A medida que vaya expandiendo su empresa a Polonia, creará equipos de personas empleadas dedicadas que le ayudarán con las prácticas empresariales cotidianas. Estos equipos forman la columna vertebral de sus operaciones, trabajando de manera consistente para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos. La cantidad de empleados polacos ha aumentado de manera constante durante las últimas dos décadas, de 9.9 millones en 2003 a 13 millones en 2020. Los trabajadores autónomos y los contratistas agregan otros 3 millones de personas a la fuerza laboral cada año.
Si su empresa trabaja con contratistas además de los empleados, deberá cumplir con algunas responsabilidades esenciales. La primera es asegurarse de clasificar a sus contratistas correctamente, investigando la ley para determinar qué criterios califican a los trabajadores como contratistas. Una vez que haya establecido una relación con sus contratistas, también deberá conocer la forma correcta de pagarles, ya que los procesos de nómina estándar que utiliza para sus empleados no se aplicarán. Pagarles a sus contratistas correctamente ayuda a garantizar una relación laboral armoniosa a largo plazo que le permita florecer a su nuevo equipo polaco. Afortunadamente, pagarle a un contratista polaco es relativamente simple una vez que sabe cómo deben funcionar estos pagos.
¿Cuál es la diferencia entre empleados y contratistas independientes?
Las diferencias entre contratar a un empleado y trabajar con un contratista se reducen principalmente a la nómina y los impuestos. Cuando su compañía contrata empleados, usted es responsable de retener los impuestos sobre la nómina y las contribuciones al seguro social de sus cheques de pago y de pagar los impuestos del empleador a los fondos del seguro social del gobierno. Por lo general, también proporciona beneficios como feriados, planes de jubilación y tiempo libre remunerado. Por otro lado, cuando se asocia con contratistas independientes, no retiene ni paga impuestos o contribuciones al seguro social, ni proporciona ningún beneficio relacionado con el empleo a los contratistas.
Además, las leyes laborales polacas se aplican a los empleados, pero generalmente no se aplican a los contratistas. Es probable que los contratistas estén exentos de las leyes de horas extras y salario mínimo, por ejemplo.
En general, aunque no siempre, los contratistas independientes pueden ordenar un pago mucho más alto que los empleados, en parte para compensar el hecho de que deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina e ir sin seguro médico proporcionado por el empleador, tiempo libre remunerado, pensiones de jubilación y otros beneficios.
Criterios para clasificar a los empleados frente a los contratistas
Al igual que con la mayoría de los países, Polonia tiene requisitos estrictos que determinan si una empresa puede clasificar a los trabajadores como empleados o contratistas. Por lo general, esto tiene que ver con cuánto control tiene la compañía sobre el trabajo, por ejemplo, qué hacen los trabajadores y cómo lo hacen, así como cómo se les paga a los trabajadores, quién proporciona los suministros y si la compañía ofrece algún beneficio.
¿Qué significan estos criterios en la práctica? Por lo general, significan que los empleados trabajan a tiempo completo o parcial para una sola compañía, reciben instrucción y administración de esa compañía, trabajan horas semanales previstas por el empleador, forman parte de la nómina del empleador y reciben los beneficios de empleo requeridos. Por otro lado, los contratistas independientes operan sobre una base de proyecto o licitación, gestionan su propio trabajo y tiempo, no forman parte de la nómina de la compañía, pagan sus propios impuestos y a menudo trabajan para múltiples clientes en proyectos específicos. Los contratistas generalmente envían facturas por el trabajo completado en lugar de recibir cheques de pago, y pagan sus propios impuestos y contribuciones al seguro social.
En otras palabras, los contratistas son autónomos, mientras que los empleados trabajan directamente para la compañía. Los contratistas generalmente tienen una gran cartera de clientes, y su empresa es solo una de ellas.
Estas distinciones entre empleados y contratistas independientes existen para evitar que las empresas aprovechen a sus trabajadores al tratarlos como empleados, pero clasificándolos como contratistas para evitar proporcionar los beneficios requeridos para los empleados.
Por qué las empresas deben clasificar y pagar a sus contratistas cuidadosamente
Si su compañía trabaja con contratistas independientes, usted no les proporcionará beneficios y no pagará impuestos sobre la nómina ni contribuirá a programas sociales en su nombre. Las restricciones por hora que se aplican a sus empleados no se aplicarán a sus contratistas, por lo que pueden trabajar horas extras sin tener derecho al pago de horas extras. Este acuerdo es muy favorable para muchos empleadores, ya que simplifica su logística y reduce sus gastos.
En algunos casos, las empresas clasifican erróneamente a los empleados como contratistas independientes. La clasificación errónea de los trabajadores de esta manera conlleva riesgos graves. Si los tribunales determinan que los trabajadores clasificados como contratistas son empleados, la compañía puede ser responsable de los años de impuestos atrasados y del pago atrasado de horas extras y tiempo libre remunerado. Estos gastos acumulados pueden arruinar un presupuesto operativo y generar importantes desafíos legales y logísticos.
Sin embargo, en muchos casos, el trabajo que una empresa necesita hacer es un trabajo verdaderamente contratado, y asociarse con contratistas independientes tiene más sentido. Por lo tanto, su empresa deberá saber cómo contratar y pagar a contratistas de conformidad con la ley.
Contratación de un contratista independiente en Polonia
Al igual que en muchas partes del mundo, la mano de obra por contrato en Polonia está en aumento, especialmente en ciertas industrias. Las relaciones laborales en campos como la tecnología de la información y el trabajo de economía gig a menudo requieren contratos de empresa a empresa en lugar de contratos de empleo tradicionales.
En Polonia, si bien los empleados tradicionales tienen contratos y protecciones del Código Laboral en virtud de la ley laboral polaca, los contratistas tienen contratos de empresa a empresa conocidos como acuerdos de derecho civil. En virtud de los acuerdos de derecho civil, los trabajadores funcionan como contratistas o trabajadores independientes. Los contratos contratan a los trabajadores para que realicen tareas específicas y operan fuera de las leyes laborales que generalmente se aplican a los empleados polacos.
En Polonia, los criterios especificados en el Código Laboral son útiles para determinar si un trabajador es un contratista o un empleado. El Código Laboral Polaco estipula varios criterios diferentes que las empresas deben utilizar para diferenciar a sus contratistas de sus empleados. Los trabajadores generalmente son empleados en lugar de contratistas si cumplen con estos criterios:
- Realizan trabajos de un tipo específico.
- Logran ese trabajo bajo la supervisión directa del empleador.
- Realizan el trabajo en el lugar y la hora que el empleador dicta.
- La relación laboral es relativamente continua.
Por otro lado, los trabajadores que realizan sus trabajos con mínima supervisión directa del empleador, eligen cuándo y dónde trabajan, y asumen una serie de proyectos a corto plazo de su elección tienen más probabilidades de ser clasificados como contratistas.
Requisitos que rigen el pago del contratista en Polonia
La ley polaca no tiene muchos requisitos sobre cómo las empresas deben pagar a sus contratistas. A modo de comparación, considere los requisitos que rigen la compensación de los empleados.
En Polonia, los empleados tienen derecho a recibir pagos, beneficios y protecciones específicos en virtud de las leyes laborales polacas. Deben trabajar solo ocho horas por día, 40 horas por semana. Pueden trabajar horas extras más allá de esas horas, aunque el empleador debe aprobar las horas extras, y las horas extras no pueden exceder las 150 horas por año. Los empleadores deben compensar a los empleados por sus horas extras con 150 entre el y el 200 por ciento del pago estándar de los empleados o tiempo libre adicional. Los empleados también deben recibir un salario mínimo de al menos PLNzł18.30 por hora o PLNzł2,800 por mes.
Además, los empleados en Polonia deben recibir 20 días de vacaciones 26 remuneradas, según cuánto tiempo hayan pasado empleados o en la escuela. El tiempo de licencia con goce de sueldo también incluye cuatro días de licencia por enfermedad que los empleados pueden usar según sea necesario, y los empleados son elegibles para hasta 33 días de licencia por enfermedad con goce de sueldo si tienen un certificado médico. Las empleadas también deben recibir feriados públicos 13 remunerados y licencia por maternidad o paternidad por el nacimiento de un hijo.
Si una empresa en Polonia desea despedir a los empleados, los empleados deben recibir una notificación y una indemnización por despido. Si el contrato es indefinido, la decisión requiere fundamentos para la terminación que se presentarían ante un tribunal laboral. El período de notificación depende del tipo de contrato y la duración del servicio de los empleados. La indemnización por despido también suele depender de la duración de la permanencia de los empleados en la compañía.
Además, las compañías en Polonia deben pagar a la Institución de Seguro Social (ZUS) nacional en nombre de sus empleados. El empleador puede realizar pagos equivalentes a hasta el 22.14 por ciento del salario bruto de cada empleado. Por el contrario, los propios empleados pagan solo alrededor del 14 por ciento de su remuneración bruta.
La mayoría de estos requisitos se aplican solo a los empleados. Las relaciones con los contratistas no están obligadas por la mayoría de las leyes laborales y no tienen derecho a recibir beneficios de ZUS, tiempo libre remunerado o un período de notificación antes de la finalización de la relación laboral.
En el pasado, muchos contratistas independientes también ganaban significativamente por debajo del salario mínimo. Sin embargo, una 2017 enmienda legal especifica que el salario mínimo de Polonia para los empleados también se aplica a los contratistas. El propósito de esta ley es proteger a los contratistas independientes de la explotación, garantizando que las empresas no clasifiquen erróneamente a sus empleados como contratistas simplemente para ahorrar dinero en salarios pagados.
Prácticas fiscales para contratar contratistas en Polonia
Cuando trabaje con contratistas independientes en Polonia, no los agregará a su nómina ni pagará impuestos sobre la nómina. Sin embargo, es posible que desee conocer los detalles de la ley fiscal para poder comprender las obligaciones fiscales de sus contratistas.
Aportes a la seguridad social
La mayoría de los contratistas independientes deben contribuir a ZUS, aunque sus empleadores no sean responsables de contribuir en su nombre. Las contribuciones se destinan al seguro de pensión de jubilación, seguro de pensión por discapacidad, seguro de salud y, a veces, seguro por lesiones en el lugar de trabajo. Las contribuciones al seguro médico dependen del contratista. Los estudiantes menores de 26 no tienen que pagar el seguro social obligatorio o los fondos del seguro médico. El hecho de que los contratistas independientes hagan contribuciones a ZUS depende del acuerdo de derecho civil específico que tengan.
A medida que construya equipos internacionales en Polonia, tenga en cuenta que pagará a sus contratistas su compensación total sin retener ninguna parte de su pago por contribuciones de ZUS. Su organización tampoco pagará impuestos de nómina sobre ZUS en nombre de sus contratistas.
Impuesto sobre la renta
En Polonia, los contratistas y empleados calculan su impuesto sobre la renta de manera diferente. El impuesto sobre la renta polaco se aplica únicamente a los empleados y contratistas que tengan 26 años o más , a menos que fabriquen PLNzł85,528 o más por año, lo cual es de aproximadamente USD23,165 o EUR 19,005. Empleados polacos menores de años 26 con ingresos de hasta un PLNzł85,528 por 17 ciento de tasa impositiva. Aquellos cuyos ingresos superen ese umbral están sujetos a una tasa impositiva del 32 por ciento. Por el contrario, los contratistas pagan una tasa impositiva fija del 19 por ciento.
Formas de pagar a los contratistas en Polonia
Determinar la mejor manera de pagar a los empleados y contratistas internacionales suele ser un desafío. A medida que trabaje con contratistas independientes, deberá tener un proceso establecido para pagarlos correctamente y a tiempo. Estos son algunos formatos de pago comunes y si son adecuados para pagar a sus contratistas independientes.
- Servicios de nómina: Con los contratistas, no realizará pagos a través de su nómina porque sus contratistas no forman parte de su nómina. Solo sus empleados son parte de su nómina, donde usted elimina las retenciones requeridas de los cheques de pago y paga los impuestos de nómina necesarios. En lugar de procesar pagos de contratistas a través de su nómina, haga que sus contratistas envíen facturas por su trabajo y procesen sus pagos a través de su departamento de cuentas por pagar. Sin embargo, algunas compañías de servicios de nómina tienen estructuras que le permiten pagar a sus contratistas independientes utilizando sus servicios. Estos servicios pueden ser costosos y no siempre respaldan las operaciones globales.
- Bancos: Su empresa podría considerar trabajar con un banco para pagar a contratistas independientes. Sin embargo, es posible que algunos bancos polacos no trabajen con una compañía que no se haya registrado oficialmente en Polonia, y la documentación y los requisitos asociados con la apertura de una cuenta bancaria pueden hacer que esta opción sea impracticable.
- Servicios de transferencia de dinero: los servicios de transferencia de dinero le permiten a su empresa enviar fondos a las cuentas bancarias de sus contratistas. Si ha creado una subsidiaria en Polonia, ya tendrá una cuenta bancaria desde la cual transferir fondos a través de su departamento de cuentas por pagar. Este proceso es una excelente opción para pagar a contratistas en Polonia porque es relativamente rápido y conveniente, lo que le permite reducir las demoras y mantener una buena relación laboral con sus contratistas independientes. Los servicios de transferencia de dinero a menudo también ofrecen varias opciones de métodos de transferencia, altos límites de transferencia y seguridad confiable. Sin embargo, tenga en cuenta que es probable que incurra en cargos por transferencia de moneda si paga a contratistas en otra moneda que no sea polaco . Estos cargos generalmente son porcentajes, por lo que las transferencias grandes pueden costarle más.
- Trabajar con un socio de contratación: si trabaja con un socio de contratación, a menudo optimiza sus procesos de pago de contratistas de manera significativa. Un socio confiable puede ayudarlo a contratar a sus contratistas legalmente y pagarles de manera rápida, precisa, en la moneda local y de una manera que cumpla con las regulaciones polacas.
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