Hoe stelt u een overeenkomst met een zzp’er op

Het personeel van vandaag de dag wordt steeds diverser, waarbij verschillende soorten werknemers een prominentere rol spelen in bedrijven van elke omvang. Zo vormen onafhankelijke aannemers ongeveer 15% van het personeelsbestand alleen al in de Verenigde Staten. Naarmate uw bedrijf buiten de grenzen en grenzen uitbreidt, is het toevoegen van onafhankelijke aannemers aan uw personeel de sleutel tot een effectieve wereldwijde expansiestrategie. 

Laten we eens kijken hoe u een duidelijke en conforme overeenkomst met een onafhankelijke contractant kunt opstellen — en hoe een Employer of Record (EOR)-oplossing u kan helpen om overal werknemers en onafhankelijke contractanten in te huren, zonder een entiteit op te richten.

Wat is een overeenkomst met een onafhankelijke contractant?

Een overeenkomst met een onafhankelijke contractant is een juridisch bindend contract tussen een individuele contractant (of de eigen bedrijfsentiteit van de contractant) en een bedrijf. In een overeenkomst met een onafhankelijke contractant wordt duidelijk de omvang van de werkzaamheden en de voorwaarden waaronder de contractant diensten zal uitvoeren beschreven. 

Hoe worden onafhankelijke aannemers betaald? Welke elementen moeten worden opgenomen in een sjabloon voor een contractant of freelanceovereenkomst? Een uitgebreide overeenkomst met een onafhankelijke contractant moet projectvereisten, betalingsmethoden en voorwaarden, vertrouwelijkheidsbepalingen, belangrijke tijdlijnen of mijlpalen, beëindigingsvoorwaarden en andere relevante details met betrekking tot de specifieke diensten van de contractant specificeren. 

Wanneer hebt u een overeenkomst met een onafhankelijke contractant nodig? In sommige landen is een schriftelijk contract mogelijk niet vereist en kan een mondelinge overeenkomst een bindend contract vormen. We raden echter aan om een sterke, schriftelijke overeenkomst met een onafhankelijke contractant op te stellen om de belangen van uw bedrijf te beschermen. 

Wat moet er worden opgenomen in een overeenkomst met een onafhankelijke contractant?

Belangrijke componenten van een overeenkomst met een onafhankelijke contractant zijn meestal de omvang van het werk, betalingsvoorwaarden, deadlines, relatie van de partijen, vertrouwelijkheid, toewijzing van intellectueel eigendom en beëindigingsvoorwaarden. 

Elke overeenkomst met een onafhankelijke contractant is anders en een bedrijf zal verschillende behoeften hebben, afhankelijk van het project. Met dat in het achterhoofd is elk voorbeeld van een contract met een onafhankelijke contractant

 moet een paar essentiële elementen bevatten om sterk, uitgebreid en beschermend te zijn. Wat is de beste manier om een overeenkomst met een onafhankelijke contractant in te vullen? Laten we eens nader bekijken wat een sterke overeenkomst met een onafhankelijke contractant inhoudt.

1. Identificeer de werkrelatie.

Elke juridisch bindende overeenkomst moet de aanwervende partij (klant of bedrijf) en de onafhankelijke contractant identificeren met hun volledige wettelijke naam en contactgegevens. Een basisovereenkomst met een onafhankelijke contractant moet ook de werkrelatie verduidelijken. De overeenkomst moet duidelijk de status van de professional als onafhankelijke contractant en niet als werknemer van het bedrijf beschrijven.  In een sterke contractovereenkomst moet worden beschreven dat de contractant de mogelijkheid heeft om de manier, tijd, methode en plaats waarop de diensten zullen worden uitgevoerd te controleren en te sturen.

2. Definieer duidelijk de omvang van het werk.

Een sterke overeenkomst met een onafhankelijke aannemer specificeert de aard van de uit te voeren werkzaamheden. Zorg ervoor dat u de specifieke taken en resultaten, projecttijdlijnen en mijlpalen vermeldt die vereist zijn voor het specifieke project of de specifieke diensten. 

3. Specificeer welke voordelen, indien van toepassing, de aannemer zal ontvangen.

Over het algemeen hebben onafhankelijke aannemers geen recht op uitkeringen. Door duidelijk te vermelden dat de aannemer niet in aanmerking komt voor deelname aan of recht heeft op voordelen die uw bedrijf mogelijk aan werknemers biedt, kunt u uw bedrijf beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheden. In de Verenigde Staten bepalen de meeste schriftelijke overeenkomsten met aannemers bijvoorbeeld dat er geen specifieke voordelen worden aangeboden.

4. Verduidelijk betalingsvoorwaarden en belastingverplichtingen.

Zorg ervoor dat u de betalingsvoorwaarden en fiscale verantwoordelijkheden van de partijen uiteenzet. Als uw aannemer zijn diensten zal uitvoeren in een ander land dan waar uw bedrijf is gevestigd, zorg er dan voor dat u het compensatiebedrag in de toepasselijke valuta specificeert. Geef een overzicht van de betalingsvoorwaarden, inclusief of de aannemer per uur, per project of op bepaalde mijlpalen zal worden betaald, en of de aannemer facturen bij uw bedrijf moet indienen. 

Onafhankelijke aannemers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor hun eigen belastingen, dus het is belangrijk om te benadrukken dat het bedrijf niet verantwoordelijk is voor belastinginhoudingen of voor het maken van inkomsten, salarisadministratie, sociale of verzekeringsbijdragen.

5. Wijs intellectueel eigendom toe.

Zorg ervoor dat u het eigendom specificeert van een werkproduct of intellectueel eigendom dat de aannemer tijdens de relatie kan creëren. In een arbeidsrelatie wordt intellectueel eigendom vaak automatisch door de wet aan de werkgever toegewezen. In een relatie met een onafhankelijke contractant moet u expliciete bepalingen opnemen in het contract waarin de door de contractant gecreëerde deliverables, werkproducten en intellectuele eigendomsrechten aan uw bedrijf worden toegewezen. 

6. Voeg vertrouwelijkheidsclausules toe.

Neem algemene voorwaarden op om vertrouwelijke informatie die tijdens het project wordt gedeeld te beschermen. Geheimhoudingsbepalingen of vertrouwelijkheidsclausules zijn essentieel voor het beschermen van gevoelige informatie of handelsgeheimen van uw bedrijf. 

7. Voeg aansprakelijkheids- en vrijwaringstaal toe.

U kunt overwegen aansprakelijkheids- en vrijwaringsvoorwaarden toe te voegen aan uw contractovereenkomst. Deze bepalingen wijzen de verantwoordelijkheid toe voor bepaalde risico's en aansprakelijkheden tussen de partijen.  Een gemeenschappelijke vrijwaringsbepaling in een aannemersovereenkomst beschermt het bedrijf tegen vorderingen uit hoofde van inbreuk op de intellectuele eigendom die voortvloeien uit het gebruik door het bedrijf van de te leveren producten of werkproducten van de aannemer.

Andere bepalingen kunnen betrekking hebben op belasting, of vorderingen van letsel van een persoon, of schade aan eigendommen als gevolg van het handelen van de onafhankelijke aannemer. Bedrijven kunnen ook eisen dat aannemers een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. 

8. Pak exclusiviteit en andere activiteiten aan.

Een veel voorkomende factor van een relatie met een onafhankelijke contractant is dat de contractant diensten kan verlenen aan andere bedrijven terwijl hij diensten verleent aan uw bedrijf. 

Niet-concurrentiebeperkingen zijn over het algemeen niet afdwingbaar bij onafhankelijke aannemers. U kunt echter een clausule opnemen om te voorkomen dat de aannemer tijdens de contractperiode voor andere bedrijven werkt als dit in strijd zou zijn met de verplichtingen van de aannemer in uw overeenkomst met een onafhankelijke aannemer. 

9. Voeg een beëindigingsclausule toe.

Voeg een sectie toe waarin duidelijk de specifieke voorwaarden worden uiteengezet waaronder een van beide partijen de overeenkomst kan beëindigen, inclusief welk soort kennisgeving elke partij moet verstrekken en betalingsvoorwaarden bij beëindiging.  In tegenstelling tot werknemers hebben onafhankelijke aannemers geen recht op een ontslagvergoeding, zoals ontslagvergoeding.

10. Specificeer het toepasselijk recht.

Als uw bedrijf in een ander land actief is, zorg er dan voor dat u specificeert welke wetten van het rechtsgebied van toepassing zijn op geschillen met betrekking tot het contract. Een clausule voor geschillenbeslechting kan ook duidelijkheid bieden over hoe geschillen worden behandeld, inclusief of de partijen akkoord gaan met bemiddelingsdiensten van derden.

Hoewel dit een basisschets is, moet u ervoor zorgen dat een juridische professional uw contract beoordeelt, goedkeurt of aanpast, afhankelijk van uw specifieke behoeften. Het is belangrijk dat beide partijen de voorwaarden van een overeenkomst met een onafhankelijke contractant zorgvuldig doornemen en begrijpen voordat ze ondertekenen, om ervoor te zorgen dat alle rechten en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd en beschermd zijn. 

Waarom hebben bedrijven overeenkomsten met onafhankelijke aannemers nodig?

Contractantovereenkomsten zijn belangrijk omdat ze de relatie tussen bedrijf en contractant definiëren en duidelijke verwachtingen voor het project uiteenzetten. 

Enkele belangrijke voordelen zijn:

• Duidelijkheid over de omvang van het werk. De overeenkomst beschrijft duidelijk de specifieke diensten die door de aannemer moeten worden verleend. Het schrijven van een formele overeenkomst met een onafhankelijke contractant helpt u duidelijke verwachtingen te communiceren en de duidelijkheid in uw zakelijke partnerschap te vergroten. Een van de belangrijkste voordelen van onafhankelijke aannemersovereenkomsten is bijvoorbeeld dat ze uw aannemers duidelijk onderscheiden van werknemers. Dit onderscheid verduidelijkt wat u wel en niet aan aannemers verschuldigd bent en helpt iedereen de voorwaarden van de relatie te begrijpen.
• Flexibiliteit. Onafhankelijke aannemersovereenkomsten bieden flexibiliteit voor beide partijen wat betreft de locatie van het werk, de tijdlijnen van het project en de werkuren.
• Wettelijke bescherming. Een goed geschreven overeenkomst met een onafhankelijke contractant helpt beide partijen te beschermen vanuit juridisch oogpunt door duidelijk relevante rechten en verantwoordelijkheden te definiëren. Een solide overeenkomst kan het bedrijf ook ontheffen van aansprakelijkheid als de werkrelatie slecht blijkt te passen.
• Gestroomlijnd betalingsproces. Hoe worden onafhankelijke aannemers betaald? In tegenstelling tot fulltime werknemers sturen aannemers je een factuur die moet worden beoordeeld en goedgekeurd voordat je een betaling kunt doen. Het niet hoeven beheren van salarisadministratieverantwoordelijkheden zoals belastinginhoudingen of secundaire arbeidsvoorwaarden kan uw administratieve lasten aanzienlijk verlichten. Het verwerken van relevante facturen vereist echter zorgvuldig toezicht om onderbetaling, te hoge betaling of betaling voor niet-goedgekeurd werk te voorkomen.
• Betere winst. In sommige gevallen kan het voor bedrijven kosteneffectiever zijn om onafhankelijke aannemers in te huren voor specifieke projecten. Het niet hoeven verstrekken van uitkeringen zoals ziektekostenverzekering, betaald verlof of pensioenregelingen kan uw winst helpen. Een sterke overeenkomst met een onafhankelijke contractant kan de verwachtingen verduidelijken en helpen misverstanden te voorkomen, waardoor het risico van contractanten die later beweren dat ze bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden hadden moeten ontvangen, wordt verminderd.
• Lichtere administratieve belasting. Het inhuren van onafhankelijke aannemers kan de administratieve lasten van uw bedrijf verminderen, omdat aannemers verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingen en verzekeringen. Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Met G-P Contractor™ kun je snel en eenvoudig onafhankelijke aannemers in meer dan 180 landen inschakelen en betalen.

Wie kwalificeert zich als een onafhankelijke contractant?

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen onafhankelijke aannemers en werknemers om naleving te handhaven. Immers, tussen 10% en 30% van de werkgevers classificeert hun werknemers alleen al in de Verenigde Staten als een onafhankelijke contractant. 

Onafhankelijke aannemers voeren specifieke diensten uit voor een bedrijf of organisatie, maar ze worden niet beschouwd als werknemers; classificatiecriteria kunnen echter variëren afhankelijk van het land en de lokale wetgeving. 

In het algemeen zijn enkele belangrijke factoren om rekening mee te houden:

• Autonomie. Onafhankelijke aannemers hebben doorgaans controle over hoe, wanneer en waar ze hun werk uitvoeren. Over het algemeen zijn fulltime of parttime werknemers onderworpen aan een aanzienlijke mate van bedrijfstoezicht en -controle, wat van invloed is op het werk dat ze doen en hoe ze het doen. Aannemers daarentegen leveren diensten en hebben meer autonomie over hoe ze werken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden. Bedrijven zijn meestal wettelijk verplicht om bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden aan werknemers die per land kunnen verschillen, zoals ziektekostenverzekering, betaalde vakantiedagen, vakantiedagen, ziekteverlof en zwangerschaps- of vaderschapsverlof.  Aannemers ontvangen deze secundaire arbeidsvoorwaarden niet en moeten ofwel hun eigen ziektekostenverzekering opgeven of kopen. 
• Loonbelastingen. In plaats van een normaal salaris of uurtarief te ontvangen, worden onafhankelijke aannemers, afhankelijk van verschillende belastinginhoudingen, meestal per project betaald. Zij zijn verantwoordelijk voor het inhouden van hun eigen inkomstenbelastingen volgens de lokale regelgeving of de wetgeving van de overheid. 

Raadpleeg een juridische of fiscale professional om de specifieke kwalificaties voor een onafhankelijke contractantstatus te bepalen, afhankelijk van uw unieke behoeften.

Ontwerpen van conforme onafhankelijke contractantovereenkomsten met G-P Contractor

Het is van essentieel belang om duidelijk de servicevoorwaarden, de omvang van het werk en de details van de relatie met de aannemer te beschrijven. Een sterke contractovereenkomst moet in overeenstemming zijn met landspecifieke regelgeving en met ons contractproduct kunt u kiezen uit onze automatisch gegenereerde, conforme contracten of eenvoudig uw eigen contracten bewerken en implementeren. 

G-P maakt het snel en eenvoudig om aannemers in je valutakeuze te betrekken en te betalen, geautomatiseerde facturen te creëren, aangepaste rapporten te creëren en betalingen bij te houden - met slechts een paar klikken. Versnel vandaag nog het wereldwijde zakelijke succes met G-P .