การตรวจสอบการทํางานจากระยะไกล: บริษัทควรรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความเป็นส่วนตัว

หลายเดือนที่ผ่านมาได้นำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญมาสู่โลกแห่งการจ้างงาน การระบาดใหญ่ส่งผลให้ทั้งพนักงานและนายจ้างต้องเปลี่ยนการรับรู้ใหม่หมดเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานทางไกล

แม้ว่าการทํางานที่บ้านจะให้ประโยชน์ที่ชัดเจนมากมายสําหรับบริษัทและทีมงาน แต่การเปลี่ยนผ่านไปสู่การทํางานระยะไกลยังมาพร้อมกับความท้าทาย รวมถึงโอกาสน้อยลงสําหรับการมีปฏิสัมพันธ์และการบริหารจัดการแบบตัวต่อตัว

สิ่งนี้ได้ทําให้ผู้นําธุรกิจถามคําถามที่สําคัญ: ผู้จัดการจะสามารถตรวจสอบทีมระยะไกลของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามกฎระเบียบได้อย่างไร

การตรวจสอบการทํางานจากระยะไกล: การหา ความสมดุล

นายจ้าง กําลังเผชิญกับความท้าทายที่หลากหลาย เนื่องจากพวกเขาพิจารณากลยุทธ์สําหรับการตรวจติดตามทีมระยะไกล  ซึ่งรวมถึงความแพร่หลาย ที่เพิ่มขึ้นของไซโลขององค์กร ความเสี่ยง ที่เพิ่มขึ้นต่อการรั่วไหลของข้อมูลของบริษัท ชั่วโมงการทํางานล่วงเวลา เพิ่มเติม  และผลตอบแทนที่จําเป็นที่ตามมา

[bctt tweet=”เป็นสิ่งสําคัญที่ผู้จัดการจะต้องหาจุดสมดุลระหว่างการตรวจสอบและการแนะนําทีมระยะไกล” ชื่อผู้ใช้=”globalpeo”]

สิ่งสําคัญคือผู้จัดการต้องหาจุดสมดุลระหว่างการตรวจสอบและการแนะนําทีมระยะไกลของตน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของตนมีพื้นที่ในการเรียนรู้และขัดเกลาทักษะของตนเอง การเคารพความเป็นส่วนตัวของพนักงานและกรอบการทํางานของระเบียบข้อบังคับทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการตรวจติดตามพนักงานเป็นสิ่งจําเป็น

บริษัทควรใส่ใจกฎระเบียบใดบ้าง

หลายประเทศทั่วโลกกําลังผ่านกฎหมายที่ควบคุมวิธีการที่นายจ้างต้องปฏิบัติการติดตามการทํางานจากระยะไกลอย่างสอดคล้องกับกฎระเบียบ

โปแลนด์เป็นตัวอย่างของ เรื่องนี้ข้อกฎหมาย ของโปแลนด์ ได้บังคับใช้ชุดกฎระเบียบที่นายจ้างต้องปฏิบัติตามในขณะที่ตรวจสอบทีมของตนในโลกธุรกิจระยะไกลใหม่ ตามประมวลกฎหมายแรงงาน:

• “ในกรณีที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดระบบงานที่เหมาะสมหรือเพื่อให้เวลาทํางานอย่างเต็มที่หรือใช้เครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างเหมาะสมสําหรับพนักงาน นายจ้างอาจแนะนําการตรวจสอบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงาน (การตรวจสอบอีเมล)” (บทความ 223 § 1 ของประมวลกฎหมายแรงงาน)
• “การเฝ้าติดตามอีเมลจะไม่ส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยของความเป็นส่วนตัวของจดหมายโต้ตอบและสิทธิส่วนบุคคลอื่น ๆ ของพนักงาน” (บทความ 223 § 2 ของประมวลกฎหมายแรงงาน)
• “ข้อกําหนดข้างต้น (ข้อ 223 § 4ของประมวลกฎหมายแรงงาน) อาจมีผลบังคับใช้กับกิจกรรมการทํางานระยะไกลนอกเหนือจากการติดต่อทางอีเมล รวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม IT ที่เกี่ยวข้องกับงาน

แม้ว่าประมวลกฎหมายแรงงานจะให้คําแนะนําเกี่ยวกับการตรวจสอบการทํางานระยะไกล แต่ก็ยังมีพื้นที่สีเทาอยู่มากมาย เป้าหมายของการตรวจสอบการทํางานระยะไกลควรเป็นอย่างเคร่งครัดเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้ทรัพย์สินทางธุรกิจและชั่วโมงการทํางานอย่างเหมาะสม

นายจ้างต้องแจ้งให้พนักงานของตนทราบล่วงหน้าถึงการดําเนินการตรวจสอบทางไกลพร้อมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ตนควรคาดหวังและสิ่งที่จะได้รับการตรวจสอบ ข้อกําหนดเหล่านี้อาจรวมอยู่ในเอกสารทางการที่มีรายละเอียดระเบียบข้อบังคับทั่วไปของบริษัทเกี่ยวกับการทํางานระยะไกล นายจ้างควรพิจารณาเอกสารแยกต่างหากที่พูดถึงการเฝ้าระวังทางไกลโดยเฉพาะ นอกจากนี้ ยังเป็นสิ่งสําคัญที่ต้องจําไว้ว่า ตามประมวลกฎหมายแรงงาน:

“ ควรระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขต  และลักษณะของ  การใช้ การตรวจสอบ ทางไกล ไว้ใน ข้อตกลง แรงงานร่วม  กฎระเบียบ งานที่จัดทําเป็นเอกสาร หรือคําแถลงของ นายจ้าง  หากนายจ้างไม่อยู่ภายใต้ข้อตกลง แรงงานร่วม  หรือไม่จําเป็นต้องกําหนดกฎระเบียบ การทํางาน”

นายจ้างสามารถบันทึกรายละเอียดการตรวจสอบจากระยะไกลและระเบียบข้อบังคับไว้ในนโยบายการทํางานทางไกลอย่างเป็นทางการหรือในข้อตกลงแรงงานร่วม แต่เอกสารแยกต่างหากที่ครอบคลุมกิจกรรมเฉพาะ เช่น การเฝ้าระวัง ก็ได้รับอนุญาตตามกฎหมายเช่นกัน

 

นายจ้างควรใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบการทํางานจากระยะไกลหรือไม่

นายจ้างควรเลือกซอฟต์แวร์ที่จะใช้ในการตรวจสอบการทํางานระยะไกลอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกําหนดทางกฎหมาย ดังที่ได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ ฝ่ายไอทีที่ใช้ไม่ควรละเมิดความเป็นส่วนตัวของพนักงานหรือทําให้ข้อมูลที่เป็นความลับตกอยู่ในความเสี่ยง

[bctt tweet=”นายจ้างควรเลือกซอฟต์แวร์ที่จะใช้ในการตรวจสอบการทํางานจากระยะไกลอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกําหนดทางกฎหมาย” ชื่อผู้ใช้=”globalpeo”]

อย่างไรก็ตาม นายจ้างอาจประสบปัญหาในการดําเนินการตรวจสอบซอฟต์แวร์ หากพนักงาน (ชั่วคราวหรือถาวร) ทํางานโดยใช้คอมพิวเตอร์ของตนเอง การตรวจสอบอุปกรณ์ที่นายจ้างมอบหมายให้พนักงานนั้นมีความซับซ้อนน้อยกว่า เนื่องจากพนักงานควรใช้อุปกรณ์ดังกล่าวเพื่อวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น หากพนักงานใช้อุปกรณ์ของตนเอง การตรวจสอบการทํางานจากระยะไกลจะต้องจํากัดเฉพาะกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น

มีบริษัทจํานวนมากในตลาดที่นําเสนอซอฟต์แวร์เพื่อตรวจสอบการทํางานระยะไกล อย่างไรก็ตาม นายจ้างต้องจําไว้ว่าตนมีความรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโซลูชันด้านไอทีที่นํามาใช้

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดใดที่นายจ้างควรปฏิบัติตามเมื่อดําเนินการตรวจสอบการทํางานจากระยะไกล

เคล็ดลับบางประการสําหรับการตรวจสอบการทํางานระยะไกล ได้แก่:

•  การตรวจสอบประสิทธิภาพการทํางาน ของพนักงาน รวมถึงการใช้แอปพลิเคชันบางอย่าง: นายจ้างควรกําหนดอย่างรอบคอบว่าแอปพลิเคชันใดที่พนักงานใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับงาน และตรวจติดตามแอปพลิเคชันเหล่านั้นเท่านั้น
•  การตรวจสอบกิจกรรม ของพนักงาน: อาจรวมถึงการกําหนดข้อจํากัดเกี่ยวกับเว็บไซต์ที่พนักงานสามารถเข้าถึงและตั้งค่าการแจ้งเตือนด้านความปลอดภัยสําหรับกิจกรรมเฉพาะ บริษัทมักจะจํากัดเว็บไซต์ที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทํางาน เช่น เว็บไซต์โซเชียลมีเดีย หรือเว็บไซต์ที่เพิ่มความเสี่ยงต่อไวรัสคอมพิวเตอร์
• การชี้แจงชั่วโมงการทํางาน ระยะไกล: เป็นสิ่งสําคัญในการตรวจสอบประสิทธิภาพการทํางานของพนักงานและลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเรียกร้องค่าล่วงเวลา
• ตรวจสอบการพัก งาน: นายจ้างควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับความถี่และระยะเวลาของการพักงานประจําวัน
• การรับรองการสํารองข้อมูล: ใช้ซอฟต์แวร์ เช่น ระบบคลาวด์ออนไลน์ที่ปลอดภัย ที่รับประกันการจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ
• จัดการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย: ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลธุรกิจผ่านการเข้าถึงแอปพลิเคชันหรือเอกสารส่วนบุคคลที่กําหนดไว้อย่างชัดเจนและเป็นที่ยอมรับ
•  ตรวจสอบการใช้พอร์ต  USB และอุปกรณ์: ใช้การตรวจสอบยืนยันตัวตนเพิ่มเติมเพื่อจํากัดผู้ที่สามารถใช้พอร์ต USB และอุปกรณ์ได้

ดังนั้น การเฝ้าติดตามการทํางานระยะไกลจึงไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์สําหรับการประเมินระดับประสิทธิภาพการทํางานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจถึงการใช้เครื่องมือที่ได้รับความไว้วางใจอย่างเหมาะสม หรือในท้ายที่สุดคือการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและเสริมสร้างความปลอดภัยของบริษัทให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

แล้วสิทธิความเป็นส่วนตัวและ GDPR ล่ะ

ในประเทศโปแลนด์ การตรวจสอบอุปกรณ์และกิจกรรมส่วนตัว (ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน) เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ดังรายละเอียดในมาตรา 223 § 1 ของประมวลกฎหมายแรงงาน - ระบุว่าการตรวจสอบอาจครอบคลุม "เครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับมอบหมายจากนายจ้าง" อย่างไรก็ตาม อาจมีการตรวจสอบเพื่อ “ให้แน่ใจว่าองค์กรของการทํางานสามารถใช้เวลาทํางานได้อย่างเต็มที่” ซึ่งดูเหมือนว่าจะมีเหตุผลรองรับการติดตามกิจกรรมของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์ไอทีส่วนตัวอย่างจํากัด

หากนายจ้างตัดสินใจที่จะตรวจสอบการทํางานระยะไกลที่ดําเนินการกับอุปกรณ์ส่วนบุคคลของพนักงาน จําเป็นต้องใช้มาตรการทางเทคนิคที่เพียงพอ มิฉะนั้นแล้ว นายจ้างจะเสี่ยงที่จะถูกกล่าวหาว่าละเมิดความเป็นส่วนตัวและสิทธิส่วนบุคคลอื่น ๆ ของพนักงาน วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือการตรวจสอบซอฟต์แวร์ของพนักงานในระหว่างชั่วโมงทํางานเท่านั้น ซึ่งสามารถทําได้โดยการจัดหา VPN (Virtual Private Network) ให้พนักงานใช้สําหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น

นายจ้างต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับภายใต้ระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และแจ้งให้พนักงานทราบถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคลของตนในขณะที่ทํางานจากระยะไกล

การสร้างแผนการตรวจสอบการทํางานระยะไกลที่เหมาะกับบริษัทของคุณ

แม้ว่าการกําหนดกระบวนการและแนวทางที่อยู่เบื้องหลังการตรวจสอบการทํางานจากระยะไกลอย่างชัดเจนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากความซับซ้อนของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง แต่เป้าหมายพื้นฐานคือการปรับแนวทางให้เข้ากับบริษัท เงื่อนไขการจ้างงาน และแม้แต่ตําแหน่งงานที่เฉพาะเจาะจง กฎระเบียบทั่วไปจาก GDPR เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลยังคงมีผลบังคับใช้เช่นกัน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจํากัดการจัดเก็บข้อมูลและเหตุผลในการตรวจติดตามงาน ตลอดจนความรับผิดชอบ

นอกจากนี้ ยังจําเป็นต้องติดตามกฎหมายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานระยะไกล ในโปแลนด์ พื้นฐานทางกฎหมายในปัจจุบันของสิ่งนี้ยังคงเป็นมาตรา3ของการดําเนินการเพื่อวัตถุประสงค์พิเศษในการแก้ปัญหาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการป้องกัน Covid-19, ซึ่งถูกนํามาใช้ใน มีนาคม 2020, เริ่มต้นเป็นกฎระเบียบชั่วคราว. กฎหมายโปแลนด์ประกาศเมื่อเร็ว ๆ นี้ว่ากฎปัจจุบันในการทํางานระยะไกลมีวัตถุประสงค์เพื่อทําหน้าที่เป็นประมวลกฎหมายแรงงานใหม่ นายจ้างควรให้ความสําคัญกับการปฏิบัติตามกฎเหล่านี้มากกว่าข้อกําหนดที่มีอยู่เกี่ยวกับการทํางานทางไกล

นอกเหนือจากข้อพิจารณาทางกฎหมายเพียงอย่างเดียวแล้ว นายจ้างควรพิจารณาสถานการณ์และบริบททั้งหมดเกี่ยวกับการตรวจสอบบริษัทของตน แม้ว่ากฎระเบียบที่เป็นทางการจะมีความสําคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติตาม แต่ก็ไม่ควรแทนที่ “สามัญสํานึก” ในระหว่างการนําวิธีการแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพและสมเหตุสมผลมาใช้

แม้แต่โซลูชันทางเทคนิคที่ยอดเยี่ยมที่สุดก็จะไม่มีประสิทธิภาพหากการตรวจติดตามถูกนํามาใช้โดยไม่มีการสื่อสารที่เพียงพอกับทีมและเข้าใจถึงความต้องการร่วมกัน การไม่ทําเช่นนั้นอาจส่งผลเสียต่อผลเสียและทําลายความไว้วางใจที่จําเป็นระหว่างนายจ้างและพนักงาน การนํามาตรการที่มากเกินไปมาใช้อาจส่งผลให้เกิดความเสี่ยงที่จะละเมิดความเป็นส่วนตัวและสิทธิส่วนบุคคลอื่น ๆ ของพนักงาน (ซึ่งอาจทําให้นายจ้างเสี่ยงต่อการกล่าวอ้าง) และทําให้เกิดการขัดขวางการทํางานของทีม