In elk bedrijf is effectieve communicatie tussen teamleden essentieel voor het optimaliseren van bedrijfsprestaties en het bereiken van organisatorische doelen. Ongeacht de taken en positie van de werknemer op de bedrijfsladder, zal bijna iedereen obstakels tegenkomen die een teaminspanning en communicatie tussen afdelingen vereisen.
Tot de uitbraak van Covid-19 in konden 2020gesprekken gemakkelijk plaatsvinden door naar het bureau van een collega te lopen; werken op afstand wist deze mogelijkheid echter volledig. Nu moeten de meeste gesprekken worden gepland, wat vaak vertragingen kan veroorzaken en een domino-effect van gemiste deadlines en hoge omzetpercentages kan veroorzaken.
Na twee jaar is het nu duidelijk dat werkafspraken niet snel teruggaan naar de traditionele persoonlijke opzet. Omdat veel bedrijven hybride werkmodellen en flexibele regelingen testen, is het van het grootste belang dat werkgevers en bedrijfsleiders hun geest verscherpen en effectieve manieren vinden om teamleden samen te brengen ondanks de beperkingen die op afstand worden opgelegd.
Hier zijn een paar creatieve strategieën om de communicatie in het tijdperk van werken op afstand te bevorderen:
1. Gebruik een tekentablet voor virtuele vergaderingen
In een traditioneel kantoor komen vergaderingen vaak voor. In theorie zijn ze een ruimte voor werknemers om inzicht te verzamelen en te delen over dagelijkse taken en lopende projecten. Toen bedrijven overstapten naar remote-first, hebben veel managers deze vergaderingen simpelweg vervangen door groepsvideogesprekken. Helaas zijn tools voor videoconferenties geen oplossing. Een manager moet ervoor zorgen dat deze uitwisselingen regelmatig plaatsvinden en dat de kernleden van het team altijd betrokken zijn. Als het team groot is, of als werknemers verspreid zijn over verschillende tijdzones, is een praktische oplossing om de groepen te verdelen op basis van de projecten waarbij ze betrokken zijn.
Het is van het grootste belang dat de stem van elke werknemer wordt gehoord - maak ruimte op de agenda voor teamleden om updates te geven over hun werkontwikkelingen en de verwachte vooruitgang voor de komende week. Veel bedrijven integreren nieuwe tools in deze vergaderingen, zoals een tekentablet, zodat externe werknemers ideeën onmiddellijk op een visuele en collaboratieve manier kunnen illustreren.
Idealiter worden aan het einde van de vergadering een paar minuten toegewezen aan een Q&A-sessie - een open discussie waarbij verschillende projecten worden besproken en alle twijfels kunnen worden verduidelijkt.
2. Duidelijke doelen definiëren
Een duidelijk beeld hebben van de functie en rol van elke werknemer is absoluut noodzakelijk, zodat managers teams effectief kunnen coördineren. Het in kaart brengen van gedefinieerde doelen helpt werknemers zich gesterkt en gewaardeerd te voelen, en herinnert hen eraan dat ze deel uitmaken van een collectief, een gevoel dat vaak verloren gaat in een werkomgeving op afstand
Een andere belangrijke bron voor wereldwijde teams zijn projectmanagementtools. Deze omvatten de verschillende projectleiders, samen met een overzicht van de belangrijkste doelen, de deadlines en de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's), waardoor managers de levenscyclus van het project kunnen volgen. Wanneer teamleden toegang hebben tot deze informatie, helpt het om specifieke communicatieproblemen op te lossen en alle onzekerheden tijdig weg te nemen, waardoor vertragingen worden vermeden.
Deze methode wordt nog effectiever in een thuiswerkregime. Nieuwe technologie stelt ons in staat om samen te werken en doelen te bereiken die we nooit voor mogelijk hadden gehouden. Als een cluster van externe werknemers bijvoorbeeld een marketingcampagne wil evalueren, is het essentieel om te vertrouwen op projectmanagementtools zoals asana, monday of trello. Moderne tools kunnen ons helpen om duidelijk gedefinieerde doelen te volgen, te onderhouden en uit te voeren, wat nu, meer dan ooit, belangrijk is voor teams op afstand.
3. Werken met gedeelde bestanden voor documentcontrole
Elk project heeft een leider en meestal verschillende bijdragers, die een duidelijk idee moeten hebben van hoe het werk op alle fronten verloopt om het succes van het project te garanderen. In een externe omgeving met verspreide teams is documentcontrole belangrijker dan ooit tevoren.
Het heen en weer verzenden van bestanden via e-mail en wachten tot iedereen zijn/haar deel van de levering heeft voltooid, zal waarschijnlijk leiden tot onderbrekingen in de workflow. Het voorkomt ook dat werknemers realtime wijzigingen aanbrengen in hun werk en feedback opnemen. Als uw bedrijf gevoelige informatie verwerkt, kunnen vertrouwelijke documenten veilig worden opgeslagen in een beschermde cloud.
Managers moeten overwegen om nieuwe ontwikkelingen in technologie en automatisering te omarmen door met gedeelde bestanden te werken om de communicatie tussen teams te stroomlijnen.
4. Vertrouw op directe communicatiemiddelen
Wanneer u een e-mail verzendt, is er geen manier om te garanderen dat de ontvanger deze daadwerkelijk zal openen, laat staan erop zal reageren. Als het gaat om tijdgevoelige of dringende zaken, is e-mail geen effectief medium. Vaak is het enige wat we nodig hebben een snel "ja of nee" antwoord, dus de ideale oplossing om de ondoordringbare inboxwand te omzeilen is het gebruik van instant communicatietools, zoals bedrijfsberichten-apps.
Huidige tools zoals Slack, Clubhouse en Discord bieden communicatievoordelen die veel zwaarder wegen dan de mogelijkheden van een e-mail. Werknemers die de Slack-app gebruiken, kunnen bijvoorbeeld chatten, documenten delen en hun CRM- en projectmanagementoplossingen integreren.
Voor meer informatie over dit onderwerp, bekijk: synchrone vs. asynchrone: mastering communicatie op de externe werkplek
5. Het belang van gesprekken over waterkoelers waarderen
“Communicatie” kan verschillende betekenissen hebben en hoeft niet noodzakelijkerwijs werkgerelateerd te zijn om constructief te zijn en de productiviteit te verhogen. Tijdens de pandemie zijn er verschillende veranderingen en ontwikkelingen in het gedrag van werknemers geweest. Uit een recent onderzoek bleek dat werknemers die van op kantoor naar op afstand gingen, leden aan een hoge mate van slechte slaapkwaliteit, angst en depressie na één jaar thuiswerken.
Deze effecten komen voornamelijk voort uit het gevoel van sociale vervreemding dat ontstaat wanneer werk en thuis dezelfde plek zijn. Naast de gevolgen voor de geestelijke gezondheid kan deze dynamiek ook leiden tot een afname van het gevoel van verbondenheid van de werknemer en het algehele moreel van het team schaden.
Hoewel collega's zijn niet noodzakelijkerwijs betekent dat je vrienden bent, is het onmiskenbaar dat informele chats op de werkplek collega's helpen om een band te leggen en de dag met een positieve houding aan te gaan. Daarom raden we werknemers aan om ruimte te geven om zich op persoonlijk en sociaal niveau uit te drukken, door korte virtuele koffiepauzes in te plannen.
Deze tijd moet gericht zijn op informele chats over het dagelijks leven en niet over lopende projecten of de nieuwste manieren om videomarketing te verbeteren. Probeer werkgerelateerde onderwerpen te vermijden en probeer werknemers te helpen de energieboost te krijgen die meestal voortkomt uit sociale interacties.
6. Oplossingen aanpassen aan verschillende persoonlijkheden
Vanwege de populariteit van groepsvideogesprekken zijn de 1-1 ontmoetingen afgenomen en zijn ze zeldzaam in een werkomgeving op afstand. Persoonlijkheden variëren als het gaat om het deelnemen aan groepssessies: sommige teamleden zijn enthousiaster om te praten, de problemen waarmee ze worden geconfronteerd te delen en om ondersteuning te vragen, terwijl andere meer gereserveerd zijn.
In deze gevallen wordt empathie het belangrijkste element om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zich uit te drukken. Dit kan worden gedaan door een korte, periodieke één-op-één-vergadering te plannen, waardoor het voor de meer gereserveerde persoonlijkheden gemakkelijker wordt om zich op hun gemak te voelen om zich open te stellen zonder angst voor oordelen.
7. Vermijd het risico van “controle op afstand”
Een onderzoek uitgevoerd door Stanford University ontdekte een toename van 13 procent in productiviteit wanneer werknemers de mogelijkheid kregen om ten minste één dag per week thuis te werken. Dit ontkracht gewoon de algemene misvatting dat mensen die vanuit huis werken "lui" of "minder productief" zijn.
In een traditionele kantooromgeving worden werknemers niet voortdurend gecontroleerd, dus dit zou niet moeten veranderen in een model voor werken op afstand. Managers moeten onthouden dat werknemers verantwoordelijke professionals zijn en dat micromanagement leidt tot frustratie, wat kan leiden tot demotivatie, een lager moreel van werknemers en een gebrek aan productiviteit.
Managers moeten zich voornamelijk richten op de vraag of doelen zijn bereikt in plaats van op het obsessief controleren van de werkelijke werktijd. Op de lange termijn wordt vertrouwen beloond met hogere productiviteitsniveaus.
Kijk voor meer informatie op: Verwarert uw bedrijf thuis werken met werken op afstand?
Bouw uw internationale teams op met Globalization Partners
Nu werken op afstand het nieuwe normaal wordt, is de pool van experts die u kunt inhuren als uw wereldwijde bondgenoot nu aanzienlijk breder. Dankzij het AI-gestuurde Global Employment Platform van Globalization Partners kan uw bedrijf internationale teams inhuren, onboarden en beheren, ongeacht waar ze zich bevinden. Als u geïnteresseerd bent in het ontdekken van nieuw talent op wereldwijde schaal, neem dan contact met ons op of vraag een voorstel aan.
Ga voor meer informatie over werken op afstand en het beheren van wereldwijde teams naar:
