Instructies voor W-9: Een W-9-formulier invullen

Naarmate uw bedrijf zich buiten de grenzen en grenzen uitbreidt, is de kans groot dat u het inhuren van onafhankelijke aannemers hebt verkend. Terwijl fulltime werknemers een formulier I-9 invullen, moeten onafhankelijke aannemers, bekend als 1099 werknemers in de VS, een formulier W-9 invullen.

Wat is een W-9-formulier? Waar wordt het voor gebruikt? Hoe moeten onafhankelijke aannemers een W-9-formulier invullen? Het navigeren door de complexiteit van wereldwijde naleving van arbeidswetgeving is niet eenvoudig, maar met de begeleiding en expertise van een eersteklas Employer of Record (EOR) kan dat wel.

Wat is een W-9-formulier?

Een W-9-formulier, ook wel een Request for Taxpayer Information Number and Certification genoemd, is een belastingdocument van de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS). Een W-9-formulier wordt meestal gebruikt door bedrijven en personen die een belastingidentificatienummer (TIN) van een andere partij moeten aanvragen voor belastingdoeleinden.

Een TIN wordt gebruikt om personen of bedrijven te identificeren die binnen de Verenigde Staten kunnen worden belast. Een Employer Identification Number (EIN) is een type TIN dat wordt gebruikt om bedrijven te identificeren, terwijl een burgerservicenummer (SSN) wordt gebruikt voor personen.

Een W-9-formulier is van toepassing op:

• Inkomen
• Vastgoedtransacties
• Hypotheekrente
• Verwerving of verlaten van beveiligde eigendommen
• Annulering van schuld
• Bijdragen aan een IRA

Het meest voorkomende gebruik is wanneer een bedrijf informatie moet verzamelen van een onafhankelijke contractant of freelancer om specifieke betalingen aan de IRS te melden voor verleende diensten. Daarnaast kunnen financiële instellingen ook W-9formulieren gebruiken om de identiteit van rekeninghouders te verifiëren.

Waar u een formulier W-9 kunt krijgen

U kunt eenvoudig een formulier W-9 rechtstreeks downloaden van de officiële website van de Internal Revenue Service (IRS). Veel financiële instellingen en bedrijven kunnen ook de mogelijkheid bieden om een W-9-formulier elektronisch in te vullen via een van hun online platforms.

Met G-P Contractor kunnen bedrijven niet alleen snel en eenvoudig aannemers in meer dan 180 landen inschakelen en betalen, maar ook online papierwerk beheren, inclusief een verzoek om een fiscaal identificatienummer en certificering.

Bovendien kan G-P Gia™ helpen als u vragen hebt. De op AI gebaseerde HR-nalevingsadviseur kan gedetailleerde inzichten bieden over arbeidswetgeving, belastingregelgeving en secundaire arbeidsvoorwaarden in meer dan 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten.

Wie moet een W-9 invullen?

Elke persoon of entiteit die betalingen ontvangt voor geleverde diensten — of verkochte goederen — moet mogelijk een W-9formulier indienen bij de betaler. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, onafhankelijke aannemers, freelancers, verkopers, eenmanszaken, partnerschappen, LLC's, bedrijven, trusts, onroerend goed en zelfs personen die huurinkomsten ontvangen.

Over het algemeen zijn er vier belangrijke omstandigheden waarin een bedrijf een W-9-formulier van een persoon kan verzamelen:

1. Het bedrijf huurt een onafhankelijke contractant in. Misschien is het meest voorkomende gebruik van het W-9 belastingformulier het verzamelen van informatie over een freelancer, onafhankelijke aannemer of zelfstandige. Als u bijvoorbeeld G-P Contractor gebruikt om aannemers in te huren en te betalen voor een grafisch ontwerpproject of zelfstandige bedrijfsconsultants in te schakelen, kunt u hen vragen om een ingevuld W-9formulier te verstrekken voordat ze aan het werk gaan.
2. Het bedrijf is een bank en een klant opent een nieuwe bankrekening. Banken moeten vaak informatie aan de IRS over hun klanten verstrekken, zoals de hoeveelheid rente die gedurende het jaar is verdiend. Om die reden kan een bank een aanvragen W-9 bij een nieuwe klant. Sommige banken vragen niet om het formulier, maar vragen klanten wel om informatie, zoals hun burgerservicenummer (BSN), wanneer ze een rekening openen.
3. Een kredietverstrekker heeft een schuld afgehandeld. Als een persoon een lening heeft bij een kredietverstrekker en de kredietverstrekker de schuld annuleert, wordt de geannuleerde schuld vaak beschouwd als belastbaar inkomen. De kredietverstrekker moet informatie verstrekken aan de IRS en zal de persoon waarschijnlijk vragen om een W-9-formulier in te dienen om het te verkrijgen.
4. Het bedrijf is een beleggingsonderneming. Net als bij banken zullen beleggingsondernemingen vaak klanten om een W-9-formulier vragen, zodat zij de IRS kunnen voorzien van details over eventuele dividenden of winsten die de belegger heeft verdiend.

Onthoud: Het correct classificeren van werknemers is de sleutel tot het blijven naleven. Een bedrijf houdt doorgaans inkomstenbelasting in voor voltijdwerknemers, terwijl onafhankelijke aannemers verantwoordelijk zijn voor het rechtstreeks betalen van hun eigen belastingen aan de belastingdienst.

Een W-9formulier invullen

Aannemers moeten een W-9-formulier nauwkeurig invullen om naleving te garanderen. Hoewel het formulier afkomstig is van de IRS en wordt gebruikt om belastinginformatie te verzamelen, dienen personen het formulier niet in bij de IRS. In plaats daarvan moet uw bedrijf het bewaren en gebruiken om informatieve belastingformulieren in te vullen, zoals 1099-formulieren (ook bekend als Formulier 1099-NEC).

Instructies voor W-9: Een W-9-formulier invullen
Stap 1: Staatsnaam of bedrijfsnaam.
Stap 2: Geef het type bedrijf op.
Stap 3: Selecteer de federale belastingclassificatie.
Stap 4: Voeg TIN toe.
Stap 5: Voer het adres in.
Stap 6: Het formulier certificeren.
Stap 7: Dien het formulier in.

1. Staatsnaam of bedrijfsnaam.

Formulier W-9 vraagt om de naam van de belastingplichtige, zoals deze op de belastingaangifte van de persoon staat. Als zelfstandigen of eenmanszaken het formulier invullen, is het invullen van regel 1 eenvoudig: ze hoeven alleen hun naam op de regel te zetten zoals deze op hun belastingaangifte staat.

Als een persoon het formulier invult voor een partnerschap, naamloze vennootschap (LLC) of een ander type bedrijf, moet de persoon de naam van de rechtspersoon op regel 2 zetten. Een partnerschap of single-member LLC zou hier bijvoorbeeld zijn naam “handelen als” zetten.

2. Geef het type bedrijf op.

Als de aannemer onder een specifieke bedrijfsnaam werkt, moet hij deze invoeren op de regel “Bedrijfsnaam”.

3. Selecteer de federale belastingclassificatie.

De aannemer moet het relevante vakje aanvinken voor belastingclassificatie. Enkele opties zijn individuele/enkele eigenaar, C-corporatie, S-corporatie, partnerschap, trust/staat of naamloze vennootschap.

4. TIN toevoegen.

Aannemers moeten hun burgerservicenummer (BSN) toevoegen als ze een persoon of eenmanszaak zijn.

Als ze een bedrijf zijn, is een Employer Identification Number (EIN) van toepassing. Het kan zijn dat personen die een W-9 invullen nog geen fiscaal identificatienummer (TIN) hebben. Afhankelijk van hun staatsburgerschap of entiteitsstatus kunnen ze een TIN aanvragen en "aangevraagd" schrijven in deel I van de W-9. Zij zullen onderworpen zijn aan back-up inhouding totdat zij hun TIN ontvangen en een bijgewerkte indienen W-9 bij de betaler.

5. Voer adres in.

Vervolgens moet de aannemer zijn/haar adres invoeren op de regel “Adres”. Dit moet het adres zijn dat is gekoppeld aan hun TIN.

6. Het formulier certificeren.

De werknemer moet het formulier ondertekenen en dateren in de aangewezen gebieden om te bevestigen dat de verstrekte informatie juist is.

7. Dien het formulier in.

Het ingevulde formulier W-9 moet worden verzonden naar de aanvrager die het nodig heeft voor belastingaangiftedoeleinden.

Om problemen met belastingaangifte of -betalingen te voorkomen, is het essentieel om te garanderen dat alle informatie op het formulier W-9 nauwkeurig is en overeenkomt met de IRS-gegevens.

Wat is deel I van het W-9formulier?

Deel I is waar personen die hun TIN invullen hun TIN W-9 invullen. Het aantal hangt af van wie het formulier invult. Eenmanszaken kunnen hun burgerservicenummer (SSN) of hun werkgeversidentificatienummer (EIN) gebruiken als ze er een hebben. Andere soorten entiteiten moeten hun EIN gebruiken.

Sommige mensen hebben misschien geen BSN of EIN. Buitenlanders van ingezetenen komen bijvoorbeeld mogelijk niet in aanmerking voor een BSN. Als dat het geval is, moeten ze hun individuele belastingidentificatienummer (ITIN) van de IRS verstrekken.

Wat is deel II van het W-9formulier?

Deel II van formulier W-9 wordt gebruikt voor certificeringen met betrekking tot back-upinhouding. Back-upinhouding kan vereist zijn in bepaalde situaties waarin de IRS vereist dat een betaler belastingen inhoudt op betalingen aan een begunstigde. Bijvoorbeeld als de begunstigde geen correct TIN verstrekt of het TIN niet certificeert.

In deel II van het W-9formulier ondertekent en dateert de begunstigde het formulier om te verklaren dat de verstrekte informatie juist is. Als de begunstigde onderworpen is aan back-up inhouding voor het niet melden van alle rente en dividenden op hun belastingaangifte, moet hij/zij item 2 in de certificering doorhalen voordat hij/zij het formulier ondertekent.

Is er een deadline om een W-9 formulier te verzamelen?

Nee. Aangezien de IRS formulier W-9 niet verzamelt, is er geen vaste deadline; het is echter het beste om een ingevulde W-9 te verzamelen voordat u betalingen aan uw aannemer doet. Het is een manier voor uw bedrijf om efficiënt en nauwkeurig informatie te verzamelen over belastingbetalers. Het is misschien het gemakkelijkst om professionals het formulier bij u te laten indienen wanneer ze een contractovereenkomst ondertekenen voordat ze aan een project beginnen te werken.

Hoewel er geen deadline is voor een W-9, is er wel een deadline voor Formulier 1099. Uw bedrijf moet het formulier 1099-NEC naar aannemers sturen vóór eind januari volgend op het belastingjaar. Om die reden wilt u misschien dat aannemers hun voor het einde van het jaar W-9 naar u toesturen, zodat u voldoende tijd hebt om het formulier 1099-NEC voor te bereiden op de IRS.

Betrek en betaal vandaag nog aannemers met G-P.

Meer dan 80% van de bedrijfsleiders meldt dat het vinden van bekwaam talent in hun bestaande markt moeilijk is. Daarom biedt G-P een snelle en conforme oplossing voor bedrijven van elke omvang om wereldwijde werknemers en aannemers in te huren, zonder nieuwe entiteiten op te richten.

Met de toonaangevende wereldwijde werkgelegenheidsproducten en Employer of Record-oplossingen van G-P kunt u wereldwijde teams inhuren, onboarden en beheren, terwijl u een reeks diensten biedt om de internationale belastingnaleving te stroomlijnen. De technologie wordt aangedreven door een bedrijfseigen kennisbank en gegevenssystemen en zorgt ervoor dat je de onmiddellijke antwoorden en deskundige inzichten hebt om weloverwogen beslissingen te nemen en conform te groeien in meer dan 180 landen, zonder nieuwe entiteiten op te richten.

---