No mercado global de hoje, as empresas precisam ser capazes de contratar e gerenciar os melhores talentos, em qualquer lugar. Um Employer of Record (EOR) como o G-P permite que empresas de todos os tamanhos criem equipes globais de forma rápida e em conformidade em mais de 180 países, independentemente do status da entidade.
Embora as necessidades dos funcionários sejam diferentes entre fronteiras e fronteiras, um requisito é universal: os funcionários precisam ser pagos no prazo e em conformidade com as regulamentações locais. Vamos explorar os benefícios da terceirização da folha de pagamento, bem como seus desafios.
O que é terceirização de folha de pagamento?
A terceirização de folha de pagamento é um serviço fornecido por uma entidade externa que gerencia todas as operações de folha de pagamento de uma empresa. A empresa terceirizada de serviços de folha de pagamento oferece suporte jurídico, fiscal e contábil para garantir que os funcionários recebam seus contracheques com precisão e pontualidade.
O que é terceirização de folha de pagamento internacional? Terceirização de folha de pagamento internacional é o processo de parceria com uma empresa de folha de pagamento externa para pagar e gerenciar deduções em conformidade para funcionários globais. A terceirização para uma empresa de folha de pagamento permite que as empresas:
- Gerencie a folha de pagamento em locais nacionais e internacionais.
- Detecte e controle incidentes.
- Calcule, pague e distribua a folha de pagamento de acordo com o cronograma apropriado (semanal, quinzenal ou mensal).
- Calcule benefícios adicionais, como tempo de férias, comissões, desligamento, pré-aposentadoria ou benefícios em espécie.
- Simplifique a conformidade regulatória, incluindo leis de proteção de dados da folha de pagamento e regulamentos governamentais.
Depois que uma empresa decide contratar um serviço de terceirização de folha de pagamento, ela deve estabelecer diretrizes e processos claros para garantir uma colaboração tranquila. Também é importante observar que a terceirização da folha de pagamento não elimina a necessidade de profissionais internos da folha de pagamento. Em vez disso, isso alivia seu ônus administrativo, permitindo que eles se concentrem em outras tarefas contábeis importantes.
Por que as empresas terceirizam a folha de pagamento?
Empresas de todos os setores, tamanhos e locais podem se beneficiar de serviços de terceirização de folha de pagamento, especialmente se não tiverem uma equipe interna de finanças e recursos humanos. Também pode ser a solução ideal para uma equipe existente que precisa se concentrar em tarefas estratégicas além da folha de pagamento.
A terceirização da folha de pagamento pode ser valiosa para empresas que pretendem operar internacionalmente, mas não têm especialistas em gestão de folha de pagamento em cada país. Também é ideal para quem precisa de continuidade na gestão da folha de pagamento sem um sistema robusto de segurança ou recuperação de dados.
Um Employer of Record líder do setor, como o G-P, fornece suporte especializado além do de uma empresa de terceirização de folha de pagamento, oferecendo suporte holístico de RH em todo o ciclo de vida do emprego, desde a contratação e integração até a folha de pagamento global e gestão de tempo e despesas. Com presença estabelecida em mais de 180 países, a G-P atua como empregadora jurídica, para que as empresas possam formar equipes em conformidade em novos países, começando em apenas alguns minutos, independentemente do status da entidade.
Prós e contras da terceirização da folha de pagamento
A terceirização da folha de pagamento oferece vantagens significativas, mas também vem com possíveis desafios. O segredo é avaliar os prós e os contras com antecedência. Embora a terceirização possa simplificar todo o processo de folha de pagamento e proporcionar economia de custos, ela pode introduzir riscos como erros de coordenação e preocupações de confidencialidade.
Vantagens da terceirização da folha de pagamento |
Desvantagens da terceirização da folha de pagamento |
|
|
Quais são as vantagens de terceirizar a folha de pagamento?
Terceirizar a folha de pagamento oferece às empresas vantagens significativas, incluindo economia de tempo e recursos, minimizando erros na folha de pagamento. Em geral, a terceirização da folha de pagamento ajuda as organizações a otimizar as operações, transferindo o processo complexo de folha de pagamento para provedores especializados.
1. Economiza tempo.
A folha de pagamento é um processo demorado que pode ser um fardo administrativo. Ao aliviar o departamento financeiro das responsabilidades da folha de pagamento, essas equipes podem se concentrar em outras áreas-chave do negócio, como desenvolver estratégias financeiras que melhorem a vantagem competitiva da empresa.
2. Reduz custos.
Terceirizar a folha de pagamento ajuda as empresas a minimizar as despesas e, ao mesmo tempo, identificar custos ocultos associados à gestão da folha de pagamento. Para aqueles que desejam contratar internacionalmente, isso reduz o risco de classificar incorretamente os funcionários, o que pode levar a possíveis multas.
3. Evita erros na folha de pagamento.
Ao contratar profissionais cuja única responsabilidade é a folha de pagamento, você minimiza o risco de erros, prazos perdidos, omissões ou declarações de impostos sobre a folha de pagamento atrasadas.
4. Facilita a conformidade entre fronteiras.
De acordo com o relatório de crescimento 2023 global da G-P, 66% dos líderes dizem que a construção de equipes globais faz parte de sua estratégia de negócios. A terceirização de folha de pagamento fornece as ferramentas para compensar uma força de trabalho global de forma compatível. Os fornecedores terceirizados mantêm-se atualizados com os códigos trabalhistas e regulamentos relacionados a impostos, benefícios e folha de pagamento, ajudando os empregadores a atender aos requisitos legais e expandir seus negócios com tranquilidade.
5. Oferece uma experiência perfeita ao cliente.
Muitas empresas de terceirização de folha de pagamento de qualidade fazem parceria com os principais provedores de gestão de capital humano (HCM) para garantir um processo de folha de pagamento contínuo. Esses parceiros têm um histórico comprovado de sucesso, criando uma conexão sem esforço em cada etapa e proporcionando uma experiência mais simplificada para as empresas.
Quais são as desvantagens de terceirizar a folha de pagamento?
Entregar um processo crítico, como folha de pagamento, a um terceiro pode levar a possíveis desvantagens, incluindo perda de controle, preocupações de confidencialidade, desafios de coordenação, falta de comunicação e a possibilidade de erros. Para minimizar esses riscos, as empresas devem dedicar um tempo para pesquisar cuidadosamente os possíveis fornecedores.
1. Perda de controle
Terceirizar suas operações de folha de pagamento para uma empresa terceirizada pode limitar seu controle sobre processos e acesso a informações. Essa falta de supervisão pode tornar desafiador abordar rapidamente os problemas e garantir que suas práticas de folha de pagamento estejam alinhadas com as necessidades específicas da sua empresa.
2. Preocupação com a segurança dos dados
Se a empresa terceirizada não tiver medidas de segurança adequadas, violações de dados e incidentes de segurança podem ocorrer. É essencial proteger todas as informações da folha de pagamento e os dados dos funcionários implementando políticas de confidencialidade e proteção de dados com o fornecedor terceirizado de folha de pagamento.
3. Desafios de coordenação
As empresas ainda precisam alocar tempo para coordenar tarefas e atividades com seus provedores de folha de pagamento. Eles também precisam fornecer apoio contínuo para garantir que o terceiro alcance os resultados desejados, criando oportunidades para possíveis falhas de comunicação.
4. Potencial para erros injustificados
Se o parceiro terceirizado escolhido não tiver experiência, isso pode resultar em possíveis erros e penalidades. Um simples erro de digitação pode causar atrasos no pagamento, erros de cálculo de impostos e falta de informações sobre a folha de pagamento.
5. Limitado a um aspecto do emprego global
Embora as empresas de terceirização de folha de pagamento ajudem a otimizar o processo de remuneração, há outros aspectos importantes do ciclo de vida do funcionário que podem ser complexos e demorados, que suas equipes internas ainda terão que gerenciar. Por exemplo, contratar, integrar e gerenciar funcionários em conformidade com as leis locais exige uma compreensão profunda das regras do contrato de trabalho, regulamentos de segurança de dados, leis exclusivas do país sobre rescisões e muito mais.
É aqui que a parceria com as soluções Employer of Record (EOR) se torna vantajosa, pois elas garantem a conformidade enquanto cobrem todo o escopo do emprego, incluindo a folha de pagamento, lidando com todo o espectro de processos administrativos para suas equipes.
6. Configuração da entidade
A menos que você faça parceria com um Employer of Record que elimine a necessidade de estabelecer uma presença legal no país, você terá que suportar o processo caro e demorado de estabelecer uma entidade no local desejado. As empresas de terceirização de folha de pagamento lidam com as complexidades da remuneração para suas equipes, mas elas ainda são responsáveis pela contratação, integração, conformidade e estabelecimento de entidades.
Como escolher o provedor de terceirização de folha de pagamento certo
Escolher o fornecedor certo de terceirização de folha de pagamento é crucial para um processo de folha de pagamento tranquilo e compatível. Se sua empresa estiver procurando o parceiro certo, considere os seguintes fatores-chave:
- Controle interno: um fornecedor confiável investe em suas operações. Isso garante que eles sejam organizados, reduzindo o risco de perda de dados e erros de pagamento.
- Melhor tecnologia: o provedor certo usa tecnologia e software avançados para funcionalidade contínua da folha de pagamento.
- Conformidade: um bom provedor de folha de pagamento permanece atualizado sobre as mudanças nas regulamentações. Isso ajuda sua empresa a garantir a conformidade com as leis fiscais e de folha de pagamento, independentemente da localização.
- Preço: o custo deve estar alinhado com os objetivos e expectativas de desempenho da empresa.
- Atendimento ao cliente: um atendimento sólido ao cliente é crucial para uma terceirização bem-sucedida da folha de pagamento. Verifique as avaliações dos clientes e peça referências para avaliar seu apoio.
Simplifique a folha de pagamento global com o G-P hoje mesmo.
Não permita que a folha de pagamento atrase seus planos de alcançar o sucesso global. Um Employer of Record (EOR) como o G-P vai além do apoio às leis e regulamentos de folha de pagamento específicos do país. Nosso conjunto de produtos de emprego global e soluções de Employer of Record é apoiado pela maior equipe de especialistas em RH e jurídicos para fornecer tudo o que você precisa para simplificar todo o ciclo de vida do emprego. Além de tarefas complexas de RH e conformidade garantida em mais de 180 países, gerenciamos a folha de pagamento global com 99% de precisão e flexibilidade para fazer pagamentos em 150 moedas.
A melhor abordagem da G-P também inclui a parceria com provedores de folha de pagamento e HCM de alto nível para oferecer as soluções tecnológicas de RH mais abrangentes possíveis para clientes em todos os lugares. Juntos, fornecemos acesso às soluções mais inovadoras, confiabilidade de missão crítica, conformidade e integrações perfeitas para ajudá-lo em todas as etapas de sua jornada de crescimento global, permitindo que você se concentre em expandir sua empresa.
