根據美國勞工統計局的統計，37% 的工作可以完全遠端執行。 現在，預計不久的將來，63% 的公司將轉向遠端工作。 隨著辦公室外工作的普及率不斷增加，很多 公司正在過渡到遠端工作模式，這一點也不奇怪。
調到遠端工作時，為全球公司帶來正面結果，相較於派遣員工離開辦公室，更需要成功地執行這項變革。 在家辦公的過渡需要廣泛的準備、要求建立遠端工作政策、員工留任策略、培訓計畫等。
轉換到遠端工作並不難。 透過這份綜合指南，您將學習如何快速地讓您的公司適應遠端工作條件。
為什麼要現在改用遠端工作？
新十年的開始促使公司工作方式出現前所未有的轉變，近年來證明，這對促進遠端工作轉型尤其有價值。 年2020， 大約 71% 的員工 在家工作。 透過這種快速的轉變，公司及其員工已經瞭解到在遠端工作的世界中哪些有效和哪些無效。
雖然“遠程工作”與在家工作廣泛相關，但它不僅止於此。 研究顯示，在為同一家公司工作時，22% 的員工搬遷至不同城市，而 17% 的員工已搬遷至或計劃搬遷至不同國家，為同一組織工作。 轉向遠端工作讓公司能夠聘僱全國甚至全球的員工。
公司從最近的遠端工作轉型中獲得的其他見解包括辦公室環境的觀點。 遠端工作統計資料顯示，65% 的員工表示他們不需要辦公室環境來維持生產力，但與之相當。 75% 在家工作的人表示，他們這樣做是因為分心程度比在辦公室中少。
轉換為遠端工作的優點
無論您是追求在家工作的過渡作為選擇或必要性，有許多方面需要慶祝。 轉為遠端工作已證明對雇主及其員工均有益，從而為整體公司帶來更大的成果。
1. 工作與生活的平衡
當被問及他們的工作在哪些方面有助於提供積極的工作經驗時，50百分之 的遠端工作者將良好的工作與生活平衡列為主要因素。
經歷良好工作與生活平衡的工人展現了 更好的健康和福祉、更高的工作滿意度、更大的組織技能、更好的目標成就和改善的家庭幸福感。 這意味著僱主的工作績效更好、流動率降低，以及遲到和缺勤的情況更少。
2. 生產力
研究顯示，高達 40 % 的遠端工作者比辦公室員工更有生產力。 這種提高生產力的原因在於減少干擾、提高舒適度和零通勤相關壓力。 更高的生產率可提高公司產量，進而增加相同工作量的經濟生產。
3. 辦公室空間
由於遠端工作增加，高階主管未來幾年可能需要的辦公空間可能較少，而且可以將辦公空間整合到一個首要業務地點。 這些減少的房地產支出每年可為組織平均11,000每半次通勤節省美元。
4. 獲得人才
個人在尋找理想職涯時，會尋求工作生活平衡、工作滿意度和彈性等福利。 由於在家工作已證明可以帶來這些好處，因此提供遠端工作機會的公司比起那些沒有提供遠端工作機會的公司，更有可能獲得和留住頂尖人才。
為遠端工作的挑戰做好準備
雖然公司轉換到遠端工作可以預期會看到許多優勢，但他們可能不會沒有挑戰。 雖然在發生重大變革時遇到障礙是完全正常的，但在尋求在家工作的機會之前，務必瞭解需要注意的潛在障礙。
轉換到遠端工作的一些最常見挑戰包括：
- 雇主信任：由於遠端工作會消除面對面互動的要素，有些主管擔心員工不會像在辦公室一樣努力工作。
- 資訊管理：有些遠端工作人員在辦公室外難以找到資訊並存取問題的答案。
- 溝通：遠距員工在家工作時，經常難以與經理和同事溝通。 有些員工甚至覺得他們的遠端經理不瞭解他們的需求，也無法提供完成工作所需的支援或協助。
- 員工敬業度：員工在家中很容易發生他們不會在工作場所發生的分心，例如家庭和家庭需求。 這些干擾可能導致個人無法投入工作。
- 地理差異：全球公司最大的遠端工作挑戰之一，就是在不同時區工作。 讓國際員工加入會讓排班和合作更加困難。
遠端工作政策的重要性
遠端工作政策是一套員工指南，旨在促進在家辦公的流程，以提高生產力和參與度。 詳細且直接的遠端工作政策，讓員工更清楚瞭解公司對於在家工作的期望，同時簡化溝通、改善到職流程，甚至吸引頂尖人才。
每項遠端工作政策都應包含以下資訊，以獲得最佳結果：
1. 績效期望
員工必須瞭解您對他們的績效、生產力和工作品質的期望。 當個人知道您計劃如何衡量未來的成果時，他們更有可能遵守績效期望。
您可以為員工提供成功所需的工具和資源，包括工作時間和產量要求等，以補充他們對公司政策的瞭解。
2. 溝通明確性
由於遠端工作會模糊溝通管道，因此您的政策應指定員工如何互相溝通，以獲得最佳結果。 描述會議將如何遠端進行，以及他們將使用哪些平台參與。
您也可以向您的員工說明任何可用的通訊工具，並在停電和技術問題時提供緊急通訊形式。
3. 設備使用
您的遠端工作政策應深入探討貴公司使用的設備類型、何種角色需要哪些裝置，以及您是否會提供這些工具給員工。 如果您的員工必須自行購買設備，貴公司是否會退還這些設備的費用？
也請務必說明如何使用每種設備，並納入任何可能有助於其理解的資源。
4. 員工權利
您的員工在遠端為公司工作時，應獲知他們的權利。 例如，您的遠端工作政策應詳述員工必須登入工作的時間、分配多少用餐休息時間，以及如何申請休假。 概述這些權利應消除混淆並防止誤解。
5. 薪資管理
薪資發放可能是您的員工所想工作的主要層面之一。 您的遠端工作政策應說明處理薪資的對象 ，無論是公司還是名義雇主 （EOR） ，以及支付頻率和支付金額。 您還可以包括如果員工對薪資有疑問時應聯絡誰的資訊。
如何完成轉換為遠端工作
在您的公司完全轉換到遠端工作之前，您需要採取一些步驟來確保成功過渡。
1. 通知您的員工
在轉到遠端工作之前，您應該做的第一件事 是通知員工變革正在發生。 讓他們知道轉換的發生時間，以及他們可以如何為轉換做準備。 定義您的員工是否將完全偏遠，或者他們是否有機會在辦公室內外工作，並解釋任何一種情況如何運作。
讓您的員工有機會提出他們對新結構的任何問題。 提供新遠端工作政策的存取權限，以及協助轉型所需的其他資源。
2. 訓練遠端員工採取安全措施
透過切換至遠端工作，對資料安全性的需求也越來越大。 教導您的員工在家工作時應採取哪些措施，以及如何識別和減輕網路威脅，將風險降至最低。
考慮在遠端工作人員的網路安全培訓中實施以下主題：
- 安全漏洞：您可以教導員工辨識威脅，例如惡意軟體、網路釣魚和密碼攻擊，以及員工遇到安全漏洞時應該怎麼做，以防範安全漏洞。
- GDPR 合規性：貴公司必須遵守通用資料保護規範 （GDPR），這項標準要求歐盟營運組織採用新的政策、程序和做法，以維護個人資料的安全、透明度和責任感。
- 雙因素驗證：訓練員工使用雙因素驗證 （2FA），額外一層安全性驗證，確認嘗試存取線上帳戶的人是他們表示，他們要求他們 提供兩項識別資訊。
- 虛擬私人網路：虛擬私人網路 （VPN） 在裝置與保護敏感資料以安全傳輸的網路之間產生加密網際網路連線。 教導員工設定並使用 VPN 來保護公司資訊。
- 安全的雲端儲存：遠端工作者保護資料安全的另一種方式，就是在工作裝置上使用雲端儲存。
3. 隨時掌握最新技術
遠端工作成功的關鍵層面是技術效率。 為了確保員工不會在工作中遇到技術問題，請確認您提供他們最新的技術，例如：
- 雲端工具
- 業務應用程式
- 視訊會議程式
- 專案管理工具
- 資料備份與復原解決方案
- 虛擬入職計劃
- 時間追蹤軟體
4. 公開有效地溝通
當公司及其員工能夠成功溝通時，您可以更好地支援您的團隊，同時保持積極的企業文化。 與您的員工安排定期虛擬檢查，與他們個別聯繫，瞭解他們的體驗如何，促進有效的遠端溝通。 組織定期的小組會議，以向員工更新公司在組織層面上發生的事情也很有幫助。
為了確保員工不會感到孤立，您 甚至可能希望組織全公司的虛擬活動，讓員工彼此保持聯繫。
5. 成為最好的領導者
當您的公司轉換到遠端工作時，成為團隊的領導者至關重要。 無論您為員工提供多少工具、政策和資源，都不能在沒有提供他們成功所需的支援和領導力的情況下培養積極的遠端工作環境。 只是一點同理心和樂觀，在幫助員工感覺受到重視和驗證方面有很大的幫助。
您可以向團隊展示您對他們的想法，方法是發送一份調查，詢問員工他們在日常工作中的感受、他們面臨的挑戰，以及您可以如何改善他們的遠端工作體驗。
提供津貼給遠端工作人員
為確保您長期順利轉到遠端工作，請嘗試實施員工留任策略。 當您提供津貼給遠端工作人員時，您會在管理階層和員工之間建立有益的工作關係。 透過投入時間和資源來留住員工，可降低開支、改善合作、提高生產力和提高競爭力。
您可以獎勵員工提高留任率的一些福利包括：
- 建立彈性的環境：許多個人重視工作時間表的彈性，其中 72% 的員工表示，如果目前的員工沒有提供時間表彈性，他們會考慮離開工作。
- 提供有競爭力的福利：為員工提供有競爭力的薪酬的公司更有可能長期留住員工。 您可以提供的福利類型包括員工折扣、帶薪休假、醫療保健和退休儲蓄。
- 寄送禮物：偶爾寄送禮物到他們的家中，例如禮品卡、食物、鮮花或禮物籃，採取其他步驟 來表達您對員工的感謝。
- 提供遠端設置津貼：當員工在家工作時，他們沒有奢侈的辦公室資源可供他們使用，例如辦公桌、椅子、WiFi 和其他辦公用品。 與其要求他們自己支付這些材料的費用，提供津貼給他們，讓他們可以用來為居家工作環境購買這些必需品。
- 提供職涯發展計畫：員工更有可能留在一家透過訓練研討會、人際網絡活動、指導和特殊專案等計畫來投資其職涯發展的公司。 這些類型的機會讓員工感到有動力，並期待成長和發展。
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