Dicas de especialistas sobre as melhores ferramentas para apoiar equipes remotas globais

À medida que as empresas buscam se adaptar a um mundo pós-pandemia e atender às necessidades em constante mudança de sua equipe remota, investir nas melhores ferramentas é fundamental. Isso garantirá que as empresas mantenham uma comunicação clara e incentivem uma colaboração próxima, o que é crucial para reter e atrair os melhores talentos que buscam uma experiência positiva para os funcionários.

Embora a tecnologia permita que funcionários que anteriormente trabalhavam em escritórios realizem o mesmo trabalho em qualquer lugar, com maior produtividade, nem todas as ferramentas de trabalho remoto são criadas da mesma forma. Vamos dar uma olhada em algumas ferramentas digitais essenciais para ajudar seus trabalhadores remotos e equipes a prosperar.

Qual é o maior desafio de trabalhar remotamente?

Um dos desafios que as equipes remotas estão enfrentando é permanecer conectadas. Para contrariar isso, as empresas devem encontrar e usar as melhores ferramentas para tornar a integração do trabalho remoto a mais perfeita possível.  No entanto, o trabalho remoto levou a uma saturação dos serviços de software. Então, de quais ferramentas você precisa para que sua equipe remota possa prosperar enquanto trabalha em diferentes locais em todo o mundo? Pedimos ao especialista da Globalization Partners (G-P ), vice-presidente de Tecnologia da Informação, Stephen McCormack, para nos falar sobre suas principais escolhas em relação à conectividade e capacitação de uma equipe remota.

Abaixo, ele destaca algumas das melhores ferramentas remotas da categoria, do recrutamento à integração e videoconferência.

Quais são as melhores ferramentas para recrutamento na experiência do G-P?

Stephen: Ao falar sobre ferramentas remotas, é importante reconhecer seu impacto e utilidade mesmo antes de um funcionário ser integrado.

• Anaplan: por exemplo, usamos o Anaplan para fornecer previsões automatizadas e orientadas por dados que nos permitem orçar com precisão nossas necessidades de recrutamento.
• Greenhouse: Greenhouse é uma ferramenta remota que nos permite documentar nosso processo de entrevista e acompanhar a jornada de um candidato do início ao fim. Nossos gerentes de contratação e parceiros de aquisição de talentos o usam para trabalhar em cada função relevante e selecionar candidatos antes da fase de entrevista. Depois que uma entrevista é conduzida, o feedback é processado na estufa, que ficará visível para todas as partes internas apropriadas conectadas à posição aberta.
• Crosschq: Crosschq é usado quando decidimos sobre um candidato e as referências do entrevistado bem-sucedido precisam ser verificadas. Crosschq é um excelente exemplo de uma ferramenta on-line que substituiu o telefonema tradicional para obter feedback relevante sobre um candidato. Isso permite que o árbitro dedique seu tempo dando a opinião e faça isso em seu próprio ritmo e cronograma, permitindo que seu feedback seja mais preciso e valioso.
• DocuSign : DocuSign é uma ferramenta remota final que vale a pena mencionar no processo de contratação. Depois que uma oferta é feita e aceita, o contrato é emitido para o possível funcionário. O DocuSign permite que o candidato escolhido assine seu contrato remotamente e o devolva ao gerente de contratação com o clique de um botão.

Que tipo de tecnologias ajudam na integração remota?

Stephen: Uma parte vital da construção de qualquer equipe remota é ter um Sistema de Gestão de Aprendizagem eficaz. Na G-P , usamos Licionalmente.

Ser uma empresa que prioriza remotamente significa que todos os novos funcionários normalmente começam a vida na G-P a partir de seu home office. Portanto, Licionalmente desempenha um papel crucial para ajudar a entender:

• A empresa como um todo
• Seu departamento relevante
• Políticas e procedimentos da empresa
• Organogramas
• Além disso, todas as várias ferramentas remotas em operação

Licionalmente é a chave para integrar nossos funcionários com sucesso. O gerente relevante e o pessoal de RH trabalham em estreita colaboração com o novo funcionário para agendar cada módulo de treinamento Licional nas primeiras duas semanas de sua nova carreira na G-P .

Quais ferramentas digitais ajudam a realizar uma análise de desempenho remota?

Stephen:  Ao gerenciar uma equipe remota, é essencial ter uma ferramenta em seu arsenal que forneça a um funcionário acesso regular e estruturado ao seu gerente. 15Five O permite que os funcionários forneçam uma atualização todas as semanas sobre suas atividades e destaquem o que planejam alcançar nos próximos sete dias. Além disso, eles podem acompanhar seu progresso em direção às metas pessoais, departamentais e da empresa.

Novamente, em uma empresa que prioriza remotamente, como a G-P, uma ferramenta como a 15Five é um excelente exemplo de como manter todos conectados, tanto para cima quanto para baixo na cadeia de comando. É claro que um gerente também deve realizar 1:1 reuniões pelo menos uma vez por semana e fornecer atualizações à sua equipe.

Mas o trabalho é sempre tão ocupado, e o tempo tende a passar. 15Five promove um período automático de reflexão, normalmente no final da semana, onde podemos considerar nossos objetivos e como os atingiremos na próxima semana. Obviamente, isso é muito importante.

E as ferramentas para gestão financeira?

Stephen: Lançamos o Workday na G-P em julho deste ano. O Workday é nosso principal sistema financeiro e de gestão de capital humano combinado. É efetivamente nossa ferramenta de planejamento de recursos empresariais.

Anteriormente, tínhamos vários aplicativos separados realizando essas tarefas. Desde a implantação do Workday, consolidamos todos eles em um único guarda-chuva.

Em resumo, o Workday atua como uma fonte de registro para um funcionário em termos de feriados, despesas, folha de pagamento e todos os tipos de informações de RH. Ele também serve como uma fonte financeira de registro que culmina na produção do nosso conjunto financeiro de livros todos os meses do ano.

Qual é a melhor ferramenta para videoconferência?

Stephen: A G-P usa o Zoom para nossas videoconferências. Ele é usado internamente e com parceiros externos. Usamos o Zoom para todas as nossas reuniões de conferência, eventos significativos, webinars, etc., e ele sempre provou ser um sucesso substancial.

Qual é a melhor ferramenta de comunicação para equipes remotas?

Stephen: Com relação a mensagens instantâneas, o Slack é a principal ferramenta de colaboração preferida pelos colegas da G-P . Em nossa experiência, o Slack é excelente para atividades colaborativas entre indivíduos e equipes. O Slack tem várias oportunidades de colaboração e comunicação, desde canais gerais a canais de projetos específicos, canais de equipe e mensagens diretas individuais entre colegas.

O que é melhor para o armazenamento de documentos e arquivos?

Stephen: Usamos muitas ferramentas para armazenamento estruturado de arquivos, desde Confluence e SharePoint até OneDrive . SharePoint e OneDrive fazem parte do 365 pacote de produtos Microsoft e exigem pouca introdução.

O Confluence faz parte do conjunto de produtos Atlassian. Usamos o Confluence no G-P como um fórum de documentação ad hoc que é muito flexível com base nos requisitos específicos da equipe.

Quais ferramentas remotas a G-P usa para segurança cibernética?

Stephen: Uma das minhas principais tarefas na G-P é gerenciar a segurança da informação. Ser uma empresa que prioriza remotamente traz desafios nessa área.

Quando sua equipe está baseada no escritório, você tem muito controle em termos de segurança da informação. Mas do ponto de vista remoto, nossa rede é efetivamente cada uma das casas de nossos 1,300 funcionários. Então, esse pode ser um ambiente desafiador para garantir que nossos usuários e sistemas estejam protegidos de uma perspectiva de segurança da informação. Para ajudar a alcançar isso, implantamos várias ferramentas remotas que podem nos alertar sobre quaisquer problemas potenciais e nos permitir reagir de acordo e precisamente quando necessário. Isso inclui Barracuda, Inky , Crowdstrike e Netskope, entre outros.

Além do conjunto de ferramentas remotas que ajudam a nos manter seguros, educar nossos usuários também é crucial. Realizamos exercícios internos de phishing para desenvolver maturidade no espaço de segurança cibernética para nossa equipe. Desenvolvemos a conscientização por meio de programas de treinamento que estão disponíveis regularmente no Lessonly e via Knowbe4.

Os hackers podem operar juntos, então, para neutralizar isso, é essencial que a equipe de uma empresa também trabalhe em conjunto — é preciso uma rede para vencer uma rede.

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Ao formar uma equipe remota, pode ser mais difícil garantir que todos permaneçam conectados. Mas quando você implementa as melhores ferramentas digitais e de comunicação, pode garantir que uma base sólida esteja em vigor. Quando fornecida com as ferramentas corretas para trabalhar em conjunto, uma equipe remota aumentou a produtividade em comparação com a equipe interna, o que contribui para a jornada de sucesso de uma empresa.

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