Bedrijven kunnen nieuwe groeimogelijkheden ontsluiten door hun wereldwijde personeelsbestand uit te breiden. In feite is 81% van de leiders al actief betrokken bij wereldwijde werving. Met de ondersteuning van een eersteklas Employer of Record (EOR) zoals G-P, kun je snel en conform wereldwijde teams inhuren, onboarden en beheren, ongeacht de entiteitsstatus.
Werken met internationale werknemers kan echter ook betekenen dat uw bedrijf verantwoordelijk is voor het inhouden van alle relevante belastingen die vereist zijn door de belastingwetten van elk buitenlands land in een kalenderjaar. Aangezien de inkomstenbelastingtarieven variëren afhankelijk van het land waar de werknemer woont, kunnen bedrijven in de VS die een W-8BEN-formulier invullen voor internationale aanwervingen het proces uitdagend vinden als ze niet voorbereid zijn.
Wat is een formulier W-8BEN?
Een W-8BEN-formulier is een belastingformulier van de Internal Revenue Service (IRS) dat wordt gebruikt door niet-Amerikaanse belastingplichtigen of niet-ingezeten buitenlanders om hun buitenlandse status te certificeren en ervoor te zorgen dat het juiste inhoudingspercentage wordt toegepast op inkomsten uit Amerikaanse bronnen. Formulier W-8BEN staat voor het Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuen).
Niet-Amerikaanse belastingplichtigen, waaronder werknemers en wereldwijde aannemers, die diensten verlenen aan Amerikaanse bedrijven, zijn over het algemeen verplicht om formulier W-8BEN in te vullen en in te dienen bij het wervingsbedrijf.
Waarvoor wordt formulier W-8BEN gebruikt?
Voor bedrijven die internationaal inhuren, verifieert formulier W-8BEN de buitenlandse status van een persoon en bepaalt het hun geschiktheid voor belastingvrijstellingen of verminderde inhouding onder een belastingverdrag. Het identificeert ook personen die onderworpen zijn aan een belasting van 30% op verschillende soorten inkomsten uit de VS, inclusief vaste en periodieke (FDAP) betalingen zoals:
- Interesse.
- Royalty's.
- Lijfrentes.
- Huur.
- Premiums.
- Vergoeding voor diensten.
- Vervangende betalingen, indien van toepassing.
Het doel van W-8BEN-formulieren is om te bepalen of personen wettelijk worden beschouwd als Amerikaanse personen — ingezetenen of burgers — en om het eigendom van het inkomen waarnaar in het formulier wordt verwezen vast te stellen. Met formulier W-8BEN kunnen personen uit landen buiten de VS met belastingverdragen ook verlaagde inhoudingstarieven claimen op inkomsten uit de VS.
Wat zijn belastingverdragen?
Een belastingverdrag is een overeenkomst tussen twee landen die bepaalt hoe inkomen verdiend door inwoners van het ene land wordt belast door het andere land. Volgens de IRS-website kunnen inwoners van dat land, als een land een belastingverdrag met de VS heeft, in aanmerking komen voor belastingverlagingen of vrijstellingen op inkomsten die in de VS worden verdiend.
Aangezien Canada en de VS bijvoorbeeld een belastingverdrag hebben, kunnen ze, als een Amerikaans bedrijf een werknemer in Canada inhuurt, bij het indienen van hun belastingen uitkeringen claimen als een niet-ingezeten vreemdeling (NRA). Personen die in landen wonen zonder belastingverdrag moeten inkomstenbelasting betalen tegen de standaardtarieven, zonder verlagingen.
Inkomstenbelastingverdragen zijn niet van toepassing op situaties met dubbele woonplaatsen, wanneer personen wettige ingezetenen van meer dan één land zijn. Inwoners met een dubbele nationaliteit kunnen echter nog steeds in aanmerking komen voor belastingverdragsvoordelen, afhankelijk van hun locatie.
Landen met een belastingverdrag met de VS |
||
|---|---|---|
|
|
|
Belastingverdragen kunnen in de loop van de tijd veranderen. Voor werkgevers die internationaal inhuren, is het van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van de veranderende wetten in hun doelland. Door AI aangedreven tools zoals G-P Gia™, de op AI gebaseerde wereldwijde HR-nalevingsadviseur van G-P, kunnen deskundige begeleiding bieden over wereldwijde arbeidswetgeving in 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten, waardoor de kosten en tijd van naleving met maximaal 95% worden verminderd.
Wie verstrekt het W-8BEN-formulier?
Internationale werknemers en wereldwijde aannemers moeten formulier W-8BEN aan hun Amerikaanse werkgevers verstrekken, meestal tijdens het inwerkproces. Volgens de Internal Revenue Service (IRS) moeten werknemers formulier W-8BEN aan de inhoudingsagent of betaler geven als ze een buitenlandse buitenlandse ingezetene zijn die de uiteindelijk gerechtigde is van een bedrag dat onderworpen is aan inhouding.
Zij moeten formulier W-8 BEN indienen wanneer de inhoudingsagent daarom verzoekt, ongeacht of zij een verlaagd inhoudingspercentage of een verlaagde vrijstelling van inhouding vorderen. Een W8BEN kan bijvoorbeeld worden ingevuld en verstrekt aan de inhoudingsagent of aandelenbeheerder van de concessieverlener.
Bedrijven moeten de juistheid en legitimiteit van de formulieren die ze ontvangen verzamelen en verifiëren. Het W-8-formulier kan echter nog steeds geldig zijn, zelfs bij kleine fouten. Als de datum bijvoorbeeld ontbreekt op de handtekening, kan de werkgever de datum bij ontvangst toevoegen en deze vanaf dat moment als geldig beschouwen.
Wie moet formulier W-8BEN invullen?
Formulier W-8BEN wordt doorgaans ingevuld door niet-ingezeten vreemdelingen (NRA's). Bedrijven die internationaal inhuren, moeten dit formulier ontvangen van internationale werknemers of wereldwijde aannemers als ze aan een van de volgende criteria voldoen:
- Het zijn niet-Amerikaanse staatsburgers of ingezetenen (NRA).
- Ze werken voor een Amerikaans bedrijf of verdienen inkomsten uit de VS.
- Ze claimen belastingverdragsvoordelen of verminderde inhouding.
- Ze verdienen vaste of periodieke inkomsten uit de VS.
Wie is verantwoordelijk voor het inhouden van de inkomstenbelasting?
Bedrijven die inkomsten betalen aan niet-Amerikaanse belastingplichtigen, bekend als Amerikaanse inhoudingsagenten, zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen bij de bron voordat ze de persoon betalen. Het niet op de juiste manier onthouden kan leiden tot niet-nalevingsboetes of boetes. Als er meerdere inhoudingsmiddelen bij betrokken zijn, hoeft de belasting slechts eenmaal te worden ingehouden op de eigenaren van het inkomen.
Als de werkgever namens de persoon inkomstenbelasting inhoudt, stuur het formulier dan niet na ontvangst naar de IRS. In plaats daarvan moeten ze het formulier veilig opslaan in hun dossier zolang als nodig is om hun aansprakelijkheid te bepalen.
Invullen van formulier W-8BEN
Bij het invullen van formulier W-8BEN zijn de instructies eenvoudig en opgenomen in het formulier zelf. Om het formulier in te vullen, moet de internationale werknemer of wereldwijde aannemer de volgende informatie bevatten:
- Hun wettelijke naam
- Hun geboortedatum, geschreven in het formaat mm-dd-jjjj
- Hun land van staatsburgerschap
- Hun permanente verblijfsadres in het land van vestiging van hun bedrijf
- Hun postadres als het afwijkt van het vaste adres van het bedrijf
- Hun burgerservicenummer (SSN) of individueel fiscaal identificatienummer (ITIN), inclusief hun internationale TIN, indien van toepassing
- De naam van hun land van verblijf ten behoeve van de inkomstenbelasting van dat land, indien van toepassing
- Alle relevante financiële informatie, inclusief inkomsten en eerdere betalingsbedragen uit oudere belastingaangiften.
Zijn er andere W-8-formulieren?
Ja, de IRS heeft verschillende W-8-formulieren, die elk van toepassing zijn op verschillende soorten niet-Amerikaanse belastingaftrekscenario's. Naast de W-8BEN omvat andere relevante belastingdocumentatie:
- Formulier W-8BEN-E voor niet-Amerikaanse entiteiten of internationale entiteiten, in plaats van personen.
- Formulier W-8IMY voor personen of entiteiten die ingehouden betalingen ontvangen van een niet-Amerikaanse inwoner of burger of doorstroomentiteit.
- Formulier W-8EXP voor economische eigenaren die een toepasselijke belastingvermindering of -vrijstelling willen claimen, inclusief niet-Amerikaanse overheden en belastingvrije organisaties.
- Formulier W-8ECI voor personen of entiteiten die vrijstelling claimen van het inhouden op inkomsten die effectief verband houden met het uitvoeren van een handel of bedrijf in de VS, inclusief degenen die inkomsten verdienen uit Amerikaanse bedrijfsactiviteiten.
Formulieren W-8 vs. Formulieren W-9: Wat is het verschil?
Hoewel W-8-formulieren van toepassing zijn op niet-Amerikaanse belastingplichtigen of burgers en entiteiten die in de VS gevestigd inkomen verdienen, zijn W-9formulieren van toepassing op bedrijven, aannemers en soortgelijke entiteiten die werken onder de Amerikaanse wetgeving, waaronder Amerikaanse staatsburgers en inwoners. Deze formulieren worden beschouwd als informatieve formulieren en verlopen niet als W-8 formulieren.
Vereenvoudig de internationale salarisadministratie met G-P.
Ondersteund door een toegewijd team van experts op het gebied van werkgelegenheid, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en lokale arbeidswetgeving, verwerken de door AI aangedreven Employer of Record (EOR)-oplossingen van G-P complexe salarisadministratieprocessen, waardoor bedrijven de voordelen van wereldwijde expansie met vertrouwen kunnen omarmen. G-P biedt de tools en inzichten die nodig zijn om de salarisadministratie voor internationale werknemers of aannemers conform op te zetten en te beheren, ongeacht de status van de entiteit.
DEZE INHOUD IS ALLEEN VOOR INFORMATIEDOELEINDEN EN VORMT GEEN JURIDISCH OF BELASTINGADVIES. G-P biedt geen advies of ondersteuning voor de verwerking of het beheer van W-8BEN-formulieren. U moet altijd advies vragen en vertrouwen op uw eigen juridische en/of belastingadviseur(s). De informatie is algemeen en niet speciaal gericht op een specifiek bedrijf of personeelsbestand. Ook geeft de informatie niet de productlevering van G-P in enige jurisdictie weer. G-P geeft geen garanties met betrekking tot de accuratesse, volledigheid of actualiteit van deze informatie. Ook is het niet aansprakelijk voor mogelijk verlies voortvloeiend uit of in verband met het gebruik van, of vertrouwen op, de informatie.
