चुनौती: कई महाद्वीपों में फैले वैश्विक कंप्लाएन्स का प्रबंधन करना।
21 देशों में रोज़गार कंपनियों का प्रबंधन करना कोई पृष्ठभूमि कार्य नहीं है। रैकस्पेस की मानव संसाधन टीम के लिए, इसका मतलब था कि प्रश्न और अधिकार क्षेत्र के आधार पर बाहरी वकीलों, बाहरी सलाहकारों, सरकारी वेबसाइटों और व्यक्तिगत संस्थागत ज्ञान से मार्गदर्शन को एक साथ जोड़ना। यह प्रक्रिया धीमी, असंगत और बड़े पैमाने पर लागू करने में महंगी थी। टीम एक केंद्रीकृत समाधान चाहती थी जो कई मानव संसाधन कार्यों का समर्थन कर सके और सभी स्तरों के कर्मचारियों को विश्वसनीय परामर्श मार्गदर्शन तक त्वरित पहुंच प्रदान कर सके - बिना हर प्रश्न को बाहरी वकील के माध्यम से भेजे। जब उन्होंने G-P Gia खोज की, तो उन्हें न केवल अनुसंधान में तेजी लाने का अवसर मिला, बल्कि कंप्लाएन्स के काम करने के तरीके को पूरी तरह से बदलने का भी अवसर मिला। रैकस्पेस ने पहले ही अपने एम्प्लॉयर ऑफ रिकॉर्ड (जीपी) संबंध के माध्यम से G-P के साथ एक अच्छा ट्रैक रिकॉर्ड बना लिया था, जिसने नई साझेदारी को विश्वास की एक महत्वपूर्ण नींव प्रदान की। "रैकस्पेस ने वर्षों से दुनिया भर में रिकॉर्ड के एक प्रमुख स्रोत के रूप में G-P भरोसा किया है, और हम आज भी किसी संस्था की स्थापना से पहले नए देशों में प्रवेश करते समय उन पर निर्भर रहते हैं," रैकस्पेस में मानव संसाधन रणनीति और विश्लेषण की वरिष्ठ निदेशक जेनेल नोबल ने कहा। "एक वैश्विक सुपरमार्केट के रूप में उनका अनुभव उन्हें मानव संसाधन संचालन के लिए एक कृत्रिम उत्कृष्ट समाधान बनाने के लिए विशिष्ट रूप से योग्य बनाता है, विशेष रूप से कंप्लान्स पर केंद्रित।"
समाधान: G-P Gia एक केंद्रीकृत कंप्लान्स इंजन के रूप में
रैकस्पेस Gia का प्रारंभिक अपनाने वाला बन गया, जो कृत्रिम कृति-संचालित वैश्विक मानव संसाधन एजेंट है जो सेकंडों में कानूनी रूप से जांचे गए उत्तर, नीति टेम्पलेट और क्षेत्राधिकार संबंधी अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। टीम ने Gia कंप्लाएन्स अनुसंधान, पेरोल, और ग्लोबल क्रिएटर्स में दैनिक मानव संसाधन वर्कफ़्लो में एकीकृत किया, जिससे यह पूरे व्यवसाय में कंप्लाएन्स प्रश्नों के लिए एक विश्वसनीय पहला पड़ाव बन गया। रैकस्पेस में मानव संसाधन प्रौद्योगिकी निदेशक मैंडी मूर ने कहा, "हमारे लिए अनुपालन ही प्राथमिक प्रेरक शक्ति थी।" "कई अधिकार क्षेत्रों में फैले कर्मचारियों के साथ, विश्वसनीय और सुसंगत मार्गदर्शन का एक ही स्रोत होने से हमारी मानव संसाधन टीमों को तेजी से आगे बढ़ने और बेहतर जानकारी के आधार पर निर्णय लेने में मदद मिलती है।"
Gia नीतियों और उनके संदर्भों के बारे में हमारी समझ को मजबूत किया है - अब हम किसी एक क्षेत्र तक सीमित नहीं हैं, बल्कि हमारे पास एक ऐसा उपकरण है जो हमें वैश्विक स्तर पर कानूनों को समझने में मदद करता है। इससे निर्भरता में काफी कमी आई है, अधिक रणनीतिक कार्यों के लिए समय मिला है, और हमें यह आश्वासन मिला है कि हम अपने क्षेत्र में अद्यतन प्रथाओं का पालन कर रहे हैं, जिसमें यह भी शामिल है कि वे हमारी आंतरिक नीतियों से कैसे मेल खाती हैं।"
सपना सूडान
रैकस्पेस में वरिष्ठ मानव संसाधन बिजनेस पार्टनर, एपीएसी
मैनुअल रिसर्च के अतिरिक्त खर्च के बिना नए बाजारों में विस्तार करना। Gia से पहले, इटली जैसे कम कर्मचारियों वाले बाजार इतने श्रम-प्रधान थे कि उन्हें प्राथमिकता देना संभव नहीं था। अनुवादक, बाहरी वकील, आंतरिक कार्य समय — किसी विशेष क्षेत्राधिकार के लिए पुस्तिका बनाने के लिए आवश्यक शारीरिक श्रम ने इस बात को उचित ठहराना कठिन बना दिया कि इसका व्यावसायिक औचित्य सिद्ध हो सके। Gia ने उस समीकरण को बदल दिया। स्थानीय कंपनी की आवश्यकताओं के आधार पर मौजूदा कंपनी टेम्पलेट्स की तुलना करके, टीम अब क्षेत्राधिकार-विशिष्ट सामग्री का मसौदा तैयार कर सकती है और उसे स्थानीय रूप दे सकती है, जबकि Gia उस भारी शोध कार्य को संभाल रही है जो पहले बाहरी विक्रेताओं को सौंपा जाता था।
टीम लगातार Gia प्रारंभिक कार्य का लगभग 80% वितरित करने वाली के रूप में वर्णित करती है - जो बाहरी वकील पर निर्भरता को सार्थक रूप से कम करने के लिए पर्याप्त है, जबकि अनुभवी मानव संसाधन पेशेवरों द्वारा किए जाने वाले अंतिम निर्णय लेने के लिए जगह छोड़ता है।
रैकस्पेस के यूके स्थित मानव संसाधन वरिष्ठ परिवर्तन प्रबंधक केविन गैस्किन ने कहा, "Gia हमें प्रारंभिक शोध का अधिकांश कार्य आंतरिक रूप से पूरा करने में मदद करती है।" "कई मामलों में, यह पर्याप्त संदर्भ और दिशा प्रदान करता है जिससे हम हर जांच को शुरू से शुरू करने के बजाय अंतिम सत्यापन के लिए कानूनी सलाह को सुरक्षित रख सकते हैं।"
सत्यापित बुद्धिमत्ता, और क्यों कानूनी आधार सब कुछ बदल देता है एक कंपनी के रूप में जो उद्यमों को कृत्रिम कृति को प्रयोग से उत्पादन में स्थानांतरित करने में मदद करती है, रैकस्पेस की मानव संसाधन टीम कृत्रिम कृति के लिए नई नहीं है। टीम के कई सदस्यों ने Gia से पहले और उसके साथ-साथ सामान्य प्रयोजन वाले कृत्रिम बुद्धिमत्ता उपकरणों का उपयोग किया, और उस अनुभव ने Gia अलग बनाने वाली चीजों के बारे में उनकी समझ को और बेहतर बनाया।
सामान्य कृत्रिम बुद्धिमत्ता विश्वसनीय उत्तर दे सकती है; Gia ऐसे उत्तर देती है जिनके पीछे कानूनी रूप से समीक्षित और पता लगाने योग्य प्रमाण होते हैं। एक ऐसी टीम के लिए जो हर दिन कृत्रिम बुद्धिमत्ता शासन के बारे में सावधानीपूर्वक विचार करती है, यह अंतर तब बहुत मायने रखता है जब एक गलत उत्तर कानूनी जोखिम पैदा करता है।
हमने अन्य कृत्रिम उत्कृष्ट उपकरण आज़माए हैं, लेकिन Gia सबसे समग्र समाधान है, और यह वास्तव में कई मानव संसाधन कार्यों का समर्थन करता है। Gia ने स्पष्टता प्रदान की है, जिससे हमें विशिष्ट प्रश्न पूछने और नियमों की बेहतर समझ विकसित करने में मदद मिली है।"
Mandy Moore
रैकस्पेस में मानव संसाधन प्रौद्योगिकी निदेशक
कंप्लाएन्स अलर्ट को आंतरिक वकालत में बदलना Gia की कम स्पष्ट उपलब्धियों में से एक यह है कि नियामक परिवर्तन सामने आने के बाद क्या होता है। Gia का कंप्लायंस मॉनिटर विभिन्न अधिकार क्षेत्रों में रोजगार कानून के अद्यतनों पर सक्रिय रूप से नज़र रखता है और मौजूदा नीतियों के अप्रचलित होने की आशंकाओं को उजागर करता है, जिससे मानव संसाधन टीमों को अंतिम समय की हड़बड़ी के बजाय अग्रिम चेतावनी मिल जाती है। उस अग्रिम सूचना ने नेतृत्व संबंधी वार्ताओं में टीम के शामिल होने के तरीके को बदल दिया है। "जब Gia किसी नियामकीय परिवर्तन की पहचान करती है, तो हम स्पष्ट साक्ष्य, समय-सीमा और व्यावसायिक प्रभाव के साथ नेतृत्व को पहले ही शामिल करने में सक्षम होते हैं - जिससे काम को प्राथमिकता देना और अनुपालन बनाए रखने के लिए आवश्यक संसाधनों को सुरक्षित करना बहुत आसान हो जाता है," मूर ने कहा। "वह गति विशेष रूप से महत्वपूर्ण क्षणों में मूल्यवान साबित हुई है: जब समय-संवेदनशील अवकाश संबंधी समस्या सामने आई, Gia ने हमें कानूनी आवश्यकताओं को जल्दी से सत्यापित करने, जोखिम का आकलन करने और कार्रवाई में देरी किए बिना आंतरिक रूप से एक बचाव योग्य निर्णय लेने में मदद की।"
इसका प्रभाव: मानव संसाधन टीमें तेजी से काम करती हैं, व्यापक सोच रखती हैं।
समय की काफी बचत हुई है। हैंडबुक समीक्षा, छुट्टियों का सत्यापन और देश-विशिष्ट रोजगार मार्गदर्शन जैसी परियोजनाओं के लिए - ऐसे काम जिनमें पहले कई स्रोतों से जानकारी प्राप्त करना और कानूनी संदर्भों का सत्यापन करना आवश्यक होता था - टीम अब अक्सर एक ही शोध सत्र में प्रारंभिक विश्लेषण पूरा कर लेती है। जिन कार्यों में पहले कई घंटे लगते थे, अब उन्हें प्रारंभिक नीति समीक्षा और वैधानिक अनुपालन जांच के लिए एक घंटे से भी कम समय में पूरा किया जा सकता है। अधिक जटिल पूछताछ के लिए, टीम का अनुमान है कि Gia पारंपरिक मैन्युअल वर्कफ़्लो की तुलना में अनुसंधान और मसौदा तैयार करने के समय को लगभग 50-75% तक कम कर देता है। मूर ने कहा, "Gia अनुसंधान प्रक्रिया को गति प्रदान करती है क्योंकि अंतर्निहित दिशानिर्देशों की पहले ही जांच हो चुकी है।" "लेखों और दिशा-निर्देशों की आंतरिक रूप से समीक्षा की जाती है और उन्हें G-P वेरिफाइड की स्वीकृति की मुहर दी जाती है, इसलिए हम शुरू से ही इसे तथ्यात्मक रूप से सही मान सकते हैं।" सूडान ने कहा, "एक एचआरबीपी के रूप में, मैं तेजी से प्रतिक्रिया दे सकता हूं और सभी महत्वपूर्ण कानूनी और अनुपालन संबंधी पहलुओं को कवर कर सकता हूं।" "Gia दस्तावेजों और कानूनों के संदर्भों के साथ जवाब देती है, जिससे आंतरिक और बाहरी पक्षों के साथ हमारे बयानों का समर्थन करने के लिए आवश्यक प्रयास कम हो जाते हैं।" यह ऐसा है जैसे मेरे डेस्कटॉप पर गूगल हो - लॉग इन करते ही यह खुल जाता है।"
Gia मदद से हमने शोध में लगने वाले समय को काफी कम कर दिया है, और व्यापक स्रोत हमें एक ही उपकरण के भीतर गहराई से अध्ययन करने की सुविधा देते हैं।"
केविन गैस्किन
यूके में मानव संसाधन वरिष्ठ परिवर्तन प्रबंधक
रैकस्पेस अब भर्ती प्रक्रिया को तेज करने और परिणाम प्राप्ति के समय को बेहतर बनाने के लिए Gia का उपयोग कर रहा है। Gia के प्रोजेक्ट वर्कस्पेस में हैंडबुक, नीतियां और दिशानिर्देश अपलोड करने की योजना चल रही है, जिससे एक केंद्रीकृत, जीवंत भंडार बनेगा जो नियामक अपडेट को चिह्नित करेगा और समय पर संशोधन सुनिश्चित करेगा। मूर ने कहा, "जैसे-जैसे हमने Gia अपनाया है, हमें मानव संसाधन संचालन में नए उपयोग के मामले लगातार मिलते रहे हैं।" "जो एक कंप्लाएन्स संसाधन के रूप में शुरू हुआ था, वह एक ऐसा मंच बन रहा है जो हमें ज्ञान को बढ़ाने, प्रतिक्रियाशीलता में सुधार करने और अधिक रणनीतिक मानव संसाधन कार्य का समर्थन करने में मदद करता है।"