การทํางานร่วมกันเป็นความท้าทายสําหรับองค์กรหลายแห่ง นั่นคือเหตุผลที่วิธีการที่คล่องตัวที่สุดในช่วง 20 ปีที่ผ่านมาได้รับการออกแบบเพื่อทําลายไซโลและปรับปรุงการทํางานร่วมกันระหว่างทีม แผนก ส่วนงาน และแม้แต่ผลิตภัณฑ์

ที่ G-P เราเป็นบริษัทแรกที่ห่างไกล วิศวกร นักออกแบบ และผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ตั้งอยู่ทั่วทั้งอเมริกา ยุโรป และเอเชีย สิ่งที่เรามุ่งเน้น: สร้างความสัมพันธ์ หาเวลาสําหรับการสนทนา บรรลุความสอดคล้อง และส่งเสริมความสัมพันธ์เมื่อสมาชิกในทีมอาจถูกแยกโดยมหาสมุทรหรือในเขตเวลาที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง การทํางานครั้งแรกจากระยะไกลคือตัวเปลี่ยนเกม และมีทางเลือกที่จะพบปะกับเพื่อนร่วมทีมด้วยตนเองเสมอ

ดีกว่าเมื่ออยู่ด้วยกัน

เรามักจะนําทีมมารวมกันสําหรับกิจกรรมแบบพบหน้ากัน จุดประสงค์มักจะเป็นการวางแผน และเรายังจัดการเวลาเพื่อเข้าสังคมและเชื่อมโยงถึงกัน ในปี 2024 เราสังเกตเห็นว่ากิจกรรมการวางแผนกําลังขัดขวางการสนทนาของเรา บทเรียน: การเชื่อมโยงมีความสําคัญพอ ๆ กับการวางแผนเชิงกลยุทธ์

การทดลอง - ผู้คนแฮ็กกาธอน

เราชอบการทดลอง แม้ว่าจะไม่มีกระบวนการที่เป็นทางการ แต่เราใช้โมเดล สังเกต กําหนดทิศทาง ตัดสินใจ ลงมือปฏิบัติ (OODA) วงรอบ OODA จะทํางานอยู่เสมอในขณะที่ทีมของเราทํางาน เนื่องจากไม่มีอะไรที่ยังคงคงที่ในเทคโนโลยี

ในปี 2025 เราได้กําหนดที่จะสร้างผลกระทบที่มีความหมายโดยการนําผู้คนมาผสมผสานกับเทคโนโลยีพื้นที่เปิดโล่ง (OST)

ขอแนะนํา OST

OST เป็นรูปแบบการประชุมที่ไม่มีการประชุมหรือนําโดยผู้เข้าร่วมที่ฉันเคยใช้ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา เรามักจะเข้าร่วมการประชุมและพบว่าประสบการณ์ที่น่าจดจําที่สุดไม่ใช่การพูดคุย แต่เป็นการสนทนาที่กระตือรือร้นกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในช่วงพักดื่มกาแฟ 

OST ได้รับการออกแบบมาเพื่อจําลองการพักดื่มกาแฟในการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ องค์กรเล็กๆ น้อยๆ และกฎง่ายๆ สองสามข้อจะช่วยให้  กลุ่มใหญ่สามารถจัดระเบียบตนเองและผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีส่วนร่วมได้

กฎของ OST

OST ต้องการขอบเขตบางอย่างในการทํางาน มีหลักการห้าประการและกฎหมายเพียงข้อเดียว หลักการมีดังนี้:

  • ใครก็ตามที่เข้าร่วมคือบุคคลที่เหมาะสม ทํางานกับใครก็ตามที่เข้ามาในเซสชันของคุณ ไม่ว่าจะเป็นห้าคนหรือ 50 คน พวกเขาใส่ใจและจะมีส่วนร่วม

  • เมื่อใดก็ตามที่เริ่มต้นเป็นเวลาที่เหมาะสม ความคิดสร้างสรรค์ไม่สนใจเกี่ยวกับนาฬิกา ให้เวลากลุ่มในการปรับตัว

  • คุณอยู่ในตําแหน่งที่เหมาะสม คุณอาจวางแผนที่จะเข้าร่วมเซสชัน แต่คุณมีส่วนร่วมในการสนทนาที่น่าสนใจอยู่แล้ว เข้าพักในที่ที่คุณอยู่

  • เมื่อมันจบลงมันก็จบลง หากการสนทนาหรือเซสชันได้ข้อสรุปอย่างเป็นธรรมชาติก่อนกําหนดเวลา ให้ขอบคุณกลุ่มและปิดการสนทนา

  • อะไรก็ตามที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งเดียวที่อาจเกิดขึ้นได้ เชื่อถือกระบวนการและดูว่าสิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้นที่ใด ใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งที่เกิดขึ้นและยอมรับว่าสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามแผนเสมอไป 

กฎหมายสองฟุตเป็นกฎ ง่าย ๆ: หากคุณรู้สึกว่าคุณไม่ได้เรียนรู้หรือมีส่วนร่วมอะไรเลย ให้ใช้สองฟุตของคุณเพื่อไปที่อื่น

กฎหมายสองฟุตทําให้ทุกคนในหน่วยงานสามารถสร้างความแตกต่างได้ ในระหว่างวันทํางาน เรานั่งประชุมที่น่าเบื่อและรู้สึกว่าเราไม่มีทางเลือก ไม่ใช่ใน OST

นั่งเป็นวงกลม

รูปแบบของ OST นั้นสนุกเสมอ เราเริ่มต้นและสิ้นสุดวันด้วยวงกลม มันฟังดูปกติ จนกว่าคุณจะรู้ว่าการมีคน 180 คนในวงกลมเป็นการประชุมประเภทอื่น คําถามแรกคือ "หน้าจออยู่ที่ไหน" เสมอ ไม่มี ตามด้วย "คุณช่วยส่งวาระการประชุมให้ฉันได้ไหม" ไม่มีหนึ่งในนั้น

วงกลมเปิดตั้งวันขึ้น และวงจรปิดทําให้เรามีเวลาไตร่ตรอง ช่วงเวลาส่วนใหญ่ของวันนั้นใช้เวลาในเซสชันต่าง ๆ ซึ่งมักจะมีคนจํานวนมากรอบกระดานไวท์บอร์ดที่ถกเถียงหัวข้ออย่างสุภาพ แต่ละเซสชันใช้เวลา 30 นาที และมีแทร็กขนาน 3 ถึง 5 แทร็กที่ทํางาน มีตัวเลือกมากมาย หัวข้อต่างๆ มักเป็นคําถาม  เช่น "เราจะทดสอบเอเยนต์ AI อย่างไร"

บรรยากาศ

จาก POV ของผู้นํา มีความเสี่ยง คุณทําให้ทุกคนนอกสถานที่เป็นเวลาหนึ่งวัน คุณใช้จ่ายเงินจํานวนมากในกระบวนการ และคุณต้องการผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ นั่นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ สําหรับผู้เข้าร่วม อาจมีความคิดว่ามีวาระที่ซ่อนอยู่ และเราแสร้งทําเป็นว่ามันเกิดขึ้นเอง  เราไม่ได้แสร้งทําเป็น แน่นอนว่า การเตรียมอย่างระมัดระวังเป็นสิ่งจําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าจะรู้สึกถึงความเป็นธรรมชาติ 

เมื่อมีคนพูดว่า "ไม่มีวาระการประชุม ก็ไม่เป็นไร" ผู้นํารู้สึกกังวลใจ นั่นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้

พลังของ OST ทุกตัวเหมือนกัน ความสงสัยใคร่รู้ ความประหม่าในการขาดหน้าจอ ความตื่นเต้นในความคุ้นเคย ความสนใจอย่างแท้จริงในหัวข้อที่ยกสูงขึ้น ความคาดหวังที่จะเข้าร่วมการสนทนา และประหลาดใจเมื่อสิ้นสุดวันเมื่อทุกอย่างได้ผล การสะท้อนเชิงลึกจะแสดงให้เห็นในภายหลัง ซึ่งเป็นการพิสูจน์ว่า OST เป็น  ประสบการณ์การเปลี่ยนแปลง

กุญแจสําคัญคือการเรียนรู้และความถูกต้อง การเรียนรู้ต้องการพื้นที่ที่ปลอดภัยสําหรับการสอบถาม ผู้คนต้องถามคําถาม และพวกเขาต้องการพื้นที่เพื่อแบ่งปันความคิดที่บ้าคลั่งและพบปะกัน

ในการประชุมการทํางานหลายครั้ง มีการเมืองและแรงกดดันที่จะต้องเห็นด้วย คําถามติดแท็กจะมีคําตอบที่ไม่ใช่คําตอบ เช่น "มาใส่มันในที่จอดรถกันเถอะ" บางทีพื้นที่เปิดคือที่จอดรถ และที่จอดรถก็สําคัญพอๆ กับอาคารหลัก (หัวข้อที่จะพูดคุย) คุณต้องการทั้งคู่

ความรู้สึกปลอดภัย

พื้นที่โล่งทํางานเพราะสร้างสภาพแวดล้อมของความปลอดภัยทางจิตวิทยา ฟังดูง่าย แต่ไม่ใช่ สิ่งสําคัญคือต้องปฏิบัติตามแนวคิดที่แนะนําไว้ในพื้นที่เปิด การสนทนาโดยไม่มีการดําเนินการไม่ได้ช่วยใคร 

ความสําคัญของการติดตามผล

เราใช้วิธีการที่แตกต่างออกไปในปีนี้ เรามีมากกว่า 30 เซสชันในพื้นที่เปิดโล่ง และผู้จดบันทึกหรือผู้ติดตามในแต่ละเซสชัน พวกเขาเขียนจุดที่น่าสนใจในหน้า A3 ในระหว่างเซสชั่น เรามักจะสร้างกําแพงอารมณ์ในช่วงท้ายของวันเพื่อสะท้อนความคิดของเรา คราวนี้เราถ่ายภาพโน้ตประมาณ 60 ภาพ แล้วป้อนลงใน Gemini และแปลงเป็น Markdown จากนั้นเรารวมและอัปโหลดไปยัง NotebookLM อย่างที่คุณนึกภาพได้ มันขึ้นอยู่กับความรู้สึก สิ่งที่ได้เรียนรู้ ธีม การกระทํา และข้อมูลเชิงลึกในเวลาไม่กี่นาที

ใช้เวลาอย่างชาญฉลาด

การติดต่อทางไกลมีข้อดีมากมาย แต่เป็นเรื่องยากที่จะจัดเวิร์คช็อปขนาดใหญ่ในการโทรผ่านวิดีโอ เป็นไปไม่ได้ แต่ยาก เราพบว่าการพบกันแบบตัวต่อตัวจะสร้างความตื่นเต้น ความปลอดภัย ความผูกพัน และแผนที่จะไม่เกิดขึ้นในการคุยสายวิดีโอ

สิบปีที่ผ่านมา ใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ในการสังเคราะห์สิ่งที่ค้นพบทั้งหมดจากกิจกรรมพื้นที่เปิดโล่ง วันนี้ใช้เวลาสองสามชั่วโมง จะมีลักษณะอย่างไรในอนาคต สิ่งหนึ่งที่แน่นอน: พลังงานและความมีชีวิตชีวาของ OST  รวมกับพลังของการเชื่อมต่อผู้คน จะยังคงมีคุณค่าต่อไป