Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Salarisadministratiefraude is als een langzaam lekkende waterleiding. In eerste instantie kan de schade lastig te vinden zijn of lijkt het niet bijzonder. Maar na verloop van tijd kan de hoeveelheid geld die dieven van een bedrijf kunnen stelen via internationale loonlijstregelingen aanzienlijk zijn. In één voorbeeld was een vrouw in staat om: bijna $ stelen 300.000 van haar werkgever tijdens haar dienstverband. Hoewel het papieren spoor verliezen van $ . aan het licht bracht 300.000 , schatten aanklagers dat de vrouw mogelijk meer dan driekwart miljoen dollar van haar werkgever heeft aangenomen, vanaf het moment dat ze voor het eerst in dienst was 2010 en duurde tot ze werd beëindigd in 2013 .
Salarisfraude kan elk bedrijf van elke omvang overkomen, maar is vooral een risico voor kleine bedrijven. in hun 2018 Rapport aan de Naties, de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ontdekte dat bedrijven met minder dan 100 medewerkers waren meer dan twee keer zoveel kans op loonfraude vergeleken met grotere bedrijven. Salarisfraude is ook internationaal. Er zijn meldingen dat het voorkomt bij bedrijven over de hele wereld. Inzicht in het risico van loonfraude en hoe het gebeurt, kan uw wereldwijde bedrijf helpen stappen te ondernemen om dit te voorkomen.
Hoe ernstig is loonfraude?
De bedragen die mensen van hun werkgevers kunnen stelen via loonfrauderegelingen zijn meestal aanzienlijk. In een bijzonder opmerkelijk geval was de president van een loonverwerkingsbedrijf, dat de loonlijst en betalingen voor andere bedrijven regelde, stal $ 26 miljoen. Nog een voorbeeld van loonfraude kosten New York City $ 600 miljoen.
De ACFE meldt dat ongeveer 7 % van alle fraudegevallen zijn loonfraude en het gemiddelde bedrijf verliest ongeveer $ 63.000 . De typische loonfrauderegeling duurt lang - de mediane duur van een regeling is ongeveer 30 maanden.
Aangezien loonfraude vaak een tijdje duurt voordat het wordt ontdekt, kunnen bedrijven die erdoor worden getroffen, moeite hebben om een vergoeding te krijgen voor het verloren geld. In het geval van de vrouw die schuldig is bevonden aan het stelen van ongeveer $ 300.000 , is het bedrag dat ze aan haar voormalige werkgever moet terugbetalen bijna een derde van het bedrag dat ze tijdens de regeling daadwerkelijk zou hebben ontvangen.
Salarisfraude treft ook onschuldige omstanders. Toen de president van een loonverwerkingsbedrijf miljoenen dollars van zijn klanten stal, waren de mensen die onmiddellijk werden getroffen de werknemers van de klanten van het verwerkingsbedrijf. Duizenden werknemers werden op een ochtend wakker om te horen dat hun salaris van hun rekeningen werd afgeschreven. In sommige gevallen leidden de opnames tot rood staan en de kosten in verband met rood staan. Naast het verlies van loon, zijn door de fraude ook medewerkers van het payrollbedrijf hun baan en een bron van inkomsten kwijtgeraakt.
Onderschat de effecten van loonfraude op uw bedrijf en de mensen met wie u werkt niet. Eén rotte appel kan ernstige gevolgen hebben voor de reputatie van uw bedrijf en het vermogen om zijn betalingen te doen.
Hoe loonfraude ontstaat
Er zijn meerdere oorzaken van internationale loonfraude. De fraude kan het gevolg zijn van acties van medewerkers van een bedrijf of van het bedrijf zelf. Volgens de ACFE-studie, wanneer loonfraude wordt gepleegd door een werknemer, is dit meestal door iemand die in de boekhouding of administratieve ondersteuning werkt. Hoewel loonfraude kan worden gepleegd door twee of meer mensen die samenwerken, is meestal één persoon verantwoordelijk.
Enkele van de soorten internationale salarisschema's omvatten::
- Ghost medewerkers: Ghost-medewerkers krijgen een salaris van een bedrijf, maar werken daar niet echt. In veel gevallen bestaan de werknemers niet en hebben ze nooit voor het bedrijf gewerkt. Het kan in bepaalde gevallen gemakkelijk zijn om spookmedewerkers te identificeren. Sommige fraudeurs zijn niet erg creatief als het gaat om het benoemen van hun fictieve medewerkers. Ze kunnen een variatie op hun eigen naam gebruiken, een tijdelijke aanduiding zoals 'John Doe' of zelfs iets als 'X'.
- Urenregistratiefraude: Urenregistratiefraude is een veel voorkomende vorm van loonfraude. Een werknemer kan de hoeveelheid tijd die hij aangeeft dat hij werkt naar boven aanpassen om meer geld van zijn werkgever te krijgen. Vaak zijn de tijdsbedragen klein genoeg om een melding niet meteen te detecteren. Een medewerker kan bijvoorbeeld een extra 15 minuten tot hun gerapporteerde uren per dag. Als gevolg hiervan kunnen ze meer dan 40 uur per week en ontvangen overwerkvergoedingen van de werkgever, zelfs als ze niet zoveel uren hebben gewerkt.
- Buddy punch-ins: Werkgevers die gebruik maken van prikklokken en ponskaarten kunnen te maken krijgen met loonfraude in de vorm van buddy punch-ins. Dit soort fraude kan onschuldig lijken. Een werknemer die te laat komt, kan bijvoorbeeld een vriendelijke collega vragen om hun tijdkaart voor hen te ponsen, zodat het lijkt alsof ze op tijd op hun werk zijn. Maar het is nog steeds een vorm van fraude, aangezien werknemers beweren op de klok te zijn terwijl ze niet echt aan het werk zijn.
- Verkeerde classificatie van werknemers: Sommige vormen van loonfraude worden gepleegd door de werkgever, in plaats van door werknemers. Een voorbeeld is de verkeerde classificatie van werknemers of werknemers om loonheffingen of uitkeringen te vermijden. Werkgevers zullen werknemers af en toe behandelen als onafhankelijke contractanten, zelfs als ze niet voldoen aan de vereisten van de definitie. Een ander voorbeeld van verkeerde classificatie van werknemers doet zich voor wanneer een werkgever "onder de tafel" betaalt en helemaal geen belastingdocumenten afgeeft.
- Salarisvoorschotten die niet worden terugbetaald: Werknemers kunnen van tijd tot tijd een voorschot op hun loon vragen, in de veronderstelling dat ze het voorschot terugbetalen. Als het voorschot niet wordt terugbetaald, is het fraude. In sommige gevallen is het mogelijk dat het voorschot niet goed wordt geregistreerd door de payrollmedewerkers. Ze noemen het misschien als een kostenpost in plaats van als een troef. Als alternatief kan het salaristeam er niet in slagen om contact op te nemen met de werknemer om ervoor te zorgen dat het voorschot wordt terugbetaald.
- Frauduleuze tarieven: Een ander voorbeeld van loonfraude doet zich voor wanneer loontarieven onjuist worden gerapporteerd. Een persoon op de salarisafdeling kan het uurloon van een werknemer naar boven bijstellen, bijvoorbeeld door iemand $ . te geven 21 per uur in plaats van de $ 20 ze zijn bedoeld om te verdienen. Om detectie te voorkomen, passen sommige werknemers het loontarief voor een beperkte periode aan, zoals slechts een paar loonstrookjes.
- Ongeautoriseerde bonussen: Salarisfraude kan optreden wanneer iemand een bonuscheque uitgeeft aan een werknemer of zichzelf zonder goedkeuring van de juiste persoon of afdeling.
- Vervalst verlof of betaald verlof: Als een werknemer betaald verlof claimt terwijl hij er niet voor in aanmerking komt, of betaald verlof opneemt wanneer dat niet de bedoeling is, is er sprake van loonfraude.
- Vervalste inhouding: In sommige gevallen vindt loonfraude plaats wanneer bedragen die van het salaris van een persoon moeten worden afgetrokken, dat niet zijn, zoals belastingen, pensioenpremies en verzekeringsuitkeringen. Het bedrijf betaalt echter nog steeds de kosten, wat betekent dat het in de loop van de tijd een aanzienlijk bedrag kan verliezen.
- Vervalste uitgaven: Werknemers met een onkostenrekening kunnen loonfraude plegen door onkosten te declareren die niet werkgerelateerd zijn. Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn gezin mee uit eten nemen en dit kosten. Ze kunnen ook een nepbon maken voor een aankoop die nooit heeft plaatsgevonden.
Salarisfraude identificeren en corrigeren?
Sommige soorten loonfraude zijn gemakkelijker te herkennen dan andere. Het kan bijvoorbeeld lastig zijn om te weten hoe u spookmedewerkers kunt identificeren als uw bedrijf vestigingen over de hele wereld heeft. U kunt niet weten wie er precies op uw kantoor in Tokio werken als u bijvoorbeeld in de VS woont. Een manier om spookwerknemers te detecteren, is door te werken met een derde partij die mensen in het land heeft voor jou. Uw derde partij kan een ghosthunter zijn en ervoor zorgen dat iedereen die een salaris van uw bedrijf ontvangt, ook daadwerkelijk voor het bedrijf werkt. De derde partij kan ook optreden als een professionele werkgeversorganisatie, die alle aspecten van de salarisadministratie voor uw internationale werknemers beheert en nog één ding van de takenlijst van uw bedrijf afhaalt.
Naast het werken met een professionele werkgeversorganisatie, kunt u maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat iedereen die door uw bedrijf wordt betaald daar ook echt werkt en bestaat. Contact opnemen met referenties en achtergrondcontroles uitvoeren op potentiële nieuwe medewerkers is een manier om ervoor te zorgen dat ze echt zijn. Het eisen van directe storting voor alle werknemers is een andere manier om het risico op het betalen van spoken te verkleinen.
U kunt andere soorten loonfraude, zoals vervalste lonen, urenstaten en onkosten, identificeren door de loonlijst te controleren en te beoordelen voordat u betalingen doet. De persoon die de loonlijst beoordeelt en goedkeurt, mag niet dezelfde persoon zijn die deze verwerkt. De persoon die de salarisadministratie beoordeelt, moet ervoor zorgen dat::
- De gewerkte uren komen overeen met het verwachte aantal uren dat een werknemer zou moeten werken: Als een werknemer meer dan 40 uren werkt of meer werkt dan het aantal uren waarvoor ze zijn aangenomen, moet de persoon die de loonlijst controleert, contact opnemen met de supervisor van het individu om ervoor te zorgen dat alles boven boord is. Een andere optie is om goedkeuring te eisen voordat een werknemer een urenstaat kan indienen met meer dan 40 gewerkte uren in een week.
- Uurloon is correct: De persoon die de loonlijst controleert, moet het verwachte uurloon van werknemers vergelijken met het loon dat ze daadwerkelijk ontvangen. Als er een discrepantie is, moet er nader onderzoek plaatsvinden.
- Passende bedragen worden ingehouden: Belastingen en andere inhoudingen moeten worden afgetrokken van het loon van de werknemers. Als dat niet het geval is, moet de persoon die de loonlijst controleert, uitzoeken waarom.
- Kosten zijn passend: De persoon die verantwoordelijk is voor het controleren of beoordelen van de loonlijst moet ook kijken naar eventuele onkosten die door werknemers worden gedeclareerd en controleren of deze gepast of legitiem zijn. De beoordeling kan het bekijken van bonnen omvatten om er zeker van te zijn dat de gedeclareerde onkosten overeenkomen met de bonnen. De kosten moeten ook werkgerelateerd zijn.
Salarisfraude voorkomen?
Wereldwijde loonfraude hoeft uw bedrijf geen honderdduizenden dollars te kosten. Als u weet hoe u loonfraude kunt voorkomen, kunt u dit stoppen of zelfs nog voordat het begint. Hier zijn stappen die u kunt nemen om te voorkomen dat loonfraude uw bedrijf beïnvloedt.
- Screen iedereen grondig voordat je ze inhuurt: Idealiter zijn de mensen die u inhuurt eerlijk en betrouwbaar. Door nieuwe medewerkers te screenen door hun criminele achtergrond te controleren, referenties te verifiëren en opleiding en eerder dienstverband te bevestigen, kunt u voorkomen dat u oneerlijke mensen in dienst neemt. Bij het internationaal aannemen van medewerkers kunt u het screeningsproces uitbesteden.
- Gebruik elektrische urenstaten en heb goedkeuring nodig: Het is gemakkelijk voor werknemers om papieren urenstaten aan te passen, maar moeilijker voor hen om elektrische urenstaten aan te passen. Het gebruik van elektrische urenstaten en het vereisen van goedkeuring van de supervisor voor de ingediende tijd kan helpen om vervalste rapportages van gewerkte uren te voorkomen.
- Gebruik biometrie om buddy punch-ins te voorkomen: Als u van collega's vraagt om zichzelf in te klokken, als u een fysieke tijdklok gebruikt, voorkomt u dat buddy's inspringen. Een manier om dat te doen is door vingerafdrukken of andere biometrische gegevens te gebruiken om de identiteit van een werknemer te verifiëren voordat deze inklokt.
- Beperk wie toegang heeft tot salarisgegevens: Hoe minder mensen toegang hebben tot de salarisadministratie van uw bedrijf en deze kunnen aanpassen of wijzigen, hoe beter. Door de toegang tot de salarisadministratie te beperken, verkleint u het risico dat iemand de gewerkte uren of het loon aanpast.
- Vereist een tweede paar ogen op loonlijstrapporten: Alle salarisrapporten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat betalingen worden gedaan. Er moet ook een proces zijn om betalingen te pauzeren en correcties door te voeren als er onjuistheden worden geconstateerd.
- Weet waar u op moet letten bij het beoordelen van de salarisadministratie: Zorg ervoor dat uw bedrijf geen mensen betaalt met zeer vergelijkbare namen en identieke adressen. Wees ook voorzichtig met betalingen aan mensen die op hetzelfde adres wonen of betalingen naar dezelfde bankrekening voor verschillende werknemers.
- Zorg voor een systeem om ontslagen werknemers te identificeren en te verwijderen: Een manier om betalingen aan spookwerknemers te voorkomen, met name mensen die niet langer voor uw bedrijf werken, is door records of bestanden te markeren nadat een werknemer het bedrijf heeft verlaten. Een gemarkeerd bestand mag geen betalingen blijven ontvangen.
- Elimineer chequebetalingen: Salarisfraude is gemakkelijker te plegen als er papieren cheques in het spel zijn. Bij directe storting wordt elke betaling naar een bankrekening gestuurd. U kunt controleren of de accountgegevens correct zijn en van de juiste medewerker zijn. Indien nodig kunt u verzonden betalingen terugboeken als u vermoedt dat er fraude in het spel is.
- Stel een nultolerantiebeleid op: U kunt fraude tegengaan door een nultolerantiebeleid in te voeren. Medewerkers op de hoogte stellen van de regels en de mogelijke gevolgen van het plegen van loonfraude kan mensen ervan weerhouden het te doen.
Besteed uw internationale loonadministratie uit aan: Globalization Partners
Wanneer uw bedrijf uitbreidt naar het buitenland, kan het een uitdaging zijn om op de hoogte te blijven van wat er in de wereld gebeurt. Je hebt een team nodig om je op de grond en in het land te ondersteunen. Globalization Partners kan dat team voor jou zijn. Ons uitgebreide oplossing stroomlijnt het internationale wervingsproces en helpt er ook voor te zorgen dat uw salaris-, belasting- en juridische zorgen in overeenstemming blijven met het land waar u actief bent. Ons wereldwijde salarisadministratie zorg ervoor dat uw internationale team op tijd wordt betaald en verklein tegelijkertijd het risico op loonfraude. Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen.
Voor meer informatie over internationale payroll, download ons eBook 10 Dingen die u moet weten over alleen-salarisregistratie .
