Ci sono molte ragioni per cui i dipendenti lasciano un’azienda: vanno in pensione, trovano un nuovo lavoro o se ne vanno involontariamente a causa di licenziamenti o scioglimenti del contratto di lavoro. Indipendentemente da questi motivi, le aziende devono prepararsi a rendere l’uscita una transizione facile.
L’uscita di un dipendente fa parte del percorso di esperienza del dipendente da remoto e le aziende devono prepararsi in anticipo per il processo di offboarding. Ciò include l’investimento di risorse per semplificare il processo, perché trascurare il processo di offboarding può danneggiare il brand del datore di lavoro molto tempo dopo la partenza del dipendente. Infatti, secondo un sondaggio condotto da Fractl , un terzo dei dipendenti americani attende un mese intero prima di lasciare una recensione della propria azienda.
L’offboarding è importante quanto l’onboarding ed è un elemento chiave del ciclo dei dipendenti. Muryel Dias, Manager, HR Operations South & Central America di Globalization Partners afferma: “L’offboarding inizia nel momento in cui ti assumi un dipendente e, senza un adeguato processo di offboarding, le aziende possono distruggere l’esperienza complessiva dei dipendenti”. Preparare le partenze dei dipendenti può essere difficile quando si lavora in ufficio, ma in un ambiente di lavoro remoto, l’offboarding richiede ancora più tempo e attenzione.
4 motivi per cui l’offboarding efficace è fondamentale per la tua azienda
È stato dimostrato che un processo di offboarding dettagliato ed efficace porta a una migliore fidelizzazione dei talenti. Un offboarding strutturato e ben studiato garantisce anche che i team delle Risorse Umane possano facilitare il processo per datori di lavoro e dipendenti.
La creazione di un processo di offboarding è fondamentale per:
#1: Evitare problemi legali e finanziari
Raccogliere e firmare tutti i documenti necessari come parte del processo di offboarding ridurrà il rischio di reclami o azioni legali da parte del datore di lavoro. Ciò è particolarmente vero durante le partenze involontarie, come i licenziamenti, quando esistono leggi specifiche del Paese che i datori di lavoro devono seguire per garantire che le loro azioni siano legali.
#2: Prevenire le violazioni dei dati
I team delle Risorse Umane devono garantire che vi sia tempo sufficiente per disconnettere i dipendenti dal sistema, disattivare i loro account e ridurre l’accesso a qualsiasi piattaforma e informazione di cui non hanno più bisogno. Se i dipendenti hanno accesso ai dati aziendali dopo la loro partenza, ciò potrebbe portare alla diffusione di informazioni riservate che mettono l’azienda a rischio.
#3: Migliorare la reputazione dell’azienda
Terminare il rapporto dipendente-datore di lavoro nel miglior modo possibile garantisce che i dipendenti si sentano rispettati e apprezzati per il tempo trascorso in azienda. Le opinioni dei dipendenti hanno un impatto sulla reputazione dell’azienda. In effetti, le revisioni sono importanti per il 95 percento delle persone in cerca di lavoro, il che significa che le revisioni negative dell’azienda possono influenzare le decisioni dei potenziali candidati in merito alla possibilità di candidarsi o meno per un ruolo.
#4: Ottieni un feedback prezioso
I dipendenti che lasciano l’azienda volontariamente sono un’incredibile fonte di feedback. Ascoltare i motivi della loro partenza o semplicemente la loro opinione onesta aiuterà l’azienda a migliorare in futuro.
Secondo Snapsurveys, “Le aziende con le migliori prestazioni non solo sono brave ad accettare feedback, ma chiedono anche deliberatamente feedback. E sanno che il feedback è utile solo quando evidenzia i punti deboli e i punti di forza”.
Offboarding in un ambiente di lavoro remoto
Il lavoro da remoto ha molti vantaggi, ma possono comunque esserci alcuni inconvenienti. Senza la possibilità di avere interazioni faccia a faccia, le barriere alla connessione e alla comunicazione possono diventare una sfida enorme quando si tratta di offboarding remoto.
“La mancanza di vicinanza fisica rende particolarmente importante implementare un processo di offboarding ponderato in cui una comunicazione chiara è fondamentale per costruire la fiducia ed evitare malintesi al momento della partenza dei dipendenti”, afferma Camila Torres, specialista delle risorse umane di Globalization Partners.
Lo scopo della definizione del processo di offboarding è creare una transizione fluida per il dipendente e proteggere l’azienda dalle violazioni dei dati e dai rischi per la sicurezza.
Fattori che definiscono il processo di offboarding
Ci sono due fattori che determinano quali passi intraprendere nel processo di offboarding: il motivo della partenza e la posizione del dipendente.
Motivo della partenza
A seconda del motivo della partenza, alcune fasi del processo possono diventare più importanti di altre. Ecco perché il processo di offboarding deve essere personalizzato in base alle condizioni di ciascun caso. Ci sono quattro motivi principali per la partenza:
1. Dimissioni
È importante che i team delle Risorse Umane definiscano un processo che aiuti a prevenire partenze impreviste e fornisca tempo sufficiente per ricoprire la posizione aperta. I dipendenti devono ricevere linee guida che stabiliscano i requisiti per garantire una facile uscita. Queste linee guida potrebbero rendere necessario un periodo di preavviso minimo, note di consegna, report e accesso ai dati.
2. I team delle Risorse Umane per il pensionamento
devono pianificare in anticipo il pensionamento dei dipendenti. Devono garantire la conformità ai piani pensionistici e determinare il pagamento finale ai dipendenti. Una delle migliori pratiche per garantire una partenza piacevole è dare ai dipendenti in pensione un adeguato saluto e un riconoscimento sotto forma di premio o regalo, soprattutto se hanno lavorato per l’azienda per molto tempo.
3. Il licenziamento
dei dipendenti è difficile, ma a volte inevitabile. In questi casi, è meglio trattare il dipendente con rispetto ed empatia e chiarire il motivo per cui viene licenziato.
4. Le cessazioni del rapporto
di lavoro sono uno dei compiti più difficili delle Risorse umane e, in questi casi, il processo di offboarding deve essere pianificato meticolosamente. Il dipendente deve ricevere una notifica scritta che attesti i fatti che motivano il licenziamento e gli articoli legali su cui l’azienda fa affidamento per prendere questa decisione al fine di evitare qualsiasi problema.
Tieni presente che i componenti cruciali della conformità, come i documenti richiesti e il periodo di prova, variano a seconda del Paese. Consentire ai dipendenti di dire addio ai propri colleghi, rispondere alle loro ultime richieste e mostrare un’immagine dell’unità aziendale durante tutto il processo sono alcune delle chiavi per garantire un licenziamento senza soluzione di continuità.
Secondo Dias e Torres, indipendentemente dal motivo della partenza, è fondamentale che i dipendenti si sentano a proprio agio. Le Risorse Umane non devono mai dimenticare che hanno a che fare con gli esseri umani, quindi l’empatia, la comunicazione e la solidarietà sono fondamentali, specialmente quando si tratta di un processo di offboarding da remoto.
È inoltre fondamentale garantire che i dipendenti ricevano tutti i pagamenti e i pacchetti di fine rapporto a cui hanno diritto. I datori di lavoro devono essere consapevoli che le leggi e le normative locali relative ai pacchetti di liquidazione e ai pagamenti durante i licenziamenti variano a seconda del Paese o della regione.
Tipo di posizione
Anche le fasi coinvolte nel processo di offboarding variano a seconda della posizione ricoperta dal dipendente. Ad esempio, licenziare i dipendenti contabili può richiedere un controllo dei registri finanziari prima della loro partenza, mentre i controlli di sicurezza possono essere necessari per i membri IT per impedire loro di portare con sé dati sensibili.
Come creare un processo di offboarding da remoto efficace
, i team HR devono creare un processo di offboarding personalizzato in base alle esigenze specifiche della loro azienda. Il processo dipenderà fortemente dal tipo di partenza, in particolare dal fatto che il dipendente stia andando via volontariamente o involontariamente, nonché da elementi di base come le dimensioni dell’azienda.
In un ambiente di lavoro remoto, il processo di offboarding richiede alle aziende di condurre comunicazioni di base in un ambiente virtuale, che probabilmente richiederanno nuovi passaggi e considerazioni attente. Ecco alcuni suggerimenti per garantire che il processo di offboarding da remoto sia eseguito legalmente e con successo.
1. Redigere un piano di comunicazione
Il processo di offboarding inizia nel momento in cui il team HR viene a conoscenza di una partenza, indipendentemente dal fatto che si tratti di un licenziamento o di una dimissioni. È particolarmente importante redigere un piano di comunicazione da remoto che descriva come sarà informato il resto del team. Stabilire un canale comune per la comunicazione e pianificare riunioni e videochiamate in anticipo. Secondo Edwina Tan, Direttore delle Operazioni globali APAC di Globalization Partners, è essenziale prestare attenzione al tono utilizzato nelle e-mail e nelle conversazioni con i dipendenti.
Il piano deve anche considerare i clienti del dipendente e come informarli adeguatamente. Questo piano di comunicazione deve contenere informazioni chiare sulla partenza per evitare incomprensioni.
2. Preparare la documentazione
La documentazione per l’offboarding di un dipendente da remoto non è diversa dal processo per le partenze faccia a faccia, tranne che deve essere eseguita digitalmente. I team delle Risorse Umane devono raccogliere tutta la documentazione necessaria per assicurarsi che tutto sia in ordine e condotto legalmente. È necessario rivedere i contratti e gli accordi di non divulgazione per chiarire i termini di partenza e rispondere a eventuali domande. Le Risorse umane devono inoltre preparare documenti riguardanti pacchetti di retribuzione, benefit, rimborsi e tasse. Tutti questi documenti possono essere condivisi attraverso la gestione dei documenti e i sistemi di firma digitale per garantire che il processo sia fluido e sicuro.
3. Pianificare il processo di transizione
La fase più importante a questo punto del processo è creare un piano per rendere agevole la transizione del lavoro e delle responsabilità dopo la partenza del dipendente da remoto. Questo piano deve prevedere regolari verifiche online per esaminare lo stato dei progetti, riassegnare le attività che sono già state avviate dal dipendente e mettere in atto le basi in modo che il nuovo dipendente possa riprendere le mansioni necessarie. Le Risorse umane devono essere chiare con i team interessati su come sarà questa transizione e dove finirà il lavoro del dipendente.
4. Pianifica sessioni di
trasferimento delle conoscenze online Questa è una delle parti più essenziali dell’efficace offboarding remoto per le partenze volontarie. Durante le sessioni di trasferimento delle conoscenze online, i dipendenti in partenza condividono le informazioni con i loro colleghi o collaboratori diretti e, se possibile, con il nuovo assunto. Queste informazioni devono includere un registro delle responsabilità e dei compiti, lo stato dei progetti e l’accesso a informazioni, software e documenti.
5. Recuperare i beni
aziendali Se l’azienda ha fornito attrezzature e beni ai dipendenti durante il loro mandato, è importante che questi vengano rispediti al datore di lavoro prima della partenza. I team delle Risorse umane devono redigere una lista di controllo digitale e organizzare la raccolta di queste risorse negli ultimi giorni prima che il dipendente lasci l’azienda. Questa lista di controllo può includere elementi come computer, telefoni cellulari, chiavi, badge identificativi e carte di credito aziendali e deve essere inviata al dipendente in partenza insieme a una lettera di restituzione digitale della proprietà aziendale.
6. Eliminare gli account
utente Il lavoro da remoto richiede la condivisione delle informazioni online. Pertanto, i dipendenti hanno accesso a strumenti interni come account e-mail, unità, database e fonti di informazioni sensibili. Il deprovisioning dell’accesso dei dipendenti remoti a queste informazioni e il recupero di qualsiasi risorsa digitale, comprese password e codici chiave, aiutano a prevenire le violazioni della sicurezza. Non importa quanto sia valido il rapporto datore di lavoro-dipendente, i dipendenti in partenza non devono avere accesso ad alcuna informazione quando non fanno più parte del team.
7. Condurre un colloquio
virtuale sull’uscita Sebbene applicabile solo per le partenze volontarie, i colloqui virtuali sull’uscita sono fondamentali per garantire un offboarding di impatto. L’obiettivo di questi colloqui è ottenere un feedback prezioso sull’esperienza dei dipendenti all’interno dell’azienda. Questa sarà l’ultima opportunità per lasciare ai dipendenti un’impressione positiva prima della loro partenza. È anche un ottimo mezzo per raccogliere informazioni che aiuteranno il reparto Risorse Umane a prendere decisioni migliori in futuro. Cogli l’occasione per ottenere informazioni sul ruolo, sulla loro opinione sul lavoro da remoto e sulla loro esperienza complessiva.
Creare un processo di offboarding da remoto efficace è vantaggioso sia per le aziende che per i dipendenti. Tuttavia, può essere difficile affrontare le complessità coinvolte nella partenza di un dipendente, in particolare quando le comunicazioni di persona non sono un’opzione.
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