जोड़ें।
- फॉर्म को प्रमाणित करें: सभी जानकारी सटीक होनी चाहिए और आईआरएस के रिकॉर्ड से मेल खानी चाहिए। फॉर्म भरने वाले व्यक्ति को प्रमाणित करने के लिए निर्दिष्ट क्षेत्रों पर हस्ताक्षर और तिथि अंकित करनी चाहिए। आप रिकॉर्ड सत्यापित करने के लिए आईआरएस टीआईएन मिलान कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं।
G-P Contractor फॉर्म भरना और जमा करना आसान बनाता है। ठेकेदार प्लेटफ़ॉर्म पर फॉर्म तैयार कर सकते हैं, जिसे आप किसी भी समय एक्सेस कर सकते हैं।
W-9 फॉर्म कैसे जमा करें और स्टोर करें
स्वतंत्र ठेकेदार या संस्था को रिकॉर्ड रखने के लिए भरा हुआ फॉर्म आपको भेजना चाहिए। आपको W-9 फॉर्म कम से कम चार साल तक स्टोर करके रखना होगा। लंबे समय तक रिकॉर्ड रखने से ऑडिट की अवधि बढ़ाने में भी मदद मिलती है।
3 सामान्य W-9 गलतियाँ और उनसे कैसे बचें
हालाँकि आपको आईआरएस को डब्ल्यू-9 फॉर्म जमा करने की आवश्यकता नहीं है, फिर भी कानूनी और वित्तीय मुद्दों से बचने के लिए उन्हें सटीक होने की आवश्यकता है। इन सामान्य गलतियों से सावधान रहें:
- गलत जानकारी जोड़ना: गलतियों में गलत टीआईएन और इकाई प्रकार का उपयोग करना शामिल है। गलत टीआईएन से आईआरएस का नोटिस आ सकता है, जबकि सही व्यवसाय प्रकार यह सुनिश्चित करता है कि आपकी 1099 रिपोर्ट सटीक हों।
- फॉर्म देर से एकत्र करना: ठेकेदारों या संस्थाओं द्वारा काम शुरू करने से पहले और अपना पहला भुगतान करने से पहले आपको W-9 फॉर्म एकत्र करने की आवश्यकता है। इस तरह आप साल के अंत की रिपोर्टिंग के लिए तैयार रहेंगे।
- अपडेट करने में विफलता: W-9 जानकारी की नियमित समीक्षा और अद्यतन करने के लिए एक प्रणाली बनाएं। ऐसे तरीकों का उपयोग करें जिनसे ठेकेदार आसानी से अपनी जानकारी अपडेट कर सकें।
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