15 strategieën om de communicatie voor teams op afstand te verbeteren

Met werken op afstand kunnen  teams over de grenzen heen  samenwerken. Maar  communicatie kan een enorme uitdaging zijn voor medewerkers op afstand. Met een  eersteklasEOR (Employer of Record) en een goede communicatiestrategie kunt u  uw wereldwijde teams een verbonden  ervaring bieden. 

Laten we de belangrijkste strategieën bekijken om de communicatie voor telewerkers vandaag te verbeteren.

Waarom zijn communicatiestrategieën cruciaal voor teams op afstand?

Omdat veel bedrijven hybride werkmodellen en flexibele regelingen toepassen, is werken op  afstand nog altijd belangrijk. Deze verschuiving naar  verspreide teams kan het moeilijk maken om zinvolle verbindingen op te bouwen. Volgens Gallup voelen werknemers op volledige afstand  zich eerder eenzaam dan hybride werknemers of werknemers op locatie. Daarom is  effectieve teamcommunicatie essentieel voor het moreel van werknemers en zakelijk succes.

Hier zijn een paar manieren waarop een sterke communicatiestrategie de prestaties van teams op afstand kan verbeteren:

• Verbetert het gevoel van gemeenschap: een solide communicatiebasis stimuleert samenwerking, teambuilding en algemeen vertrouwen in uw bedrijf.

• Houdt werknemers betrokken: tot 85% van de werknemers zegt zich gemotiveerder te voelen wanneer ze regelmatig op de hoogte zijn van bedrijfsnieuws en -informatie. Open communicatie kan ervoor zorgen dat teamleden zich meer op hun gemak voelen bij het delen van ideeën en meningen.

• Verbetert prestaties: Werknemers die het gevoel hebben erbij te horen op het werk hebben 4.4 keer meer kans om mentaal gezond te zijn, wat essentieel is voor hun algehele welzijn en productiviteit.

• Bevordert innovatie: Samenwerking op de werkplek inspireert nieuwe ideeën die de kwaliteit van het werk kunnen verbeteren. Duidelijke communicatie beperkt onnodige heen en weer en misverstanden om projecten op schema te houden.

• Bevordert interculturele verbinding: Volgens het 2025 Global Workforce Trends-rapport zeggen leiders dat het handhaven van de bedrijfscultuur in verschillende regio's een grote uitdaging is bij het opbouwen van wereldwijde teams. Sterke communicatie tussen alle wereldwijde werknemers, inclusief 1099 werknemers en teamleden op afstand, is de sleutel tot het creëren van een succesvol personeelsbestand.

15 best practices voor communicatie over werken op afstand voor wereldwijde teams

Ongeveer 14% van alle Amerikaanse werknemers werkt volledig op afstand. En 75% van de werknemers die vanuit huis kunnen werken, doet dit soms. Wereldwijd verwacht het World Economic Forum tegen 2030 ongeveer 92 miljoen banen op afstand . Naarmate bedrijven en werknemers afstappen van traditionele kantooropstellingen, is het essentieel om communicatiemethoden aan te passen.

Laten we 15 communicatiestrategieën voor teams op afstand bekijken.

1. Bouw gecentraliseerde communicatiekanalen

De eerste stap bij het opbouwen van een succesvolle communicatiestrategie is weten welke kanalen het beste werken voor verspreide werknemers. Tools die schriftelijke communicatie stroomlijnen, helpen teamleden om snel te reageren op berichten en verzoeken.

Platforms zoals Slack, Microsoft Teams en Discord kunnen nuttig zijn voor communicatie op afstand. Werknemers die Slack gebruiken, kunnen bijvoorbeeld chatberichten sturen, documenten delen en hun CRM- en projectmanagementoplossingen integreren om de samenwerking op afstand te verbeteren.

2. Stel duidelijke verwachtingen en stel normen vast

Wees open en stel verwachtingen om werknemers op afstand een duidelijk begrip te geven van hun rollen, verantwoordelijkheden en arbeidsvoorwaarden. Uit ons onderzoek bleek dat 30% van de werknemers aarzelt om voor wereldwijde bedrijven te werken omdat de fiscale en juridische overwegingen voor hen onduidelijk zijn. Duidelijke communicatie pakt zorgen aan, bevordert verantwoordelijkheid en stemt inspanningen af op organisatorische doelen. 

Beschrijf teamdoelen, deadlines en rollen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Hoewel uw samenwerkingsplan kan veranderen afhankelijk van de behoeften van uw team, moet u ervoor zorgen dat u een omgeving creëert waarin iedereen zich gehoord voelt.

3. Regelmatige check-ins uitvoeren

Houd dagelijkse, wekelijkse of zelfs tweewekelijkse teamvergaderingen om de voortgang te bespreken, eventuele specifieke obstakels voor projecten aan te pakken en iedereen op de hoogte te houden.

Persoonlijkheden variëren in groepsinstellingen. Sommige teamleden willen graag praten, de problemen delen waarmee ze worden geconfronteerd en om ondersteuning vragen, terwijl anderen meer gereserveerd zijn.

Empathie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zichzelf uit te drukken. Plan regelmatig een-op-een-gesprekken om het voor alle persoonlijkheidstypen gemakkelijker te maken om open te gaan.

4. Let goed op interculturele nuances

Als u grensoverschrijdend werkt, is de kans groot dat u een cultureel divers team hebt. Een internationaal team is een aanwinst voor elk bedrijf. Zorg ervoor dat u alle culturele nuances van uw personeelsbestand erkent.

Training en ervaring in interculturele communicatie verbeteren de samenwerking en prestaties van werknemers. Een veelzijdige communicatiestrategie helpt misverstanden te voorkomen, zorgt voor afstemming op prioriteiten en doelen, bevordert transparantie, bouwt vertrouwen op en creëert een meer samenhangende organisatiecultuur.

Vergeet bovendien niet om na te denken over hoe verbale communicatie kan verschillen tussen regio's. Sommige culturen zijn directer en meer uitgesproken, terwijl andere meer gereserveerd zijn.

5. Houd rekening met lokale normen en wetten

Let bij het opbouwen van wereldwijde teams goed op lokale arbeidswetten en -normen. Wereldwijde leiders zeggen dat arbeidswetgeving (47%) en belastingregelgeving (47%) de belangrijkste belemmeringen zijn voor internationale aanwerving.

In veel gevallen hebben uw wereldwijde teams andere verplichte feestdagen dan uw binnenlandse teams. Onderzoek landspecifieke rechten om aan de regels te blijven voldoen. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, kan G-P Gia™ helpen. Krijg direct antwoord op uw moeilijkste nalevingsvragen in 50 landen en 50 Amerikaanse staten. De agentische AI kan je helpen bij het navigeren door het lokale arbeidsrecht, verplichte vrije tijd en naleving, zodat je je kunt concentreren op het opbouwen van een succesvolle communicatiestrategie.

6. Geef prioriteit aan tijd voor virtuele samenwerking

Hoewel asynchrone communicatietools geweldig zijn voor samenwerking tussen teams, moet je er niet volledig op vertrouwen. 69% van de externe werknemers meldt burn-out door digitale communicatietools zoals berichten-apps.

Plan realtime virtuele samenwerking voor je teams op afstand. Tools voor videoconferenties bouwen een verstandhouding op en versterken de verbindingen tussen teamleden. Met videoconferenties kunnen collega's elkaar zien, lichaamstaal lezen en verbinding maken via een eenvoudige e-mail.

7. Houd rekening met tijdzones

Werken in verschillende tijdzones terwijl je in realtime samenwerkt, kan een uitdaging zijn voor teams op afstand. Houd rekening met tijdsverschillen bij het plannen van vergaderingen of het verzenden van berichten.

Hoe kunnen managers een collaboratieve teamomgeving opbouwen zonder dagelijkse vergaderingen te plannen? Besteed veel aandacht aan de cadans. Plan waar mogelijk vergaderingen die niet vereisen dat teamleden op afstand buiten hun normale uren werken. Stel een specifieke agenda op voor elke vergadering, inclusief de belangrijkste prioriteitspunten voor alle teams.

8. Evalueer uw proces regelmatig

Feedback is cruciaal voor verbetering. Plan regelmatig feedbacksessies om prestaties te bespreken, opbouwende kritiek te leveren en te ontvangen en eventuele procesproblemen aan te pakken.

Transparantie helpt teamleden hun eigen sterke punten en de verbeterpunten van uw bedrijf te begrijpen.

9. Moedig teambuilding-ervaringen aan

Moedig informele communicatie tussen teamleden altijd aan naast werkgerelateerde discussies. Deze informele contactpunten bouwen relaties op, stimuleren het moreel en bevorderen een gevoel van kameraadschap binnen uw team. Stimuleer deze gesprekken door teambuilding-ervaringen te organiseren, zoals virtuele ijsbrekers, triviagames of waterkoeleractiviteiten. 

10. Documenteer communicatierichtlijnen en werk deze vaak bij

Creëer een levend “hoe we communiceren” draaiboek waarin wordt beschreven wanneer welke hulpmiddelen moeten worden gebruikt, wat de verwachtingen van de responstijd zijn, wat de normen zijn, wat de etiquette van de tijdzone is en hoe communicatieproblemen moeten worden aangepakt. Wijs een eigenaar toe, voeg een wijzigingslogboek toe en bekijk suggesties met teaminput. Sla dit document op in uw kennisbank voor het inwerken van nieuwe medewerkers.

Gebruik Gia om lokaal conforme communicatierichtlijndocumenten op te stellen voor je wereldwijde team.

11. Verduidelijk het doel van elk communicatiekanaal

Een meerkanaals communicatieproces werkt alleen als elk kanaal een duidelijk doel heeft. Gebruik bijvoorbeeld direct messaging om dringende problemen op te lossen en e-mail voor algemene updates. Stel verwachtingen voor de responstijd in voor elk kanaal en archiveer kanalen die u niet gebruikt. Gebruik trefwoorden en tags voor communicatieroutering, zodat elk teamlid alleen de berichten ziet die hij/zij nodig heeft.

12. Een communicatiehandvest of SOP's opstellen

Maak een document met uw standaard operationele procedures (SOP's) om het volgende te beschrijven:

• werkuren;

• Overlappende vensters

• Signalen beschikbaarheid

• Verwachtingen responstijd

• Vergadercadans en agenda's

• Normen voor documentatie

• Escalatieprocessen en tijdlijnen

Het standaardiseren van praktijken voor gedistribueerde teams houdt de communicatie efficiënt over kanalen en tijdzones heen.

13. Gebruik visuele communicatiemethoden

Probeer visuals te gebruiken voor complexe ideeën, waaronder:

• Diagrammen

• Processtromen

• Reiskaarten

• Korte video's

• Digitale whiteboards voor workshops

• Presentatiesoftware voor verhalen van belanghebbenden

Standaardiseer sjablonen voor consistentie en voeg alt-tekst en bijschriften toe voor toegankelijkheid.

14. Moedig feedback en dialoog aan

Bied kanalen voor routinematige feedback, zoals anonieme  enquêtes en virtuele open kantooruren. Wanneer u wijzigingen implementeert op basis van feedback, deel deze dan met uw team om toekomstige discussies en verantwoordelijkheid aan te moedigen. 

15. Definiëren van workflows en gedeelde terminologie

Documenteer de workflows van uw team, inclusief wie er verantwoordelijk is voor elke stap en hoe lang het moet duren. Maak een gedeelde woordenlijst waarin technische termen of acroniemen worden gedefinieerd die uw team gebruikt. Standaardiseer ook hoe je bestanden, kanalen en tickets noemt, zodat iedereen ze gemakkelijk kan vinden. Dit zal fouten verminderen en nieuwe teamleden helpen om snel aan de slag te gaan.

Communicatiemethoden voor teams op afstand

Houd uw externe teamleden verbonden met methoden zoals: 

• Collaboratieve software: tools voor projectmanagement en het delen van documenten stellen teams in staat om samen te werken, de voortgang bij te houden en middelen te centraliseren.

• Tools voor projectmanagement: Deze platforms helpen teams taken te organiseren, deadlines te stellen en projectmijlpalen te volgen.

• Instant messaging: Chattools maken snelle, informele gesprekken en probleemoplossing mogelijk.

• E-mail: E-mail is essentieel voor formele communicatie en documentatie.

• Videoconferenties: Videogesprekken helpen teams verbinding te maken, complexe onderwerpen te bespreken en elkaar beter te begrijpen door visuele aanwijzingen.

• Audiogesprekken: stemgesprekken zijn geweldig voor snelle chats wanneer video niet nodig is.

• Cloudgebaseerd delen van bestanden: Cloudopslagoplossingen stellen teamleden in staat om overal toegang te krijgen tot documenten, deze te bewerken en te delen.

• Opnames: Het opnemen van vergaderingen en presentaties laat afwezige teamleden bijpraten en biedt een referentie voor toekomstige beoordeling.

Bouw uw wereldwijde team op met G-P™

Consistente processen zijn de hoeksteen van effectieve communicatie tussen wereldwijde teams. Onze AI-aangedreven wereldwijde werkgelegenheidsproducten en Employer of Record-oplossingen helpen u die basis op te bouwen door gelokaliseerde contracten uit te geven, een soepele onboarding-ervaring te bieden, de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren en de compensatie af te stemmen op de lokale nalevingsvereisten. 

U kunt Gia, onze wereldwijde HR-agent, gebruiken om lokaal conforme HR-documenten op te stellen en te beoordelen om uw communicatiestrategie te optimaliseren, zoals:

• Aanbiedingsbrieven en contracten voor tewerkstelling

• Welkomstbrieven voor onboarding

• Beëindigingsbrieven

• Kennisgevingen van disciplinaire maatregelen

• Beleidsaankondigingen en updates

• Handboeken voor werknemers

• Interne memo's

• Promotie brieven

• Kennisgevingen van inschrijving of wijziging van secundaire arbeidsvoorwaarden

• Communicatie over gezondheid en veiligheid

Boek vandaag nog een demo om je wereldwijde team snel en conform te bouwen en te beheren.

Veelgestelde vragen