دولة اليابان الجزرية أصغر من ولاية كاليفورنيا الأمريكية، ومع ذلك فهي تتمتّع بثالث أكبر اقتصاد على مستوى العالم، بعد الولايات المتحدة الأمريكية والصين. هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى دراسة فكرة توسيع نطاق عملك في اليابان، وتوظيف موظفين هناك. تحتوي اليابان على بعض التحديات الفريدة، ولكنها أيضًا تتمتّع بمُقوِّمات رائعة للنجاح بالنسبة للأعمال الأجنبية.
سيُساعِدك دليلنا الخاص بتوظيف موظفين في اليابان على الاطّلاع على الإجراءات الضرورية لتتمكّن من ضم الأشخاص الملائمين إلى فريقك، وأن تتوسّع في اليابان بنجاح.
ما الذي يجب عليك معرفته قبل بدء عملية التوظيف في اليابان
النصيحة الأهم بشأن توظيف الموظفين في اليابان هي أن تقوم بالبحث المطلوب كي تفهم أسباب تفرُّد اليابان. لنُلقِي نظرة على أهم الأمور التي يجب أن تكون على عِلم بها قبل أن تبدأ عملية توظيف موظفين يابانيين.
1. نقص العمالة
من الاعتبارات المهمة بالنسبة لأي شخص يسعى للتوسُّع في اليابان أن بيئتها هي من أصعب البيئات من حيث إمكانية اجتذاب المُرشَّحين إليها. لقد أدّى كِبر سن السكان وانخفاض معدلات المواليد إلى نقص حاد في العمالة في اليابان. وهذا يعني أن الموظفين في اليابان قد اعتادوا على مستوياتٍ متميزة من الأمن الوظيفي عند قيامهم بالبحث عن وظيفة، أو استلام عروض العمل من شركات عديدة. بل إن أصحاب الأعمال اليابانيين غالبًا ما يُفضِّلون العمل لدى الشركات اليابانية الشهيرة بدلًا من العمل مع شركات أجنبية، خاصةً الشركات الناشئة.
هذا لا يعني أنه يجب عليك صرف النظر عن التوسُّع في اليابان. إنما يعني أنك تحتاج إلى أن تكون مُدركًا للتحديات حتي يمكنك وضع الاستراتيجيات بفعالية. الفرق الرئيسي بين ممارسات التوظيف في اليابان، وممارسات التوظيف التي قد تكون مُعتادًا عليها في بلدك هو أنك ستحاول بشكلٍ أساسي إقناع المتقدمين الذين ترغب في توظيفهم بعملك بدلًا من أن تتوقّع منهم أن يعملوا على إقناعك بتوظيفهم.
2. عقود التوظيف، وقواعد العمل
شروط العمل وظروفه (الراتب، ساعات العمل، المعلومات الخاصة بحيز العمل، إلخ.) كل تلك الأمور يجب الإشارة إليها كتابةً عند توظيف موظفين جُدد. وفقًا للقانون الياباني، يجب على الشركات التي لديها موظفين 10 أو أكثر في مكان العمل وضع قواعد العمل وتقديمها إلى مكتب فحص معايير العمل المحلي.
توضح قواعد العمل بالتفصيل ظروف العمل التي تحافظ عليها لموظفيك، بما في ذلك أشياء مثل الأجور وساعات العمل والعطلات وقواعد الشركة وإجراءات التعامل مع انتهاكات القواعد. يمكن أن يقدم لك مكتب فحص معايير العمل إرشادات حول ما إذا كانت قواعد العمل الخاصة بك تغطي جميع المعلومات الضرورية وتتوافق مع القانون. يمكن لمسؤولي معايير العمل أيضًا فحص عملك لضمان توفير ظروف عمل آمنة.
3. أسبوع العمل، وقوانين الحد الأدنى للأجور
أسبوع العمل القياسي في اليابان هو 40 ساعة، مقسمة إلى ثماني ساعات عمل. في بعض الحالات، يمكن أن يزيد هذا العدد إلى 44 ساعات. تأخذ الحكومة اليابانية مسألة العمل الزائد على محمل الجد وتتطلب من أصحاب العمل تقديم اتفاقية إدارة عمالة إلى مكتب فحص معايير العمل قبل أن يتمكن الموظفون من العمل لساعات إضافية. يحق للموظفين الذين يعملون لساعات إضافية أو الذين يعملون أثناء الليل أو في أيام العطلات الرسمية الحصول على أجر إضافي، والذي يتراوح عادةً من 25% إلى 50% علاوة على الأجور العادية.
ليس لليابان حد أدنى واحد للأجور في البلاد. بدلاً من ذلك، تمتلك المناطق والصناعات المختلفة الحد الأدنى للأجور الخاصة بها، لذلك ستحتاج إلى معرفة متطلبات الحد الأدنى للأجور التي تنطبق على شركتك. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى تقديم أجور ومزايا رائعة لجذب أفضل المواهب.
4. الإجازات المدفوعة
يحق للموظفين اليابانيين الحصول على إجازة مدفوعة الأجر بمجرد عملهم لدى شركة لمدة ستة أشهر. في هذه المرحلة، يحصلون تلقائيًا على 10 أيام إجازة سنوية. بعد الأشهر الستة الأولى، كل عام إضافي يعمل فيه الموظف سيضيف يومًا إضافيًا إلى متطلباته السنوية لوقت الإجازة. إذًا، بعد 18 أشهر، سيحصلون على 11 أيام إجازة. الحد الأدنى من المتطلبات يُحدّد في 20 الأيام التي سيصل إليها الموظف عندما يعمل 6.5 لسنوات أو أكثر.
وبطبيعة الحال، يمكن لأصحاب العمل تقديم أيام إجازة مدفوعة الأجر لموظفيهم أكثر من المتطلبات القانونية إذا رغبوا في ذلك. كما يمنح العديد من أصحاب العمل أيضًا موظفيهم عطلات كأيام مدفوعة الأجر، على الرغم من أن دفع أجور الموظفين في العطلات ليس مطلوبًا قانونًا. تمتلك اليابان إجماليًا من العطلات 16 الوطنية، لذا فإن توفير هذه الأيام كعطلات مدفوعة الأجر يُعد ميزة رئيسية مقارنة بالسماح للموظفين ببساطة باستخدام أجازتهم مدفوعة الأجر أو أخذ إجازة غير مدفوعة الأجر. الإجازة المرضية مدفوعة الأجر ليست شرطًا في اليابان.
5. الضرائب والتأمين الاجتماعي
في اليابان، يجب على أصحاب العمل اقتطاع ضريبة دخل موظفيهم، والتي يختلف معدلها بناءً على دخل الموظف، من رواتبهم. كما يحجب أصحاب العمل جزءًا من رواتب الموظفين للذهاب إلى Shakai Hoken أو الضمان الاجتماعي. يطابق أصحاب العمل مساهمات موظفيهم في الضمان الاجتماعي. يشمل الضمان الاجتماعي، أو التأمين الاجتماعي، في اليابان التأمين الصحي، وتعويضات العمال، والتأمين ضد البطالة، والمعاشات.
نظرًا لأن الضمان الاجتماعي يشمل التأمين الصحي العام، لا يحتاج أصحاب العمل إلى تقديم خطط تأمين خاصة. ومع ذلك، يجب على أصحاب العمل تزويد موظفيهم بفحوصات بدنية وفحوصات سنوية. يلزم إجراء فحوصات دورية لجميع الشركات التي لديها موظفين 50 أو أكثر، بغض النظر عن المجال أو نوع العمل الذي تقوم به شركتك.
تكلفة توظيف أحد الموظفين في اليابان
يمكن أن تكون عملية التوظيف مكلفة في أي سيناريو، ولكن عندما تقوم بتوظيف موظفين في بلد جديد، يجب عليك وضع ميزانية لبعض التكاليف الإضافية. يمكن أن يترتب على توظيف موظفين جدد في اليابان التكاليف التالية:
- البحث: نظرًا لأن سوق العمل الياباني من المرجح أن يكون مختلفًا جدًا عن سوق العمل الخاص بك ولأن الدولة لديها قوانين توظيف خاصة بها، فستحتاج إلى إجراء بحث لضمان أن التوسع في اليابان هو الخطوة الصحيحة لشركتك وفهم جميع الشؤون القانونية ذات الصلة.
- المساعدة القانونية: قد ترغب أيضًا في تعيين محامٍ لمساعدتك في الامتثال القانوني والتأكد من أنك تتبع الكتاب حتى تتجنب أي مشكلات.
- لجنة التوظيف: قد ترغب في التعامل مع التوظيف من خلال لجنة توظيف تتألف من أعضاء في شركتك. سيكون الوقت الذي يقضيه هؤلاء الموظفون في عملية التوظيف جزءًا مهمًا من إجمالي تكاليفك.
- السفر: إذا اضطررت أنت أو لجنة التوظيف إلى السفر إلى اليابان للتوظيف أو إنشاء مكتب جديد هناك، فيجب عليك مراعاة تكاليف السفر.
- وكالة التوظيف: نظرًا لأن التوظيف في اليابان يمثل بعض التحديات الخطيرة للشركات الأجنبية، فإن الشراكة مع وكالة التوظيف قرار شائع. ومع ذلك، يميل مسؤولو التوظيف اليابانيون إلى فرض رسوم توظيف أعلى من الوكالات في البلدان الأخرى. يمكنك توقع دفع 30% أو 35% لمسؤول التوظيف الياباني من الأرباح المستهدفة بدلاً من 20% أو 25% التي قد تكون معتادًا عليها في بلدان أخرى.
- الإعلانات الوظيفية: يمكن أن يؤدي الإعلان عن وظيفتك عبر الإنترنت أو في المنشورات المطبوعة أيضًا إلى زيادة تكاليف توظيفك. هناك أيضًا مواقع يمكنك النشر فيها مجانًا.
المترجم: من المرجح أن تحتاج إلى تعيين مترجم لمساعدتك في التواصل مع المتقدمين للوظائف اليابانيين، سواء كتابيًا أو في المقابلات. - فحوصات الفحص: يمكن أن تضيف فحوصات الفحص أيضًا إلى تكاليفك. لا تسمح اليابان بإجراء فحوصات الخلفية الجنائية، ولكن يُسمح بأنواع أخرى من فحوصات ما قبل التوظيف، مثل التحقق من حالة الهجرة الخاصة بالمرشح.
ما الذي تحتاجه أي شركة لتتمكّن من توظيف الموظفين في اليابان؟
إذا كنت ستنتقل إلى مؤسسة توظيف مهنية لتوظيف موظفيك الجدد في اليابان، فيمكنك الانتقال إلى التوظيف. وإلا، فأنت بحاجة إلى تطبيق بعض الأمور أولاً لترسيخ نفسك كصاحب عمل قانوني في اليابان. يمكنك إما إنشاء فرع أو شركة تابعة لشركتك. أفضل خيار لمعظم الشركات الأجنبية هو شركة Kabushiki-Kaisha (KK) أو شركة مساهمة.
لتوظيف شخص ما في اليابان، يجب أن يكون لديك أولاً ما يلي:
- التسجيل الضريبي للضريبة المستقطعة من شيكات راتب الموظفين
- تسجيل خدمة المعاشات في اليابان
- تسجيل مركز خدمة التوظيف العام في تأمين البطالة
- التأمين ضد حوادث العمال من خلال مكتب معايير العمل
- الحساب المصرفي الياباني
ينقذك EOR من كل هذه المهام لأنها تعمل كصاحب عمل مسجّل لموظفيك اليابانيين. إن المؤسسة القانونية الحالية لـ EOR كصاحب عمل في اليابان والخبرة في قانون العمل الياباني تسمح لهم بإضافة موظفيك الجدد إلى كشوف الرواتب بسرعة، مما يسرع العملية ويبسطها لك.
خطوات التوظيف في اليابان
عندما تكون مستعدًا لبدء التوظيف، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية التوظيف في اليابان. من المرجح أن تبدو بعض جوانب العملية مختلفة عما اعتدت عليه في بلدك، على الرغم من أن الخطوات الأساسية للعملية يجب أن تكون مألوفة لك.
1. نشر الخبر
الخطوة الأولى هي إخبار الباحثين عن عمل يابانيين عن وظائفك الشاغرة. وهذا يعني إنشاء إعلانات وظيفية ونشرها عبر الإنترنت حيث سيتعرضون لها. ضع في اعتبارك أن اليابانيين لا يستخدمون مواقع التواصل الاجتماعي عمومًا للبحث عن وظائف، لذا فإن النشر على LinkedIn لن يوصلك إلى أبعد الحدود. بدلاً من ذلك، التزم بمجالس الوظائف اليابانية الشهيرة. اكتب إعلان وظيفتك باللغة اليابانية ما لم تكن مستعدًا لجذب المرشحين الناطقين باللغة الإنجليزية فقط.
ستساعدك هذه المواقع على اكتساب التعرض، ولكن قد يكون من المفيد أيضًا إجراء اتصالات شخصية مع الباحثين عن عمل. إذا كانت لديك اتصالات في اليابان، فتواصل لتحديد العمال الذين قد يرغبون في الانضمام إلى فريقك. يميل المرشحون للوظائف في اليابان إلى الاهتمام بالتوصيات الشخصية أكثر من المكالمات الباردة من جهات التوظيف أو المنشورات عبر الإنترنت.
خيار آخر هو المشاركة في عملية تسمى شينسوتسو. ويشمل ذلك توظيف مجموعات من الخريجين من الجامعات، تمامًا كما يدخلون سوق العمل. لن يكون لديهم نفس عدد المهارات المهنية التي يتمتع بها العمال الأكثر خبرة، ولكن يمكنهم تقديم وجهات نظر وطموحات جديدة وخلفية تعليمية قوية.
2. مراجعة طلبات التقديم
بعد تقديم الطلبات، ستحتاج لجنة التوظيف أو وكالة التوظيف إلى مراجعة هذه الطلبات. يمكن أن تكون هذه مهمة عملاقة في بعض السيناريوهات حيث يتنافس عشرات المتقدمين للحصول على وظيفة. ومع ذلك، في اليابان، يجب أن تكون مستعدًا لتلقي طلبات أقل مما اعتدت على تلقيه عند الإعلان عن وظائف في بلدان أخرى. مع 1.62 توفر الوظائف لكل متقدم لوظيفة يابانية، يمكن أن يكون الباحثون عن عمل يابانيين منتقين إلى حد ما.
وهذا يعني أنه لا يمكن لأصحاب العمل أن يكونوا مختارين تمامًا كما قد يكونوا معتادين. أثناء تقييمك للطلبات، اعلم أنك قد لا تجد تطابقًا مثاليًا، ولكن يمكنك دائمًا توفير التدريب لمساعدة موظف جديد على النجاح كعضو في فريقك.
3. إجراء المقابلات مع المُرشَّحين لشغل الوظائف
يمكنك الآن إجراء مقابلات مع أي متقدمين قد يكونون مناسبين لوظائفك الشاغرة. إذا كنت توظف موظفين عن بُعد في اليابان، فيمكنك التفكير في استضافة مقابلات افتراضية، ولكن ضع في اعتبارك فارق الوقت. على سبيل المثال، تتخلف مدينة نيويورك عن طوكيو 13 أو تتأخر 14 ساعات، اعتمادًا على ما إذا كان التوقيت الصيفي في الولايات المتحدة ساريًا.
4. تقديم عروض عمل، ومشاركة العقود
عندما تحدد المرشحين المناسبين الذين ترغب في انضمامهم إلى شركتك، يجب أن تعرض عليهم الوظيفة رسميًا. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فأخبرهم عن الراتب والمزايا التي ترغب في تقديمها.
هذه هي المرحلة أيضًا التي ستشارك فيها قواعد عملك أو تنشئ عقدًا فرديًا للموظفين الجدد. تأكد من أنك وهؤلاء الأشخاص على نفس الصفحة حول واجباتهم الوظيفية والتعويضات وأي تفاصيل مهمة أخرى حتى يتمكنوا من اتخاذ قرار مستنير.
5. ضم موظفين جُدد
وأخيرًا، يمكنك تأهيل موظفيك الجدد. تتطلب العديد من الوكالات وثائق مختلفة، وسيكون لكل منها موعد نهائي خاص به. على سبيل المثال، يجب عليك تقديم نماذج المعاشات والتأمين الصحي في غضون خمسة أيام من تاريخ بدء عمل الموظف. إذا كنت تعمل مع صاحب عمل مسجل، فسوف يتعامل مع كل هذه الأوراق والامتثال القانوني. لاحظ أنه إذا قمت بتعيين أي مواطنين أجانب في اليابان، فستحتاج أيضًا إلى تقديم أوراق إلى مركز خدمة التوظيف العام.
بالإضافة إلى الأعمال الورقية، يجب عليك أيضًا التأكد من إبلاغ الموظفين الجدد بخط سير الرحلة للأسبوع الأول وتزويدهم بأي تدريب يحتاجونه للبدء والنجاح في وظيفتهم الجديدة.
التوظيف في اليابان بمساعدة Globalization Partners بصفتها مؤسسة تُدير شؤون الموظفين (EOR) خاصة بك
Globalization Partners هي منظمة عالمية لأوروبا يمكنها مساعدة شركتك على التوسع إلى مجموعة متنوعة من البلدان، بما في ذلك اليابان. سنتعامل مع التأهيل، وكشوف الرواتب، والامتثال القانوني، وسنقدم لموظفيك حزمة مزايا جذابة. كل ما عليك هو التركيز على إدارة أعمالك. ليس بالضرورة أن يكون التوسع العالمي عملية معقدة وطويلة. مع Globalization Partners يمكنك التوسع في بلدان جديدة بكفاءة. اطلب عرضًا للبدء.
