Datenschutzerklärung für Bewerber

unsere Privatsphäre ist für Globalization Partners , Inc. und seine Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen („Globalization Partners“, „unser“, „wir“ oder „uns“) wichtig. Diese Datenschutzerklärung für Bewerber („Datenschutzerklärung“) beschreibt, wie wir persönliche Informationen oder personenbezogene Daten („personenbezogene Daten“) von Bewerbern während des Bewerbungsverfahrens erheben, verwenden, weitergeben und schützen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die eine Person direkt identifizieren oder die eine Person identifizierbar machen, wenn sie mit anderen Informationen kombiniert werden, wie z. B. Ihrem Namen, Ihrer Adresse, Mitgliedschafts- und/oder Studentennummer, NI-Nummer, Reisepassnummer, Steuernummer, Qualifikationen, Geburtsdatum, Fotos. Globalization Partners ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Datenschutzerklärung und geltendem Recht gilt das geltende Recht.

Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns bestätigen Sie, dass:

• Sie haben diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden und erklären sich mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten wie hierin beschrieben einverstanden.
• Ihre personenbezogenen Daten können weltweit übertragen und verarbeitet werden, auch in Ländern, die möglicherweise nicht das gleiche Maß an Datenschutz bieten wie Ihr Heimatland, und zwar zu den Zwecken und auf die Art und Weise, die in diesen Datenschutzbestimmungen angegeben sind.
• Sie müssen uns keine angeforderten Informationen zur Verfügung stellen, aber wenn Sie dies nicht tun, kann dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, nicht fortsetzen können.
• Alle Ihre Angaben sind nach bestem Wissen und Gewissen wahr und korrekt und Sie haben wissentlich keine damit verbundenen Informationen nachteiliger Art ausgelassen. Die Angabe ungenauer Informationen kann dazu führen, dass Sie nicht für eine Beschäftigung in Frage kommen.
• Diese Datenschutzerklärung ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags, der Kandidaten angeboten wird, die von Globalization Partners eingestellt wurden.

Die Arten von personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen anfordern, und die Art und Weise, wie wir sie verarbeiten, werden durch die Anforderungen des Landes bestimmt, in dem sich die Stelle befindet, für die Sie sich bewerben, und nicht des Landes, in dem Sie wohnen. Sollten Sie sich an mehr als einem Standort bewerben oder sollte die Stelle, für die Sie sich bewerben, in mehr als einem Land verfügbar sein, werden die Arten der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen anfordern, und die Art und Weise, wie wir sie verarbeiten, durch die Anforderungen aller Länder bestimmt, in denen sich die Stelle befindet.

Normalerweise erfassen wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie sich für eine Stelle bei uns bewerben, wie z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse, Kontaktinformationen, Fotos und Videos, Arbeits- und Bildungsgeschichte, Erfolge, Identitätsdokumente und Testergebnisse. Wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, führen wir gegebenenfalls eine Leumundsprüfung durch und erheben, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, auch Daten zu Straftaten und Verfahren sowie zum Sanktionsstatus durch Abgleich mit externen, öffentlich zugänglichen Datenbanken und globalen Sanktionslisten. Wir erfassen außerdem ähnliche personenbezogene Daten über Sie von Drittparteien, wie z. B. von professionellen Recruiting-Firmen, Ihren Referenzen, früheren Arbeitgebern, den Mitarbeitern von Globalization Partners, mit denen Sie Vorstellungsgespräche geführt haben oder die Sie empfohlen haben, und, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, von Anbietern von Leumundsprüfungen. Wir können auch personenbezogene Daten über Sie online erheben, soweit Sie sich entschieden haben, diese Informationen öffentlich zugänglich zu machen. Beispielsweise finden wir Ihr Profil auf professionellen Social-Media-Websites (wie LinkedIn und/oder XING) und kontaktieren Sie bezüglich geeigneter Rollen.

Sensible personenbezogene Daten sind eine Untergruppe von personenbezogenen Daten, zu denen ethnische Zugehörigkeit, Gesundheit, Gewerkschaftszugehörigkeit, philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung und andere gesetzlich festgelegte Kategorien gehören. Wir sind berechtigt, sensible personenbezogene Daten über einen Bewerber zu erheben, soweit die geltenden Gesetze (z. B. die US-Gesetze zur Chancengleichheit) dies zulassen, um unsere Bemühungen zu unterstützen, ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld zu schaffen. Wir können auch sensible personenbezogene Daten erheben, soweit ein Kandidat sich dafür entscheidet, diese während des Rekrutierungsprozesses freiwillig offenzulegen. Unter bestimmten Umständen und soweit gesetzlich zulässig, können wir außerdem sensible personenbezogene Daten in Bezug auf gesundheitliche und medizinische Merkmale, wie z. B. Infektionsstatus, Testergebnisse und Impfstatus, erheben, um unseren Verpflichtungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit und der Sicherheit am Arbeitsplatz nachzukommen und das Unternehmen sowie seine Mitarbeiter, Kunden und Drittparteien zu schützen.

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, uns während des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung nicht sachgerecht bzw. überhaupt nicht bearbeiten.

Wir erfassen und verwenden Ihre personenbezogenen Daten für legitime Personal- und Geschäftsführungszwecke, einschließlich:

• Identifizierung und Bewertung von Kandidaten für eine potenzielle Beschäftigung sowie für zukünftige Rollen, die verfügbar werden können;
• Führen von Aufzeichnungen in Bezug auf Rekrutierung und Einstellung;
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich derer in Bezug auf die öffentliche Gesundheit und die Sicherheit am Arbeitsplatz;
• Förderung unserer Programme und Praktiken für Vielfalt und Inklusion;
• Durchführung von Hintergrundprüfungen, einschließlich, soweit nach geltendem Recht zulässig, und wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, Überprüfungen der Kriminalgeschichte;
• Schutz unserer gesetzlichen Rechte, soweit gesetzlich zulässig oder zulässig; und
• Schutz des Arbeitsplatzes und Kommunikation mit medizinischen Fachkräften, Strafverfolgungsbehörden oder anderen öffentlichen Behörden im Falle eines Notfalls oder eines Ereignisses der öffentlichen Gesundheit, z. B. wenn die Gesundheit oder Sicherheit von Ihnen oder einer oder mehreren Personen gefährdet sein könnte, einschließlich, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, der Weitergabe von Daten über den Status einer Infektion, Testergebnisse und Impfstatus.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für Analysezwecke von Globalization Partners verwenden, einschließlich in aggregierter/pseudonymisierter Form, um unseren Rekrutierungs- und Einstellungsprozess zu verbessern und unsere Fähigkeit zu erweitern, erfolgreiche Kandidaten zu gewinnen.

Die Verarbeitung von Daten von Stellenbewerbern ermöglicht es uns, den Einstellungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Bewerbers für eine Beschäftigung zu beurteilen und zu bestätigen und zu entscheiden, wem eine Stelle angeboten werden soll. Zur Einhaltung der Datenschutzgesetze benötigen wir eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die folgenden Tabellen beschreiben die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, sowie die rechtlichen Grundlagen, auf die wir uns dabei stützen. Wo es angebracht ist, haben wir zudem unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dargelegt. Tabelle A enthält die personenbezogenen Daten, die wir bis zur Vorauswahl im Recruiting-Prozess erheben und aufbewahren. Mit dem Begriff „Vorauswahl“ ist jeder Teil des Recruiting-Prozesses gemeint, der bis zu dem Punkt stattfindet, an dem ein bedingtes Beschäftigungsangebot gemacht wird. Tabelle B enthält die personenbezogenen Daten, die wir erfassen und speichern, bevor wir eine endgültige Entscheidung in Bezug auf eine Einstellung treffen.

Tabelle A: Personenbezogene Daten, die bis einschließlich der Auswahlphase erfasst und verwendet wurden

ZWECK UND/ODER AKTIVITÄT	ART DER DATEN	RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG
Um Sie zu kontaktieren, um Ihre Bewerbung voranzutreiben, vereinbaren Sie Interviews und informieren Sie über das Ergebnis. Um den zuständigen Manager oder die zuständige Abteilung über Ihre Bewerbung zu informieren.	Identitätsdaten, Kontaktdaten	Berechtigtes Interesse: einen fairen Rekrutierungsprozess durchzuführen, Interviews zu organisieren und Sie in jeder Phase über das Ergebnis zu informieren.
Um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie für ein Vorstellungsgespräch in die engere Wahl kommen oder Ihnen ein Beschäftigungsangebot unterbreiten.	Karrieredaten, Bildungsdaten, Social Media-Daten	Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Rekrutierungsprozesses und Beurteilung Ihrer Eignung für eine Beschäftigung durch Treffen einer fundierten Entscheidung zur Auswahl für ein Vorstellungsgespräch und (falls relevant) zur Rekrutierung.
Um die Effektivität unserer Gleichstellungs-, Diversitäts- und Inklusionsrichtlinie zu überwachen.	Daten zu Chancengleichheit	Einwilligung: in der Rekrutierungsphase zur Verarbeitung von Chancengleichheitsdaten einzuholen.
Um einen fairen Rekrutierungsprozess durchzuführen.	Identitätsdaten, Referenzdaten	Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Rekrutierungsprozesses und Beurteilung Ihrer Eignung für eine Beschäftigung durch Treffen einer fundierten Entscheidung zur Auswahl für ein Vorstellungsgespräch und (falls relevant) zur Rekrutierung.
Um festzustellen, ob angemessene Anpassungen des Einstellungsverfahrens aufgrund einer Behinderung erforderlich sind, die Sie möglicherweise haben.	Identitätsdaten, Gesundheitsdaten	Rechtliche Verpflichtung: Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.
Anonymisierung personenbezogener Daten für die Weiterführung von Managementinformationen und Business Intelligence.	Alle personenbezogenen Daten	Berechtigtes Interesse von Globalization Partners an Geschäftsverbesserungs- und Intelligenzzwecken.
Interne Revision.	Eine Stichprobe aller personenbezogenen Daten	Berechtigte Interessen: wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Prüfung unserer internen Prozesse und Verfahren haben, um sicherzustellen, dass wir die geltenden Gesetze einhalten und Risiken angemessen intern und managen.

Tabelle B: Erfasste und verwendete personenbezogene Daten, bevor eine endgültige Entscheidung zur Rekrutierung getroffen wird

ZWECK UND/ODER AKTIVITÄT	ART DER DATEN	RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG
Um die relevante Referenz über Sie zu erhalten, um die Informationen zu überprüfen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben.	Identitätsdaten, Bildungsdaten, Referenzdaten	Erfüllung eines Vertrags – um einen potenziellen Arbeitsvertrag mit Ihnen abzuschließen.
Durchführung von Arbeitsrechtsprüfungen.	Identitätsdaten, Nationalitäts- und Einwanderungsdaten	Rechtliche Verpflichtungen: Überprüfung Ihrer Arbeitsberechtigung an dem Ort, an dem Sie sich bewerben.
Um eine fundierte Einstellungsentscheidung zu treffen	Identitätsdaten, Daten zu Straftaten, Daten zu Leumundsprüfungen, Daten zu Sanktionen	Berechtigtes Interesse: Durchführung eines fairen Einstellungsverfahrens, Führung von Beschäftigungsunterlagen und Abschluss/Durchführung des Arbeitsvertrags; Beurteilung Ihrer Eignung für eine Beschäftigung durch eine fundierte Entscheidung zur Rekrutierung. Erfüllung eines Vertrags: zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit der Begründung unseres Arbeitsverhältnisses.

Wenn es sich bei den von uns verarbeiteten Informationen um Daten besonderer Kategorien handelt, wie z. B. Ihre Gesundheitsdaten, stützen wir uns auf die folgenden zusätzlichen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:

Wenn Sie Globalization Partners Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben.

Wenn die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und der Ausübung unserer gesetzlichen Rechte als Ihr Arbeitgeber erforderlich ist.

Wenn die Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, führen wir möglicherweise eine Leumundsprüfung über Sie durch oder beauftragen eine Drittpartei, dies in unserem Namen zu tun. Leumundsprüfungen werden nur dann vorgenommen, wenn dies gemäß den für den Ort, an dem sich die Position befindet, geltenden Gesetzen zulässig ist, und nur in dem Maße, wie es für die Ihnen angebotene Rolle erforderlich und angemessen ist. Eine Leumundsprüfung umfasst nur Daten zum strafrechtlichen Hintergrund sowie einen Abgleich mit globalen Sanktionslisten, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Unsere Rechtsgrundlage für die Hintergrundüberprüfung ist unsere Notwendigkeit, vorvertragliche Maßnahmen im Zusammenhang mit der Begründung unseres Arbeitsverhältnisses durchzuführen, sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Eignung für eine Beschäftigung durch eine fundierte Entscheidung zur Rekrutierung zu beurteilen. Wenn eine Leumundsprüfung erforderlich ist, werden Sie möglicherweise von einem externen Dienstleister für Leumundsprüfungen kontaktiert, der Sie um die Freigabe Ihrer Daten bittet. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie weitere Informationen über den Prozess und die möglicherweise involvierten personenbezogenen Daten.

Auf Ihre personenbezogenen Daten können Personalvermittler und Interviewer, die in dem Land arbeiten, in dem sich die Stelle befindet, für die Sie sich bewerben, sowie Personalvermittler und Interviewer, die in verschiedenen Ländern innerhalb der globalen Organisation von Globalization Partners arbeiten, zugreifen. Personen, die administrative Funktionen ausüben, und IT-Personal innerhalb von Globalization Partners können auch eingeschränkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben, soweit dies für die Ausübung ihrer Arbeit erforderlich ist. In einigen Ländern Sie haben möglicherweise weniger Rechte nach lokalem Recht als in Ihrem Wohnsitzland, aber wir haben rechtliche Mechanismen eingerichtet, die einen angemessenen Datenschutz für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten sollen, wenn diese von Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen von Globalization Partners innerhalb der globalen Organisation von Globalization Partners und von Dienstleistern von Globalization Partners verarbeitet werden, einschließlich der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder als die, in denen Sie wohnen.

Wir nutzen Drittparteien, um ein Recruiting-Software-System bereitzustellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Drittparteien weiter, die uns bei der Suche und Rekrutierung von Talenten, bei der Durchführung und Auswertung von Einstellungsuntersuchungen und Tests sowie bei der Verbesserung unserer Recruiting-Verfahren unterstützen können.

Außer in dem Umfang, der zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Nutzungen und Zwecke der Globalization Partners erforderlich ist, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter. Wir verbieten unseren Dienstleistern auch, Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke zu verwenden, die nicht zu Globalization Partners gehören. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht anderweitig weiter oder verkaufen sie an Dritte.

Wir unterhalten Prozesse, die dazu beitragen sollen, sicherzustellen, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmt und die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit geltendem Recht schützt.

Ihre personenbezogenen Daten können in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder des Vereinigten Königreichs (UK) übermittelt werden. So können Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise an eine unserer Niederlassungen in Übersee weitergegeben werden, wenn dies erforderlich ist oder wenn Sie einen internationalen Referenten für Globalization Partners benennen. Wenn Daten außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs übertragen werden, erfolgt dies auf der Grundlage angemessener Sicherheitsvorkehrungen, z. B. der EU-Standardvertragsklauseln und des britischen Nachtrags zu den EU-Standardvertragsklauseln, die vom UK Information Commissioner’s Office gemäß s.119A(1) des UK Data Protection Act herausgegeben wurden2018.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten im Falle einer Umstrukturierung, Fusion, eines Verkaufs, eines Joint Ventures, einer Abtretung oder einer anderen Übertragung oder Veräußerung unseres gesamten oder eines Teils unseres Geschäfts offenlegen oder übertragen.

Wir verfügen über angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die diese aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Diejenigen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, werden dies nur auf autorisierte Weise tun und unterliegen einer Vertraulichkeitspflicht.

Wir verfügen auch über Verfahren, um mit vermuteten Datenschutzverletzungen umzugehen. Wir werden Sie und jede zuständige Aufsichtsbehörde über eine vermutete Datenschutzverletzung informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Gemäß geltendem Recht haben Sie möglicherweise eines oder mehrere der folgenden Rechte:

• das Recht, Informationen über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu erhalten, darauf zuzugreifen und diese anzufordern, einschließlich der Einzelheiten darüber, wie wir diese Daten verwenden und an wen wir sie weitergeben;
• das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu ändern, zu korrigieren oder zu korrigieren, wenn eine der über Sie gespeicherten Informationen falsch oder veraltet ist;
• Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten;
• Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken;
• das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen, soweit unsere Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beruht. Dieses Recht gilt möglicherweise nicht, wenn es andere rechtliche Gründe gibt, um die Verarbeitung fortzusetzen, oder wenn wir bestimmte personenbezogene Daten aufbewahren müssen, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist; und/oder
• Recht, uns Anweisungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Todesfall zu erteilen.

Darüber hinaus haben Sie, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist, möglicherweise das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Wir bewahren die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Recruiting-Prozesses über Sie erhalten, nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Wenn Sie ein Beschäftigungsangebot bei uns annehmen, werden alle relevanten personenbezogenen Daten, die während des Zeitraums vor Ihrer Einstellung erhoben wurden, Teil Ihrer Personalakten und werden in Übereinstimmung mit den länderspezifischen Anforderungen und der für Mitarbeiter von Globalization Partners geltenden Datenschutzerklärung, die während des Onboarding-Prozesses bereitgestellt wird, aufbewahrt.

Wenn wir Sie nicht beschäftigen, können wir Ihre personenbezogenen Daten dennoch für einen bestimmten Zeitraum (der je nach Land variieren kann) für Systemadministrationszwecke aufbewahren und verwenden, um Sie für potenzielle zukünftige Rollen zu berücksichtigen und Forschungen durchzuführen. Danach speichern wir eine minimale Menge Ihrer personenbezogenen Daten, um Ihre Rekrutierungsaktivitäten bei uns aufzuzeichnen.

Wir müssen Ihre Daten möglicherweise für einen längeren Zeitraum aufbewahren, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um die geltenden regulatorischen oder Meldeanforderungen oder gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, oder wenn wir sie für unsere legitimen Zwecke benötigen, z. B. um uns bei der Beantwortung von Anfragen oder Beschwerden zu unterstützen, Betrug zu bekämpfen, auf Anfragen von Aufsichtsbehörden zu reagieren, Streitigkeiten beizulegen, unsere Vereinbarungen durchzusetzen usw.

Wir führen keine Verarbeitungstätigkeiten durch, die automatisierte Profilerstellung und/oder automatisierte Entscheidungen beinhalten.

Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten oder Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich an das Privacy Office von Globalization Partners wenden:

E-Mail: privacy@g-p.com (Fügen Sie „Zugriff auf personenbezogene Daten“ in die Betreffzeile ein).