Handleiding voor het inhuren van personeel in de Verenigde Staten

De VS is 's werelds grootste economie op basis van nominaal BBP (ongeveer USD 30.5T) in 2025. De VS vertegenwoordigt ook de grootste consumentenmarkt ter wereld. Het blijft een wereldwijde leider in technologie, financiën en innovatie (Silicon Valley en Wall Street), en biedt toegang tot durfkapitaal en een klantenbestand met een hoog inkomen. 

Voordat u naar de VS uitbreidt, moet u inzicht hebben in contracten, belastingen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere arbeidswetten. Onze gids vertelt u alles wat u moet weten over het inhuren van personeel in de VS.

Wat u moet weten voordat u in de VS personeel gaat inhuren

Als u uw bedrijf voor het eerst uitbreidt naar de VS, zijn er belangrijke wettelijke vereisten om op te letten. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in de VS en vele aspecten van de relatie tussen werkgever en werknemer, waaronder vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. 

G-P Gia™ , onze door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, kan uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen, waaronder de VS, en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder uw afhankelijkheid van externe adviseurs en verminder de tijd en kosten van naleving met maximaal 95% met Gia.

Hier zijn vijf dingen die u moet weten over het inhuren van personeel in de VS.

1. On-will dienstverband en beëindiging in de Verenigde Staten

De meeste staten van de VS hebbeneen dienstverband dat ze willen. Werkgevers kunnen werknemers op elk moment en om elke wettelijke reden (of zonder reden) beëindigen en werknemers kunnen hun baan op elk moment en om elke reden verlaten, zonder wettelijke boete. Kennisgeving en ontslagvergoeding zijn in de meeste gevallen niet wettelijk vereist, hoewel veel werkgevers hen als hoffelijkheid of voor functies op hoger niveau aanbieden.

Arbeidsovereenkomsten zijn niet standaard voor de meeste Amerikaanse werknemers, behalve voor leidinggevenden of gespecialiseerde functies. De meeste werknemers worden ingehuurd zonder een formeel contract. Montana is de enige staat die de 'at-will' leer niet volgt na een proeftijd. Uitzonderingen op een willekeurig dienstverband blijven van toepassing, zoals beëindigingen die antidiscriminatiewetten, overheidsbeleid of een bestaande arbeidsovereenkomst schenden.

2. Loonlijst en belastingen in de Verenigde Staten

Werkgevers moeten werknemers toevoegen aan de salarisadministratie, federale (en meestal staats-) inkomstenbelasting inhouden en deze overmaken aan de belastingdienst. Zowel werkgevers als werknemers dragen 6.2% van het loon bij aan de sociale zekerheid. 

Werknemers zijn onderworpen aan de inhouding van federale inkomstenbelasting. Dit is progressief en varieert van 10–37%. De inkomstenbelastingtarieven en -haken van de staat verschillen per staat. Sommige staten hebben geen inkomstenbelasting, andere hebben vaste of progressieve tarieven. Werkgevers en werknemers dragen 1.45% bij aan Medicare, met een extra 0.9% Medicare-belasting voor alleen werknemers voor hoogverdieners.

3. Standaard werktijden in de VS

De werkweek in de VS is 40 uur, verdeeld over acht uur per dag, vijf dagen per week. Alternatieve schema's in de gezondheidszorg en andere sectoren komen vaak voor. Sommige bedrijven bieden kortere werkweken of deeltijdfuncties. Voor overuren maakt de Amerikaanse wet onderscheid tussen vrijgestelde en niet-vrijgestelde werknemers onder de Fair Labor Standards Act (FLSA):

• Vrijgestelde werknemers (meestal in loondienst, in uitvoerende, administratieve, professionele of bepaalde creatieve functies) krijgen geen overurenloon.

• Niet-vrijgestelde werknemers hebben recht op overwerkvergoeding tegen 1.5 keer hun normale uurloon. Een werknemer die USD 10 per uur verdient, zou USD 15 per uur aan overuren verdienen.

4. Werknemersvoordelen in de VS

Particuliere werkgevers hoeven geen betaalde vakantie, betaald ziekteverlof of betaald ouderschapsverlof aan te bieden. 

De Affordable Care Act (ACA) vereist dat werkgevers met 50 of meer fulltime werknemers betaalbare, minimale essentiële ziektekostendekking bieden. Kleinere werkgevers hebben toegang tot het Small Business Health Options Program (SHOP) en kunnen in aanmerking komen voor belastingkredieten. Werkgeversgesponsorde zorgverzekering is een groot onderdeel van de vergoeding. Out-of-pocket kosten voor Amerikaanse werknemers blijven een van de hoogste ter wereld. 

De Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt tot 12 weken onbetaald, baanbeschermd verlof om bepaalde familie- en medische redenen, maar alleen voor werknemers bij bedrijven met 50 of meer werknemers en die voldoen aan de geschiktheidsvereisten.

De VS heeft 10 federale feestdagen. Particuliere werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om deze vrije dagen te verstrekken of extra te betalen voor werk op feestdagen.

5. Staats- en federale regelgeving in de Verenigde Staten

Amerikaanse arbeidsreglementen zijn een mix van staats- en federale wetten. Zo legt de federale wetgeving een minimumloon op, momenteel USD 7.25 per uur. Individuele staten kunnen echter wetten met een hoger minimumloon opleggen als ze dat willen.

In Montana is het minimumloon USD 8.75 per uur. In New York is het USD 15 per uur. In Wyoming is het USD 5.15 per uur. 

Volgens de federale wetgeving moeten werknemers bewijzen dat ze in aanmerking komen om in de VS te werken. In welke staat ze ook willen werken, wereldwijde werknemers moeten voorbereid zijn om geldige werkvisa te tonen.

De beste wervingshubs in de VS

Sommige steden in de VS staan bekend om bepaalde industrieën. Als u weet wat elke stad te bieden heeft, kunt u uw wervingsinspanningen op de juiste plek richten en rollen sneller vervullen. 

De toptalenthubs in de VS zijn:

• New York City is de grootste Amerikaanse stad en een wereldwijd centrum voor financiën, technologie, gezondheidszorg, media en professionele diensten.

• Los Angeles is een hub voor entertainment, technologie, gezondheidszorg en wereldwijde handel.

• Chicago staat bekend om zijn financiële, productie-, logistieke en gezondheidszorgsectoren.

• Houston is een leider in energie, gezondheidszorg, lucht- en ruimtevaart en productie.

• Dallas-Fort Worth is een snelgroeiende regio op het gebied van technologie, financiën en logistiek.

• San Francisco Bay Area is het centrum van de technologie-industrie, waaronder San Francisco, San Jose en Oakland.

• Atlanta is een groot centrum voor logistiek, media, technologie en bedrijfshoofdkantoren.

• Boston staat bekend om gezondheidszorg, onderwijs, biotechnologie en financiën.

• Seattle is de thuisbasis van grote werkgevers zoals Amazon, Microsoft en Boeing.

• Washington DC Metro Area, omvat DC, Noord-Maagdenië en Maryland, en heeft sterke overheids-, technologie- en adviessectoren.

• Miami is een toegangspoort voor wereldwijd  zakendoen, toerisme en financiën.

• Austin is een snelgroeiend technologie- en innovatiecentrum.

Belangrijke industrieën in de VS

Als u de belangrijkste industrieën in de VS begrijpt, kunt u salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden benchmarken. U kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar u wilt investeren en uw personeelsbestand wilt laten groeien. 

De belangrijkste industrieën in de VS zijn:

• Financiën, verzekeringen en onroerend goed: Deze sector is de grootste bbp-bijdrager in de VS. Dit omvat commercieel bankieren (USD 1.42T), ziektekostenverzekering (USD 1.54T), vastgoed-/ongevallenverzekering en commerciële vastgoedmarkt (USD 1.48T). 

• Professionele, wetenschappelijke en technische diensten: Deze industrie omvat juridische, boekhoudkundige, advies-, technische en architectonische diensten. 

• Gezondheidszorg en sociale bijstand: de Amerikaanse gezondheidszorgsector is wereldwijd een van de grootste afzonderlijke sectoren qua omzet. Ziekenhuizen en ziektekostenverzekeringen genereren biljoenen dollars. 

• IT: Hoewel slechts een deel van de algemene dienstensector, is de informatiesector (waaronder software, gegevensverwerking en IT-diensten) belangrijk voor elke andere sector. 

• Energie en mijnbouw: De VS is de grootste producent van aardolie en aardgas ter wereld.

Kosten voor het inhuren van een werknemer in de Verenigde Staten

Of u nu één werknemer of een heel team in de VS inhuurt, onkosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:

• Oprichting entiteit (tenzij u samenwerkt met een Employer of Record)

• Personeelsadvertenties

• Arbeidskosten voor de sollicitatiegesprekken

• Loonadministratie

• Belastingen

• Salaris

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Bonussen

• Vergoedingen

• Verzekering

• Reizen

Volgens G-P Verified Sources van Gia bedraagt de werkgeverslast in de VS, die kosten omvat die bovenop de salarissen worden geactiveerd, ongeveer 7.65–10%. 

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in de VS?

Zorg ervoor dat u deze essentiële zaken behandelt voordat u uw team in de VS uitbreidt:

• Kies een juridische structuur.

• Documenten voor dossiervorming.

• Krijg een werkgeversidentificatienummer (EIN).

• Meld u aan bij de nationale belastingdienst.

• Registreer u voor lokale belastingen (sommige steden/landen vereisen extra registraties).

• Stel een systeem in om federale en staatsbelastingen, sociale zekerheid en Medicare te berekenen, in te houden en over te maken.

• Meld u aan voor de werkloosheidsverzekering.

• Meld u aan voor de werknemerscompensatieverzekering.

• Concept conforme aanbiedingsbrieven en arbeidsovereenkomsten.

• Ontwikkel handboeken en beleid voor werknemers.

• Vul formulier I-9 in voor elke nieuwe medewerker en bewaar de documentatie.

• Meld nieuwe medewerkers aan de staat. De meeste staten moeten binnen 20 dagen na indiensttreding worden gemeld.

Het oprichten van een Amerikaanse dochteronderneming kan weken of maanden duren. Gebruik G-P EOR om fulltime werknemers in de VS in te huren zonder uw eigen entiteit op te richten. Bouw uw team op in de VS tegen lagere kosten en met de geruststelling dat u dit doet volgens de regels.

Stappen voor het inhuren van personeel in de VS

Stappen voor het inhuren van personeel in de VS

Het wervingsproces in de VS is vergelijkbaar met het proces dat u waarschijnlijk kent in uw eigen land. Het wervingsproces volgt vijf basisstappen: reclame maken voor de functie, sollicitaties evalueren, kandidaten interviewen, vacatures verzenden en nieuwe werknemers in dienst nemen.

1. Vacatures adverteren in de VS.

Maak een gedetailleerde functiebeschrijving en definieer de rol op basis van verantwoordelijkheden en kwalificaties. Schrijf een duidelijke functiebeschrijving waarin taken, kwalificaties en benodigde vaardigheden worden beschreven. Bepalen van vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het is een goede gewoonte om een verklaring van de werkgever voor gelijke kansen (EOE) op te nemen om uw inzet voor eerlijk inhuren aan te geven.

Staats- en lokale wetten kunnen openbaarmaking van salarisschalen vereisen in vacatures (bijv. Californië, Colorado, New York, New Jersey vanaf 2025 juni). Inderdaad en LinkedIn zijn populaire vacaturesites in de VS.

2. Evalueren van aanvragen in de Verenigde Staten

Verzamel sollicitaties en bekijk cv's. Kandidaten screenen op basis van hun kwalificaties, ervaring en geschiktheid voor de functie. Werkgevers met meer dan 15 werknemers moeten redelijke aanpassingen bieden aan sollicitanten met een handicap (bijv. toegankelijke sollicitatieformaten, tolken voor interviews, enz.). 

3. Sollicitatiegesprekken voeren met kandidaten in de Verenigde Staten

Interview kandidaten die op uw shortlist staan. U kunt deze interviews persoonlijk of virtueel doen. Gebruik gestructureerde, niet-discriminerende interviewvragen. Gia kan u helpen vragen te stellen die de antidiscriminatiewetten in de VS volgen, zodat u de beste match voor de functie kunt vinden en tegelijkertijd de lokale regelgeving naleeft. 

4. Werkaanbiedingen doen in de Verenigde Staten

Neem contact op met de door u gekozen kandidaat om hem/haar een functie bij uw bedrijf aan te bieden. Laat de werknemer formulier I-9 (verificatie van geschiktheid voor het werk) en formulier W-4 (belastinginhouding) invullen. Verstrek alle door de staat vereiste formulieren en kennisgevingen. Meld de nieuwe medewerker aan het register voor nieuwe medewerkers van de staat (nodig in alle staten, meestal binnen 20 dagen).

5. Onboarding van nieuwe werknemers in de Verenigde Staten

Nu kunt u nieuwe werknemers in dienst stellen. Loonadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden opzetten. Geef oriëntatie, uw werknemershandboek en verplichte posters over arbeidsrecht.

Als u met een Employer of Record zoals G-P™ werkt, hoeft u zich geen zorgen te maken over de administratieve last van onboarding. We stroomlijnen het proces, zodat u zich kunt concentreren op het trainen van uw nieuwe medewerker en deze kunt integreren in uw bedrijfscultuur. 

Contractanten inhuren in de VS

Het werken met onafhankelijke aannemers in de VS kan een kosteneffectieve manier zijn om de markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen, zonder de inzet van fulltime werknemers. Aannemers in de VS begrijpen lokaal consumentengedrag, regels en zakelijke praktijken. Ze zijn klaar om snel te werken met hun eigen apparatuur en gevestigde werkprocessen. 

Met het inhuren van aannemers kun je je personeel eenvoudig aanpassen op basis van je zakelijke behoeften, zonder de complexiteit en kosten van werkgelegenheid. 

Voordat u een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke aannemer in de VS, moet u het volgende overwegen:

1. Werknemers vs. onafhankelijke aannemers in de VS.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen werknemers en onafhankelijke aannemers. In de VS huren werkgevers werknemers in om werk te doen en betalen ze hen in ruil daarvoor een normaal salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Onafhankelijke aannemers leveren diensten. In tegenstelling tot werknemers stellen aannemers hun planningen op, gebruiken ze hun eigen apparatuur en werken ze aan specifieke projecten in plaats van een doorlopende rol te hebben.

2. Straffen voor onjuiste classificatie in de Verenigde Staten

Iemand classificeren als aannemer als dat niet het geval is, kan leiden tot zware straffen. Als er een verkeerde classificatie optreedt, moet u:

• Loon, overuren en secundaire arbeidsvoorwaarden verschuldigd aan de verkeerd geclassificeerde werknemer.

• Betaal onbetaalde loonbelastingen (sociale zekerheid, Medicare, werkloosheidsverzekering), plus rente en boetes.

• Krijg te maken met extra boetes op staatsniveau.

3. Hoe aannemers in de VS te betalen

G-P Contractor™ neemt het rommelige, tijdrovende proces van het inhuren en betalen van internationale aannemers weg. Je kunt met slechts een paar klikken contracten creëren en uitgeven en aannemers betalen, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor een conform proces.

Werknemers en aannemers inhuren in de VS met G-P

Onze SaaS- en AI-aangedreven producten – Employer of Record, Contractor en Gia – ondersteunen bedrijven bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams. 

G-P is de erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid met meer dan tien jaar ervaring, het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts en een wereldwijde bedrijfseigen kennisbank.

Maak uw uitbreiding naar de VS eenvoudiger met G-P. Neem contact met ons op of boek vandaag nog een demo.