在任何公司，团队成员之间的有效沟通都是优化业务绩效和实现组织目标的关键。 无论员工在公司阶梯上的任务和职位如何，几乎每个人都会遇到需要团队努力和部门间沟通的障碍。
在 Covid-19 年爆发之前2020，通过走到同事的办公桌上可以轻松进行对话；但是，远程工作完全消除了这种可能性。 现在，大多数讨论都必须安排，这通常会导致减速，并引发错过最后期限和高周转率的多米诺骨牌效应。
两年后，现在很明显，工作安排不会很快回到传统的面对面设置。 由于许多公司都在测试混合工作模式和灵活的安排，因此雇主和公司领导者必须加强他们的智慧，并找出有效的方法来将团队成员聚集在一起，尽管距离存在限制。
以下是一些在远程工作时代促进沟通的创造性策略：
1. 使用绘图平板电脑进行虚拟会议
在传统办公室，会议是常见的。 从理论上讲，它们是员工收集和分享有关日常任务和待定项目见解的空间。 当公司转向远程优先时，许多经理只需将这些会议替换为小组视频通话。 不幸的是，视频会议工具不是万能解决方案。 经理应确保定期进行这些交流，并确保团队的核心成员始终参与其中。 如果团队规模庞大，或者员工分散在不同时区，则实际的解决方案是根据他们参与的项目划分小组。
听到每位员工的声音至关重要 — 在 议程中留出空间，让团队成员提供有关其工作发展和下周预期进展的最新信息。 许多公司正在将这些新工具整合到这些会议中，例如绘图平板电脑，使远程工作人员能够以视觉和协作的方式即时说明想法。
理想情况下，会议结束时的几分钟应分配给问答环节—— 开放式讨论，讨论各种项目，并澄清所有疑问。
2. 明确目标
必须清楚了解每位员工的职能和角色，以便经理能够有效地协调团队。 制定明确的目标将有助于员工感到被授权和重视，提醒他们自己是集体的一部分，这种感觉经常在远程工作环境中消失
全球团队的另一个重要资源是项目管理工具——这些工具会征集不同的项目领导者，并概述主要目标、截止日期和关键绩效指标 （KPI），使经理能够跟踪项目的生命周期。 当团队成员能够访问这些信息时，有助于及时解决特定的沟通问题并消除所有不确定性，避免延误。
这种方法在居家办公制度中变得更加有效。 新技术使我们能够合作并实现我们从未想过的目标。 例如，如果一群远程员工想要评估营销活动，就必须依赖项目管理工具，如 ana、monday 或 trello。 现代工具可以帮助我们跟踪、维护和执行明确定义的目标，这对远程团队来说比以往任何时候都更重要。
3. 使用共享文件进行文档控制
每个项目都有一个领导者，大多数时候都有几个贡献者，他们需要清楚地了解工作在所有方面的进展，以确保项目的成功。 在分散团队的远程环境中，文档控制比以往任何时候都更加重要。
通过电子邮件来回发送文件并等待每个人在可交付成果上完成其部分，可能会导致工作流程停止。 它还阻止员工对工作进行实时修改并纳入反馈。 如果您的公司处理敏感信息，机密文件可以安全地存储在受保护的云中。
经理应考虑通过处理共享文件来简化团队之间的沟通，从而在技术和自动化方面实现新的进步。
4. 依靠即时通信工具
当你发送电子邮件时，没有办法保证收件人实际上会打开它，更不用说回复它了。 在时间敏感或紧急事务方面，电子邮件不是一种有效的媒介。 通常，我们只需要一个快速的“是或否”答案，因此绕过无法穿透的收件箱墙的理想解决方案是使用即时通信工具，例如公司消息应用程序。
Slack、Clubhouse 和 Discord 等当前工具提供的沟通优势远远超过电子邮件的功能。 例如，使用 Slack 应用程序的员工可以即时发送消息、共享文档以及集成其 CRM 和项目管理解决方案。
有关此主题的更多信息，请查看：同步与异步：掌握远程工作场所的通信
5. 重视水冷却器对话的重要性
“沟通”具有多种含义，不一定需要与工作相关，才能具有建设性并提高生产力。 在疫情期间，员工行为发生了一些变化和发展。 最近的一项研究发现，从办公室过渡到偏远地区的员工在一年的居家工作后，睡眠质量差、焦虑和抑郁。
这些影响主要源于当工作和家庭是同一个地方时造成的社会疏远感。 除了心理健康的影响，这种动态还会导致员工的归属感下降，并损害整个团队的士气。
尽管成为同事并不一定意味着成为朋友，但不可否认，工作场所的非正式聊天有助于同事建立联系，并以积极的态度面对一天。 因此，我们建议通过安排短暂的虚拟茶歇，让员工有空间在个人和社会层面表达自己。
这次应该专注于关于日常生活的非正式聊天，而不是关于待定项目或改进视频营销的最新方法。 尽量避免与工作相关的话题，旨在帮助员工获得通常源自社交互动的能量提升。
6. 针对不同的个性定制解决方案
由于团体视频通话的普及，1-1遭遇有所减少，在远程工作环境中很少见。 在参加小组会议时，人格各不相同：有些团队成员更渴望交谈、分享他们面临的问题并寻求支持，而另一些则更加保守。
在这些情况下，同理心成为确保每个人都有机会表达自己的关键要素。 这可以通过安排一次简短的定期一对一会议来完成，使更保守的个性更容易感到舒服，无需担心判断。
7. 避免“远程控制”风险
斯坦福大学进行的一项研究发现，当员工有机会每周至少一天在家工作时，生产力提高了 13%。 这只是掩盖了常见的误解，即在家工作的人“懒惰”或“生产力低下”。
在传统的办公环境中，员工不会受到持续的监控，因此在远程工作模式中不应该改变这一点。 经理需要记住，员工是负责任的专业人士，微观管理会导致沮丧，这可能会变成消极情绪，降低员工士气和缺乏生产力。
经理应主要关注目标是否已实现，而不是痴迷于控制实际工作时间。 从长远来看，信任将获得更高的生产力水平。
有关更多信息，请查看：贵公司是否将在家办公与远程办公混为一谈？
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