Ibland finns inte den bästa kompetensen i samma land som ditt företag har sitt säte. Eller så kan det vara så att ditt företag söker expandera internationellt och vill anställa folk som lever utomlands. När du fått tag på rätt anställda för ditt företag så är nästa steget att komma underfund med hur du ska betala dem. Att betala anställda som håller hus i olika länder kan vara utmanande. Ditt företag kan ju inte bara skicka dem en check eller autogirobetalning. Precis som med dina lokala teammedlemmar måste se till att du följer gällande regler när det gäller klassificering, källskatt m.m.
Lyckligtvis är det inte något ditt företag behöver göra på egen hand att räkna ut hur man betalar internationella anställda. Du kan arbeta med en Employer of Record (EOR) för att anställa och onboarda teammedlemmar utomlands. En Employer of Record lättar på arbetsbördan för dina redovisningsavdelningar och hjälper dig att undvika potentiella problem i samband med internationell lönehantering.
Hur internationell lönehantering fungerar
Internationell lönehantering har en hel del gemensamt med lönehanteringen i det land där ditt företag has sitt säte. Du måste se till att din metod för att betala dina teammedlemmar efterlever lagen i det aktuella landet samt att du håller inne och betalar vederbörliga skattebelopp. När man betalar internationella anställda bör man bland annat överväga följande:
- Inkomstskatt: Ditt företag måste hålla inne lämplig federal inkomstskatt från anställdas lönecheckar, baserat på var de arbetar, och eventuell tillämplig regional, lokal eller statlig inkomstskatt.
- Social trygghet: Många länder, inte bara USA, samlar någon form av socialförsäkringsskatt från anställda och arbetsgivare. Beloppet för ditt företags bidrag kan variera från land till land, liksom beloppet för arbetstagarens bidrag.
- Löneskatt: I många länder måste en arbetsgivare bidra till en löneskatt, till exempel arbetslöshetsskatt och arbetstagares ersättning, för varje anställd. Skattebeloppet kan variera avsevärt. Värt att påpeka är även att på en del ställen kan löneskatten vara både regional/lokal och federal.
När man som företag betalar internationella anställda måste man se till att man håller inne och betalar vederbörliga typer av skatt samt rätta skattebelopp. Man måste dessutom se till att man betalar skatter inom gällande deadline. I USA förfaller till exempel skattedeklarationer 15 april och beräknade skattebetalningar betalas senast 15th i april, juni, september och januari. I Storbritannien ska skattedeklarationer vara inne senast ett år efter respektive räkenskapsperiod. I Frankrike ska skattedeklarationer vara inne månad april för räkenskapsår som utgick föregående december. I Tyskland förfaller returer den 31 juli.
Utöver skatteefterlevnad måste internationell lönehantering även följa eventuella regler gällande förmåner och löner i ett visst land. I vissa delar av världen kan det hända att ditt företag måste bidra till anställdas pensionsplan. Ni måste också följa regler gällande minimilön i varje land där ni anställer medarbetare. I vissa länder är det också vanligt att betala anställda en 13th- eller 14: e månadslön, som ofta är skattebefriad och fördelad i slutet av året.
Vissa områden har också regler om hur många timmar en anställd får arbeta i veckan. I EU får anställda till exempel inte arbeta mer än 48 timmar under en sjudagarsperiod. Anställda måste dessutom ha 11 timmars vila under varje 24-timmarsperiod, vilket innebär att de inte får arbeta mer än 13 timmar under en och samma dag. Anställda i EU får också fyra veckors betald årlig semester varje år.
Frånsett skatte- och löneefterlevnad, har internationell lönehantering en hel del gemensamt med lokal lönehantering. Ditt företag kommer att bestämma hur ofta anställda får betalt, till exempel en gång i månaden, varannan vecka, på 15th och 30th i månaden, och så vidare. Du får även bestämma hur du ska betala pengar mellan dina distansanställda, till exempel via autogiro eller checkar.
Utmaningar med att betala internationella anställda på distans
Innan du expanderar internationellt eller börjar anställa medarbetare i andra länder, är det viktigt att förstå de utmaningar som är förknippade med betalning av löner till ditt team på distans. Om ditt företag bryter mot reglerna i ett visst land så riskerar det både avgifter och böter.
Att hålla koll på de regler och förväntningar som gäller i vissa länder kan kräva en hel del ansträngning från ditt företags redovisnings- och HR-avdelningar. Det kan vara bra att titta på de vanligaste problem som uppstår vid betalning av löner till ett team på distans för att förstå vad man ska vara uppmärksam på och vad som står på spel.
- Skatteproblem
- Lokal sed
- Juridiska överväganden
- Punktlighet
- Valutaskillnader
Skatteproblem
En arbetsgivare måste hålla inne vederbörlig skatt från en utländsk anställds lönespecifikation, varvid företaget måste betala skatt till vederbörlig myndighet inom angiven tidsfrist. Ett företag måste också bokföra den skatt som betalas, då skattemyndigheten i ett annat land kan komma att revisionsgranska företaget. Det kan innebära att ditt företag måste lagra eventuella skattedokument och kvitton i flera år för att inte riskera rejäla böter ifall en revision avslöjar att ni inte hållit inne eller inte betalat rätt skattebelopp.
Lokal sed
Du kan räkna med att stöta på flera kulturella skillnader allteftersom ditt företag expanderar internationellt. En del kulturella skillnader kanske avspeglas i lönehanteringen och påverkar hur du betalar dina internationella anställda. En trettonde månadslön är till exempel sedvanlig i flera länder både i Sydamerika, Europa och Asien. Ditt internationella team kan börja arbeta för ditt företag utifrån antagandet att de kommer att få en extra lön i slutet av året. Men om du inte känner till den lokala seden löper du risk att göra ditt team besvikna.
Juridiska överväganden
Det finns också juridiska skillnader att hålla koll på i samband med betalning av löner till ett internationellt team på distans. I Storbritannien måste arbetsgivare till exempel betala anställda £94.25 per vecka som lagstadgad sjuklön om en anställd är sjuk och arbetslös i minst fyra dagar. En arbetsgivare måste betala sjukpenning i upp till 28 veckor. I USA kan man som arbetsgivare erbjuda betald ledighet på grund av sjukdom, men juridiskt sett är man inte förpliktigad att betala anställda som sjukskrivit sig. Family and Medical Leave Act (FMLA) i USA skyddar människor som behöver ta ledigt från jobbet på grund av sjukdom eller andra hälsoproblem, men bara i 12 veckor. FMLA-ledighet kan vara obetald.
Ett annat juridiskt övervägande att hålla koll på i samband med anställning av och betalning av löner till internationella anställda är vad det krävs för dokumentation i varje land. I USA måste till exempel arbetstagare i samband med sin anställning tillhandahålla intyg på medborgarskap eller på rätt att arbeta i landet i form av till exempel pass. I andra länder kan det hända att en arbetstagare måste uppvisa ett nationellt försäkringsnummer innan hen anställs.
Punktlighet
Punktlighet kan vara ett större problem vid betalning av löner till internationella anställda jämfört med de som bor och arbetar i USA. Non-exempt-anställda i USA får betalt för övertid när de arbetat mer än 40 timmar i veckan, men det finns ingen övre gräns i fråga om hur många timmar i veckan en person som fyllt 16 får arbeta. Så är det inte i andra länder. I många länder i EU till exempel får arbetsveckan inte vara längre än 48 timmar. I Kina sätter lokal arbetsrätt gränsen för arbetsveckan på 44 timmar. För att inte överskrida gränsen är det viktigt att ett system för internationell lönehantering omfattar en metod för korrekt tidsdokumentering och -rapportering.
Valutaskillnader
Anställda som bor och arbetar i EU vill få betalt i euro, medan folk som bor och arbetar i Storbritannien vill få betalt i pund. Att betala ditt internationella team i respektive lands valuta är fördelaktigt för dem men kan vara komplicerat för dig. Om en utländsk valuta till exempel ökar i värde gentemot dollarn så kan detta leda till att ditt företag betalar dina internationella anställa betydligt mer än vad ni till en början kommit överens om.
Ett sätt att hantera de svårigheter som uppstår genom att fluktuera valutor är att lämna lönelogistik till en registrerad arbetsgivare. Ditt företag kan betala dina anställda i din lokala valuta, och den registrerade arbetsgivaren kan utfärda lönecheckar i valutan i de anställdas land.
Hur man betalar internationella anställda
Om ditt företag anställer folk som bor och arbetar i ett annat land än i ditt hemland så måste arbetstagarna – med ett fåtal undantag – få betalt i enlighet med de lagar som gäller i deras respektive bosättningsland. Om en anställd till exempel tillfälligtvis flyttar utomlands och fortsätter att arbeta för ditt företag med hen bor i ett annat land så kanske du kan fortsätta betala hen från lönehanteringen i ditt hemland.
Ett annat alternativ är att ordna så att dina internationella anställda får betald från internationella kunder till ditt företag. Om du till exempel anställer någon i Frankrike för att tillhandahålla support åt en fransk kund till ditt företag så kan personen tekniskt sett arbeta som anställd hos den franska kunden. Du betalar hens lön genom att erlägga betalningar till din kund, men det är själva kunden som sköter den anställdes lönehantering.
Annars måste ditt företag ha en separat lönehantering för varje land där ni är verksamma. Du har ett antal alternativ när det gäller upprättandet av lönehantering. Du kan upprätta ett dotterbolag i det aktuella landet för att hantera all verksamhet i respektive område och sköta lönehantering. Om ditt företag funderar på att permanent expandera internationellt, kan det vara klokt att starta eget bolag i det aktuella landet. Men om du bara tänker anställa några stycken medarbetare i ett annat land, eller om du tänker anställa folk i flera olika länder, kan upprättandet av dotterbolag eller filial i dessa länder kräva mer tid och ansträngning än vad du är villig att lägga ner.
Ett mer kostnadseffektivt alternativ kan vara att samarbeta med en Employer of Record. En Employer of Record som till exempel Globalization Partners sköter alla detaljer när det gäller att se till att ditt internationella team får betalt i tid och i enlighet med de lagar som gäller i det land där de bor och arbetar. Vi betalar dina anställda i tid och i deras lokala valuta samt ser till att förmåner och nödvändig skatt också betalas.
Bör internationella anställda vara oberoende entreprenörer?
Att anställa en oberoende uppdragstagare snarare än anställda är ett alternativ för ditt företag. När du arbetar med oberoende entreprenörer är ditt företag inte ansvarigt vare sig för innehållande av skatt eller för betalning av socialförsäkrings- eller arbetslöshetsskatt. Du behöver inte heller betala personalförmåner för oberoende entreprenörer, och entreprenörer omfattas inte av samma timbegränsningar som anställda. Dessutom behöver ditt företag inte vara registrerat i det land som entreprenören bor i för att betala den personen för det arbete de gör.
Men oberoende entreprenörer är inte bara billigare versioner av anställda. De har en relation med det företag som anlitat dem som skiljer sig markant från relationen mellan arbetsgivare och anställd. När du arbetar med oberoende entreprenörer så kan du inte förvänta dig att du är deras enda inkomst- eller sysselsättningskälla. De flesta länder har ganska strikta definitioner och regler som måste tillgodoses innan en person kan anses vara oberoende entreprenör snarare än anställd.
I Storbritannien till exempel ses man som egenföretagande entreprenör om man skickar in anbud eller offerter för att få ett projektuppdrag eller hitta jobb och man inte arbetar under direkt tillsyn. Oberoende entreprenörer i Storbritannien skickar dessutom in fakturor för det arbete de utför och de projekt de slutför. Oberoende entreprenörer i Storbritannien betalar sin egen skatt och nationell försäkring. Om folk som arbetar för ditt företag gör dessa saker, kan du med all sannolikhet betrakta dem som oberoende entreprenörer. Men om du anställer medarbetare i Storbritannien och bestämmer omfattningen av deras arbete eller ordnar så att de arbetar under tillsyn av en chef eller arbetsledare, så bör de snarare beskrivas som anställda och även kompenseras som sådana.
Om ditt företag felklassificerar internationella anställda som oberoende entreprenörer, innebär detta en del risker för din del. Om domstolen fastställer att ditt företag felklassificerade en anställd kan du vara ansvarig för att betala den personens skatter, liksom tillbakalön för semesterledighet, vilket för närvarande är 5.6 veckors betald tid per år för de flesta anställda i Storbritannien.
Även om anlitandet av internationella arbetstagare som oberoende entreprenörer kan verka vettigast för ditt företag, så riskerar du rejäla böter och en hel del juridiska besvär ifall du inte får nödvändig vägledning för att se till att arbetstagarna i fråga inte felklassificeras. Ett bättre alternativ är att klassificera ditt team korrekt redan från börja och samarbeta med en Employer of Record för att säkerställa att du upprätthåller efterlevnaden av lokal arbetslagstiftning samtidigt som du rationaliserar din process för internationell lönehantering.
Låt Globalization Partners ta hand om dina behov av internationell lönehantering
Om du söker expandera internationellt och är redo att börja anställda medarbetare i andra länder så kan Globalization Partners hjälpa till. Vi agerar som Employer of Record för ditt internationella team och säkerställer att landsspecifika lönekrav uppfylls och att dina anställda får betalt i tid och i hemlandets valuta. Kontakta oss idag om du vill veta mer om hur vår lösning kan hjälpa ditt företag när det växer.
För mer information, ladda ner vår kompletta guide för att bygga ett globalt team på distans här:
