Als uw bedrijf bezig is met het openen van een nieuwe vestiging in een ander land of het internationaal uitbreiden van zijn marktbereik, kunt u lokale mensen inhuren naast of in plaats van bestaande werknemers naar het nieuwe land te sturen. Een van de keuzes die u moet maken is of u de mensen inhuurt die in uw internationale kantoren zullen werken als werknemers of aannemers. Er zijn opmerkelijke fiscale verschillen tussen onafhankelijke aannemers versus werknemers, evenals andere cruciale verschillen.
Om juridische uitdagingen te vermijden en ervoor te zorgen dat uw wereldwijde groei zo soepel mogelijk verloopt, kunt u meer te weten komen over het verschil tussen een werknemer en een aannemer en hoe u deze beide kunt classificeren.
Verschillen tussen internationale werknemers en aannemers
Wanneer uw bedrijf besluit om met een persoon te werken, moet u bepalen of u en uw nieuwe werknemer een relatie tussen werknemer en werkgever of een relatie tussen bedrijf en contractant zullen hebben. Het is vaak goedkoper voor bedrijven om met aannemers te werken dan fulltime werknemers, wat het idee maakt om werknemers te classificeren als aannemers aantrekkelijk.
Er zijn echter vaak financiële gevolgen als uw bedrijf een werknemer verkeerd classificeert. In de VS hebben de Internal Revenue Service (IRS) en het Department of Labor (DOL) regels met betrekking tot wie kan worden geclassificeerd als aannemer versus een werknemer. Hoewel het exacte onderscheid tussen de twee en de regels met betrekking tot classificatie van land tot land kan verschillen, kan het volgende u in het algemeen helpen bepalen of de persoon die uw bedrijf in dienst wil nemen onder de categorie aannemer of werknemer valt:
- Autonomie: Een cruciale vraag bij het bepalen of u werknemers of aannemers inhuurt, is hoe onafhankelijk ze zijn. Internationale aannemers leveren vaak diensten aan meerdere bedrijven tegelijk. Ze hebben meestal verschillende klanten en besteden niet al hun werkuren aan één bedrijf. Aannemers stellen meestal hun eigen schema's op en zijn gericht op de winst en het welzijn van hun eigen bedrijf in plaats van de winst en het welzijn van je bedrijf.
- Controle: Een ander onderscheid tussen aannemers en werknemers is de hoeveelheid controle die een bedrijf heeft over de acties van werknemers. In de VS definieert de IRS werknemers als werknemers wanneer het bedrijf waarvoor ze werken gedragscontrole heeft over wat ze doen. Als uw bedrijf werknemers vertelt waar ze moeten werken, wanneer ze hun werk moeten doen en hoe ze het moeten doen, zijn ze hoogstwaarschijnlijk werknemers. Aannemers hebben meer controle over het proces van het uitvoeren van het werk.
- Benodigdheden: Vaak, wanneer een bedrijf onafhankelijke aannemers inhuurt, leveren deze werknemers hun eigen benodigdheden en apparatuur. Alle kosten die de aannemers maken, zoals reiskosten of materiaalaankopen, zijn hun verantwoordelijkheid. Aan de andere kant kopen bedrijven meestal apparatuur, zoals laptops of mobiele apparaten, die werknemers kunnen gebruiken. Wanneer werknemers niet langer voor het bedrijf werken, moeten ze meestal de apparatuur retourneren.
- Voordelen: De voordelen die een bedrijf werknemers biedt, beïnvloeden ook het soort relatie dat ze hebben. Vaak ontvangen werknemers uitkeringen, zoals ziektekostenverzekering en pensioenregelingen, van werkgevers. Onafhankelijke aannemers moeten doorgaans hun eigen ziektekostenverzekering en pensioenregelingen aanbieden.
- Betalingsproces: Hoe een bedrijf werknemers betaalt, verschilt vaak op basis van het feit of het aannemers of werknemers zijn. Werknemers worden betaald via de salarisadministratie en het bedrijf moet vaak belastingen inhouden. Het exacte bedrag en de soorten ingehouden belasting verschillen van land tot land. Aannemers factureren meestal een bedrijf. Zij zijn er verantwoordelijk voor dat zij hun eigen belastingen betalen. Het bedrijf zal geen belastingen voor hen inhouden.
Waarom een internationale onafhankelijke contractant inhuren in plaats van een tijdelijke werknemer?
Een ander opmerkelijk verschil tussen onafhankelijke aannemers en werknemers is de duur van de relatie tussen het bedrijf en de werknemer. Vanwege de financiële en tijdkosten van het inhuren van werknemers hopen veel bedrijven dat hun werknemers zo lang mogelijk bij hun organisatie blijven. Wanneer een bedrijf iemand nodig heeft om een taak uit te voeren of een project te voltooien op een beperktere basis, werkt het vaak met aannemers.
Er is ook de mogelijkheid om tijdelijke werknemers in te huren. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld voor het eerst een nieuwe land binnengaat, kan het zinvol zijn om een tijdelijk team bij de hand te hebben om te helpen bij de overgang of om werknemers op de nieuwe locatie op de hoogte te brengen van de cultuur en het beleid van het bedrijf.
In dat geval kunt u proberen te beslissen of uw bedrijf een aannemer moet inhuren, zoals een onafhankelijke bedrijfsadviseur of een tijdelijke werknemer. De voordelen van het werken met een aannemer zijn onder meer lagere kosten en minder administratieve inspanningen van uw bedrijf, omdat aannemers verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingen en andere kosten. Wanneer de relatie voorbij is, is het gemakkelijker om een scheiding te maken.
Als u werknemers inhuurt, zelfs tijdelijke werknemers, is de relatie duurzamer en heeft uw bedrijf een grotere betrokkenheid bij de werknemers. Het kan moeilijker zijn om relaties aan het einde van het project te beëindigen.
Waarom een internationale werknemer inhuren vs. een onderaannemer?
Werken met een aannemer is in bepaalde contexten zinvol, bijvoorbeeld wanneer u een persoon nodig hebt voor een enkel project of op beperkte basis. Wanneer uw bedrijf echter van plan is om op lange termijn in een land te opereren, is het logischer om internationale werknemers in te huren in plaats van te vertrouwen op aannemers.
Meestal is een factor die bepaalt of het passender is om werknemers in te huren de relatie die de werknemers met uw bedrijf zullen hebben. Als u mensen nodig hebt om essentiële taken uit te voeren, zoals het beheren van het klantenserviceteam of het afhandelen van de grootboeken en financiële administratie van uw bedrijf, moet u werknemers inhuren.
Het inhuren van werknemers in plaats van aannemers is ook logisch als uw bedrijf een aanwezigheid in een land wil vestigen. Wanneer u lokale werknemers inhuurt, profiteert u van hun kennis van het land en de cultuur ervan. Omdat ze voor uw bedrijf werken en profiteren van de voordelen van een dienstverband, zoals betaald verlof, een vast salaris en ziektekostenverzekering, kunt u erop rekenen dat ze loyaal zijn aan uw bedrijf.
Het inhuren van werknemers in plaats van aannemers stelt uw bedrijf ook in staat om misclassificatieboetes te voorkomen. Soms besluiten bedrijven om met onafhankelijke aannemers samen te werken omdat ze denken dat dit hen geld zal besparen of papierwerk zal verminderen. Maar als een overheidsinstantie of arbeidsafdeling de relatie die uw bedrijf heeft met een aannemer beoordeelt en bepaalt dat deze dichter bij die van werknemer-werkgever ligt in plaats van aannemer-klant, kan dit uw bedrijf beboeten of andere soorten sancties opleggen.
Hoe landen aannemers versus werknemers definiëren
In de VS zijn er drie belangrijke dingen om rekening mee te houden bij het bepalen of een werknemer of aannemer moet worden aangenomen: de relatie, financiële controle en gedragscontrole. Andere landen hebben ook regels die bepalen hoe werknemers en aannemers moeten worden geclassificeerd. Wanneer uw bedrijf van plan is zaken te doen in een nieuw land, wilt u de regels in dat land kennen en begrijpen hoe de regels van invloed zijn op uw bedrijf.
Vaak zijn de verschillen tussen aannemers en werknemers en de criteria die worden gebruikt om de classificatie van een persoon te bepalen van land tot land vergelijkbaar. Australië beschouwt mensen bijvoorbeeld als aannemers wanneer ze hun eigen bedrijf runnen, hun eigen tools en benodigdheden gebruiken en hun eigen kosten onderhandelen. Werknemers in Australië werken voor iemand anders. De werkgever betaalt het loon van de werknemer en controleert hoe, waar en wanneer de werknemer werkt.
Aannemers in Canada hebben controle over hoe, waar en wanneer ze werken. Het bedrijf waarmee de aannemer werkt hoeft geen belastingen in te houden of een arbeidsverzekering (EI) te betalen. Aannemers in Canada hebben meer autonomie dan werknemers, maar nemen ook meer risico als ze hun werk verliezen.
De exacte definities en regels voor aannemers variëren enigszins in de hele Europese Unie, maar als algemene regel werken aannemers onafhankelijk en hebben ze hun belastingen niet ingehouden door bedrijven.
Risico's van het verkeerd classificeren van internationale onafhankelijke aannemers
Het inhuren van onafhankelijke aannemers kan de goedkopere en eenvoudigere optie lijken dan het inhuren van werknemers. In plaats van uw bedrijf vertrouwd te maken met de arbeids- en belastingwetgeving van een land, wijst u die verantwoordelijkheden toe aan de aannemers die u inhuurt.
Het is echter van cruciaal belang dat u werknemers alleen classificeert en behandelt als aannemers als ze voldoen aan alle criteria om als aannemer te worden beschouwd. Bedrijven die werknemers verkeerd classificeren, kunnen te maken krijgen met boetes en een aanzienlijke hoeveelheid juridische hoofdpijn.
Als u bijvoorbeeld besluit om aannemers in een nieuw land in te huren, maar de aard van uw zakelijke relatie dichter bij die van werknemer-werkgever ligt, kunnen de aannemers uw bedrijf melden. Als de rechtbank in het nieuwe land het eens is met de aannemers, moet u ze opnieuw classificeren als werknemers. Uw bedrijf is verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen, het betalen van secundaire arbeidsvoorwaarden en het volgen van alle andere werknemersregels in het land. Het kan ook zijn dat u belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden moet terugbetalen, wat behoorlijk duur kan zijn.
Overwegingen inzake salarisadministratie en belastingen voor onafhankelijke aannemers
De belasting- en loonverplichtingen van uw bedrijf kunnen variëren afhankelijk van de locatie van de onafhankelijke aannemer. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in de VS is gevestigd en in de VS gevestigde aannemers inhuurt, moet u waarschijnlijk aan het einde van het belastingjaar een formulier 1099 aan de aannemers verstrekken. Het formulier 1099 vermeldt het bedrag dat u de aannemers het afgelopen jaar hebt betaald.
U hoeft niets uit te geven 1099s aan aannemers die buiten de VS wonen, zelfs niet als ze voor uw bedrijf werken. De uitzondering is als de aannemer die het werk uitvoert een Amerikaans staatsburger is. Als u werkt met aannemers die in het buitenland wonen maar staatsburger zijn van de VS, moeten ze nog steeds Amerikaanse inkomstenbelastingen betalen en moeten ze een formulier 1099 van uw bedrijf ontvangen.
Ongeacht waar de onafhankelijke aannemers zich bevinden of wat hun burgerschapsstatus is, hoeft uw bedrijf geen sociale zekerheid, Medicare of inkomstenbelasting in te houden op de betalingen die u aan hen doet. Aannemers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun belastingen.
Overwegingen met betrekking tot werkvergunningen voor internationale aannemers en werknemers
Als uw bedrijf besluit om aannemers of werknemers in te huren die al in het land wonen en werken waar u naartoe verhuist, hoeft u zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over het verkrijgen van arbeidsvergunningen of het regelen van visa voor hen. Het is een ander verhaal als u van plan bent om aannemers of werknemers uit uw thuisland naar de nieuwe locatie te sturen. In dat geval moeten ze over de juiste vergunningen en visa beschikken voordat ze in het land kunnen werken.
De regels zijn verschillend voor aannemers en werknemers. Uw bedrijf kan werknemers sponsoren en hun vergunningen regelen, maar u kunt geen onafhankelijke aannemers sponsoren. Als u besluit om aannemers in te huren, is uw beste optie om mensen in te huren die al over de juiste documentatie en status beschikken voor het land waarin u inhuurt.
Internationale hulp krijgen van Globalization Partners
Zodra u hebt bepaald of uw bedrijf een aannemer of werknemer moet inhuren, maakt u gebruik van het AI-gestuurde Global Growth Platform™ van Globalization Partners om iedereen, waar dan ook, in dienst te nemen. Global Growth Platform™ De technologie stroomlijnt het wervings- en beheerproces voor al je aannemers en werknemers, en levert binnen enkele minuten wat er vroeger maanden duurde.
–
DEZE INFORMATIE IS UITSLUITEND VOOR INFORMATIEVE DOELEINDEN EN VORMT GEEN JURIDISCH OF FISCAAL ADVIES. U moet altijd advies vragen en vertrouwen op uw eigen juridische en/of belastingadviseur(s). Globalization Partners biedt geen juridisch of fiscaal advies en de informatie is niet afgestemd op de specifieke situaties van uw bedrijf of uw personeel. Globalization Partners geeft geen verklaringen of garanties met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of tijdigheid van deze informatie. Globalization Partners heeft geen aansprakelijkheid die voortvloeit uit of verband houdt met de informatie, inclusief verlies veroorzaakt door het gebruik van of vertrouwen op de informatie.
