En Canadá, los productos y servicios del empleador registrado (Employer of Record, EOR) desempeñan un papel crucial en el cumplimiento de las complejas regulaciones de empleo del país. Los servicios SaaS EOR cubren todo, desde contratos de empleo legales hasta la gestión de impuestos sobre la nómina, lo que garantiza que las empresas cumplan con el cumplimiento federal y provincial canadiense. Al aprovechar la experiencia de un empleador registrado de Canadá, las empresas pueden navegar con confianza por diversos requisitos normativos. Este soporte reduce el riesgo de incumplimiento y, al mismo tiempo, permite a las empresas concentrarse en sus actividades principales en lugar de en las complejidades legales.

Navegar por el empleo en Canadá con una EOR

Al analizar el panorama laboral, es importante comprender cómo opera un empleador registrado (Employer of Record, EOR) en Canadá. El sistema de derecho laboral multicapa de Canadá presenta importantes desafíos de cumplimiento para las empresas globales que buscan contratar y gestionar talentos. Aproximadamente el 90 % de los empleados se encuentran bajo la legislación provincial o territorial, mientras que el 10 % restante está regulado federalmente. Cada jurisdicción tiene sus propias reglas para estándares mínimos, períodos de notificación y beneficios. Una EOR en Canadá proporciona la experiencia local necesaria para navegar por esta complejidad.

Contratar en Canadá, particularmente sin un amplio conocimiento de las leyes laborales, puede ser desafiante y exigente para las empresas globales.

Los desafíos clave para los empleadores en Canadá incluyen:

  • Sin empleo “a voluntad”: los empleadores deben proporcionar un aviso o pagar en lugar de un aviso de despido sin causa.

  • Clasificación errónea del contratista: los criterios para un contratista independiente son estrictos, y la clasificación errónea puede dar lugar a sanciones significativas, incluido el pago retroactivo de beneficios e impuestos.

  • Variaciones provinciales: una empresa que contrata en varias provincias debe cumplir con diferentes conjuntos de reglas para cada empleado.

Contratación en Canadá: desafíos sin una EOR

El empleo directo de trabajadores en Canadá sin un empleador registrado presenta múltiples desafíos. Las empresas deben establecer una entidad legal, un proceso que sea costoso y que lleve mucho tiempo. Además, mantenerse al día con las leyes laborales federales y provinciales en constante evolución exige recursos significativos. Sin los servicios de EOR impulsados por IA, las empresas tienen un mayor riesgo de incumplimiento, sanciones legales y sobrecarga administrativa. Un empleador registrado de la EOR aborda estos problemas al supervisar las complejidades de los contratos de empleo, la nómina y las obligaciones fiscales, lo que permite a las empresas centrarse en la expansión estratégica.

Contratos de empleo en Canadá

Un contrato de empleo que cumpla con la ley es la base de cualquier contratación en Canadá. Un contrato de empleo que cumpla con la ley garantiza que cualquier contratación en Canadá se alinee con las leyes de empleo federales y provinciales. Una EOR garantiza que cada contrato de contratación cumpla con todos los estándares mínimos provinciales o federales aplicables en términos de empleo. Los contratos deben detallarse, describiendo las disposiciones de compensación, beneficios y finalización de la relación laboral de un empleado en dólares canadienses (Canadian Dollars, CAD). En Quebec, los contratos de empleo y los documentos relacionados deben redactarse en francés, aunque también se puede proporcionar una versión en inglés si ambas partes están de acuerdo. Los productos y servicios de Employer of Record pueden facilitar la documentación bilingüe, lo que garantiza el cumplimiento en regiones lingüísticamente diversas.

Condiciones de trabajo y licencia en Canadá

Horas de trabajo y horas extras en Canadá

Las reglas de horas extras varían según la provincia, pero generalmente se calculan a 1.5 veces la tarifa regular de pago de un empleado por las horas trabajadas más allá de un umbral semanal establecido (p. ej., 40 horas en Quebec, 44 horas en Ontario). Una EOR garantiza el cálculo correcto y el pago de horas extras, ya que ciertos roles, como gerentes y supervisores, pueden estar exentos.

Vacaciones y feriados legales en Canadá

Las vacaciones anuales pagadas son obligatorias, y los mínimos varían según la provincia. La mayoría de las jurisdicciones comienzan a las 2 semanas, aumentando con el servicio, aunque Saskatchewan comienza notablemente a las 3 semanas. Para las funciones profesionales, 3 a 4 semanas de vacaciones es una expectativa común del mercado.

Los empleados también tienen derecho a tiempo libre remunerado por feriados legales. Canadá tiene 5 feriados nacionales, con feriados provinciales y territoriales adicionales. Un empleador de registro realiza un seguimiento y administra los derechos de feriados correctos según la provincia de trabajo del empleado.

Días festivos nacionales de Canadá: Año Nuevo, Viernes Santo (o lunes de Pascua en Quebec), Día de Canadá, Día del Trabajo y Navidad.

Licencia obligatoria en Canadá

Canadá proporciona varias formas de licencia protegida por el trabajo, incluida la licencia por enfermedad y la licencia por paternidad.

  • Licencia por enfermedad: los empleados regulados por el gobierno federal tienen derecho a hasta 10 días de licencia por enfermedad con goce de sueldo por año. Los derechos provinciales varían; por ejemplo, Columbia Británica proporciona 5 días pagados y Quebec proporciona 2. Para ausencias a largo plazo, los empleados pueden ser elegibles para recibir beneficios por enfermedad del Seguro de empleo (Employment Insurance, EI).

  • Licencia por maternidad y paternidad: los padres elegibles tienen derecho a una licencia extensa y protegida por el trabajo. Si bien la licencia en sí es sin goce de sueldo por parte del empleador, los padres pueden recibir beneficios a través del programa federal de EI. Muchos empleadores ofrecen un pago de “complemento” para complementar los beneficios de EI, que una EOR puede administrar.

Una EOR permite a las empresas ofrecer políticas de licencia estandarizadas que se ajustan a estos marcos legales.

Seguro médico y beneficios para Canadá

Si bien el sistema de atención médica financiado públicamente por Canadá cubre los servicios médicos y hospitalarios médicamente necesarios, no cubre todo. El seguro de salud complementario es una expectativa estándar para la mayoría de los roles profesionales, que cubre servicios como medicamentos recetados, atención dental, atención de la vista y servicios paramédicos (p. ej., fisioterapia). Contratar y administrar un plan de beneficios grupal competitivo sin una entidad canadiense local es un desafío significativo. Una EOR proporciona acceso a paquetes de beneficios sólidos, lo que le ayuda a atraer y retener a los mejores talentos.

Rescisión e indemnización en Canadá

La finalización del empleo en Canadá requiere un cumplimiento cuidadoso de los requisitos legales y los principios del derecho consuetudinario. Los períodos de prueba, generalmente de 3 a 6 meses, deben estar claramente definidos en el contrato de empleo. Los empleadores deben proporcionar un aviso de trabajo de rescisión o un pago en lugar de un aviso. El período de notificación requerido está determinado por mínimos legales (según la duración del servicio) y un período de “aviso razonable” establecido por el derecho consuetudinario, que a menudo es significativamente más largo. Una EOR proporciona orientación crítica sobre el cálculo de la notificación y la indemnización adecuadas para mitigar los riesgos legales.

En ciertas circunstancias, particularmente en Ontario para empleadores más grandes, también se requiere una indemnización por despido legal además de la notificación. En provincias como Quebec, así como en virtud de la ley federal, la rescisión sin causa está restringida, lo que requiere una causa justa para el despido.

Nómina e impuestos en Canadá

Los empleadores de Canadá son responsables de deducir y remitir los impuestos sobre la renta y las contribuciones de nómina. Las tasas impositivas son progresivas y se aplican tanto a nivel federal como provincial. Una EOR administra todas las funciones de nómina, incluidas las remesas de impuestos al empleo, lo que garantiza el cumplimiento de las retenciones federales y provinciales.

A julio de 2025, la información fiscal clave incluye:

  • Principales tasas impositivas marginales (combinadas federales y provinciales, aproximadas): Columbia Británica (53.50 %), Ontario (53.53 %), Quebec (53.31 %), Alberta (48.00 %).

  • Plan de Pensión de Canadá (Canadá Pension Plan, CPP): las contribuciones son obligatorias hasta un límite máximo anual de ingresos pensionables (maximum pensionable earnings limit, YMPE), que para 2025 es de 71 200 CAD. 71,200 Se aplica un segundo nivel de contribuciones (CPP2) a las ganancias entre el YMPE y un nuevo límite superior de ganancias de 75,500 CAD.

  • Seguro de empleo (Employment Insurance, EI): los empleadores y empleados contribuyen hasta un límite máximo anual de ganancias asegurables (CAD 65,000 para 2025). Las tasas de contribución varían ligeramente para los empleados en Quebec.

Ventajas de colaborar con una EOR canadiense

Asociarse con un empleador de registro canadiense ofrece ventajas distintivas, lo que simplifica sus operaciones de contratación dentro del país. Los servicios de EOR impulsados por IA facilitan la rápida incorporación de talento canadiense, lo que elimina la necesidad de establecer una entidad legal costosa en Canadá. Al hacerse cargo de los contratos de empleo, el cumplimiento y la nómina, una EOR garantiza que su fuerza laboral esté integrada de acuerdo con las leyes locales. Colaborar con una EOR no solo conserva los recursos de la compañía, sino que también garantiza el cumplimiento de las leyes laborales canadienses.

Selección de un empleador de registro ideal en Canadá

Elegir el empleador de registro adecuado en Canadá requiere que las empresas evalúen la competencia del proveedor en la legislación laboral canadiense y su capacidad para ofrecer soluciones personalizadas.

Los factores a considerar al elegir una EOR canadiense incluyen:

  • Experiencia en leyes laborales canadienses: verifique que la EOR tenga un conocimiento profundo de las leyes laborales federales y provinciales en todo Canadá. Esto incluye comprender las variaciones regionales en los salarios mínimos, los períodos de notificación y los beneficios.

  • Oferta integral de servicios: evalúe la gama de servicios prestados. Una EOR sólida debería ofrecer:

    • Procesamiento de nómina y remesas de impuestos (federales y provinciales)

    • Administración de beneficios, incluidos planes de pensión y seguro médico

    • Gestión de cumplimiento para contratos de empleo, condiciones laborales y políticas de licencia

    • Orientación sobre los requisitos de despido e indemnización

    • Apoyo para documentación bilingüe, especialmente en Quebec.

  • Escalabilidad y flexibilidad: elija una EOR que pueda adaptarse al crecimiento y a las necesidades cambiantes de su empresa, ya sea que esté contratando a un empleado o expandiéndose a varias provincias.

  • Reputación y referencias de clientes: busque una EOR con un sólido historial y testimonios positivos de clientes. Solicite referencias y pregunte sobre su experiencia con negocios similares.

  • Tecnología e integración: Evaluar la plataforma tecnológica de la EOR. Debe ser fácil de usar, seguro y capaz de integrarse con sus sistemas existentes de RR. HH. o nómina para una gestión de datos sin problemas.

  • Estructura de costos: Comprender el modelo de precios de la EOR, incluidos todos los cargos por configuración, servicios continuos y cualquier cargo adicional. Garantice la transparencia sin costos ocultos.

  • Atención al cliente: Una excelente atención al cliente es crucial. La EOR debe proporcionar asistencia receptiva y experta para cualquier pregunta o problema que pueda surgir.

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