6 riesgos legales para las empresas con sede en Francia que contratan a nivel mundial
No hay atajo cuando se trata del cumplimiento de RR. HH. Un error puede dar lugar a multas considerables, disputas legales y daños a la reputación. Para las empresas con sede en Francia, los errores de cumplimiento pueden generar estimaciones presupuestarias iniciales y descarrilar meses de planificación cuidadosa.
Estos son seis riesgos legales de la contratación global y cómo evitarlos.
Riesgo n.o 1: desencadenantes del establecimiento permanente (PE)
Contratar empleados en otros países puede crear accidentalmente obligaciones fiscales locales para las empresas con sede en Francia. Esto sucede cuando sus actividades comerciales superan ciertos umbrales relacionados con la presencia física, la duración de las operaciones o la naturaleza del trabajo.
Cada país establece umbrales diferentes. Un solo empleado es suficiente para desencadenar la EP en algunos países, mientras que otros requieren una presencia más sustancial. PE presenta requisitos como retención de impuestos locales sobre la nómina, contribuciones al seguro social o incluso responsabilidades fiscales corporativas. También puede enfrentar evaluaciones de impuestos retroactivas y cargas administrativas que pueden ser extremadamente costosas.
Cómo ayuda una EOR: un empleador registrado (EOR), o puerto salarial, se convierte en el empleador legal para los miembros de su equipo en otros países, lo que minimiza el riesgo permanente de establecimiento.
En virtud de este modelo, los empleados son legalmente empleados de la EOR mientras que su empresa de Francia gestiona las asignaciones y el desempeño diarios. Esta configuración elimina la relación de empleo directo que normalmente desencadena obligaciones permanentes de establecimiento.
Riesgo n.o 2: clasificación errónea del trabajador
El escrutinio con respecto al empleo disfrazado se extiende a sus operaciones internacionales. La clasificación errónea de los empleados como contratistas independientes en otro país es una de las fallas de cumplimiento más costosas para una empresa con sede en Francia.
Cada país tiene sus propios criterios de clasificación, a menudo considerando factores como el control sobre los métodos de trabajo, la independencia financiera, la exclusividad de los servicios y la integración en las operaciones comerciales. Lo que se considera conforme para un contratista en Francia podría ser una práctica ilegal en otra jurisdicción.
Las consecuencias financieras y legales de la clasificación errónea de los trabajadores incluyen contribuciones retroactivas al seguro social, beneficios legales no pagados, pago de feriados no pagados y sanciones financieras pronunciadas. Algunos países incluso imponen responsabilidad penal si la clasificación errónea se considera una forma de evasión o fraude fiscal.
Cómo ayuda una EOR: una EOR elimina el riesgo de clasificación errónea al emplear oficialmente al trabajador en el país anfitrión desde el primer día. Administran todos los contratos de empleo locales, la nómina, los beneficios y los requisitos de cumplimiento, lo que protege a su empresa de Francia de la exposición a la ley laboral internacional.
Riesgo n.o 3: Violaciones de la ley laboral
Las protecciones laborales de Francia proporcionan una línea base. Pero cada mercado internacional tiene diferentes marcos legales. Los países tienen requisitos específicos para contratos de empleo, procedimientos de despido, horas de trabajo y derechos de los empleados.
No hay dos mercados iguales. Los requisitos del contrato varían drásticamente. Algunos países exigen cláusulas específicas, procedimientos de rescisión o períodos de prueba que difieren de los estándares de Francia. Las regulaciones de tiempo de trabajo, los cálculos de horas extras y los derechos de licencia obligatoria también son diferentes en todo el mundo.
Las violaciones de la ley laboral a menudo se hacen públicas a través de disputas laborales, creando daños duraderos a la marca del empleador que afectan el reclutamiento y las relaciones con los clientes.
Cómo ayuda una EOR: las EOR tienen una amplia experiencia en las leyes de empleo locales y manejan todos los asuntos de cumplimiento por usted. Crean contratos de empleo que cumplen con las normas, gestionan las regulaciones de horas de trabajo, calculan las horas extras correctamente y manejan las desvinculaciones de acuerdo con los requisitos locales. Obtiene protección de cumplimiento sin necesidad de conocer el marco de trabajo de cada país.
Riesgo n.o 4: Fallas de nómina e impuestos
La nómina internacional es un recorrido estricto de requisitos específicos del país y plazos de presentación. Las presentaciones tardías pueden congelar los permisos de trabajo y abrir la puerta a las inspecciones gubernamentales. Los países imponen varias sanciones por presentaciones tardías, que van desde multas basadas en porcentajes hasta montos de multa fijos. Algunas jurisdicciones pueden negar permisos de trabajo para empleadores que no cumplen con las normas.
El cumplimiento de la nómina se extiende más allá de los cálculos para incluir informes legales, contribuciones al seguro social y coordinación con las autoridades fiscales locales.
Cómo ayuda una EOR: las EOR manejan todo el procesamiento de nómina, los cálculos de impuestos y los informes legales en cada país. Ya sea que se trate de administrar los impuestos federales y estatales sobre la nómina de los EE. UU., PAYE y National Insurance del Reino Unido, o Sozialversicherung alemán, una EOR garantiza el cumplimiento dondequiera que contrate.
Riesgo n.o 5: Supervisión de la inmigración y autorización de trabajo
Las empresas francesas a menudo necesitan reubicar a los empleados clave para iniciar las operaciones en una nueva ubicación. Pero verificar la autorización de trabajo es complejo cuando cada jurisdicción tiene diferentes requisitos de visa y permiso de trabajo.
El patrocinio de Visa crea obligaciones de cumplimiento continuas. Debe monitorear las condiciones de la visa, mantener la documentación adecuada y garantizar que los empleados patrocinados cumplan con las restricciones de autorización de trabajo. Las empresas deben mantenerse al día con los requisitos de inmigración cambiantes y establecer procesos de verificación sólidos.
Cómo ayuda una EOR: una EOR puede ayudarlo a comprender las implicaciones laborales de la contratación transfronteriza, incluso cuando se requiere autorización de trabajo. Para situaciones que involucren visas o trabajo transfronterizo, una EOR puede indicarle los recursos legales o de inmigración adecuados para garantizar que los empleados cumplan con los requisitos locales.
Riesgo n.o 6: Violaciones de la protección de datos
Las leyes de protección de datos de Francia se encuentran entre las más estrictas del mundo, regidas principalmente por el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR) de la UE y la Ley Francesa de Protección de Datos. Aunque las empresas francesas están acostumbradas a un alto nivel de escrutinio regulatorio, la contratación global lleva las cosas a un nivel completamente nuevo. Existen requisitos de localización de datos específicos de cada país y restricciones de transferencia transfronteriza que se deben considerar.
Muchos países prohíben el almacenamiento de datos de empleados fuera de las fronteras nacionales o requieren medidas de seguridad específicas para las transferencias internacionales de datos. Estos a menudo entran en conflicto con los sistemas centralizados de RR. HH.
Las obligaciones de transferencia de datos transfronterizas también varían significativamente. Algunos países requieren consentimiento explícito. Otros exigen protecciones contractuales específicas. Muchos imponen requisitos técnicos para la seguridad de los datos.
Las sanciones van desde multas administrativas hasta responsabilidad penal, y los enfoques de aplicación difieren sustancialmente entre las jurisdicciones.
Cómo ayuda una EOR: Las EOR tienen sistemas de manejo de datos que cumplen con las normas en cada país, lo que garantiza que se cumplan los requisitos de localización de datos. Manejan las obligaciones de transferencia de datos transfronterizas, obtienen los consentimientos necesarios y tienen medidas de seguridad sólidas. Sus sistemas están diseñados para cumplir con el RGPD y las leyes locales de protección de datos simultáneamente.
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