La deliciosa gastronomía española, las playas del Mediterráneo, la historia, la música y las tradiciones han hecho que este país europeo sea un destino turístico favorito durante décadas. España es igual de atractiva para las empresas que buscan expandirse internacionalmente debido a su alto nivel de desarrollo, rápido crecimiento, gran economía y acceso inmediato a la Unión Europea y a mercados conectados con el Medio Oriente, África del Norte y América Latina.
Antes de expandirse a España, las empresas necesitarán información fiable sobre los requisitos de los contratos, impuestos, sueldos, prestaciones y otras consideraciones esenciales. Esta guía para contratar empleados cubre los detalles y ofrece algunos consejos para contratar en España.
Lo que debe saber antes de contratar en España
Antes de sumar nuevas personas empleadas a su equipo en España, debe aprender los aspectos básicos de los contratos, los impuestos a la nómina y otros requisitos de empleo. A continuación se encuentran algunas consideraciones para tener en cuenta.
1. Contrato de empleo
Lo primero que debe saber sobre contratar en España es que las empresas deben cumplir leyes específicas que regulan los periodos de notificación y los requisitos de despido. Para cada empleado, una empresa también debe redactar y firmar un contrato escrito que incluya las siguientes secciones:
- Puesto laboral
- Compensación
- Prestaciones
- Periodo de prueba, si hubiera
- Motivos de despido
- Requisitos para el despido
La ley española permite un período de prueba de dos meses para la mayoría de los empleados nuevos y un período de prueba de seis meses para los técnicos calificados. Durante estos periodos de prueba, la empresa puede despedir a la persona empleada si la relación no está funcionando.
En el caso de un contrato indeterminado sin periodo de prueba, determinadas reglas limitan la forma en que las empresas pueden despedir a las personas empleadas. Por lo general, una empresa puede rescindir un contrato bajo las siguientes circunstancias:
- La persona empleada renuncia voluntariamente.
- La entidad empleadora y la persona empleada acuerdan mutuamente la desvinculación.
- El motivo del despido se encuentra en el contrato como motivo de despido.
- La empresa tiene un motivo por despido disciplinario, si se justifica
- La empresa despide personas empleadas colectivamente por motivos técnicos, económicos, productivos u organizacionales.
- Otra causa objetiva permitida por la ley que posibilite el despido.
En la práctica, estos requisitos indican que cuando una persona empleada se desempeña se manera inadecuada en un puesto, la empresa por lo general llega a un acuerdo mutuo con esa persona empleada para rescindir el contrato. Si una empresa despide de manera injusta a una persona empleada, se aplicarán penalidades de indemnización. La indemnización por despido injusto por lo general se resuelve con 20 a 33 días de salario, lo que incluye bonificaciones y comisiones promedio, por cada año de empleo del trabajador. Si la entidad empleadora desea despedir a la persona empleada de inmediato, también debe pagar un salario mensual adicional como penalidad por no dar aviso.
2. Nómina e impuestos
En España, las empresas deben pagar un impuesto de seguridad social por cada trabajador. Ese impuesto generalmente equivale al 29.9 por ciento del salario del empleado hasta 4,070.10 euros.
Las empresas que operan en España también deben pagar impuestos nacionales y locales, entre los que se encuentran los siguientes:
- Impuesto a utilidades de las sucursales
- Impuesto sobre el capital
- Impuesto sobre los ingresos corporativos
- Impuesto real sobre bienes
- Impuesto a las transferencias
- Impuesto al valor agregado (IVA)
- Diversos impuestos locales
La tasa del IVA es del 21 por ciento y la tasa del impuesto corporativo es del 25 por ciento.
Además, las contrataciones de su empresa estarán sujetas al impuesto sobre los ingresos progresivos de España, que aumenta con el salario del trabajador. Las personas no residentes también están sujetas a retención de impuestos que varían entre un 19 por ciento en dividendos e intereses y un 24 por ciento en regalías.
Las personas empleadas que no son ciudadanas locales pueden solicitar el amparo de la ley Beckham, que les permite una tasa fija de impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) del 24 por ciento durante un máximo de seis años. Esto es responsabilidad de la persona empleada.
3. Sueldos y horas de trabajo
La semana laboral estándar en España consta de 40 horas de trabajo, aunque muchas empresas eligen acortar ese tiempo a 37 o 38 horas. Las personas empleadas también pueden distribuir ese tiempo como deseen en todo el año, algunas semanas pueden incluir más de 40 horas y algunas menos, siempre que el acuerdo colectivo de trabajo apruebe el arreglo.
Se pueden hacer horas extra, y las personas empleadas pueden recibir la compensación por las horas extras como pago adicional o como tiempo libre adicional dentro de los cuatro meses. Sin embargo, el pago de las horas extra no puede superar las 80 horas anuales a menos que lo justifiquen circunstancias extraordinarias.
A partir del diciembre de 2020, el gobierno español ha establecido un salario mínimo de 950 euros por mes. Pero la cifra es temporaria, y puede aumentar como parte de un plan ambicioso de aumentar el salario mínimo un 60 por ciento del salario promedio del país. Los acuerdos colectivos de trabajo también pueden exigir salarios mínimos más altos en industrias específicas.
España no exige una bonificación anual específica o decimotercer salario, a pesar de que muchos contratos de venta incluyen bonificaciones y comisiones.
4. Tiempo libre
España reconoce 10 días festivos nacionales y cuatro días festivos públicos locales o regionales, por lo que en general todas las regiones de España tienen 14 días remunerados de licencia por días festivos públicos. También son importantes diversos días festivos provinciales, así que asegúrese de investigar su región y averiguar los días adicionales que se celebran.
Además, las entidades empleadoras en España deben brindar 22 días laborables o 30 días calendario por año como tiempo libre remunerado. Esto está establecido en cada acuerdo colectivo de trabajo. Estos días no pueden pagarse como compensación adicional, para que las personas empleadas tengan un importante incentivo para tomarse por completo el tiempo libre remunerado.
La ley española no provee licencia por enfermedad separada. En cambio, si las personas empleadas no pueden trabajar por enfermedad o lesiones, reciben al menos un 60 por ciento del salario habitual mientras están ausentes. El importe específico depende de la industria, de los términos del acuerdo colectivo de trabajo y del puesto de la persona empleada. La empresa debe pagarle a la persona empleada de forma directa y luego recibe el reembolso de la seguridad social. Un periodo de licencia por enfermedad puede durar hasta 18 meses si es necesario antes de que vaya a revisión adicional. Las personas empleadas en España también pueden tomarse tiempo libre remunerado por diversas circunstancias familiares:
- Un máximo de 15 días por matrimonio
- Dos días por fallecimiento de familiar
- Entre uno y dos días por mudanza
- Entre tres y cuatro días por enfermedad de familiar
Además, las empleadas embarazadas en España pueden tomarse 16 semanas de licencia por maternidad con goce de sueldo, utilizando hasta 10 semanas antes del nacimiento y al menos seis semanas después. Cuando se termina el tiempo de licencia remunerada, la persona empleada puede tomar un año adicional de licencia para cuidado infantil no remunerado y asegurarse de que su puesto estará disponible cuando vuelva. También puede tomar una segunda licencia para cuidado infantil no remunerado, pero renunciará a tener el puesto garantizado.
Los padres también pueden tomarse licencia por paternidad durante un máximo de 30 días y ampliar el plazo si ocurren complicaciones durante el nacimiento.
Además, ambos padres tienen derecho a licencia remunerada después del nacimiento. La licencia por lactancia consiste en 15 días laborales hasta que el hijo cumpla nueve meses y pueden tomarse de tres formas diferentes:
- Ausencia durante una hora por día
- Reducir el horario de trabajo
- 15 días libres consecutivos
5. Leyes antidiscriminatorias y restricciones
La ley española prohíbe expresamente la discriminación en la contratación y durante el empleo: una empresa no puede discriminar personas candidatas por lo siguiente:
- Edad
- Género
- Raza
- Etnia
- Orientación sexual
- Estado civil
- Condición social
- Religión
- Opinión política
- Afiliación a un sindicato
- Discapacidad
Además, si una entidad empleadora tiene más de 50 personas empleadas, el 2 por ciento debe ser de personas con discapacidad.
Parte de los esfuerzos de España contra la discriminación incluye restringir la capacidad de las empresas de realizar comprobaciones de antecedentes penales de las personas candidatas. Una entidad empleadora no puede consultar en el Registro Central de Penados para ver si una persona candidata tiene antecedentes penales, a pesar de que no exista una ley que prohíba que la persona candidata comparta la información de forma voluntaria.
Costo de contratar una persona empleada en España
Contratar a un nuevo empleado en España implica costos iniciales y ocultos. A continuación encontrará algunos factores que debe considerar a medida que hace un presupuesto para su proceso de contratación:
- Anuncios de trabajo
- Horas de trabajo que se dedicaron a la revisión de las personas candidatas y a las entrevistas
- Nómina
- Impuestos
- Salarios
- Prestaciones
- Bonificaciones
- Seguros
La mayoría de las personas empleadas en España tiene el seguro médico principal a través del programa nacional de seguro médico, pero las entidades empleadoras por lo general proporcionan un seguro complementario. La mayor parte del personal ejecutivo, por ejemplo, recibe seguro de vida y de salud complementario de las entidades empleadoras.
Los costos de contratar personas empleadas en España también pueden diferir significativamente por industria debido a los diversos requisitos de los acuerdos colectivos de trabajo que se aplican en diferentes sectores.
Prácticas de contratación en España
Contratar personal en España puede ser muy similar a contratar personas empleadas en su país. Sin embargo, vale la pena destacar algunos aspectos para tener en cuenta:
- Uso del idioma y la moneda locales: el español es el idioma oficial de España, y casi el 94 por ciento de la población habla español. El segundo idioma más común es el catalán, con un 15 por ciento de hablantes que lo hablan como primera o segunda lengua. Solo aproximadamente un 11 por ciento de las personas habla inglés. Su empresa debe usar el español para las comunicaciones de contratación. Comprometerse a aprender y a hablar español demuestra que su empresa valora a las nuevas personas empleadas y que quiere que se sientan incluidas. Debe utilizar el euro en sus contratos y, además, proporcionar cartas para demostrar claridad e inclusión.
- Evitar preguntas personales: Para evitar la apariencia de discriminación ilegal, las empresas generalmente deben evitar consultas excesivamente personales en sus entrevistas de trabajo. Deberá abstenerse de solicitar información personal que sea irrelevante para las tareas laborales y de hacer preguntas en la entrevista que puedan generar discriminación. Su empresa puede hacer preguntas que sean objetivas, razonables y aplicables al puesto.
- Enfoque en la construcción de relaciones: las alianzas comerciales españolas pueden estar altamente orientadas a las relaciones. Invierta tiempo en conocer a las personas candidatas antes de pasar a las cuestiones de negocios, y prepárese para que las conversaciones animadas y dinámicas fluyan como parte natural del protocolo empresarial cuando las posibles personas empleadas hablen de cuestiones relacionadas con el trabajo.
Consejos importantes para contratar en España
A continuación encontrará más pasos para contratar en España que su empresa deberá considerar:
- Reglamentaciones de doble verificación: la ley laboral española está altamente regulada, y los errores menores podrían ser inmensamente costosos. Controle su trabajo para asegurarse de que está cumpliendo con las leyes correspondientes, o trabaje con una Plataforma global de empleo (Employer of Record) para garantizar el cumplimiento de su empresa.
- Prepárese para numerosos solicitantes: las tasas de desempleo en España son relativamente altas. En 2013, el desempleo en el país se disparó al 26.09 por ciento y luego cayó de manera constante pero modesta. 2020 registró una tasa de desempleo del 15.7 por ciento en el país, una de las tasas más altas de Europa. Por este motivo, es posible que su empresa reciba una cantidad de personas candidatas mucho mayor de la que espera y tenga que desarrollar estrategias para manejar estos volúmenes.
- Aproveche la diversidad lingüística de España: las ciudades más grandes de España albergan comunidades sustanciales de ciudadanos extranjeros. Si su trabajo requiere personas empleadas bilingües, tiene muchas posibilidades de encontrar a una persona cualificada.
¿Qué necesita una empresa para contratar personas empleadas en España?
Contratar nuevos empleados en España puede ser un proceso involucrado y que lleva mucho tiempo. Una empresa que se acaba de establecer en el país primero deberá establecer una subsidiaria o trabajar con una organización de empleador profesional (PEO), también conocida como Empleador de registro (EOR).
La creación de una subsidiaria en España requiere mucho tiempo y esfuerzo, normalmente entre seis y ocho semanas, como mínimo. Tendrá que constituirse como un tipo específico de empresa. Las opciones incluyen una empresa conjunta, una oficina representante, una sucursal o una corporación. También tendrá que elegir si se constituye como sociedad privada o pública de responsabilidad limitada y conforme a un régimen ordinario, simplificado o supersimplificado. La empresa que cree una subsidiaria deberá seguir los siguientes pasos:
- Determinar la estructura de su empresa.
- Elegir el método de constitución.
- Pagar un capital mínimo de inversión de 3,000 euros si elige la opción de sociedad privada de responsabilidad limitada.
- Obtener la certificación del Registro Mercantil.
- Obtener un número de identificación tributaria (NIF) provisorio.
- Abrir una cuenta en un banco español.
- Presentar una declaración contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.
- Firmar una escritura pública y hacerla certificar por un escribano.
- Registrarse en el Registro de Comercio.
- Nombrar de 3 a 12 directores, que deben presentar los estados financieros anuales en el Registro Mercantil.
En general, tendrá que invertir mucho tiempo y dinero en el proceso y tener un conocimiento exhaustivo de las leyes subsidiarias de España.
Una alternativa más atractiva, en muchos casos, es trabajar con una plataforma global de empleo (Employer of Record). Una plataforma global de empleo (Employer of Record) actúa como entidad empleadora legal, y se encarga de las tareas administrativas de contratación e incorporación, mientras usted elige quién trabaja para usted. Ofrece muchos expertos legales y en nóminas que tienen un conocimiento exhaustivo de la legislación comercial española para que no tenga que preocuparse de cumplir con la normativa.
Contratación de personas empleadas de manera remota en España
Uno de los desafíos de contratar a personas empleadas a nivel internacional es que es posible que tenga que entrevistar a las personas candidatas de manera remota, ya que los asuntos empresariales le llevarán de un lado a otro. Estos son algunos consejos que le ayudarán a agilizar y optimizar el proceso:
- Ofrezca una programación flexible: si su empresa matriz opera fuera de otro país europeo, es posible que tenga una diferencia de tiempo menor con la que lidiar. Si su país de origen está más lejos, quizá deba tener en cuenta una diferencia de tiempo considerable. Las personas candidatas para trabajo remoto valorarán cualquier flexibilidad que pueda ofrecerles para coordinar sus horarios.
- Priorizar las comunicaciones verbales: el protocolo comercial español a menudo prioriza las comunicaciones orales. Con frecuencia, los socios comerciales mantienen conversaciones prolongadas, llegan a acuerdos verbales y después utilizan esas conversaciones iniciales para redactar contratos formales por escrito. Cuando se contrata en la modalidad remota, los intercambios escritos pueden parecer más convenientes que las entrevistas en video. Para aprovechar al máximo sus entrevistas, quizá quiera centrarse más en las videollamadas, en las que puede mantener conversaciones sostenidas y fluidas.
- Prepararse y coordinar: cuando no puede estar presente en España para saludar personalmente a un candidato a un trabajo, es esencial que tenga una impresión digital sólida. Una entrevista remota es una calle de doble sentido: las personas candidatas evalúan si se adecuan a sus intereses y usted evalúa sus capacidades y su potencial. Prestar atención a pasos como la coordinación con los coentrevistadores, la preparación de las preguntas con antelación y el conocimiento de su tecnología para evitar retrasos permite a su empresa causar una excelente primera impresión.
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