Guide till anställning i Singapore

Republiken Singapore är en sydostasiatisk ö som fungerar som en självständig stadsstat. Det rankas konsekvent högt på listorna över de bästa ställena att göra affärer på i hela världen. Enligt Världsbanken är landet näst efter Nya Zeeland bland de enklaste länderna att göra affärer i. Det beror främst på att detta kosmopolitiska samhälle ger marknaden gott om fritt spelrum.

Om du vill anställa medarbetare i Singapore kommer du dock att upptäcka att regeringen har några regler som du måste följa. Vår guide för att anställa medarbetare i Singapore kommer att täcka några av de viktigaste reglerna och dela några bästa anställningspraxis i Singapore för att hjälpa dig på vägen.

Vad du bör känna till innan du anställer i Singapore

Först har vi några tips för att anställa i Singapore och för att bedriva affärer där, baserat på några viktiga överväganden angående språk och arbetslagar.

1. Lokala språk

Eftersom Singapore är hem för ett så mångsidigt samhälle är det även hem för flera språk. Företag från engelsktalande länder kanske vill expandera till Singapore eftersom engelska är standardspråket på arbetsplatsen där. Medan engelska är det officiella arbetsspråket i Singapore är singlish det vanligaste språket som talas av majoriteten av befolkningen, eftersom det är en unik variant av engelska som inkluderar lokal slang.

Andra språk du sannolikt kommer att höra i Singapore inkluderar kinesiska, malajiska och tamilska. Många singaporeaner talar två eller flera språk, vilket kan vara fördelaktigt för företag som vill ha engelsktalande anställda som även kan kommunicera med människor i Kina, Indien eller andra länder.

2. Kompensation och arbetsvecka

Singapore är atypiskt eftersom det inte har en obligatorisk minimilön. Singapores regering anger dock andra krav för anställning i Employment Act. För det första sätter denna lag en gräns för antalet arbetstimmar per vecka till 44, även om det finns undantag. Alla timmar som överstiger en anställds normala arbetstimmar berättigar dem till en övertidsersättning, så länge de är en icke-arbetare som tjänar upp till 2,600 SGD eller en arbetare som tjänar upp till 4,500 USD. Övertidsersättningen är 1.5 gånger en persons normala timlön.

Vissa företag har en femdagars arbetsvecka i Singapore medan andra kan arbeta sex dagar. The Employment Act anger att alla anställda har rätt till en vilodag i veckan. Vanligtvis är detta söndagar, men arbetsgivare kan välja en annan vilodag så länge de informerar sina anställda. Arbetsgivare ger vanligtvis en 13-månadersbonus till sina anställda. En 13:e månadsbonus är även känt som Annual Wage Supplement (AWS) eller årligt lönetillägg. Det är en enda årlig betalning utöver en anställds totala årslön. Årligt lönetillägg är inte obligatoriskt. Arbetsgivare uppmuntras att ge sina anställda ett årligt lönetillägg för att belöna dem för att de bidrar till företagets prestation.

3. Policyer för årlig semester

Ministry of Manpower fastställer krav på ledighet för anställda i Singapore. Det finns betald semester för anställda.11 Vidare ska arbetsgivare ge sina anställda sju dagars semesterledighet under sitt första anställningsår och sedan lägga till ytterligare en ledighetsdag för varje år personen har arbetat på ditt företag. Minimikravet begränsas till 14 semesterdagar från en persons åttonde år på ett företag. Även om det fastställda kravet från MOM är minst sju dagars årlig semester är det vanligt i Singapore att bevilja anställda minst 14 dagars årlig semester.

Anställda får också två typer av betald ledighet för medicinska problem: öppen sjukfrånvaro och sjukhusvistelse. Anställda som har arbetat sex månader eller mer för ditt företag har rätt till 14 dagars sjukskrivning om de behöver det och upp till 60 dagars betald sjukhusledighet.

4. Inkomstskatt och förmåner

Det enda obligatoriska innehållet är bidrag till Central Provident Fund (CPF), en spar- och pensionsplan endast för singaporeaner och permanentboende i Singapore. Arbetsgivarna bidrar även till denna fond. Det belopp som anställda och arbetsgivare bidrar med beror på den anställdes ålder. För medarbetare under 55 bidrar arbetsgivarna med ett belopp motsvarande 17 % av den anställdes lön, och den anställde bidrar med 20 % av sin lön. Arbetsgivare kan erbjuda icke-obligatoriska förmåner, såsom kompletterande hälsoplaner och livförsäkring. Se till att inkludera dessa förmåner i ditt anställningsavtal.

5. Viktiga anställningsvillkor

Employment Act kräver att arbetsgivare måste ge sina anställda skriftliga Key Employment Terms (KET) inom 14 dagar efter att de anställts. Dessa är de grundläggande anställningsvillkoren anställda behöver känna till. Du bör ta med dem i ett anställningsavtal. KET:er bör ta upp följande ämnen:

• Uppgifter om anställning: Detta inkluderar identifierande information för både arbetsgivaren och arbetstagaren och detaljerna om arbetstagarens position, inklusive deras jobbtitel, ansvar och startdatum.
• Arbetstider och vilodag: Låt anställda veta hur deras arbetsvecka kommer att se ut. Hur många dagar och timmar kommer de att arbeta under veckan, och vilken dag är utpekad som den obligatoriska vilodagen?
• Lön: Inkludera alla detaljer kring en anställds ersättning - inklusive deras årslön eller timlön, daglig eller proportionell lönesats - tillsammans med övertidsränta och eventuella bonusar eller incitament som de bör vara medvetna om.
• Ledighet och medicinska fördelar: Om du erbjuder en hälsoplan bör du också inkludera det i KETs. Ange även din policyer för alla typer av ledighet, däribland de typer vi diskuterade ovan och föräldraledighet.
• Andra detaljer: Det finns några andra detaljer du bör inkludera i denna diverse kategori. Ange arbetsplatsen – särskilt om den skiljer sig från arbetsgivarens adress – provanställning och uppsägningstid.

Kostnaden för att anställa en anställd i Singapore

Att anställa personal i Singapore kan hjälpa ditt företag att växa, men att anställa innebär en förhandsinvestering av ekonomi. Några av de aspekter av anställningsprocessen som kan läggas till till den totala kostnaden för att anställa nya medarbetare omfattar följande:

• Juridiska tjänster: Singapore är känt som en av de enklare platserna att göra affärer eftersom det finns relativt lite byråkrati för företag att navigera. Det finns emellertid fortfarande viktiga lagar som ditt företag måste följa i dina anställningsmetoder och din roll som arbetsgivare för anställda i Singapore. Detta är anledningen till att många företag som expanderar internationellt anlitar advokatbyråer i det nya landet för att se till att de upprättar juridiska dokument på ett korrekt sätt och följer alla relevanta regler.
• Företagsregistrering: Att lagligt etablera ditt företag innebär också en kostnad. Du måste registrera ditt företag hos de nödvändiga myndigheterna och betala de inblandade avgifterna. Du kan även anlita ett företag för att hjälpa dig med att lagligt etablera din filial eller ett dotterbolag i Singapore.
• Annonsering av dina nya lediga jobb kan också öka din kostnad, oavsett om du tar ut tidningsannonser eller betalar avgifter för online-jobbannonser. Det kan hända att du hittar några webbplatser för platsannonser som låter dig lägga upp din annons gratis.
• Bemanningsbyråer: När du är redo att påbörja rekryteringsprocessen kan du välja att använda en rekryteringsbyrå eller ett headhunter-företag för att hjälpa dig att hitta rätt kandidater. Detta kan förenkla processen och spara mycket tid, men detta kommer även med ett pris.
• Anställningskommitté: Om du väljer att hantera anställning internt måste du bilda en kommitté för att hantera att skapa en arbetsbeskrivning, granska ansökningar, genomföra intervjuer och andra viktiga anställningsuppgifter. Den tid anställningskommittén lägger på anställningsuppgifter är en stor del av ett företags ekonomiska investering för att anställa nya medarbetare.
• Resekostnader: För att etablera ditt företag i Singapore inom juridiska parametrar måste ditt företag skicka en representant till Singapore. Du kan även behöva stå för resekostnader för din anställningskommitté för att delta i anställningsevenemang eller utföra intervjuer i Singapore.
• Verifiering och bakgrundskontroller: Anställningsprocessen innebär också vanligtvis några steg för att verifiera kandidaternas referenser, inklusive att genomföra en bakgrundskontroll. Att slutföra dessa bakgrundskontroller kan göra dina totala anställningskostnader dyrare.

Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Singapore?

Innan du kan anställa nya medarbetare i Singapore måste du antingen samarbeta med en registrerad arbetsgivare i stadsstaten som kan göra det möjligt för dig att börja anställa medarbetare i Singapore direkt, eller vidta åtgärderna för att etablera ditt företag lagligt i Singapore. Några av de saker du måste ha på plats för att lagligt anställa medarbetare på egen hand omfattar:

• Företagsregistrering: För att registrera ditt företag i Singapore måste du godkänna ditt företagsnamn hos Accounting and Corporate Regulatory Authority (ACRA) och skicka in nödvändig dokumentation. För att uppfylla kraven för att registrera ditt företag måste du ha minst en aktieägare, en chef som är bosatt i Singapore, en singaporeansk sekreterare, ett minsta kapitalbelopp på banken och en fysisk adress för ditt företag i Singapore.
• CPF-registrering: Du måste också registrera dig hos Singapore Central Provident Fund Board så att du är beredd att bidra till anställdas pensionsfonder. Om du istället använder dig av en registrerad arbetsgivare kan de hantera din lönehantering och innehav för CPF.
• Licenser eller tillstånd: Vissa typer av företag kan behöva skaffa licenser eller tillstånd från regeringen för att lagligt bedriva verksamhet i Singapore. Några exempel omfattar resebyråer, långivare, finansiella rådgivare och spritgrossister och distributörer.

5 Steg för att anställa i Singapore

För att anställa någon i Singapore, även om det bara är en anställd, måste du gå igenom en rad steg, som börjar med att annonsera om jobbet och slutar med att anställa din nyanställning. Låt oss titta på hur man anställer i Singapore, steg för steg.

1. Annonsera lediga jobb

Först av allt måste du skapa platsannonser som kommer att locka kompatibla kandidater till dina nya tjänster. Inkludera en beskrivning av positionen och arten av din nya Singapore-anläggning. Kommer anställda att arbeta på ett fysiskt kontor i Singapore, eller kommer de att arbeta på distans?

Se till att annonsera jobbet online och överväg att göra annonser i lokala tidningar. Straits Times är särskilt populär för klassificerade annonser i Singapore. Företagsrepresentanter kan även delta i anställningsevenemang som jobbmässor för att få kontakt med potentiella kandidater.

2. Förfina listan över arbetssökande

När ansökningarna väl kommer in kan du ha ett överväldigande antal att titta igenom. Det är här en anställningsbyrå eller din anställningskommitté kan hjälpa till att skapa en lista över de mest kvalificerade kandidaterna. Du kan även inkludera kompetenstester eller frågeformulär i ansökningsprocessen som kan hjälpa dig att snabbare identifiera vilka arbetssökande som inte skulle passa och vilka som förtjänar en intervju.

Se till att alla screeningmetoder du använder är icke-diskriminerande och enbart fokuserar på en persons förmåga att utföra arbetsuppgifterna snarare än personliga egenskaper som kön eller ras. Som med många andra regeringar kräver Singapores regering att icke-diskriminerande anställningsmetoder upprätthålls i Singapore.

3. Intervjua de bästa kandidaterna

När du har bestämt vilka kandidater du vill gå vidare med i anställningsprocessen bör du kontakta dig för att boka in intervjuer. Du kan antingen låta ditt team resa till Singapore för att genomföra intervjuer personligen eller genomföra dem på distans. Personliga intervjuer är i allmänhet en bra idé om du etablerar en fysisk närvaro med ett kontor i Singapore. Om du bara anställer distansanställda i Singapore är det emellertid helt acceptabelt att välja en virtuell intervju.

För telefon- eller videointervjuer, se till att ta hänsyn till tidsskillnaden. Om ditt företag exempelvis har sitt huvudkontor i New York City kommer du att märka att Singapore Time (SGT) ligger 12 timmar framåt. Det innebär att du kan behöva schemalägga intervjuer tidigt på morgonen så att de fortfarande kommer att vara under dagtid för dina jobbkandidater.

4. Ge jobberbjudanden och gör ett utkast på avtal

När du har identifierat vilka kandidater du intervjuat som passar bäst för de befattningar du skapat bör du kontakta dessa toppkandidater för att göra ett jobberbjudande. Om en kandidat accepterar ditt erbjudande eller vill ha mer information är det nu dags att skicka ett anställningsavtal med alla detaljer om deras anställning. Du kan även inkludera avtalet i ett formellt jobberbjudandebrev.

Kom ihåg att dessa avtal måste inkludera alla KET:er som Singapores regering anger. Du bör även se till att villkoren i avtalet inte bryter mot något av kraven i anställningslagen eller andra relevanta juridiska mandat.

5. Onboarda dina potentiella kandidater

Nu kan du onboarda din nyanställda medarbetare. Denna process är förenklad i Singapore jämfört med vissa andra länder eftersom du inte behöver ordna med skatte- eller sjukförsäkringsavdrag. Du måste emellertid ordna med CPF-avdrag och se till att du fyller i all viktig dokumentation för ditt företag internt.

Om du jobbar med en registrerad arbetsgivare i Singapore, som Globalization Partners, är din del klar när du ger jobberbjudanden. Vårt team kommer att hantera onboardingprocessen och se till att allt följer Singapores arbetslagstiftning.

Anställ nya medarbetare i Singapore med Globalization Partners som din registrerade arbetsgivare

Om du snabbt vill anställa medarbetare i Singapore och inte vill investera tid och energi på att etablera en juridisk närvaro i stadsstaten och se till att du uppfyller alla nödvändiga juridiska standarder som arbetsgivare kan du anförtro dessa ansvarsområden till Globalization Partners. Vi är en global professional employment organization (PEO) som kan fungera som din registrerade arbetsgivare i 187 länder över hela världen.

Du kan fortfarande hantera anställningsprocessen för att identifiera rätt anställda för ditt företag, men då kommer vårt team att hantera viktiga tekniska detaljer som introduktion, löner och förmåner. Viktigast av allt är att vi är den registrerade arbetsgivaren för dina anställda i Singapore, så du behöver inte interagera med Singapores regering eller etablera en filial eller ett dotterbolag i Singapore. Kontakta oss idag för att lära dig mer om att expandera globalt med Globalization Partners.