Puntos clave
- El Reglamento General de Protección de Datos, o Reglamento General de Protección de Datos, fue promulgado en 2018 en la UE para reforzar las medidas de seguridad de datos y los derechos de privacidad.
- Los líderes de Recursos Humanos son responsables de mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos en los lugares de trabajo, donde los empleados comparten información sensible en todas las etapas del ciclo de vida del talento.
- La Plataforma Global de Empleo deG-Pestá diseñada para apoyar el cumplimiento global, incluyendo la normativa de el™ Reglamento General de Protección de Datos.
Los líderes de Recursos Humanos recopilan datos privados a lo largo del ciclo de vida del empleado, desde verificar los antecedentes laborales de una persona candidata hasta mantener archivos empresariales. Mientras que las filtraciones de datos de consumidores reciben atención mediática, los departamentos de Recursos Humanos procesan datos igualmente sensibles. El Reglamento General de Protección de Datos, o Reglamento General de Protección de Datos, es una ley en toda la Unión Europea diseñada para proteger la información personal de los empleados.
Existen multas y sanciones por incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos. Las autoridades reguladoras envían una media de 360+ notificaciones de brechas por día. Desde que la ley de Reglamento General de Protección de Datos entró en vigor en 2018, las autoridades recaudaron más de 7EUR.58 B en multas colectivas.
La Plataforma™ Global de Empleo Agente deG-P(plataforma de empleo global) agiliza todo el ciclo de vida del empleado y cuenta con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos integrado para proteger los datos transfronterizos de fuerza de trabajo y empleado. Esta guía detalla lo que los líderes de Recursos Humanos deben saber sobre el Reglamento General de Protección de Datos, desde los derechos de los empleados de datos hasta las mejores prácticas de cumplimiento.
Tratamiento legal de datos empleado bajo el Reglamento General de Protección de Datos
Mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos para Recursos Humanos puede resultar abrumador. Aquí tienes algunos de los elementos más importantes a considerar al recopilar y procesar datos empleado:
Consentimiento del empleado para el intercambio de datos
Según la legislación de la UE, el consentimiento del empleado debe ser dado libremente, específico, informado y sin ambigüedades. Los empleados pueden temer resultados negativos en la carrera si se niegan a compartir ciertos datos. Esto crea un desequilibrio de poder que anula legalmente el consentimiento en el lugar de trabajo en muchas situaciones. También puede detener las operaciones si un empleado retira su consentimiento para una operación crucial, como la nómina.
Vigilancia en el lugar de trabajo y vigilancia empleado
Según la normativa del Reglamento General de Protección de Datos, la supervisión laboral debe ser necesaria, práctica y proteger la privacidad del empleado. Los registradores de pulsaciones, las transmisiones continuas de webcam y el seguimiento minuto a minuto quedan fuera de estas directrices. Los empleados también deben estar atentos a cómo se les está vigilando antes de que comience la vigilancia.
Motivos legales para la recopilación y el intercambio de datos
El Reglamento General de Protección de Datos aprueba usos específicos para el intercambio de datos empleados, como realizar un contrato de empleo, pagar salarios o gestionar beneficios. Los datos de los empleados también pueden emplear con fines legales, incluyendo impuestos, seguridad social y otras presentaciones obligatorias.
Categorías especiales de datos empleado
Según el Reglamento General de Protección de Datos, la información sensible empleada, incluidos los registros médicos, datos biométricos y la membresía sindical, tiene protecciones adicionales. Los empleadores solo pueden emplear esta información en circunstancias muy específicas, como comprobar si un empleado está apto para trabajar o determinar la elegibilidad para la baja por enfermedad. En estos casos, deben recopilar y almacenar los datos mínimos necesarios, cerciorar de que estén cuidadosamente protegidos.
Transferencias de datos empleado transfronterizas
El Reglamento General de Protección de Datos establece regulaciones específicas para compartir datos de Recursos Humanos entre sedes globales, plataformas en la nube y centros de servicios compartidos. Según el artículo 45 del Reglamento General de Protección de Datos, los datos personales solo pueden ser transferidos a países aprobados que cumplan con los estándares de protección de datos de la UE. Si un país no es aprobado, los empleadores necesitarán salvaguardas y documentación adicionales.
También existe un Marco específico de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para transferencias de datos a organizaciones estadounidenses. Las organizaciones deben estar certificadas para recibir datos de Recursos Humanos, cooperar con las Autoridades Europeas de Protección de Datos y proporcionar a los empleados políticas de privacidad claras.
Códigos y regulaciones laborales locales
Según el artículo 88 del Reglamento General de Protección de Datos, cada país de la UE puede crear normas adicionales para el manejo de datos de empleados mediante leyes nacionales o convenios colectivos. Por ejemplo, la Ley Federal de Protección de Datos (BDSG) de Alemania tiene normas específicas sobre cómo los datos empleado pueden emplear para establecer, ejecutar y terminar contratos.
En Francia, hay legislación adicional sobre la supervisión laboral y el derecho de los empleados a desconectar fuera del horario laboral. Italia también tiene normas estrictas sobre la vigilancia de dispositivos y prohíbe a los empleadores investigar las creencias políticas y religiosas de los empleados. Las compañías que operan a nivel global deben cumplir tanto el Reglamento General de Protección de Datos como estas normativas específicas por país.
Reglamento General de Protección de Datos y recursos humanos: Un desglose
Mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos puede resultar abrumador debido a la amplitud de la normativa. Para facilitar las cosas, el Artículo 5 de esta legislación desglosa siete principios fundamentales de protección de datos en directrices prácticas para los equipos de Recursos Humanos. Como recordatorio, los datos de categorías especiales, como los datos de salud, biométricos, etnia, religión o sindicales, requieren salvaguardas más estrictas bajo el Artículo 9.
Esta tabla contiene toda la información que necesitas para proteger los datos de tu equipo:
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Reglamento General de Protección de Datos principio |
Tipo de datos |
Recursos Humanos solicitud |
Salvaguardas técnicas y organizacionales (TOMs) |
|---|---|---|---|
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Legalidad, equidad y transparencia |
Nombre, datos de contacto, puesto, contrato, salario, datos fiscales, datos bancarios, dirección. |
Recursos Humanos ofrece un aviso claro de privacidad empleado y recoge el artículo 6 base legal aplicable para cada uso. Explica qué datos se emplean, por qué se necesitan, quién los recibe y cuánto tiempo se conservan. |
Emplea avisos claros, un registro de base legal, fechas de revisión y la aprobación del responsable. Almacena pruebas sencillas para el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos y facilita la localización de avisos. |
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Limitación de propósito |
Salario, datos bancarios, datos fiscales, puesto, horario laboral, contrato. |
Emplea los datos de Recursos Humanos solo para el propósito que se explicó primero. Los datos de nóminas no pueden reutilizar para análisis de ventas, comerciales, monitorización oculta o no anunciada. Los nuevos usos necesitan una comprobación clara del propósito antes de que empiece el trabajo. |
Mantén un mapa de propósitos para el Reglamento General de Protección de Datos y los flujos de trabajo de recursos humanos. Bloquear exportaciones no aprobadas, exigir aprobación para nuevos reportes y revisar los paneles para detectar un mal uso. |
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Minimización de datos |
Formulario de solicitud, currículo, nombre, datos de contacto, puesto, notas de entrevista. |
Recursos Humanos recopila únicamente información relevante para los candidatos a persona y no datos "por si acaso". Pregunta solo lo que se necesita para reclutar, contratar, pagar, gestionar y apoyar a la persona. |
Emplea formularios cortos, comprobaciones obligatorias en el campo, plantillas estándar y orientación para el responsable de contratación. Elimina los campos no empleados y evita preguntas de texto libre que inviten a detalles personales adicionales. |
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Precisión |
Nombre, dirección, datos de contacto, datos bancarios, contacto de emergencia, puesto. |
Proporciona un portal de autoservicio para que los empleados puedan actualizar rápidamente los datos y direcciones bancarias. Emplea la verificación de identidad y los registros de cambios adecuados antes de que los cambios importantes entren en vigor. |
Envía recordatorios de actualización, valida campos clave, confirma los cambios sensibles y almacena registros de cambios. Limita los derechos de edición y comprueba rápidamente las actualizaciones rechazadas o fallidas. |
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Limitación de almacenamiento |
Contrato, formulario de solicitud, currículo, registros de nóminas, datos fiscales, dirección, registros de acceso. |
Conserva los registros de Recursos Humanos solo cuando sea necesario. La eliminación automática o anonimización ocurre después de que expira el periodo de retención legal, contractual y relacionado con las reclamaciones aplicable. No almacenes archivos antiguos sin motivo. |
Emplea calendarios de retención, alertas del sistema, archivos bloqueados, aprobación de eliminación y reglas de anonimización. Revisa las excepciones y documenta por qué cualquier archivo se conserva más tiempo. |
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Integridad y confidencialidad |
Protege los datos de Recursos Humanos contra pérdidas, filtraciones, mal uso y accesos no autorizados. Da acceso solo a personas que lo necesite para su trabajo y elimina el acceso cuando cambien los roles. |
Emplea controles de acceso basados en roles (RBAC), autenticación multifactor (MFA), cifrado a nivel de campo, transferencia segura, registros de auditoría y formación del personal. Prueba el acceso de manera regular y actúa ante las alertas. |
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Responsabilidad |
Mantener y actualizar de manera regular el Artículo 30 Registro de Actividades de Procesamiento (ROPA). Asigna a los propietarios, documenta decisiones, registra riesgos y audita controles para que Recursos Humanos pueda mostrar qué hace y por qué. |
Nombra a los responsables de los procesos, conserva las aprobaciones, revisa los controles, registra excepciones y realiza auditorías periódicas. Actualiza los registros cuando cambien los sistemas, proveedores, propósitos o periodos de retención. |
La lista de verificación del Reglamento General de Protección de Datos Recursos Humanos para operaciones con personas
Los líderes deben tomar medidas específicas en cada etapa del ciclo de vida del empleado para mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos para Recursos Humanos. Esta lista de verificación desglosa exactamente lo que necesitas hacer para proteger la privacidad de los datos de empleado, desde la contratación hasta la post-empleo.
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Etapa del ciclo de vida del talento |
Pasos para mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos |
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Búsqueda y reclutamiento de candidatos |
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Incorporación y empleo activo |
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Proceso de desvinculación y retención |
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Gobernanza y seguridad |
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Cómo G-P apoya el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos
La seguridad y el cumplimiento están integrados en la Plataforma™ Global de Empleo Global, agente de G-P. La plataforma está diseñada para soportar el Reglamento General de Protección de Datos en Recursos Humanos, con calendarios automatizados de retención de datos, licencias basadas en roles y registros de auditoría. G-P también se integra perfectamente con herramientas de GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO como Workday, ADPy SAP, ayudando a eliminar la fragmentación de datos y las entradas duplicadas.
Así es como G-P apoya el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos:
- Los controles de acceso basados en roles (RBAC) definen límites operativos claros en toda tu organización para proteger el acceso a información sensible y flujos de trabajo.
- La autenticación multifactor (MFA) protege tus datos confidenciales de fuerza de trabajo.
- El marco de gobernanza artificial de inteligencia está certificado por la ISO/IEC 42001 por la gestión responsable del desarrollo, despliegue y supervisión de tecnologías artificiales de inteligencia.
- La evaluación continua mantiene nuestra evaluación, cumplimiento y privacidad alineados con las normas internacionales de seguridad y cumplimiento.
Mantener el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos apoya el crecimiento estratégico fomentando la confianza. Esto protege la reputación de tu compañía, mantiene la organización ágil y atrae nuevos talentos. Contáctanos o reserva una demo hoy mismo para ver cómo puedes construir tu equipo global en 180+ países conforme a G-P.
¿Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos a los datos empleados y de Recursos Humanos?
Sí. Los empleadores de la UE deben cerciorar de que los datos del empleado se gestionen conforme a los estándares del Reglamento General de Protección de Datos en todas las etapas del ciclo de vida del talento.
¿Puedo emplear el consentimiento por empleado como base legal bajo el Reglamento General de Protección de Datos?
No, no puedes. Los empleados pueden sentir presionados para compartir datos personales con sus empleadores debido al desequilibrio de poder inherente. Esto hace que el consentimiento dado bajo estas condiciones no sea legalmente viable.
¿Cuál es la diferencia entre los datos personales estándar y los datos de categoría especial en Recursos Humanos?
Según la normativa del Reglamento General de Protección de Datos, los datos personales estándar incluyen datos como nombres de los empleados, datos de contacto, direcciones y datos bancarios. Los datos de categorías especiales incluyen datos de salud, identificadores biométricos y afiliaciones sindicales.
¿Cuánto tiempo puede Recursos Humanos conservar legalmente los registros de empleado y los currículums de persona candidata?
El Reglamento General de Protección de Datos no tiene un plazo universal y específico para almacenar datos empleados. Recursos Humanos debería almacenar los datos durante el tiempo que se necesiten bajo el propósito específico y legal para el que se recopilaron.
¿Cuáles son las penalidades por el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos en Recursos Humanos?
Las sanciones por incumplimiento pueden incluir órdenes regulatorias, auditorías, multas e incluso sanciones penales.
