El país insular de Japón es más pequeño que el estado de California de los EE. UU. y, de todas formas, ostenta la tercera economía más grande del mundo, después de los Estados Unidos y China. Hay muchos motivos para expandir sus negocios a Japón y contratar trabajadores en el país. Si bien Japón presenta ciertos desafíos, ofrece un excelente potencial para empresas internacionales.
En nuestra guía de Japón, encontrará información para llevar adelante el proceso de contratación, acceder a las personas más adecuadas para su equipo y entrar correctamente al mercado japonés.
Lo que debe saber antes de contratar en Japón
El consejo más importante para contratar en Japón es investigar y conocer las particularidades del país. Veamos algunos de los aspectos más importantes que debe saber antes de contratar personas empleadas en Japón.
1. Escasez de trabajadores
Las empresas que deseen expandirse a Japón deben tener en cuenta que se trata de uno de los países más difíciles para atraer a personas candidatas. Debido al envejecimiento de la población y el descenso de la natalidad, hay una importante escasez de trabajadores en el país. Por lo tanto, las personas empleadas están acostumbradas a una excelente seguridad laboral y a recibir ofertas de trabajo de distintas empresas cuando buscan empleo. Además, prefieren trabajar en empresas japonesas de trayectoria en lugar de empresas extranjeras, sobre todo empresas emergentes.
Esto no significa que debería abandonar la idea de expandirse a Japón: solo esté atento a los desafíos para crear estrategias eficaces. La diferencia más importante entre las prácticas de contratación de Japón y las que normalmente usa en su país es que, básicamente, tendrá que “vender” su empresa a las personas candidatas, y no al revés.
2. Contratos de empleo y normas laborales
Las normas y condiciones laborales (salario, horario de trabajo, información sobre el lugar de trabajo, etc.) se deben indicar por escrito a las nuevas personas empleadas. Según las leyes japonesas, las empresas con 10 personas empleadas o más en un lugar de trabajo deben crear normas laborales y presentarlas ante la oficina local de Inspección de Normas Laborales.
Las normas laborales describen las condiciones de trabajo de las personas empleadas, incluyendo los sueldos, el horario de trabajo, las vacaciones, las normas de la empresa y los procedimientos en caso de infracciones. La oficina de Inspección de Normas Laborales le indicará si sus normas abarcan toda la información necesaria y cumplen con los requisitos normativos. Los funcionarios de esta oficina también pueden inspeccionar su empresa para garantizar que las condiciones de trabajo sean seguras.
3. Leyes sobre la semana de trabajo y el salario mínimo
Por lo general, la semana de trabajo en Japón es de 40 horas distribuidas en días de trabajo de ocho horas. En algunos casos, puede ser de 44 horas. Para el Gobierno japonés, el exceso de trabajo es muy importante. Las entidades empleadoras deben presentar un acuerdo de gestión de mano de obra ante la oficina de Inspección de Normas Laborales antes de que las personas empleadas puedan trabajar horas extra. Las personas que trabajen horas extra, durante la noche o en días libres reglamentarios tienen derecho a un pago por horas extra. Por lo general, varía entre un 25 % y un 50 % adicional respecto del sueldo normal.
En Japón, no hay un único salario mínimo nacional. Cada región y sector tienen su propio salario mínimo. Por lo tanto, debe averiguar el salario mínimo correspondiente a su empresa. Sin embargo, tenga en cuenta que necesitará ofrecer excelentes sueldos y prestaciones para atraer al mejor talento.
4. Tiempo libre remunerado
En Japón, las personas empleadas tienen tiempo libre remunerado después de trabajar en la empresa durante seis meses. En ese momento, obtienen automáticamente 10 días de vacaciones anuales. Después de los seis meses, se sumará un día de vacaciones por cada año que permanezca la persona empleada en la empresa. Por ejemplo, después de 18 meses, tendrá 11 días libres. Cuando la persona empleada haya trabajado durante 20 años o más, alcanzará el límite mínimo: 6.5 días.
Si lo desean, las entidades empleadoras pueden ofrecer más días libres remunerados que los requisitos reglamentarios. Muchas de ellas también ofrecen días festivos como días libres remunerados, aunque no es obligatorio desde el punto de vista jurídico. En Japón, hay 16 días festivos nacionales en total. Por lo tanto, es un excelente beneficio ofrecer estos días como días festivos pagos en lugar de permitir que las personas empleadas usen su tiempo libre remunerado o se tomen licencias no remuneradas. Las licencias por enfermedad remuneradas no son obligatorias en Japón.
5. Impuestos y seguridad social
En Japón, las entidades empleadoras deben retener el impuesto sobre los ingresos, cuya tasa varía según los ingresos, del pago de la persona empleada. También deben retener una parte del salario de la persona empleada para destinarla a “Shakai Hoken”, o seguridad social. Las entidades empleadoras deben aportar lo mismo que las personas empleadas a la seguridad social. La seguridad social, o el seguro social, incluye seguro médico, indemnización por accidente de trabajo, seguro de desempleo y pensiones.
Como la seguridad social incluye un seguro médico público, las entidades empleadoras no necesitan proporcionar un seguro médico privado. Sin embargo, los empleadores deben proporcionar a sus empleados exámenes físicos y chequeos anuales. Todas las empresas con 50 personas empleadas o más deben ofrecer exámenes de estrés frecuentes, independientemente del sector o el tipo de trabajo de la empresa.
El costo de contratar una persona empleada en Japón
El proceso de selección puede ser costoso en cualquier contexto. Sin embargo, cuando contrata a personas empleadas en un nuevo país, debe incluir costos adicionales en el presupuesto. Si contrata en Japón, podría incurrir en los siguientes costos:
- Investigación: dado que el mercado laboral japonés probablemente sea muy diferente del suyo y debido a que el país tiene sus propias leyes laborales, deberá realizar una investigación para garantizar que expandirse a Japón sea el paso correcto para su empresa y para comprender todas las legalidades relevantes.
- Ayuda legal: También puede contratar a un abogado para que lo ayude con el cumplimiento legal y se asegure de seguir el libro para evitar cualquier problema.
- Comité de contratación: es posible que desee manejar la contratación a través de un comité de contratación compuesto por miembros de su empresa. El tiempo que dediquen al proceso de selección será una parte importante del gasto total.
- Viajes: si usted o su comité de contratación tienen que viajar a Japón para reclutar o establecer su nueva oficina allí, debe tener en cuenta los costos de viaje.
- Agencia de reclutamiento: debido a que la contratación en Japón presenta algunos desafíos graves para las empresas extranjeras, asociarse con una agencia de reclutamiento es una decisión popular. Sin embargo, suelen costar más que las agencias de otros países. Por lo general, las agencias japonesas cobran un 30 % o 35 % de la remuneración acorde a las metas, en lugar del 20 % o 25 % que cobran las agencias de otros países.
- Anuncios de empleo: Publicitar su empleo en línea o en publicaciones impresas también puede aumentar sus costos de reclutamiento. Hay sitios que permiten publicar sin costo.
Traductor: Es probable que necesite contratar a un traductor para que lo ayude a comunicarse con los solicitantes de empleo japoneses, tanto por escrito como en entrevistas. - Controles de detección: los controles de detección también pueden aumentar sus costos. En Japón, no se permite comprobar los antecedentes penales. Sin embargo, sí se pueden realizar otros tipos de exámenes de precontratación, como evaluar la condición migratoria de la persona candidata.
¿Qué necesita una empresa para contratar personas empleadas en Japón?
Si usa una organización profesional de empleo para contratar nuevas personas empleadas en Japón, solo tendrá que preocuparse por encontrar el mejor talento. De lo contrario, necesitará llevar a cabo la debida diligencia para ser una entidad empleadora legal en el país. Puede crear una sucursal o subsidiaria de su empresa. Para la mayoría de las empresas internacionales, la mejor opción es una “Kabushiki-Kaisha” (KK), o sociedad por acciones.
Para contratar a alguien en Japón, debe contar con lo siguiente:
- Inscripción fiscal para retener impuestos del pago de las personas empleadas
- Inscripción en el Servicio de Pensiones de Japón
- Inscripción en el Centro de Servicios Laborales Públicos para el seguro de desempleo
- Seguro contra accidentes para trabajadores de la Oficina de Normas Laborales
- Cuenta bancaria japonesa
Con una plataforma global de empleo (Employer of Record), puede olvidarse de todo esto, ya que actúa como entidad empleadora legal en Japón. El establecimiento legal existente de la EOR como empleador en Japón y la experiencia en la ley laboral japonesa les permite agregar a sus nuevos empleados a su nómina rápidamente, acelerando y simplificando el proceso para usted.
Pasos para la contratación en Japón
Si tiene todo listo para empezar a seleccionar personal, el primer paso es aprender a contratar en Japón. Si bien es probable que algunos aspectos del proceso sean distintos de los de su país, encontrará que los pasos básicos son muy similares.
1. Difunda el mensaje
El primer paso es dar a conocer los puestos vacantes a las personas que buscan trabajo en Japón. Cree los anuncios de trabajo y publíquelos en línea donde atraigan interés. Por lo general, los japoneses no usan redes sociales para buscar empleo, así que no es muy buena idea usar LinkedIn. En cambio, use tablones de ofertas de trabajo conocidos en Japón. Redacte el anuncio de trabajo en japonés, a menos que solo busque personas candidatas que hablen inglés.
Si bien estos sitios lo ayudarán a difundir el mensaje, también en conveniente comunicarse personalmente con las personas que buscan trabajo. Si tiene contactos en Japón, úselos para encontrar trabajadores interesados en sumarse a su equipo. Los japoneses tienden a prestar más atención a las recomendaciones personales que a las llamadas telefónicas de reclutadores desconocidos o a las publicaciones en línea.
Otra opción es un proceso llamado “shinsotsu”. El objetivo es seleccionar grupos de graduados universitarios apenas ingresan al mercado de trabajo. Si bien no cuentan con muchas de las competencias profesionales de otros trabajadores más experimentados, ofrecen nuevas perspectivas, y tienen ambición y un excelente nivel educativo.
2. Revise las solicitudes
Cuando reciban las solicitudes de trabajo, el comité de contratación o la agencia de personal necesitarán revisarlas. Puede ser una tarea colosal si hay decenas de personas candidatas interesadas en el puesto. Sin embargo, es probable que reciba menos solicitudes de lo que esperaría en Japón que en otros países. En un contexto de 1.62 puestos disponibles por cada persona candidata de Japón, los japoneses que buscan trabajo tienen muchas opciones para elegir.
Por lo tanto, las entidades empleadoras deben ser menos exigentes que de costumbre. Cuando evalúe las solicitudes, es probable que no encuentre a la persona candidata ideal, pero puede capacitarla para que se convierta en un integrante adecuado de su equipo.
3. Entreviste a personas candidatas
Ahora puede entrevistar a las personas candidatas más adecuadas para la vacante. Si busca contratar a personas empleadas de manera remota en Japón, una buena opción son las entrevistas virtuales, pero no olvide la diferencia horaria. Por ejemplo, la Ciudad de Nueva York está 13 o 14 horas atrasada con respecto a Tokio, dependiendo del horario de verano de los EE. UU.
4. Haga ofertas de trabajo y comparta el contrato
Después de identificar a la persona candidata adecuada que quiera trabajar en su empresa, debe hacer una oferta de trabajo. Hable sobre el salario y las prestaciones que está dispuesto a ofrecer si todavía no lo hizo.
En este momento, puede compartir las normas laborales o crear un contrato individualizado para las nuevas personas empleadas. Asegúrese de que conozcan sus obligaciones, la compensación y cualquier otra información importante para que puedan tomar una decisión bien fundada.
5. Incorpore a las nuevas personas empleadas
Ahora puede incorporar a las nuevas personas empleadas. Cada agencia requiere distintos documentos y tiene sus propios plazos. Por ejemplo, debe presentar los formularios sobre pensiones y seguros médicos en un plazo de cinco días a partir de la fecha de contratación de la persona empleada. Si trabaja con una plataforma global de empleo (Employer of Record), no tendrá que lidiar con la documentación ni el cumplimiento legal. Tenga en cuenta que, si contrata a extranjeros en Japón, deberá enviar documentación al Centro de Servicio de Empleo Público.
Además de encargarse de la documentación, asegúrese de comunicar a las nuevas personas empleadas el itinerario de la primera semana, y capacitarlas para que puedan empezar a trabajar y prosperar en el puesto.
Contrataciones en Japón con Globalization Partners como su plataforma global de empleo (Employer of Record)
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