El fraude en las nóminas es como una cañería que pierde lentamente. Al principio, los daños pueden ser difíciles de detectar o parecer poca cosa. Pero con el tiempo, la cantidad de ladrones de dinero que pueden robar de una empresa a través de esquemas de nómina internacionales puede ser considerable. En un ejemplo, una mujer pudo robar casi $300,000 de su empleador durante su empleo. Si bien el rastro de papel reveló pérdidas de $300,000, los fiscales estimaron que la mujer podría haber tomado más de tres cuartos de millón de dólares de su empleador, a partir del momento en que fue empleada por primera vez en 2010 y hasta que fue despedida en 2013.
El fraude de nómina puede sucederle a una empresa de cualquier tamaño, pero es un riesgo particularmente para las pequeñas empresas. En su 2018 Informe a las Naciones, la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) descubrió que las empresas con menos de 100 empleados tenían más del doble de probabilidades de experimentar fraude de nómina en comparación con las empresas más grandes. El fraude de nómina también es internacional. Ha habido informes de que esto ocurre en empresas de todo el mundo. Comprender el riesgo de fraude de nómina y cómo sucede puede ayudar a su negocio global a tomar medidas para prevenirlo.
¿Qué tan grave es el fraude de nómina?
Los montos que las personas pueden robar a sus empleadores a través de esquemas de fraude de nómina generalmente son sustanciales. En un caso particularmente notable, el presidente de una empresa de procesamiento de nóminas, que manejaba la nómina y los pagos para otras empresas, robó $26 millones. Otro ejemplo de fraude de nómina costó a la ciudad de Nueva York $600 millones.
La ACFE informa que alrededor del 7% de todos los casos de fraude son fraude de nómina y la compañía promedio pierde alrededor de $63,000. El esquema de fraude de nómina típico es de larga duración; la mediana de duración de un esquema es de aproximadamente 30 meses.
Dado que el fraude de nómina tiende a continuar durante un tiempo antes de que se detecte, las empresas afectadas por este pueden tener dificultades para obtener un reembolso por los fondos perdidos. En el caso de que la mujer sea declarada culpable de robar alrededor de $300,000, el monto que debe devolver a su ex empleador es casi un tercio del monto que se sospecha que realmente tomó durante el esquema.
El fraude de nómina también afecta a los transeúntes inocentes. Cuando el presidente de una empresa de procesamiento de nóminas robó millones de dólares de sus clientes, las personas que se vieron afectadas inmediatamente fueron los empleados de los clientes de la empresa de procesamiento. Miles de empleados se despertaron una mañana para enterarse de que sus cheques de pago se estaban retirando de sus cuentas. En algunos casos, los retiros condujeron a sobregiros y los cargos asociados con sobregiros. Además de las personas que perdieron sus cheques de pago, el fraude también hizo que los empleados de la compañía de nómina perdieran sus empleos y una fuente de ingresos.
No subestime los efectos del fraude de nómina en su empresa y las personas con las que trabaja. Una manzana mala puede tener un efecto grave en la reputación y la capacidad de su empresa para realizar sus pagos.
Cómo ocurre el fraude de nómina
Existen múltiples causas de fraude internacional de nómina. El fraude puede ser el resultado de acciones tomadas por empleados de una empresa o por la propia empresa. Según el estudio de la ACFE, cuando un empleado comete fraude de nómina, generalmente lo comete alguien que trabaja en apoyo contable o administrativo. Aunque dos o más personas que trabajan juntas pueden cometer fraude de nómina, una sola persona suele ser responsable.
Algunos de los tipos de esquemas de nómina internacionales incluyen:
- Empleados fantasma: Los empleados fantasma reciben un cheque de pago de una empresa, pero en realidad no trabajan allí. En muchos casos, los empleados no existen y nunca trabajaron para el negocio. Puede ser fácil identificar empleados fantasma en ciertos casos. Algunos estafadores no son muy creativos cuando se trata de nombrar a los miembros de su personal ficticio. Pueden usar una variación en sus propios nombres, un marcador de posición como “John Doe” o incluso algo como “X”.
- Fraude en la planilla horaria: el fraude en la planilla horaria es una forma muy común de fraude en la nómina. Un empleado puede ajustar la cantidad de tiempo que informa que trabaja hacia arriba para obtener más dinero de su empleador. A menudo, las cantidades de tiempo son lo suficientemente pequeñas como para no detectar el aviso de inmediato. Por ejemplo, un empleado puede agregar 15 minutos adicionales a sus horas informadas cada día. Como resultado, podrían recibir más de 40 horas por semana y recibir pagos de horas extras del empleador, incluso si en realidad no trabajaron tantas horas.
- Marcajes de entrada de compañeros: los empleadores que utilizan relojes registradores y tarjetas de registro pueden experimentar fraude de nómina en forma de marcajes de compañeros. Este tipo de fraude puede parecer inocente. Por ejemplo, un empleado que llega tarde podría pedirle a un compañero de trabajo que marque su tarjeta de registro horario para que parezca que llegó a trabajar a tiempo. Pero sigue siendo una forma de fraude, ya que los empleados afirman estar en el horario de trabajo cuando en realidad no están en el trabajo.
- Clasificación errónea de trabajadores: Algunos tipos de fraude de nómina son cometidos por el empleador, en lugar de por los empleados. Un ejemplo es la clasificación errónea de empleados o trabajadores para evitar pagar impuestos o beneficios de nómina. Los empleadores ocasionalmente tratarán a los empleados como contratistas independientes, incluso si no cumplen con los requisitos de la definición. Otro ejemplo de clasificación errónea de trabajadores ocurre cuando un empleador paga “debajo de la mesa” y no emite ningún documento fiscal.
- Anticipos de nómina que no se reembolsan: los empleados pueden solicitar anticipos sobre su pago de vez en cuando, suponiendo que pagarán el anticipo. Cuando el adelanto no se paga, es fraude. En algunos casos, es posible que el personal de nómina no registre correctamente el adelanto. Podrían enumerarlo como un gasto, en lugar de un activo. Como alternativa, el equipo de nómina podría no hacer un seguimiento con el empleado para asegurarse de que el adelanto se pague.
- Tasas de pago fraudulentas: otro ejemplo de fraude de nómina ocurre cuando las tasas de pago se informan incorrectamente. Una persona del departamento de nómina puede ajustar el salario por hora de un empleado hacia arriba, por ejemplo, dando a alguien $21 por hora en lugar de los $20 que debe ganar. Para evitar la detección, algunos empleados ajustarán la tasa de pago por un período limitado, como solo un par de cheques de pago.
- Bonificaciones no autorizadas: el fraude de nómina puede ocurrir cuando alguien emite un cheque de bonificación a un empleado o a sí mismo sin la aprobación de la persona o departamento correspondiente.
- Licencia falsificada o tiempo libre remunerado: si un empleado reclama tiempo libre remunerado cuando no es elegible para ello o toma licencia remunerada cuando no se supone que debe hacerlo, es una forma de fraude de nómina.
- Retención falsificada: en algunos casos, el fraude de nómina ocurre cuando los montos que deben deducirse del cheque de pago de una persona no lo son, como impuestos, contribuciones de jubilación y beneficios de seguro. Sin embargo, la compañía aún paga los gastos, lo que significa que puede perder una cantidad significativa de dinero con el tiempo.
- Gastos falsificados: los empleados con cuentas de gastos pueden cometer fraude de nómina al reclamar gastos que no están relacionados con el trabajo. Por ejemplo, un empleado puede llevar a su familia a cenar y gastarla. También pueden crear un recibo falso para una compra que nunca ocurrió.
Cómo identificar y corregir el fraude de nómina
Algunos tipos de fraude de nómina pueden ser más fáciles de detectar que otros. Por ejemplo, puede ser difícil saber cómo identificar a los empleados fantasma si su empresa tiene sucursales en todo el mundo. No tiene forma de saber quién trabaja exactamente en su oficina en Tokio si tiene su sede en los EE. UU., por ejemplo. Una forma de detectar empleados fantasma es trabajar con un tercero que tenga personas en el país para usted. Su tercero puede ser un cazafantasmas, asegurándose de que todos los que reciban un cheque de pago de su empresa realmente trabajen para la empresa. El tercero también puede actuar como una organización de empleador profesional, administrando todos los aspectos de la nómina para sus empleados internacionales, quitando una cosa más de la lista de tareas pendientes de su empresa.
Además de trabajar con una organización de empleadores profesionales, puede implementar medidas para asegurarse de que todos reciban el pago de su compañía realmente trabajen allí y existan. Comunicarse con referencias y realizar verificaciones de antecedentes de posibles nuevos empleados es una forma de asegurarse de que sean reales. Requerir depósito directo para todos los empleados es otra forma de reducir el riesgo de pagar fantasmas.
Puede identificar otros tipos de fraude de nómina, como salarios falsificados, hojas de horas y gastos auditando y revisando la nómina antes de realizar pagos. La persona que revisa y aprueba la nómina no debe ser la misma persona que la procesa. La persona que revisa la nómina debe ser responsable de garantizar que:
- Las horas trabajadas coinciden con la cantidad prevista de horas que debe trabajar un empleado: si un empleado trabaja más de 40 horas o trabaja más de la cantidad de horas para las que fue contratado, la persona que revisa la nómina debe hacer un seguimiento con el supervisor de la persona para asegurarse de que todo esté por encima de la tabla. Otra opción es solicitar la aprobación antes de que cualquier empleado pueda presentar una planilla horaria con más de 40 horas trabajadas en una semana.
- El salario por hora es preciso: la persona que revisa la nómina debe comparar el salario por hora esperado de los empleados con el salario que realmente están recibiendo. Si hay una discrepancia, se debe realizar una investigación adicional.
- Se retienen los montos correspondientes: los impuestos y otras retenciones deben deducirse de los cheques de pago de los empleados. Si no lo son, la persona que revisa la nómina debe averiguar por qué.
- Los gastos son apropiados: la persona responsable de auditar o revisar la nómina también debe analizar cualquier gasto reclamado por los empleados y verificar que sea apropiado o legítimo. La revisión puede incluir revisar los recibos para asegurarse de que los gastos reclamados coincidan con los recibos. Los gastos también deben estar relacionados con el trabajo.
Cómo prevenir el fraude de nómina
El fraude de nómina global no tiene que costarle a su empresa cientos de miles de dólares. Saber cómo prevenir el fraude de nómina puede detenerlo en su camino o antes de que comience. Estos son los pasos que puede seguir para evitar que el fraude de nómina afecte su negocio.
- Examine minuciosamente a todos antes de contratarlos: Idealmente, las personas que contrate serán honestas y confiables. Examinar a los nuevos empleados verificando sus antecedentes penales, verificando referencias y confirmando la educación y el empleo anterior le ayudará a evitar contratar personas deshonestas. Puede subcontratar el proceso de selección al contratar empleados a nivel internacional.
- Utilice hojas de horas eléctricas y requiera aprobación: es fácil para los empleados ajustar hojas de horas en papel, pero más difícil para ellos ajustar hojas de horas eléctricas. El uso de hojas de horas eléctricas y la necesidad de la aprobación del supervisor del tiempo enviado pueden ayudar a evitar informes falsificados de horas trabajadas.
- Utilice datos biométricos para eliminar los marcajes de entrada de compañeros: si utiliza un reloj registrador físico, exigir a sus compañeros de trabajo que registren su entrada evitará los marcajes de entrada de compañeros. Una forma de hacerlo es usar huellas dactilares u otros datos biométricos para verificar la identidad de un empleado antes de registrar la entrada.
- Limite quién puede acceder a los datos de nómina: Cuantas menos personas tengan acceso a la nómina de su empresa y quién puede hacer ajustes o cambios en ella, mejor. Limitar el acceso a la nómina reduce el riesgo de que alguien ajuste las horas trabajadas o la tarifa de pago.
- Requieren un segundo conjunto de ojos en los informes de nómina: todos los informes de nómina deben revisarse y aprobarse antes de emitir los pagos. También debe existir un proceso para pausar los pagos y emitir correcciones si se observan imprecisiones.
- Sepa qué buscar al revisar la nómina: Asegúrese de que su empresa no pague a personas con nombres muy similares y direcciones idénticas. Además, tenga cuidado con los pagos realizados a personas que viven en la misma dirección o con los pagos realizados a la misma cuenta bancaria para diferentes empleados.
- Tener un sistema implementado para identificar y eliminar empleados despedidos: una manera de evitar pagos a empleados fantasma, especialmente a personas que ya no trabajan para su empresa, es marcar registros o archivos después de que un empleado deja la empresa. Un archivo marcado no debe continuar recibiendo pagos.
- Eliminar pagos con cheques: el fraude de nómina es más fácil de cometer cuando hay cheques impresos involucrados. Con el depósito directo, cada pago se envía a una cuenta bancaria. Puede verificar que la información de la cuenta sea correcta y que pertenezca al empleado correspondiente. Si es necesario, puede revertir los pagos enviados si sospecha que hay un fraude en juego.
- Establecer una política de tolerancia cero: puede disuadir el fraude estableciendo una política de tolerancia cero. Informar a los empleados las reglas y las posibles consecuencias de cometer fraude de nómina puede impedir que las personas lo hagan.
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