Einstellungsleitfaden für Japan

Der Inselstaat Japan ist kleiner als der US-Bundesstaat Kalifornien und verfügt dennoch über die drittgrößte Wirtschaft der Welt (nach den USA und China). Es gibt viele Gründe, die für eine Expansion Ihres Unternehmens nach Japan und die Einstellung von Mitarbeitern in Japan sprechen. Japan stellt ausländische Unternehmen vor einzigartige Herausforderungen, aber auch vor ein großes Erfolgspotenzial.

Unser Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Japan hilft Ihnen dabei, die richtigen Leute für Ihr Team zu finden und Ihren Markteintritt in Japan zu einem Erfolg zu machen.

Was man vor einer Einstellung in Japan wissen sollte

Der wichtigste Tipp für eine Einstellung in Japan ist es, sich zu informieren und zu verstehen, was Japan einzigartig macht. Sehen wir uns einige der wichtigsten Dinge an, die Sie wissen sollten, bevor Sie mit der Einstellung japanischer Mitarbeiter beginnen.

1. Mangel an Arbeitskräften

Eine wichtige Überlegung für jeden, der nach Japan expandieren möchte, ist, dass dieses Land zu den schwierigeren Umgebungen gehört, um Bewerber anzuziehen. Eine alternde Bevölkerung und sinkende Geburtenraten haben zu einem ernsthaften Arbeitskräftemangel im Land geführt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter daran gewöhnt sind, dass ihre Arbeitsplätze sehr sicher sind und sie Stellenangeboten von mehreren Unternehmen erhalten. Hinzu kommt, dass japanische Mitarbeiter oft lieber für allgemein anerkannte japanische Unternehmen arbeiten als für ausländische Unternehmen, insbesondere für Start-ups.

Das heißt jedoch nicht, dass Sie von einer Expansion nach Japan absehen sollten. Es bedeutet lediglich, dass Sie sich der Herausforderungen bewusst sein müssen, damit Sie eine effektive Strategie entwickeln können. Der Hauptunterschied zwischen den Einstellungspraktiken in Japan und den Praktiken, die Sie vielleicht aus Ihrem Heimatland kennen, besteht darin, dass Sie im Wesentlichen versuchen, Ihr Unternehmen an die Bewerber zu verkaufen, an denen Sie interessiert sind, und nicht erwarten, dass diese sich selbst an Sie verkaufen.

2. Arbeitsverträge und Arbeitsvorschriften

Die Arbeitsbedingungen und Bedingungen (Gehalt, Arbeitszeiten, Informationen über den Arbeitsplatz usw.) müssen bei Neueinstellungen schriftlich angegeben werden . Nach japanischem Recht müssen Unternehmen, die 10 oder mehr Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz beschäftigen, eine Arbeitsordnung erstellen und diese dem örtlichen Amt für Arbeitsaufsicht vorlegen.

In den Arbeitsvorschriften sind die Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter festgelegt, z. B. Löhne, Arbeitszeiten, Urlaub, Unternehmensregeln und Verfahren für den Umgang mit Regelverstößen. Die Aufsichtsbehörde für Arbeitsnormen kann Sie beraten, ob Ihre Arbeitsvorschriften alle erforderlichen Informationen enthalten und mit dem Gesetz in Einklang stehen. Beamte der Arbeitsaufsichtsbehörde können auch Ihr Unternehmen inspizieren, um sicherzustellen, dass Sie für sichere Arbeitsbedingungen sorgen.

3. Gesetze zur Arbeitswoche und Mindestlohn

Die standardmäßige Arbeitswoche in Japan beträgt 40 Stunden, aufgeteilt in Arbeitstage á acht Stunden. In einigen Fällen kann sich diese Zahl auf 44 Stunden erhöhen. Die japanische Regierung nimmt das Problem der Überstunden sehr ernst und verlangt von den Arbeitgebern, dass sie bei der Arbeitsaufsichtsbehörde eine Vereinbarung über das Arbeitsmanagement einreichen, bevor sie ihre Mitarbeiter Überstunden machen lassen können. Mitarbeiter, die Überstunden leisten oder in der Nacht oder an gesetzlichen arbeitsfreien Tagen arbeiten, haben Anspruch auf Überstundenvergütung, die in der Regel % bis 25 % 50Aufschlag auf den normalen Lohn beträgt.

In Japan gibt es keinen landesweit einheitlichen Mindestlohn. Stattdessen haben verschiedene Regionen und Branchen ihre eigenen Mindestlöhne, sodass Sie herausfinden müssen, welche Mindestlohnanforderungen für Ihr Unternehmen gelten. Denken Sie jedoch daran, dass Sie beeindruckende Gehälter und Sozialleistungen anbieten müssen, um Spitzenkräfte anzuziehen.

4. Bezahlte arbeitsfreie Zeiten

Japanische Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte arbeitsfreie Zeiten, sobald sie sechs Monate lang für ein Unternehmen gearbeitet haben. Zu diesem Zeitpunkt erhalten sie automatisch 10 Tage Jahresurlaub. Nach den ersten sechs Monaten wird für jedes weitere Jahr, in dem ein Mitarbeiter arbeitet, ein weiterer Tag auf seinen jährlichen Urlaubsanspruch angerechnet. Nach 18 Monaten erhalten sie also 11 freie Tage. Die Mindestanforderung liegt bei 20 Tagen, die ein Mitarbeiter erreicht, wenn mindestens 6.5 Jahre gearbeitet hat.

Selbstverständlich können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mehr bezahlte Urlaubstage als gesetzlich vorgeschrieben anbieten, wenn sie dies wünschen. Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern auch Urlaub als bezahlte Urlaubstage, obwohl die Bezahlung der Mitarbeiter an Feiertagen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. In Japan gibt es insgesamt 16 nationale Feiertage, sodass die Gewährung dieser Tage als bezahlter Urlaub ein großer Vorteil gegenüber der Möglichkeit ist, dass die Mitarbeiter einfach ihre bezahlten arbeitsfreien Zeiten nutzen oder unbezahlten Urlaub nehmen können. Lohnfortzahlung bei Krankheit ist in Japan nicht vorgeschrieben.

5. Steuern und Sozialversicherung

In Japan müssen die Arbeitgeber die Einkommenssteuer ihrer Mitarbeiter, deren Höhe sich nach dem Einkommen des Mitarbeiters richtet, von den Gehaltsschecks einbehalten. Auch die Arbeitgeber behalten einen Teil des Gehalts ihrer Mitarbeiter ein, der an Shakai Hoken oder die Sozialversicherung geht. Arbeitgeber ergänzen die Beiträge ihrer Arbeitnehmer zur Sozialversicherung. Soziale Sicherheit bzw. die Sozialversicherung in Japan umfasst die Krankenversicherung, die Arbeitsunfallversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung.

Da die Sozialversicherung eine gesetzliche Krankenversicherung umfasst, müssen die Arbeitgeber keine privaten Versicherungspläne anbieten. Die  Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern jedoch jährliche körperliche Untersuchungen und Kontrolluntersuchungen zur Verfügung stellen. Regelmäßige Stress-Checkups sind für alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten erforderlich, unabhängig von der Branche oder der Art der Tätigkeit Ihres Unternehmens.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Japan

Der Einstellungsprozess kann in jedem Fall kostspielig sein, aber wenn Sie Mitarbeiter in einem neuen Land einstellen, sollten Sie einige zusätzliche Kosten einplanen. Die Einstellung neuer Mitarbeiter in Japan kann mit den folgenden Kosten verbunden sein:

• Forschung: Da sich der japanische Arbeitsmarkt wahrscheinlich sehr von Ihrem eigenen unterscheidet und das Land über eigene Arbeitsgesetze verfügt, müssen Sie Forschungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Expansion nach Japan der richtige Schritt für Ihr Unternehmen ist und um alle relevanten Rechtsvorschriften zu verstehen.
• Rechtliche Hilfe: Möglicherweise möchten Sie auch einen Anwalt beauftragen, der Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hilft und sicherstellt, dass Sie das Buch befolgen, um Probleme zu vermeiden.
• Einstellungsausschuss: Sie sollten die Einstellung über einen Einstellungsausschuss, der aus Mitgliedern Ihres Unternehmens besteht, durchführen. Die Zeit, die diese Mitarbeiter für den Einstellungsprozess aufwenden, ist ein wichtiger Teil Ihrer Gesamtkosten.
• Reisen: Wenn Sie oder Ihr Einstellungsausschuss nach Japan reisen müssen, um dort Ihr neues Büro zu rekrutieren oder einzurichten, sollten Sie die Reisekosten berücksichtigen.
• Rekrutierungsagentur: Da die Einstellung in Japan für ausländische Unternehmen einige ernsthafte Herausforderungen darstellt, ist die Zusammenarbeit mit einer Rekrutierungsagentur eine beliebte Entscheidung. Allerdings haben japanische Personalvermittler in der Regel höhere Vermittlungsgebühren als Agenturen in anderen Ländern. Sie können davon ausgehen, dass ein japanischer Personalvermittler 30 % oder 35 % des Zielgehalts zahlt und nicht 20 % oder 25 %, wie Sie es vielleicht in anderen Ländern gewohnt sind.
• Stellenanzeigen: Werbung für Ihre Stelle online oder in Druckpublikationen kann ebenfalls Ihre Rekrutierungskosten erhöhen. Es gibt auch Websites, auf denen Sie kostenlos Beiträge einstellen können.
  Übersetzer: Sie müssen wahrscheinlich einen Übersetzer einstellen, der Ihnen bei der Kommunikation mit japanischen Stellenbewerbern hilft, sowohl schriftlich als auch in Vorstellungsgesprächen.
• Screening-Prüfungen: Screening-Prüfungen können auch Ihre Kosten erhöhen. In Japan sind Leumundsprüfung nicht zulässig, aber andere Arten von Einstellungsuntersuchungen, wie die Überprüfung des Einwanderungsstatus eines Bewerbers, sind erlaubt.

Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Japan einzustellen?

Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter in Japan durch eine Professional Employer Organization einstellen, können Sie gleich mit der Rekrutierung beginnen. Andernfalls müssen Sie zunächst einige Dinge in die Wege leiten, um sich als legaler Arbeitgeber in Japan zu etablieren. Sie können entweder eine Zweigstelle oder eine Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens gründen. Die beste Option für die meisten ausländischen Unternehmen ist eine Kabushiki-Kaisha (KK) oder eine Aktiengesellschaft.

Um eine Person in Japan zu beschäftigen, müssen Sie zunächst folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Steuerliche Registrierung für die Einbehaltung von Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter
• Registrierung bei Japan Pension Service
• Anmeldung bei der Arbeitslosenversicherung durch das Arbeitsamt
• Arbeitsunfallversicherung durch das Amt für Arbeitsschutz
• Japanisches Bankkonto

Ein Employer of Record erspart Ihnen all diese Aufgaben, denn er fungiert für Ihre japanischen Mitarbeiter als Employer of Record. Die bestehende juristische Einrichtung der EOR als Arbeitgeber in Japan und die Expertise im japanischen Arbeitsrecht ermöglichen es ihnen, Ihre neuen Mitarbeiter  schnell zu ihrer Gehaltsabrechnung hinzuzufügen, was den Prozess für Sie beschleunigt und vereinfacht.

Schritte zur Einstellung in Japan

Wenn Sie mit der Rekrutierung beginnen wollen, müssen Sie wissen, wie man in Japan einstellt. Einige Aspekte des Prozesses unterscheiden sich wahrscheinlich von dem, was Sie in Ihrem Heimatland gewohnt sind, aber die grundlegenden Schritte des Verfahrens sollten Ihnen vertraut sein.

1. Informieren Sie die Öffentlichkeit

Der erste Schritt besteht darin, japanische Arbeitssuchende über Ihre offenen Positionen zu informieren. Das bedeutet, dass Sie Stellenanzeigen erstellen und sie online veröffentlichen, wo sie Aufmerksamkeit erregen. Denken Sie daran, dass Japaner in der Regel nicht über soziale Netzwerke nach Stellen suchen, sodass Sie mit einem Eintrag auf LinkedIn nicht weit kommen werden. Bleiben Sie stattdessen bei beliebten japanischen Stellenbörsen. Verfassen Sie Ihre Stellenanzeige auf Japanisch, sofern Sie nicht nur englischsprachige Bewerber ansprechen wollen.

Diese Websites helfen Ihnen, auf sich aufmerksam zu machen, aber es kann auch hilfreich sein, persönliche Kontakte zu Arbeitssuchenden zu knüpfen. Wenn Sie über Kontakte in Japan verfügen, können Sie über Ihr Netzwerk Arbeitskräfte ausfindig machen, die sich Ihrem Team anschließen möchten. Stellenbewerber in Japan achten eher auf persönliche Empfehlungen als auf Anrufe von Personalverantwortlichen oder Online-Stellenanzeigen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Durchführung eines Verfahrens nennt sich „Shinsotsu“. Hierbei werden Gruppen von Hochschulabsolventen kurz vor ihrem Eintritt in den Arbeitsmarkt rekrutiert. Sie verfügen zwar nicht über so viele berufliche Fähigkeiten wie erfahrenere Arbeitnehmer, aber sie können neue Perspektiven, Ehrgeiz und einen soliden Bildungshintergrund mitbringen.

2. Überprüfung der Bewerbungen

Nachdem die Bewerbungen eingetroffen sind, muss Ihr Einstellungsausschuss oder Ihre Personalbeschaffungsagentur diese Bewerbungen prüfen. In manchen Fällen, in denen sich Dutzende von Bewerbern um eine Stelle bewerben, kann dies eine gigantische Aufgabe sein. In Japan sollten Sie sich jedoch darauf einstellen, dass Sie weniger Bewerbungen erhalten, als Sie es von Stellenausschreibungen in anderen Ländern gewohnt sind. Mit 1.62 verfügbaren Stellen pro japanischem Bewerber können japanische Arbeitssuchende ziemlich wählerisch sein.

Das bedeutet, dass die Arbeitgeber nicht ganz so wählerisch sein können, wie sie es vielleicht gewohnt sind. Wenn Sie Ihre Bewerbungen prüfen, sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie vielleicht nicht die perfekte Besetzung finden, aber Sie können immer Schulungen anbieten, um einem neuen Mitarbeiter zu helfen, sich erfolgreich in Ihr Team einzufügen.

3. Interviews mit Bewerbern

Jetzt können Sie Interviews mit allen Bewerbern führen, die für Ihre offenen Stellen in Frage kommen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Japan einstellen, können Sie virtuelle Interviews in Erwägung ziehen, müssen dabei aber den Zeitunterschied berücksichtigen. Zum Beispiel liegt New York City 13 oder 14 Stunden hinter Tokio, je nachdem, ob in den USA die Sommerzeit gilt.

4. Stellenangebote machen und Vertrag teilen

Wenn Sie die richtigen Bewerber für Ihr Unternehmen gefunden haben, sollten Sie ihnen die Stelle offiziell anbieten. Falls Sie dies noch nicht getan haben, teilen Sie dem Bewerber das Gehalt und die Leistungen mit, die Sie zu bieten bereit sind.

Dies ist die Phase, in der Sie dem Bewerber die Arbeitsregeln mitteilen oder einen individuellen Vertrag für Ihre neuen Mitarbeiter erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich über die Arbeitsaufgaben, die Vergütung und andere wichtige Details einig sind, damit sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Schlussendlich können Sie Ihre neuen Mitarbeiter einarbeiten. Mehrere Behörden verlangen verschiedene Unterlagen, und jede Behörde hat ihre eigene Frist. So müssen Sie beispielsweise die Formulare für die Renten- und Krankenversicherung innerhalb von fünf Tagen nach Arbeitsbeginn eines Mitarbeiters einreichen. Wenn Sie mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, kümmert sich dieser um den gesamten Papierkram und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Achten Sie darauf, dass Sie, wenn Sie ausländische Staatsangehörige in Japan einstellen, auch Unterlagen beim Public Employment Service Center, also dem Service-Zentrum für öffentliche Beschäftigung, einreichen müssen.

Neben dem Papierkram sollten Sie neue Mitarbeiter auch darüber informieren, was in der ersten Woche auf sie zukommt, und ihnen alle Schulungen anbieten, die sie für den Einstieg und den Erfolg an ihrem neuen Arbeitsplatz benötigen.

Einstellung in Japan mit Globalization Partners als Employer of Record

Globalization Partners ist ein globaler Employer of Record, der Ihr Unternehmen bei der Expansion in eine Vielzahl von Ländern, einschließlich Japan, unterstützen kann. Wir kümmern uns um die Einstellung, die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bieten Ihren Mitarbeitern ein attraktives Leistungspaket. Sie können sich ganz einfach auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren. Eine globale Expansion muss jedoch nicht zwingend ein komplizierter, langwieriger Prozess sein. Mit Globalization Partners können Sie effizient in neue Länder expandieren. Fordern Sie einen Vorschlag an, um zu beginnen.