Das Großherzogtum Luxemburg ist eines der kleinsten Länder der Welt mit einer Bevölkerung von nur 626,000. Dennoch zieht dieses kleine Land internationale Unternehmen an, die expandieren wollen. Luxemburg hat wiederholt den ersten Platz auf der „Open for Business“-Liste der Länder mit der stärksten Marktorientierung weltweit belegt. Einige Faktoren, die zu dieser Auszeichnung beitragen, sind die Angemessenheit des Landes in Bezug auf Bürokratie, Steuern und Produktionskosten sowie die transparenten, ehrlichen Regierungspraktiken. Luxemburg mag unter dem Radar einiger Unternehmen liegen, aber es ist zweifellos eine Überlegung wert, dorthin zu expandieren.
Wenn Sie mit der Einstellung im Großherzogtum beginnen möchten, müssen Sie zunächst einige Einstellungspraktiken in Luxemburg verstehen. Beginnen Sie mit diesem Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Luxemburg.
Was Sie vor einer Einstellung in Luxemburg wissen sollten
Bevor Sie in diesem unternehmensfreundlichen Land mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen, benötigen Sie Kenntnisse über die Sitten, Gesetze und Besonderheiten der Belegschaft, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie Sie Luxemburger einstellen und beschäftigen. Sehen wir uns einige der wichtigsten Dinge an, die internationale Arbeitgeber wissen sollten, bevor sie neue Mitarbeiter in Luxemburg einstellen.
1. Die luxemburgische Belegschaft
Trotz seiner geringen Größe ist Luxemburg ein vielfältiges Land – vor allem, was seine Belegschaft betrifft. Das liegt daran, dass rund 200,000 Arbeitnehmer in Luxemburg aus den Nachbarländern Frankreich, Belgien und Deutschland, wo sie wohnen, zur Arbeit pendeln. Diese Grenzpendler, auch Grenzgänger genannt, machen etwa 45 Prozent der inländischen Beschäftigung in Luxemburg aus. Auch in der Belegschaft gibt es eine große Zahl von Zuwanderern. Insgesamt bestehen etwa 70 Prozent der Belegschaft in Luxemburg aus Grenzgängern und Zuwanderern, so dass einheimische Luxemburger in der Belegschaft eine Minderheit darstellen.
Die Belegschaft in Luxemburg ist darüber hinaus beeindruckend gut ausgebildet. Im 2017 Global Human Capital Report des Weltwirtschaftsforums (WEF) liegt Luxemburg in der Gesamtwertung im obersten Viertel der 130 in den Bericht aufgenommenen Länder. Die vier thematischen Dimensionen, die das WEF untersuchte, waren die Kapazität, die Bereitstellung, die Entwicklung und das Know-how der einzelnen Länder. Luxemburg schnitt in der Kategorie „Know-how“ am besten ab, was auf das Niveau der Ausbildung und der Fähigkeiten der Belegschaft im Lande zurückzuführen ist.
Nach Angaben der luxemburgischen Regierung gehören folgende Wirtschaftszweige zu den wichtigsten des Landes:
- Finanzen und Fintech
- Raumfahrttechnologien
- Biowissenschaften
- Automobilindustrie
- Umweltfreundliche Technologien
- Logistik
- Bauwesen
Weitere wichtige Branchen sind die Stahlindustrie, die Landwirtschaft und der Tourismus.
2. Sprachenvielfalt
Die Vielfalt Luxemburgs zeigt sich auch in der Sprachenvielfalt und der Mehrsprachigkeit. Luxemburgisch ist die Landessprache, aber laut dem Ministerium für nationale Bildung sprechen nur 77 Prozent der Bevölkerung Luxemburgisch, während 98 Prozent Französisch, 80 Prozent Englisch und 78 Prozent Deutsch sprechen. Neben Luxemburgisch sind auch Französisch und Deutsch als Amtssprachen ausgewiesen. Weitere verbreitete Sprachen im Land sind Portugiesisch und einige slawische und nordische Sprachen.
Die luxemburgische Regierung merkt an, dass die Sprache, die man innerhalb der Belegschaft zu hören bekommt, vom jeweiligen Kontext abhängt. Am weitesten verbreitet ist Französisch, insbesondere im Handel und im Gastgewerbe, gefolgt von Luxemburgisch, Deutsch, Englisch und Portugiesisch. Englisch hat sich zu einer vorherrschenden Geschäftssprache entwickelt, da Englisch als Lingua franca fungiert, als gemeinsame Sprache von Menschen mit unterschiedlichen Muttersprachen. Am weitesten verbreitet ist Englisch im Banken- und Industriesektor sowie in den europäischen Institutionen des Landes.
Wenn Ihr Unternehmen daran gewöhnt ist, in einer der in Luxemburg gebräuchlichen Sprachen zu kommunizieren, dürfte die Kommunikation mit Bewerbern im Großherzogtum relativ reibungslos verlaufen. Möglicherweise benötigen Sie jedoch einen Übersetzer, der Sie bei der Übersetzung Ihres Gesellschaftsvertrags – einschließlich der Satzung – in eine der luxemburgischen Amtssprachen unterstützt.
3. Steuern und Sozialversicherung
Luxemburg steht hinsichtlich seines günstigen steuerlichen Umfelds an zweiter Stelle weltweit, was zu seinem positiven Ruf als unternehmensfreundliches Land beiträgt. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Berechnung der Steuern für die Mitarbeiter immer einfach ist. Der hohe Prozentsatz luxemburgischer Mitarbeiter, die Staatsbürger anderer Länder sind, macht es für die Arbeitgeber noch komplizierter, da sie für die Einbehaltung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter verantwortlich sind.
In Luxemburg ansässige Personen zahlen Einkommensteuer und Sozialversicherung. Die Steuersätze sind progressiv und berücksichtigen die Einkommensklasse des Mitarbeiters sowie Faktoren wie Familienstand und Familienangehörige. Was die verpflichtenden Sozialleistungen betrifft, so zahlen beide Parteien in die Kranken- und Rentenversicherung ein. In die Pflegeversicherung zahlen nur die Mitarbeiter ein. Die Arbeitgeber tragen die Beiträge zur Unfallversicherung, zur betrieblichen Gesundheitsfürsorge und zur gegenseitigen Versicherung der Arbeitgeber, die einen Teil der an abwesende Mitarbeiter gezahlten Vergütung erstattet.
Grenzgänger zahlen Einkommensteuer für alle Einkünfte, die sie in Luxemburg erzielen, aber nicht für Einkünfte, die sie anderswo erzielen, da diese Einkünfte in ihrem Heimatland besteuert würden. Wenn jemand mindestens 182 Tage in einem 12-month Zeitraum in Luxemburg lebt und arbeitet, gilt er als ansässig und wird auf sein weltweites Einkommen besteuert.
Was die Sozialversicherung anbelangt, so zahlen Grenzgänger in das luxemburgische System ein, es sei denn, dass sie von einer Muttergesellschaft in einem Nachbarland entsandt werden und seit weniger als zwei Jahren in Luxemburg tätig sind. In diesem Fall haben sie die Wahl, in die Sozialversicherung eines der beiden Länder einzuzahlen.
4. Vergütung
Die Landeswährung Luxemburgs ist der Euro (€). Das Land verfügt über Mindestlöhne, die jedoch je nach Alter und Position des Arbeitnehmers unterschiedlich hoch sind. Der Mindestlohn, oder Salaire Social Minimum (SSM), hat in den 10 Jahren die 10 Zeiten erhöht, was ihn zu einem der höchsten Mindestlohnsätze in Europa macht. Der SSM ist der Satz, der ungelernten erwachsenen Arbeitnehmern gezahlt werden muss. Qualifizierten erwachsenen Arbeitnehmern müssen 120 Prozent dieses Satzes gezahlt werden. Für Mitarbeiter, die jünger als 18 Jahre sind, gilt ein niedrigerer Satz.
Viele Mitarbeiter erhalten in Luxemburg zusätzlich zu ihrer Vergütung eine Sonderzahlung für das 13. Monatsgehalt. Diese Prämie entspricht einem Monatsgehalt und wird von den Arbeitgebern üblicherweise kurz vor den Weihnachtsfeiertagen ausgezahlt. Manche Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern sogar den Gegenwert eines zusätzlichen 1.5 Monatslohns.
Tarifverträge sind in Luxemburg weit verbreitet. Diese Vereinbarungen können für bestimmte Arbeitnehmer einen höheren Mindestlohn vorschreiben und sich auf andere relevante Bedingungen auswirken, wie z. B. Richtlinien für arbeitsfreie Zeiten.
5. Die Arbeitswoche und arbeitsfreie Zeiten
Die offizielle Arbeitswoche in Luxemburg beträgt 40 Stunden, aufgeteilt in fünf Acht-Stunden-Tage. Mitarbeiter können in einigen Fällen Überstunden machen, die in der Regel mit einem erhöhten Lohnsatz vergütet werden. Das luxemburgische Arbeitsrecht schreibt jedoch vor, dass schwangere Mitarbeiter keine Überstunden machen dürfen.
Die Mitarbeiter haben Anspruch auf bezahlte arbeitsfreie Zeiten. Dieser Urlaubsanspruch beträgt derzeit 26 Tage pro Jahr oder 2.167 Tage für jeden gearbeiteten Monat. Arbeitgeber können diese Zahl zur Berechnung des Urlaubsanspruchs von Teilzeitmitarbeitern anteilig verwenden. Mitarbeiter können ab einer Betriebszugehörigkeit von drei Monaten arbeitsfreie Zeiten beantragen. Neben dem Anspruch auf Jahresurlaub gibt es im Großherzogtum 11 das ganze Jahr über gesetzliche Feiertage.
Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Luxemburg
Die Einstellung von Mitarbeitern ist mit Kosten verbunden, und selbst wenn Ihr Unternehmen Erfahrung mit der Einstellung von Mitarbeitern in neuen Ländern hat, werden sich diese Kosten wahrscheinlich von den gewohnten Kosten unterscheiden. In Luxemburg sind die Lohnkosten im Vergleich zu anderen europäischen Ländern relativ hoch. Die durchschnittlichen Arbeitskosten pro Stunde in der EU insgesamt liegen bei 27.7 €, in Luxemburg bei 41.6 €. Zusätzlich zu den Lohnkosten müssen Sie auch die Kosten für den Einstellungsprozess selbst berücksichtigen. Für internationale Arbeitgeber, die in Luxemburg Personal einstellen, können diese Kosten Folgendes umfassen:
- Die Beauftragung von Anwälten und Buchhaltern, die bei der Einhaltung von Arbeits-, Unternehmens- und Steuergesetzen helfen
- Gründung Ihrer Wirtschaftseinheit in Luxemburg
- Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Netzwerkseiten und Stellenbörsen
- Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlungsagentur zur Anwerbung von Mitarbeitern
- Einstellung neuer Mitarbeiter im Bereich Human Resources für die Personalbeschaffung in Luxemburg
- Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente in Luxemburgisch, Deutsch oder Französisch zu erstellen
- Beauftragung eines externen Dienstleisters für Leumundsprüfungen im Rahmen von Einstellungsuntersuchungen
- Reisen nach Luxemburg, um Vorstellungsgespräche zu führen oder Ihr Unternehmen zu gründen
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Luxemburg einzustellen?
Um Mitarbeiter in Luxemburg einzustellen, benötigen Sie eine Rechtsperson im Lande. Die meisten internationalen Unternehmen entscheiden sich für die Gründung einer Société á Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) für ihre Tochtergesellschaft. Die S.a.r.l. ist eine von mehreren Gesellschaftsformen und ähnelt einer privaten, haftungsbeschränkten Gesellschaft. Die grundlegenden Anforderungen für die Gründung eines Unternehmens in Luxemburg nehmen mindestens 17 Tage in Anspruch.
Die Schritte zur Gründung einer luxemburgischen Tochtergesellschaft umfassen:
- Überprüfung, ob der Name Ihres Unternehmens im luxemburgischen Handelsregister eingetragen ist
- Erstellung einer Urkunde für eine Handelsgesellschaft, einschließlich der Satzung, und Vorlage bei einem Notar
- Einrichtung eines Bankkontos im Lande und Einzahlung des erforderlichen Kapitals
- Beschaffung eines eingetragenen Firmensitzes in Luxemburg
- Beantragung einer Gewerbeerlaubnis
- Eintragung Ihres Unternehmens in das Handels- und Gesellschaftsregister
- Anmeldung bei den Finanzämtern
Je nach Branche benötigen Sie möglicherweise auch spezielle Gewerbeerlaubnisse.
Wenn Sie luxemburgische Mitarbeiter einstellen möchten, ohne eine Tochtergesellschaft oder Zweigstelle zu gründen, können Sie sich mit einem Employer of Record (EOR) zusammenschließen, der auch als Professional Employer Organization (PEO) bekannt ist. Ein Employer of Record (EOR) in Luxemburg ist technisch gesehen der Arbeitgeber für Ihre luxemburgischen Arbeitnehmer, ermöglicht es Ihnen jedoch, diese Mitarbeiter zu managen und von der Arbeit zu profitieren, die sie für Ihr Unternehmen leisten. Ein Employer of Record übernimmt Human-Resources-Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter alle Ansprüche erhalten, die ihnen nach luxemburgischem Arbeitsrecht zustehen.
Ein Employer of Record ist eine hervorragende Lösung, wenn Sie schnell mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen möchten. Auch wenn Sie keine Zeit verlieren wollen, sollten Sie die komplexen Aufgaben der internationalen Beschäftigung an ein Unternehmen auslagern, das mit den lokalen Gesetzen und Gepflogenheiten vertraut ist.
Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern in Luxemburg
Wenn Sie ein Unternehmen gegründet oder eine Partnerschaft mit einem Employer of Record eingegangen sind, können Sie mit der Einstellung beginnen. Die grundlegenden Schritte für eine Einstellung in Luxemburg können sich in einigen Punkten von den Einstellungspraktiken unterscheiden, die Sie aus Ihrem Heimatland gewohnt sind. Neben diesen grundlegenden Schritten haben wir auch einige Tipps für Einstellungen in Luxemburg zusammengestellt.
1. Melden Sie Positionen und schreiben Sie diese aus
Sie müssen Ihre freie Stelle bei der National Employment Administration registrieren, bevor Sie jemanden in Luxemburg einstellen. Dann können Sie sich darauf konzentrieren, Fachkräfte für diese Positionen zu rekrutieren.
Um Mitarbeiter in Luxemburg zu finden, ist Networking ein hervorragendes Mittel. Wenn Sie jedoch neu auf dem Markt sind, haben Sie vielleicht keine Kontakte in Luxemburg. Eine Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und Bewerber zu treffen, die an einer Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen interessiert sind, ist eine Jobmesse.
Eine weitere beliebte Möglichkeit ist die Online-Stellenausschreibung. Websites wie www.jobs.lu und www.jobfinder.lu sowie branchenspezifische Websites sind gute Orte, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen, damit qualifizierte Stellensuchende sie sehen können. Sie können auch Stellenanzeigen auf LinkedIn veröffentlichen, da Luxemburg eine LinkedIn-Nutzerbasis von 280,300 hat. Wenn man bedenkt, dass die Gesamtbevölkerung ungefähr 626,000 beträgt, bedeutet das, dass fast 45 Prozent der Luxemburger auf LinkedIn sind.
2. Wählen Sie Ihre Top-Bewerber
Die Luxemburger sind es gewohnt, sich mit ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben um eine Stelle zu bewerben. Die außergewöhnliche Vielfalt in der Belegschaft bedeutet jedoch, dass Sie Lebensläufe in verschiedenen Formen vorfinden werden.
In der Regel reichen die Bewerber ihre Bewerbungsunterlagen in der Sprache der Stellenausschreibung ein. Wenn Sie Ihre Anzeige in mehr als einer Sprache veröffentlichen, aber möchten, dass die Bewerber ihre Bewerbungsunterlagen in einer bestimmten Sprache einreichen, geben Sie dies in der Stellenausschreibung an.
3. Interviews führen
Vereinbaren Sie Vorstellungsgespräche mit den besten Bewerbern. Sie können diese Gespräche persönlich führen, wenn Sie ein Büro in Luxemburg haben. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Luxemburg einstellen, können Sie die Vorstellungsgespräche auch virtuell führen. Bei einer Internetverbreitung von 98 Prozent in Luxemburg sollte es für Bewerber kein Problem sein, an einem Videoanruf teilzunehmen.
Achten Sie bei Vorstellungsgesprächen darauf, Fragen zu vermeiden, die als diskriminierend angesehen werden könnten. Dazu gehören persönliche Fragen zu den politischen oder religiösen Überzeugungen, zum Alter, zur Sexualität, zur ethnischen Zugehörigkeit oder zu anderen persönlichen Themen, die sich nicht auf die beruflichen Fähigkeiten der Person beziehen. Ermöglichen Sie den Bewerbern am Ende des Gesprächs, eigene Fragen zur Position oder zu Ihrem Unternehmen zu stellen.
Arbeitgeber in Luxemburg führen oft mehrere Gespräche mit Bewerbern, bevor sie ein entsprechendes Angebot machen. Scheuen Sie sich also nicht, Bewerber bei Bedarf zu weiteren Gesprächen einzuladen, bevor Sie ihnen ein entsprechendes Angebot machen.
4. Verfassen Sie Arbeitsverträge und versenden Sie Stellenangebote
Wenn Sie bereit sind, Jobangebote zu unterbreiten, erstellen Sie Arbeitsverträge, die Sie möglichen neuen Mitarbeitern vorlegen. Nach luxemburgischem Recht sind Arbeitgeber verpflichtet, einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen, wenn Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Unternehmen aufnehmen. In dieser Vereinbarung müssen der Arbeitgeber und der Mitarbeiter namentlich genannt und die Einzelheiten des Arbeitsverhältnisses festgelegt werden, darunter:
- Datum des Arbeitsbeginns des Mitarbeiters
- Arbeitsort
- Arbeitsaufgaben
- Typische Arbeitszeiten und Zeitplanung
- Vergütung
- Bezahlter Jahresurlaub mit Zulage
- Kündigungsfrist, falls es eine gibt
- Dauer der Probezeit, falls es eine gibt
- Verweis auf den einschlägigen Tarifvertrag, sofern ein solcher existiert
- Erläuterung des Altersversorgungssystems, falls es eines gibt
Wenn der Vertrag befristet ist, müssen die Arbeitgeber zusätzliche Punkte in die Vereinbarung aufnehmen.
In Angebotsschreiben sollten Sie die Mitarbeiter darüber informieren, ob das Angebot den Ergebnissen einer Hintergrundüberprüfung unterliegt. Hintergrundüberprüfungen sind in Luxemburg im Rahmen des Vorauswahlverfahrens zulässig, aber Sie müssen die Gesetze zum Datenschutz und zur Bekämpfung von Diskriminierung befolgen.
5. Neue Mitarbeiter einstellen
Sobald mögliche neue Mitarbeiter den Vertragsbedingungen zustimmen und den Vertrag unterschreiben, können Sie mit der Einarbeitung beginnen. Dazu gehören grundlegende Aufgaben, die alle Arbeitgeber in Luxemburg erledigen müssen, wie z. B. die Beschaffung der Steuerkarten der Mitarbeiter zur Einrichtung der Gehaltsabrechnung und die Anmeldung der Mitarbeiter beim Zentralen Sozialversicherungssystem (Social Security Common Center, CCSS). Darüber hinaus können Einarbeitungsprozesse zur Einführung der Mitarbeiter in Ihr Unternehmen und in ihre neuen Aufgaben anfallen.
Stellen Sie Mitarbeiter in Luxemburg mit Hilfe von Globalization Partners ein
Wenn Sie daran interessiert sind, Mitarbeiter in Luxemburg einzustellen und mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten möchten, dann sollten Sie Globalization Partners in Betracht ziehen. Wir bieten eine „Employer of Record“-Lösung für Unternehmen, die nach Luxemburg und 186 in andere Länder weltweit expandieren. Unser lokales Team im Großherzogtum verfügt über das Fachwissen, um die Einhaltung von Gesetzen, Lohnsteuern, Vergütungen und Sozialleistungen und andere HR-Aufgaben zu erledigen. In der Zwischenzeit können Sie eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern in Luxemburg pflegen.
Globalization Partners macht die Globale Expansion für Unternehmen auf der ganzen Welt einfacher und leichter zugänglich. Erfahren Sie mehr über unsere „Employer of Record“-Lösung in Luxemburg.
