Det finns många anledningar till varför en global expansion till Tyskland kan vara ett smart drag. Tyskland står för en femtedel av EU:s totala bruttonationalprodukt, och det är hem för den största konsumentmarknaden i EU. Om du är intresserad av att bemanna en ny tysk filial eller dotterbolag, eller även om du bara är intresserad av att anställa några tyska anställda på distans, vill du troligtvis ta dig tid att lära dig mer om anställningspraxis och juridiska krav i Tyskland. Vi har några tips för att anställa i Tyskland som kan vara till hjälp.
Vad du behöver veta innan du anställer i Tyskland
Innan du börjar rekrytera tyska anställda bör du undersöka arbetslagarna i Tyskland. Här är några viktiga överväganden att ta hänsyn till.
1. Ersättningslagar
I det förflutna tillät Tyskland privata grupper och fackföreningar att diktera minimilöner, men under 2014 satte den tyska regeringen sin första minimilön någonsin under Mindestlohngesetz, vilket översätts till lagen om minimilön. Den federala minimilönen är för närvarande €9.35 per timme , och det beloppet är inställt på att öka i små steg upp till €10.45 per timme i juli 2022.
Trots att det finns en lag som begränsar mängden övertid en tysk anställd får arbeta varje vecka finns det ingen lag som specificerar övertidsersättning. Detta innebär att arbetsgivare måste bestämma hur mycket de ska betala anställda för övertid och inkludera det i sitt anställningsavtal. En annan sak som det är upp till arbetsgivarna är bonusar. Det finns ingen lagstadgad trettonde månads bonus, men vissa arbetsgivare väljer att ge sina anställda en årlig bonus.
2. Arbetstider och obligatorisk ledighet
Särskilda lagkrav påverkar arbetsveckan i Tyskland. Arbetsveckan får inte överstiga 48 timmar i veckan (6 arbetsdagar/vecka), och enskilda arbetsdagar kan inte överstiga åtta timmar. Övertidsersättning är begränsad till 12 timmar per vecka. De flesta tyskar arbetar 40 timmar per vecka eller färre. Tyskarna har rätt till nio allmänna helgdagar som inträffar över kalenderåret. Enskilda delstater i Tyskland kan ha ytterligare egna helgdagar.
Anställda är dessutom berättigade till semester och sjukpenning. Bundesurlaubsgesetz – Semesterlagen – föreskriver att anställda får 20 semesterdagar eller 24 dagar om de arbetar sex dagar i veckan istället för fem. De flesta arbetsgivare erbjuder mer ledighet än vad som krävs. Anställda ska utnyttja sin ledighet inom kalenderåret och kan inte föra över outnyttjad ledighet, med vissa undantag. Överföring är endast tillåten på grund av operativa skäl och endast med arbetsgivarens tillstånd. När anställda upplever en sjukdom har de lagligen rätt till sex veckors betald ledighet per år så länge de kan lämna ett läkarintyg. Efter denna tidsperiod kan anställda få kompensation genom sin sjukförsäkring.
3. PAYE och socialförsäkring
Tyskland använder en Pay as you earn-modell (PAYE) som kräver att arbetsgivare beräknar och drar av de nödvändiga summorna för sina anställdas lönespecifikationer. Detta omfattar inkomstskatter, vars skattesats kommer att variera från anställd till anställd, tillsammans med fyra olika typer av försäkringar som är en del av det tyska socialförsäkringssystemet. Dessa försäkringsavgifter följer vissa procentsatser, upp till ett visst tak.
Pensionsförsäkring och sjukförsäkring är de två huvudtyperna av försäkringar som anställda betalar in till. Arbetsgivare matchar de avgifter anställda betalar. Detsamma gäller för arbetslöshetsförsäkringen och vårdförsäkringen, som utgör en mycket mindre andel av sociala avgifter. Arbetsgivare har en femte typ av försäkring att bidra till, som anställda inte betalar in till: olycksfallsförsäkring. I slutändan bidrar arbetsgivare med ett belopp motsvarande ungefär 20.7 % av en anställds lön för att gå till socialförsäkringen.
4. AUG-licenskrav
Arbetsgivare som vill samarbeta med en Professional employment organization (PEO) bör även vara medvetna om licenskraven för Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG), som anges i lagen om bemanningsföretag. Uppdaterade regler från 2017 dikterar att utstationerade anställda som standard blir slutföretagets anställda efter 18 månaders arbete med sina projekt. För att undvika detta scenario måste det registrerade företaget ha en AUG-licens samt uppfylla kraven för att ha kvar den anställde på sin lönehantering.
Detta innebär att det är avgörande att företag som letar efter en global registrerad arbetsgivare att samarbeta med i Tyskland begränsar sin sökning till företag som helt uppfyller AUG-licenskraven. Globalization Partners har licenserna och expertis för att se till att anställda inte oavsiktligt övergår från vår anställning till ditt företags, vilket plötsligt kräver att du har en laglig verksamhetsnärvaro i Tyskland.
Kostnaden för att anställa en medarbetare i Tyskland
När du anställer nya medarbetare är det viktigt att ta hänsyn till anställningskostnaderna. När du anställer i ett nytt land medför denna process vanligtvis mer kostnader än att anställa i ditt hemland. En studie visade att den genomsnittliga anställningskostnaden för utbildade arbetare i Tyskland är 4,700 EUR, eller mer än åtta veckors lön. Den siffran kan lätt vara högre för ett företag som expanderar till Tyskland för första gången – om du inte arbetar med en registrerad arbetsgivare. Några kostnader att budgetera för omfattar:
- Skatte- och juridiska tjänster: Tyskland är ett utmärkt land att expandera till på grund av de ekonomiska möjligheterna där, men inte på grund av hur lätt det är att göra affärer. Tyskland tillämpar strikta lagar som gör att starta ditt företag och hantera skatter och löner till en komplicerad, utdragen process. Därför måste du anlita lokala experter på skatte- och arbetsrätt som kan se till att du följer lagen i din anställningsprocess.
- Företagsregistrering: För att ha en juridisk affärsnärvaro i Tyskland måste du betala nödvändiga registreringsavgifter för att etablera ditt företag.
- Annonsering av ditt lediga jobb kan också öka dina kostnader, oavsett om du publicerar en annons i en tidning eller publicerar online. Den goda nyheten här är att det finns några jobbportaler online i Tyskland som låter dig lägga upp en jobbannons gratis.
- Anställningsbyrå: Att arbeta med en lokal rekryteringsbyrå i Tyskland kan hjälpa dig att identifiera de bästa kandidaterna snabbare och enklare än om du hanterade processen på egen hand. Naturligtvis kommer att gå igenom en rekryteringsbyrå öka dina anställningskostnader.
- Anställningskommitté: Om du väljer att skapa en intern anställningskommitté istället för att samarbeta med en byrå, har du också några kostnader här. Anställningskommitténs arbetstimmar som spenderas för att producera och publicera platsannonser, genomföra intervjuer med mera ökar dina totala anställningskostnader.
- Resekostnader: Att expandera ditt företag och anställa nya medarbetare i Tyskland kan också innebära vissa resekostnader, särskilt om du vill genomföra intervjuer personligen eller om du planerar att starta en officiell filial eller dotterbolag till ditt företag.
- Översättningstjänster: Du kan också behöva anlita en översättare för att hjälpa dig att fylla i juridiska dokument eller kommunicera med jobbkandidater.
- Juridiska undersökningar: Det är upp till arbetsgivare att se till att de bara anställer personer som har laglig rätt att arbeta i Tyskland. Det betyder att du bör kontrollera en kandidats medborgarskap eller arbetsvisum. Du kan även behöva betala tredje part för att utföra bakgrundskontroller. Tänk emellertid på att tysk lag begränsar bakgrundskontroller och personliga förfrågningar till information som är direkt relevant för jobbet.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Tyskland?
Innan du kan börja anställa någon i Tyskland behöver du ha några grundläggande saker på plats. Undantaget är om du arbetar med en registrerad arbetsgivare eftersom de redan kommer att ha en företagsenhet som är juridiskt erkänd i landet och som kan fungera som den registrerade arbetsgivaren för dina tyska anställda. Utan en registrerad arbetsgivare behöver du:
- Juridisk affärsenhet: Innan du kan anställa medarbetare behöver du en juridisk affärsenhet i Tyskland. För de flesta utländska företag är de två primära alternativen att bilda ett dotterbolag eller en filial. Ett dotterbolag är mer självständigt medan en filial är närmare knuten till moderbolaget.
- Skatte- och socialförsäkringsregistreringar: Att etablera dig som företag kommer också att innebära att du får ett arbetsgivarnummer så att du kan registrera dig hos landets socialförsäkrings- och skattemyndigheter. Denna process kan ta ett antal veckor, så se till att du börjar tidigt så att du är redo att ställa in lönehanteringen för dina nya anställda.
- Att etablera ett bankkonto i Tyskland är inte tekniskt ett krav, men det är ett smart drag eftersom det förenklar saker och ger regeringen en plats att skicka eventuella ersättningar du kan ha rätt till.
- Licenser eller tillstånd: Beroende på vilken bransch du befinner dig i kan du också behöva skaffa specialiserade licenser eller tillstånd som gör att du kan anställa medarbetare och driva ditt företag lagligt.
Steg för att anställa i Tyskland
Som vi har sett måste du slutföra flera uppgifter innan du påbörjar anställningsprocessen. När du är redo att börja anställa kommer du att gå igenom några steg för att hitta nya anställda och bjuda in dem till ditt team. Här är de viktigaste stegen för hur du anställer i Tyskland.
1. Annonsera lediga jobb
Skapa en platsannons för varje ledig tjänst du har. Se till att du låter kandidaterna veta vilken typ av egenskaper och kvalifikationer du letar efter och ge så mycket information du kan om arbetsuppgifter utan att gå in för mycket på detaljer.
Du bör även låta arbetsarbetssökande veta om du anställer distansanställda i Tyskland eller om de skulle arbeta på ett kontor. Om du är intresserad av att anställa tysktalande som kanske inte är skickliga i ditt företags modersmål, se till att lägga upp din annons på tyska. Detta kan innebära att du skaffar översättningstjänster för att se till att du lyckas översätta din annons till tyska innan du publicerar den.
2. Hitta de mest kvalificerade kandidaterna
När arbetsarbetssökande har skickat in sina ansökningar kan du börja utvärdera deras meriter och avgöra vilka arbetssökande som mest sannolikt kommer att passa bra. Att begränsa listan över kandidater innan du börjar intervjuer hjälper dig att hitta de idealiska kandidaterna på ett mer effektivt sätt.
Även här kan du behöva hjälp av en översättare om ansökningarna är på tyska. Om du är van vid att se kortfattade CV:er, var beredd på att tyska arbetssökande sänder in mer detaljerade CV:er som utelämnar mycket lite om någon av deras utbildnings- och anställningshistorik.
3. Utför intervjuer
Nu bör du nå ut till dina toppkandidater för att boka intervjuer. Om du anställer distansanställda kanske du vill genomföra dessa intervjuer online eller via telefon. Tänk på tidsskillnaden om tillämpligt. Tyskland har centraleuropeisk tid, så om ditt kontor exempelvis ligger i Eastern Standard Time i USA måste du schemalägga intervjuer för morgonen, vilket kommer att sammanfalla med sen eftermiddag för kandidater i Tyskland.
För alla intervjuer, oavsett om de är virtuella eller personliga, var noga med att inte kränka kandidaternas rätt till integritet eller ställa frågor som kan anses vara diskriminerande eftersom den tyska regeringen tar dessa frågor på största allvar. Detta omfattar frågor om familjeplanering, politisk tillhörighet, religiös övertygelse och andra personliga ämnen som inte är direkt relaterade till arbetet.
4. Skicka avtal till dina toppkandidater
När du väl har bestämt vem du vill anställa i ditt team, gör ett formellt jobberbjudande och utarbeta ett avtal som kandidaten kan studera. Detta är ett viktigt steg i anställningsmetoderna i Tyskland eftersom anställningsavtal är obligatoriska.
Ditt avtal bör fokusera på aspekter av anställning som inte redan är lagligt dikterade. Vad har du exempelvis för policy för att arbeta övertid, och erbjuder du betald ledighet eller andra förmåner utöver minimikraven? Du bör även tydligt ange vad en anställd förväntas göra i sin roll och hur uppsägning av anställning skulle se ut.
5. Onboarda dina potentiella kandidater
Nu kan du onboarda dina nya medarbetare och låta dem skriva på alla nödvändiga papper för att fastställa sina PAYE-innehav. Detta kommer även att involvera allt internt pappersarbete du har för nyanställda och all utbildning de behöver slutföra innan de börjar på sitt nya jobb.
Om du arbetar med en registrerad arbetsgivare som Globalization Partners kan du lämna över tyglarna när du rekryterar dina nyanställda och låta den professionella anställningsorganisationen ta hand om onboarding och alla andra löne-, HR- och efterlevnadsfrågor.
Börja anställa medarbetare i Tyskland med hjälp av Globalization Partners
Om du vill börja anställa medarbetare i Tyskland direkt, överväg att samarbeta med en global registrerad arbetare. Globalization Partners kan agera som den registrerade arbetsgivaren för dina tyska anställda och hantera alla tekniska detaljer kring löner, förmåner och skatter så att du kan fokusera på att driva ditt företag. Dina tyska anställda kommer fortfarande att arbeta för dig, men vi ser till att deras anställning följer lagen. Begär ett förslag för att lära dig mer om hur Globalization Partners kan hjälpa dig med din globala expansion.
