สิ่งที่นายจ้างจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบการทำงานจากทางไกล

การปฏิบัติตามกฎระเบียบการทำงานจากทางไกลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย นับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ หลายบริษัทได้ใช้นโยบายการทำงานระยะไกลเป็นอันดับแรกอย่างถาวร ซึ่งมีแนวโน้มว่าจะกลายเป็นบรรทัดฐานในเร็วๆ นี้ ในความเป็นจริง ภายใน 2025 แรงงานร้อยละ 75 จะทำงานจากทางไกลอย่างน้อยห้าวันต่อเดือน

แม้ว่าจะมีกฎหมายไม่กี่ฉบับที่ใช้กับการเตรียมงานชั่วคราวจากที่บ้าน แต่หลายประเทศได้เริ่มออกกฎหมายเกี่ยวกับการทำงานทางไกล

นี่คือ ประเด็นทางกฎหมายบางส่วน ที่บริษัทควรพิจารณา ในขณะที่พวกเขาทํางานเพื่อบังคับใช้นโยบายการทํางานทางไกลก่อน

ปัญหาที่ 1: การปฏิบัติตามข้อกําหนดข้อมูล (ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย)

การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านข้อมูลควรอยู่ในความสำคัญสูงสุดของบริษัท เมื่อต้องรับมือกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ซึ่งรวมถึงข้อมูลลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้และใช้งาน อีกปัญหาหนึ่งคือเมื่อมีการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างประเทศ บริษัทของคุณปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ GDPR หรือไม่

สิ่งที่คุณสามารถทําได้: 

• กําหนดนโยบายความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่ครอบคลุมซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึง
• ให้พนักงานใช้บริการเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (Virtual Private Network, VPN) ที่ช่วยให้การท่อง เว็บมีความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับผู้ปฏิบัติงาน ระยะไกล ที่ใช้ Wi-Fi สาธารณะ
• เข้ารหัสข้อมูลที่เป็นความลับ
• ตั้งค่าการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยสําหรับทุกอุปกรณ์

[bctt tweet=”เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รวมถึงข้อมูลของลูกค้า เป็นเรื่องสําคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจถึงความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงและใช้งาน” ชื่อผู้ใช้=”globalpeo”]

ปัญหา #2: การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านบัญชีเงินเดือน

การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านบัญชีเงินเดือนเป็นความท้าทายทั่วไปที่บริษัทต้องเผชิญเมื่อมีพนักงานที่อยู่ห่างไกล บริษัทต้องเข้าใจกฎหมายการจ้างงานและแรงงานในทุกประเทศที่ว่าจ้าง เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจ่ายเงินให้แก่พนักงานตามกฎหมายเหล่านั้น

สิ่งที่คุณสามารถทําได้:

ตรวจสอบข้อกําหนดของทุกรัฐหรือประเทศเกี่ยวกับ:

• ค่าแรงขั้นต่ํา ค่าแรงขั้นต่ําคือเงินเดือนหรือการจ่ายเงินที่ต่ําที่สุดที่นายจ้างสามารถจ่ายค่าชดเชยให้กับคนงานได้ตามกฎหมาย ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ และแต่ละรัฐในสหรัฐฯ และในขณะที่ประเทศส่วนใหญ่มีหนึ่งประเทศ บางประเทศได้ห้ามการใช้ค่าจ้างขั้นต่ําอย่างเป็นทางการ ดังนั้น สิ่งสําคัญคือการติดตามข้อกําหนดด้านค่าจ้างในประเทศที่คุณทํางานอยู่ บริษัทที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้ อาจต้องรับผิดสําหรับค่าปรับและการฟ้องร้องคดี
• กฎหมายการทํางานล่วงเวลาและชั่วโมงการทํางาน แม้ว่าจะมีมาตรฐานสําหรับ  ชั่วโมงการทํางานทั่วโลก แต่ก็มี รูปแบบที่แตกต่างกันในแต่ละประเทศกฎหมายแรงงาน ในท้องถิ่น กําหนด ชั่วโมงการทํางานและการทํางานล่วงเวลา  สูงสุดและต่ําสุด สําหรับพนักงาน และบริษัท ต้องปฏิบัติตาม
• การลางาน กฎหมายแรงงานในท้องถิ่น กําหนดแผน การลาหยุดที่ ได้รับค่าจ้าง ของตนเอง การลาพักร้อนใน  ทวีปอเมริกาแตกต่างจาก ในยุโรป หรือแอฟริกา   และ ยังเป็น การลาคลอดและการลาคลอด อีกด้วยการอยู่ด้านบนของกฎระเบียบเหล่านี้จะป้องกันไม่ให้บริษัทเผชิญกับความรับผิด
• ความถี่ของการจ่ายเงิน  ความถี่ในการจ่ายเงิน จะกําหนด ความถี่ในการ  จ่ายเงิน ของพนักงาน  (เช่น รายสัปดาห์ รายสองสัปดาห์ รายครึ่งเดือน รายเดือน)  และแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศสิ่งสําคัญ คือต้องคํานึงถึงเรื่องนี้เสมอ เพื่อปฏิบัติตาม ระเบียบข้อบังคับของ ทุกประเทศ และหลีกเลี่ยงปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• สวัสดิการ พนักงานมีสิทธิได้รับผลประโยชน์ภาคบังคับบางอย่าง ที่บังคับ ตามกฎหมายแรงงานของประเทศของตน แม้ว่าจะมีผลประโยชน์พื้นฐาน เช่น  ประกันสังคม ในทุกประเทศ แต่อีกหลายประเทศได้  กําหนดว่านายจ้างควรเสนอผลประโยชน์ในการว่าง งานและการเกษียณอายุด้วย
• การประกันภัย หลายประเทศกําหนดให้ทําประกันด้านการดูแลสุขภาพ การเกษียณอายุ และการว่างงาน นี่คือสิ่งที่บริษัทต้องคํานึงถึงเมื่อว่าจ้างพนักงานในประเทศเหล่านั้น
• ภาษี บางประเทศมีระบบการจัดเก็บภาษีที่ซับซ้อนกว่าประเทศอื่นๆ การทําความเข้าใจระบบเหล่านี้เป็นกุญแจสําคัญในการ  ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้าน ภาษี

ค้นหาผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยให้บริษัทของคุณรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมายและระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่นอยู่เสมอ

ฉบับที่ #3: สุขภาพและความปลอดภัย

การปกป้องสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงานกลายเป็นเรื่องยากสําหรับบริษัทนับตั้งแต่ไปทํางานทางไกล อย่างไรก็ตาม แม้ว่าพนักงานจะไม่ได้ทํางานในสํานักงาน แต่บริษัทก็ยังต้องรับผิดชอบในการรักษาพนักงานให้มีสุขภาพดีและปลอดภัย

สิ่งที่คุณสามารถทําได้:

• ระบุอันตรายที่อาจเกิดขึ้นและใช้มาตรการเพื่อควบคุมและบรรเทาความเสี่ยง
• กําหนดระบบสําหรับการรายงานการบาดเจ็บหรือเหตุการณ์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานทราบวิธีการใช้งาน
• จัดให้มีการฝึกอบรมด้านสุขภาพและความปลอดภัย และส่งเสริมให้พนักงานใช้ความระมัดระวังที่จําเป็น
• สุขภาพจิต ก็เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องใส่ใจ นายจ้างควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานกําลังพักเบรกและหยุดพัก

หมายเลขปัญหา4: อุปกรณ์

เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องจัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จําเป็นในการปฏิบัติงานให้กับพนักงาน ในบางประเทศ นายจ้างจะต้องให้เงินชดเชยหรือค่าจ้างแก่พนักงานสําหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในขณะที่ทํางานทางไกล

สิ่งที่คุณสามารถทําได้:

• จัดหาทรัพยากรที่พนักงานจําเป็นต้องทํางานจากที่บ้าน
• เมื่อบริษัทไม่สามารถจัดหาอุปกรณ์ได้ จําเป็นต้องทําข้อตกลงกับพนักงานและชําระเงินคืนสําหรับค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิดขึ้น
• ปฏิบัติตามกฎหมายทางไกลในท้องถิ่นที่ต้องการค่าชดเชยเพิ่มเติมสําหรับบริการด้านไฟฟ้า โทรศัพท์ และอินเทอร์เน็ต

ฉบับที่ #5: ท รัพย์สินทางปัญญา

นอกเหนือจากการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแล้ว บริษัทยังควรให้ความสําคัญกับการปกป้องงานที่พนักงานของตนผลิต รวมถึงผลงานประพันธ์ สิ่งประดิษฐ์ และการออกแบบ การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา (IP) ระหว่างประเทศเป็นปัจจัยสําคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อว่าจ้างแรงงานทางไกล

สิ่งที่คุณสามารถทําได้: 

• ลงทะเบียน IP ในประเทศที่พนักงานของคุณอาศัยอยู่
• เพิ่มข้อกําหนดการไม่เปิดเผยข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาการจ้างงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการชี้แจงและทําความเข้าใจข้อกําหนดดังกล่าวแล้ว

 เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ บริษัทควร กําหนด และนํานโยบายการทํางานทางไกลที่เป็นทางการมาใช้

 นโยบายการทํางานระยะไกล

เป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งที่จะต้องกําหนดชุดกฎระเบียบและแนวทางในการควบคุมและจัดการผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

นโยบายการทํางานระยะไกลควรประกอบด้วย:

• กฎระเบียบของบริษัท
  การทํางานจากบ้านจะไม่ยกเว้นพนักงานจากเงื่อนไขและนโยบายที่มีผลบังคับใช้กับพนักงานในสถานที่ทํางาน เพื่อป้องกันความสับสน เป็นการดีที่สุดที่จะกล่าวถึงเรื่องนี้อย่างชัดเจนภายในแนวทางทางไกลของบริษัท
• ความคาดหวังในการทํางานและผลการปฏิบัติงานของพนักงาน 
  กําหนดแนวทางเกี่ยวกับตารางเวลา กําหนดเวลา รายงาน   และงาน นอกจากนี้ ยังเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้อง อธิบายว่า คุณจะวัดประสิทธิภาพการทํางานและผลิตภาพอย่างไร รวมถึง ตัวชี้วัด  ที่สําคัญสําหรับแต่ละบทบาท
• ข้อกําหนดเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและทรัพย์สินทางปัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานลงนามในข้อตกลงการรักษาความลับและเข้าใจถึงความสําคัญของการปกป้องข้อมูลของบริษัท
• ค่าตอบแทนและสวัสดิการ 
  ชี้แจงว่าพนักงานมีสิทธิได้รับค่าตอบแทนและสวัสดิการเช่นเดียวกับในสถานที่ทํางาน นอกจากนี้ โปรดทราบว่าจะมีค่าตอบแทนเพิ่มเติมสําหรับค่าไฟฟ้าหรือค่าอินเทอร์เน็ตหรือไม่
• แน่ใจว่า 
  พนักงานคุ้นเคยกับเครื่องมือการสื่อสารที่ ทีมของคุณใช้ กําหนดความคาดหวังใด  ๆ   สําหรับความพร้อม ทางออนไลน์ ในระหว่างชั่วโมงทํางาน  และเน้นความสําคัญของ การติดตามความคืบหน้า และการประชุม  เพื่อรักษาการสื่อสารที่ราบรื่นกับทีมของคุณ

กำลังสร้างทีมทางไกลของคุณในระดับสากลอยู่หรือไม่

หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบในการทํางานจากระยะไกล Globalization Partnersิวัฒน์สามารถช่วยได้ ในฐานะนายจ้างของบันทึก เรามีความรับผิดชอบทางกฎหมายสําหรับสมาชิกในทีมทั่วโลกของคุณและอนุญาตให้บริษัทของคุณว่าจ้าง187ในประเทศต่างๆ - ไม่จําเป็นต้องมีนิติบุคคล

อ่านเพิ่มเติม: นายจ้างของบันทึกคืออะไร