Um Employer of Record (EOR) simplifica a contratação global e permite que você evite os desafios da gestão de entidades. Mas passar da gestão da entidade para um Employer of Record ou mudar de fornecedor é uma decisão enorme que requer planejamento cuidadoso. Este guia explica tudo o que você precisa saber para uma transição tranquila.
Por que fazer a transição para um Employer of Record
As empresas que operam suas próprias entidades globais podem enfrentar desafios legais complexos e custos inesperados. A mudança para um Employer of Record oferece várias vantagens:
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Entrada mais rápida no mercado: os Employers of Record permitem que você contrate e integre talentos em vários países dentro de dias, ignorando o processo de configuração da entidade.
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Carga administrativa reduzida: os Employers of Record lidam com folha de pagamento, benefícios, contratos e requisitos de conformidade contínuos, para que as equipes internas possam se concentrar nas principais atividades de negócios.
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Menores custos operacionais: a parceria com um Employer of Record elimina as despesas contínuas de manutenção de uma entidade global, incluindo espaço de escritório local, honorários jurídicos e gestão de conformidade.
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Conformidade simplificada: os Employers of Record acompanham as leis e regulamentos trabalhistas locais, minimizando erros e penalidades legais.
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Expansão global expansível: os Employer of Records oferecem a flexibilidade de expandir ou reduzir as equipes com base em suas prioridades estratégicas e mudanças de mercado.
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Mitigação de risco: um Employer of Record atua como empregador legal e é responsável por aderir às leis trabalhistas locais. Isso reduz o risco de não conformidade e responsabilidades relacionadas.
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Teste de mercado: o modelo EOR é rápido, econômico e flexível. É ideal para testar novos mercados e facilita a expansão ou saída com base em suas necessidades.
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Redução da entidade: se você quiser fechar uma entidade local, pode fazer a transição dos funcionários para um modelo de Employer of Record para manter a continuidade e, ao mesmo tempo, reduzir os custos operacionais e a complexidade.
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M&As globais: se sua empresa estiver fundindo ou adquirindo outra empresa internacionalmente, você pode herdar uma colcha de retalhos de contratos, folha de pagamento e desafios de conformidade. Um Employer of Record lida com todo o ciclo de vida do emprego para você, garantindo uma transição tranquila para todos os envolvidos.
Quando mudar para um novo provedor de Employer of Record
Embora os serviços de Employer of Record ofereçam muitos benefícios, nem todos os provedores oferecem o mesmo nível de serviço e resultados. Considere trocar de provedor de Employer of Record se você tiver:
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Orientação ou suporte limitado: se o seu Employer of Record atual estiver lento para responder ou não fornecer orientação clara e proativa, procure um fornecedor com suporte ao cliente mais forte. Tempos de resposta rápidos e orientação especializada ajudam você a gerenciar sua equipe global de forma eficaz.
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Preocupações de conformidade: se você não tiver certeza sobre a capacidade do seu Employer of Record de acompanhar as mudanças nas regulamentações locais, talvez precise de um parceiro com mais experiência. Escolha um Employer of Record que combine equipes jurídicas e de RH especializadas com tecnologia de IA de ponta para fornecer os insights de conformidade mais recentes.
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Insatisfação do funcionário: erros na folha de pagamento, problemas de benefícios ou políticas de RH incertas prejudicam a experiência da sua equipe. A satisfação de seus funcionários de Employer of Record afeta a produtividade e a retenção, então escolha um provedor que possa criar uma experiência consistente para os funcionários que se alinhe com seus valores.
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Problemas de escalabilidade: se o seu Employer of Record tiver dificuldades para apoiar a expansão da sua empresa em novas regiões, escolha uma solução mais escalável que possa crescer junto com o seu negócio.
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Tecnologia desatualizada: plataformas ineficientes ou desatualizadas causam gargalos em RH, folha de pagamento e conformidade. Mude para um Employer of Record mais inovador com uma interface fácil de usar e integrações com outras soluções de ponta.
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Gerenciamento incompleto da força de trabalho: certifique-se de que seu Employer of Record possa lidar com todos os tipos de trabalhadores, incluindo contratados, para simplificar o gerenciamento da força de trabalho com um único provedor.
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Cobertura global fragmentada: se seu Employer of Record não tiver alcance ou experiência em seus locais de contratação, mude para um provedor com infraestrutura global mais ampla.
10 dicas para fazer a transição para um novo Employer of Record
Quer você esteja fazendo a transição para um novo Employer of Record de outro provedor ou de sua própria entidade, veja como garantir uma transição tranquila e maximizar a eficiência ao longo do caminho:
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Defina funções e responsabilidades: atribua tarefas às suas equipes de RH, finanças, jurídico e TI para coordenar a transição de Employer of Record. Esclarecer quem é responsável por cada tarefa. Um Employer of Record líder pode orientá-lo durante a transição, minimizando a carga de trabalho para suas equipes internas. Seu novo Employer of Record pode criar contratos atualizados, migrar informações da folha de pagamento dos funcionários, transferir documentos de conformidade e se comunicar com os membros da sua equipe para tranquilizá-los de que a função deles na sua empresa continua.
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Desenvolva um cronograma de transição: crie um plano passo a passo com marcos importantes, períodos de aviso prévio e prazos para cada fase da troca de Employer of Record. Seu novo Employer of Record pode explicar o cronograma e apoiar uma transição rápida.
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Reúna dados: colete todas as informações necessárias sobre funcionários e empresas para compartilhar com seu novo provedor. Escolha um Employer of Record que possa centralizar e proteger esses dados. Informações essenciais incluem dados pessoais e contratuais,detalhes de remuneração, informações de benefíciose documentos de conformidade.
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Conduzir uma auditoria jurídica e de conformidade: um Employer of Record respeitável analisará seus contratos e condições de emprego em relação aos padrões locais para abordar quaisquer lacunas de conformidade durante a transição.
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Comunique as mudanças antecipadamente: informe os funcionários sobre quaisquer mudanças nos benefícios, folha de pagamento e condições de emprego o mais rápido possível para gerenciar as expectativas e manter a confiança.
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Planeje a gestão de licenças: decida como lidar com folgas remuneradas acumuladas e comunique opções aos funcionários. As opções incluem um período de carência para usar o PTO antes da transição, um pagamento total de licença ou coordenar com seu novo Employer of Record para creditar dias de licença equivalentes ao funcionário em seu sistema.
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Rescindir seu contrato de Employer of Record atual: verifique todos os requisitos de rescisão em seu contrato com seu provedor atual, se você tiver um. Reúna todos os dados necessários do sistema, garanta que concluam as execuções finais da folha de pagamento e encerre o acordo.
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Anuncie a transferência de Employer of Record em toda a empresa: anuncie a mudança para todos os funcionários e ofereça oportunidades para perguntas e feedback. Concentre as mensagens na continuidade da cultura da sua empresa e no trabalho diário, destacando as melhorias que você espera na administração de RH.
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Forneça treinamento: peça ao seu novo Employer of Record recursos para ajudar os funcionários e as equipes de RH a se adaptarem ao novo sistema. Certifique-se de que suas equipes saibam quem contatar para obter suporte.
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Aproveite o apoio contínuo: reúna feedback dos funcionários sobre sua experiência durante e após a transição e entre em contato com seu novo Employer of Record para ajudar a resolver quaisquer desafios.
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Como Nick Cheesman, chefe de RH da Repsol para a América do Norte , diz: "Graças ao processo de transição contínuo de G-P, conseguimos nos concentrar no que mais importa: nossos funcionários. O que nos impressionou significativamente é o toque humano de G-P. A equipe demonstra um compromisso genuíno com o nosso sucesso e o bem-estar dos nossos funcionários."
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