Als u uw bedrijf uitbreidt naar Polen, moet u team van toegewijde werknemers opbouwen om u te helpen uw dagelijkse zakelijke activiteiten uit te voeren. Deze teams vormen de ruggengraat van uw activiteiten en werken consequent om uw bedrijf te helpen zijn doelstellingen te bereiken. Het aantal Poolse werknemers is de afgelopen twintig jaar gestaag gestegen, van 9.9 miljoen in 2003 naar 13 miljoen in 2020. Zelfstandigen en aannemers voegen jaarlijks nog eens 3 miljoen mensen toe aan de beroepsbevolking.
Als uw bedrijf samenwerkt met aannemers naast werknemers, moet u een paar essentiële verantwoordelijkheden vervullen. De eerste is om ervoor te zorgen dat u uw aannemers correct classificeert en de wet onderzoekt om te bepalen welke criteria werknemers kwalificeren als aannemers. Zodra u een relatie met uw aannemers hebt opgebouwd, moet u ook de juiste manier weten om hen te betalen, omdat de standaard salarisadministratieprocessen die u voor uw werknemers gebruikt niet van toepassing zijn. Door uw aannemers op de juiste manier te betalen, kunt u zorgen voor een harmonieuze langdurige werkrelatie die uw nieuwe Poolse team in staat stelt te bloeien. Gelukkig is het betalen van een Poolse aannemer relatief eenvoudig als u eenmaal weet hoe deze betalingen moeten werken.
Wat is het verschil tussen werknemers en onafhankelijke aannemers?
De verschillen tussen het inhuren van een werknemer en het werken met een aannemer komen voornamelijk neer op salarisadministratie en belastingen. Wanneer uw bedrijf werknemers inhuurt, bent u verantwoordelijk voor het inhouden van loonbelastingen en socialezekerheidsbijdragen op hun loonstrookjes en het betalen van werkgeversbelastingen in overheidsfondsen voor sociale zekerheid. U biedt meestal ook secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakanties, pensioenregelingen en betaald verlof. Aan de andere kant, wanneer u samenwerkt met onafhankelijke aannemers, houdt u geen belastingen of socialezekerheidsbijdragen in of betaalt u deze niet, en biedt u geen arbeidsgerelateerde voordelen aan aannemers.
Daarnaast zijn de Poolse arbeidswetgeving van toepassing op werknemers, maar in het algemeen niet op aannemers. Aannemers zijn waarschijnlijk vrijgesteld van bijvoorbeeld overuren en minimumloonwetten.
Over het algemeen kunnen onafhankelijke aannemers, hoewel niet altijd, veel hogere salarissen opleggen dan werknemers, deels om het feit in te halen dat ze hun eigen loonbelastingen moeten betalen en zonder door de werkgever verstrekte ziektekostenverzekering, betaald verlof, ouderdomspensioenen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden moeten gaan.
Criteria voor het classificeren van werknemers vs. aannemers
Zoals in de meeste landen heeft Polen strenge vereisten die bepalen of een bedrijf werknemers kan classificeren als werknemers of aannemers. Deze hebben over het algemeen te maken met hoeveel controle het bedrijf heeft over het werk, zoals wat werknemers doen en hoe ze het doen, evenals hoe werknemers worden betaald, wie voorraden levert en of het bedrijf secundaire arbeidsvoorwaarden aanbiedt.
Wat betekenen deze criteria in de praktijk? Over het algemeen betekent dit dat werknemers fulltime of parttime voor één bedrijf werken, instructies en management van dat bedrijf ontvangen, door de werkgever gedicteerde uren per week werken, deel uitmaken van de loonlijst van de werkgever en de vereiste arbeidsvoorwaarden ontvangen. Aan de andere kant werken onafhankelijke aannemers op project- of biedingsbasis, beheren ze hun eigen werk en tijd, maken ze geen deel uit van de loonadministratie van het bedrijf, betalen ze hun eigen belastingen en werken ze vaak voor meerdere klanten aan specifieke projecten. Aannemers dienen meestal facturen in voor voltooid werk in plaats van loonstroken te ontvangen, en ze betalen hun eigen belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
Met andere woorden, aannemers zijn zelfstandigen, terwijl werknemers rechtstreeks voor het bedrijf werken. Aannemers hebben meestal een groot portfolio van klanten en uw bedrijf is er slechts één van.
Dit onderscheid tussen werknemers en onafhankelijke aannemers bestaat om te voorkomen dat bedrijven profiteren van hun werknemers door hen als werknemers te behandelen, maar ze als aannemers te classificeren om te voorkomen dat ze de vereiste secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers bieden.
Waarom bedrijven hun aannemers zorgvuldig moeten classificeren en betalen
Als uw bedrijf met onafhankelijke aannemers werkt, biedt u hen geen secundaire arbeidsvoorwaarden en betaalt u geen loonbelastingen of draagt u niet namens hen bij aan sociale programma's. De uurbeperkingen die van toepassing zijn op uw werknemers zijn niet van toepassing op uw aannemers, zodat ze overuren kunnen maken zonder recht te hebben op overuren. Deze regeling is zeer gunstig voor veel werkgevers, waardoor hun logistiek wordt vereenvoudigd en hun kosten worden verlaagd.
In sommige gevallen classificeren bedrijven werknemers verkeerd als onafhankelijke aannemers. Het verkeerd classificeren van werknemers op deze manier brengt ernstige risico's met zich mee. Als rechtbanken bepalen dat de werknemers die als aannemers zijn geclassificeerd, werknemers zijn, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor de jaren aan belastingen op de rug en het terugbetalen voor overuren en betaald verlof. Deze opgebouwde uitgaven kunnen een operationeel budget verpesten en aanzienlijke juridische en logistieke uitdagingen met zich meebrengen.
In veel gevallen is het werk dat een bedrijf moet doen echter oprecht contractwerk, en samenwerking met onafhankelijke aannemers is het meest zinvol. Daarom moet uw bedrijf weten hoe u aannemers in overeenstemming met de wet kunt inhuren en betalen.
Een onafhankelijke contractant inhuren in Polen
Zoals in veel delen van de wereld, neemt de contractarbeid in Polen toe, vooral in bepaalde sectoren. Werkrelaties op gebieden zoals informatietechnologie en werk in de gig-economie vereisen vaak business-to-business contracten in plaats van traditionele arbeidsovereenkomsten.
In Polen hebben traditionele werknemers arbeidswetgevingscontracten en beschermingen onder de Poolse arbeidswetgeving, maar aannemers hebben business-to-business-contracten die bekend staan als civielrechtelijke overeenkomsten. Op grond van civielrechtelijke overeenkomsten fungeren werknemers als aannemers of freelancers. De contracten betrekken werknemers om specifieke taken uit te voeren en ze werken buiten de arbeidswetgeving die over het algemeen van toepassing is op Poolse werknemers.
In Polen zijn de criteria die in het arbeidswetboek zijn gespecificeerd nuttig om te bepalen of een werknemer een aannemer of een werknemer is. Het Poolse arbeidswetboek schrijft verschillende criteria voor die bedrijven moeten gebruiken om hun aannemers van hun werknemers te onderscheiden. Werknemers zijn over het algemeen werknemers in plaats van aannemers als ze aan deze criteria voldoen:
- Ze voeren werkzaamheden van een bepaald type uit.
- Ze bereiken dat werk onder direct toezicht van de werkgever.
- Ze voeren werk uit op de plaats en tijd die de werkgever dicteert.
- De werkrelatie is relatief continu.
Aan de andere kant is de kans groter dat werknemers die hun werk uitvoeren met minimaal direct werkgeverstoezicht, kiezen waar en wanneer ze werken en een reeks kortetermijnprojecten van hun keuze als aannemers worden geclassificeerd.
Vereisten die het loon van de aannemer in Polen regelen
De Poolse wet heeft niet veel vereisten over hoe bedrijven hun aannemers moeten betalen. Bekijk ter vergelijking de vereisten die de vergoeding van werknemers regelen.
In Polen hebben werknemers recht op specifieke salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en beschermingen onder de Poolse arbeidswetgeving. Ze mogen slechts acht uur per dag, 40 uur per week werken. Ze kunnen overuren maken na die uren, hoewel de werkgever de overuren moet goedkeuren en de overuren niet meer mogen bedragen dan 150 uur per jaar. Werkgevers moeten de werknemers compenseren voor hun overuren met 150 tot 200 procent van het standaardloon of extra vrije tijd van de werknemer. Werknemers moeten ook een minimumloon ontvangen van ten minste PLNzł18.30 per uur of PLNzł2,800 per maand.
Bovendien moeten werknemers in Polen 2026 betaalde vakantiedagen ontvangen, afhankelijk van hoe lang ze in dienst of op school hebben gewerkt. Betaalde verloftijd omvat ook vier ziektedagen die werknemers indien nodig kunnen gebruiken, en werknemers komen in aanmerking voor maximaal 33 dagen betaald ziekteverlof als ze een gecertificeerde doktersverklaring hebben. Werknemers moeten ook 13 betaalde feestdagen en zwangerschaps- of vaderschapsverlof ontvangen voor de geboorte van een kind.
Als een bedrijf in Polen werknemers wil ontslaan, moeten de werknemers een kennisgeving en ontslagvergoeding ontvangen. Als het contract voor onbepaalde tijd is, vereist de beslissing gronden voor beëindiging die zouden opstaan in de arbeidsrechtbank. De opzegtermijn is afhankelijk van het type contract en de duur van de diensttijd van de werknemer. Ontslagvergoeding is meestal ook afhankelijk van de duur van de dienstverband van de werknemer bij het bedrijf.
Bovendien moeten bedrijven in Polen namens hun werknemers betalen aan de nationale sociale verzekeringsinstelling (ZUS). De werkgever kan betalingen doen die gelijk zijn aan maximaal 22.14 procent van het brutoloon van elke werknemer. Daarentegen betalen de werknemers zelf slechts ongeveer 14 procent van hun brutoloon.
De meeste van deze vereisten zijn alleen van toepassing op werknemers. Contractantrelaties zijn niet gebonden aan de meeste arbeidswetten en hebben geen recht op ZUS-voordelen, betaald verlof of een opzegtermijn vóór beëindiging.
In het verleden verdienden veel onafhankelijke aannemers ook aanzienlijk onder het minimumloon. Een 2017 wettelijke wijziging bepaalt echter dat het minimumloon van Polen voor werknemers ook van toepassing is op aannemers. Het doel van deze wet is om onafhankelijke aannemers te beschermen tegen uitbuiting, zodat bedrijven hun werknemers niet verkeerd classificeren als aannemers, alleen om geld te besparen op betaalde lonen.
Belastingpraktijken voor het inhuren van aannemers in Polen
Wanneer u met onafhankelijke aannemers in Polen werkt, voegt u ze niet toe aan uw salarisadministratie of betaalt u geen loonbelasting. Het is echter mogelijk dat u de details van de belastingwetgeving wilt weten, zodat u de belastingverplichtingen van uw aannemers kunt begrijpen.
bijdragen voor sociale zekerheid;
De meeste onafhankelijke aannemers moeten bijdragen aan ZUS, ook al zijn hun werkgevers niet verantwoordelijk voor het bijdragen namens hen. De premies gaan naar ouderdomspensioenverzekering, invaliditeitspensioenverzekering, ziektekostenverzekering en soms letselverzekering op de werkplek. Zorgverzekeringsbijdragen zijn voor rekening van de aannemer. Studenten jonger dan hoeven 26 niet te betalen in de verplichte sociale verzekering of de ziekenfondsen. Of onafhankelijke aannemers ZUS-bijdragen leveren, hangt af van de specifieke civielrechtelijke overeenkomst die ze hebben.
Houd er bij het opbouwen van internationale teams in Polen rekening mee dat u uw aannemers hun volledige vergoeding betaalt zonder enig deel van hun loon voor ZUS-bijdragen in te houden. Uw organisatie zal ook geen loonbelastingen betalen aan ZUS namens uw aannemers.
Inkomstenbelasting
In Polen berekenen aannemers en werknemers hun inkomstenbelasting anders. Poolse inkomstenbelasting is alleen van toepassing op werknemers en aannemers die 26 of ouder zijn, tenzij ze PLNzł85,528 of meer per jaar maken, wat ongeveer US$23,165 of ongeveer EUR€ is19,005. Poolse werknemers jonger dan jaar 26 met een inkomen van maximaal PLNzł85,52817 procent belastingtarief. Voor degenen wiens inkomen die drempel overschrijdt, geldt een belastingtarief van 32 procent. Daarentegen betalen aannemers een vast belastingtarief van 19 procent.
Manieren om aannemers in Polen te betalen
Het bepalen van de beste manier om internationale werknemers en aannemers te betalen is vaak een uitdaging. Als u met onafhankelijke aannemers werkt, moet u een vastgesteld proces hebben om ze correct en op tijd te betalen. Hier zijn een paar veelvoorkomende betalingsvormen en of ze geschikt zijn voor het betalen van uw onafhankelijke aannemers.
- Salarisadministratiediensten: bij aannemers verricht u geen betalingen via uw salarisadministratie omdat uw aannemers geen deel uitmaken van uw salarisadministratie. Alleen uw werknemers maken deel uit van uw salarisadministratie, waarbij u de vereiste inhoudingen op loonstroken verwijdert en de benodigde loonbelastingen betaalt. In plaats van betalingen van aannemers via je loonadministratie te verwerken, laat je aannemers facturen indienen voor hun werk en hun betalingen verwerken via je crediteurenafdeling. Sommige loonadministratiebedrijven hebben echter structuren waarmee u uw onafhankelijke aannemers kunt betalen met behulp van hun diensten. Deze diensten kunnen duur zijn en ze ondersteunen niet altijd wereldwijde activiteiten.
- Banken: uw bedrijf kan overwegen om met een bank samen te werken om onafhankelijke aannemers te betalen. Sommige Poolse banken werken echter mogelijk niet samen met een bedrijf dat niet officieel in Polen is geregistreerd, en het papierwerk en de vereisten in verband met het openen van een bankrekening kunnen deze optie onuitvoerbaar maken.
- Geldtransactiediensten: Geldtransactiediensten stellen uw bedrijf in staat om geld naar de bankrekeningen van uw aannemers te sturen. Als u een dochteronderneming in Polen hebt opgericht, hebt u al een bankrekening om geld over te maken via uw crediteurenafdeling. Dit proces is een uitstekende optie voor het betalen van aannemers in Polen omdat het relatief snel en handig is, waardoor u vertragingen kunt verminderen en een goede werkrelatie met uw onafhankelijke aannemers kunt onderhouden. Geldoverschrijvingsdiensten bieden vaak ook verschillende opties voor overschrijvingsmethoden, hoge overschrijvingslimieten en betrouwbare beveiliging. Houd er echter rekening mee dat u waarschijnlijk kosten voor valutaoverschrijving in rekening zult brengen als u aannemers betaalt in een andere valuta dan Poolse złoty. Deze kosten zijn over het algemeen percentages, dus grote overschrijvingen kunnen u meer kosten.
- Werken met een wervingspartner: Als u met een wervingspartner werkt, stroomlijnt u uw betalingsprocessen voor aannemers vaak aanzienlijk. Een betrouwbare partner kan u helpen uw aannemers legaal in te huren en hen snel, nauwkeurig, in de lokale valuta en op een manier die voldoet aan de Poolse regelgeving te betalen.
Bouw internationale teams op in Polen met Globalization Partners
Wanneer u klaar bent om uw bedrijfsactiviteiten uit te breiden naar Polen en overweegt om fulltime talent uit Polen in te huren, werkt u samen met Globalization Partners. Met behulp van ons uitgebreide, AI-gestuurde platform stroomlijnen we het proces van het inhuren en betalen van uw Poolse teamleden om correcte, tijdige betalingen te garanderen en uw bedrijf tijd te besparen.
Vraag vandaag nog een voorstel aan voor ons Global Employment Platform of neem contact op voor meer informatie.
