Lorsque votre entreprise travaille avec des entrepreneurs indépendants, vous devez leur remettre un formulaire 1099-NEC à la fin de l’année fiscale si vous les avez payés plus de $600. L’Internal Revenue Service (IRS) utilise les informations que vous fournissez sur le Formulaire 1099 pour vérifier qu’un entrepreneur ou un travailleur indépendant réclame tous les revenus qu’il a réalisés au cours de l’année où il dépose sa déclaration d’impôt. En plus de l’envoi du formulaire de vos sous-traitants1099, vous devez également envoyer le formulaire IRS 1096.
Qu’est-ce qu’un 1096 formulaire ? Considérez-la comme une lettre d’accompagnement que vous envoyez à l’IRS lorsque vous envoyez des formulaires fiscaux, tels que le formulaire 1099-NEC, qui déclarent la rémunération des non-employés. Découvrez où trouver les 1096 formulaires, comment en remplir un et quand vous devez les classer.
À quoi sert 1096 le formulaire ?
Le formulaire 1096, appelé Résumé annuel et transmission des déclarations d’informations américaines, est un formulaire récapitulatif que vous envoyez avec les formulaires fiscaux :
- 1097
- 1098
- 1099
- 3921
- 3922
- 5498
- W-2G
Vous n’avez besoin d’envoyer le formulaire que 1096 si vous envoyez des formulaires fiscaux informatifs à l’IRS par courrier. Si vous envoyez un fichier électronique, il n’est pas nécessaire d’envoyer la page de garde avec vos formulaires. En fonction du nombre de formulaires fiscaux d’information que vous déposez, vous devrez peut-être remplir et envoyer plusieurs formulaires 1096. Par exemple, si vous envoyez le 10 formulaire 1099-NEC, vous pouvez utiliser un seul formulaire 1096 pour eux. Si vous envoyez également cinq formulaires1098, vous devrez utiliser un formulaire distinct 1096 pour ces formulaires.
Il est important de garder à l’esprit que le formulaire n’est fourni 1096 qu’avec les formulaires fiscaux envoyés par courrier. Si vous déposez un dossier électronique, l’IRS a un processus différent à suivre.
Qui doit remplir un formulaire 1096 fiscal ?
Si votre société envoie des retours d’informations à l’IRS par courrier, vous devez utiliser le formulaire 1096. Vous aurez peut-être besoin de plusieurs copies du formulaire 1096, en fonction du nombre de formulaires d’information différents que vous envoyez. Voici un aperçu des formulaires d’information qui accompagnent 1096 généralement :
- Formulaire 1097 : le formulaire 1097 rapporte les distributions de crédit d'impôt provenant de fonds communs de placement ou d'obligations au cours de l'année.
- Formulaire 1098 : le formulaire 1098 est le relevé des intérêts hypothécaires. Si votre société a reçu plus de USD600 d’intérêts hypothécaires d’une personne au cours de l’année, vous devez remplir le formulaire et le soumettre au payeur et à l’IRS.
- Formulaire 1099 : Il existe 20 différents types de formulaire1099, du formulaire 1099-A, qui signale les créances hypothécaires annulées, au formulaire 1099-NEC, qui rapporte la rémunération des non-employés. Si votre entreprise travaille avec des sous-traitants, vous leur enverrez probablement le formulaire 1099-NEC à la fin de l’année. Votre entreprise doit remplir un formulaire distinct 1096 pour chaque type d’1099envoi. Par exemple, si vous envoyez cinq formulaires 1099-MISC et cinq formulaires 1099-NEC, vous devez envoyer deux formulaires 1096.
- Formulaire 3921 : si une personne exerce des options d’achat d’actions au cours de l’année, votre société doit remplir le formulaire 3921 pour le signaler.
- Formulaire 3922 : De même, le formulaire 3922 signale le transfert d’une action à un employé d’une entreprise.
- Formulaire 5498 : Si votre société tient des comptes de retraite individuels (IRA) pour les personnes, elle doit leur envoyer un formulaire 5498 à la fin de l’année pour signaler toute contribution qu’elle a versée au compte.
- Formulaire W-2G : ne confondez pas le formulaire W-2G et le formulaire W-2. Le formulaire W-2 est la déclaration de salaire et d’impôt que votre société envoie aux employés à la fin de l’année. Il résume le montant de chaque personne et les impôts qu’elle a payés. Le formulaire W-2G rapporte les gains de certains types de jeux d'argent. Il indique également le montant de l’impôt fédéral, le cas échéant, retenu sur ces gains.
Comment remplir le formulaire PID 1096
Les 1096 instructions du formulaire sont assez simples, bien qu’il y ait deux choses dont vous devez absolument vous souvenir lorsque vous remplissez le formulaire. Tout d’abord, vous devez obtenir une version officielle du formulaire auprès de l’IRS. Vous ne pouvez pas imprimer de copie à partir du site Web de l’IRS. Deuxièmement, vous devez utiliser un formulaire distinct 1096 pour chaque type de retour d’information que vous soumettez.
Pour cette raison, il est judicieux de remplir les déclarations d’information de votre entreprise avant de commencer le formulaire 1096. Vous saurez combien de versions du formulaire 1096 vous devrez remplir et soumettre si vous remplissez d’abord vos formulaires d’information. Sinon, vous devrez peut-être entourer et recommencer le processus.
Voici comment remplir le formulaire 1096 pour chaque type de formulaire d’information que vous envoyez :
Saisissez les informations de votre entreprise
La première étape pour remplir le formulaire 1096 est assez simple : saisir les informations de votre entreprise. Indiquez le nom de votre société ou le nom du déclarant dans la case en haut à gauche du formulaire. Sous le nom, saisissez l’adresse postale du déclarant. Ensuite, ajoutez des informations sur la personne que l’IRS doit contacter si nécessaire. Indiquez leur nom ainsi qu’un numéro de téléphone et une adresse e-mail. Il y a également un espace pour un numéro de fax si votre entreprise en utilise un.
L’adresse et les coordonnées que vous fournissez sur le formulaire 1096 doivent correspondre à l’adresse et aux informations que vous avez indiquées sur les formulaires d’information.
Il y a une case à droite du formulaire marquée « pour un usage officiel uniquement ». Laissez cette section vide.
Ajouter votre numéro d’identification fiscale
Après avoir saisi le nom et les coordonnées de votre société, vous pouvez saisir votre numéro d’identification fiscale dans deux espaces. Si votre entreprise possède un numéro d’identification d’employeur (EIN), saisissez-le dans la case 1. Si vous êtes un propriétaire unique ou un travailleur indépendant, il se peut que vous n’ayez pas d’EIN. Dans ce cas, saisissez votre numéro de sécurité sociale dans la case 2.
Il vous suffit de saisir un nombre dans la case 1 ou dans la case 2. Si vous avez à la fois un numéro de sécurité sociale et un EIN, utilisez uniquement l’EIN.
Assurez-vous que le numéro que vous saisissez correspond au numéro que vous avez indiqué sur les formulaires d’information.
Ajouter le nombre de formulaires
La case 3 est l’endroit où vous écrivez le nombre de formulaires que vous envoyez avec ce formulaire particulier1096. Par exemple, si vous envoyez 20 le formulaire 1099-NEC, écrivez 20. Si vous envoyez 20 le formulaire 1099-MISC et 20 le formulaire 1099-NEC, écrivez 20, pas 40, car vous remplirez un formulaire distinct pour chaque type de 1099.
Assurez-vous également de compter le nombre de formulaires individuels que vous soumettez plutôt que le nombre de pages que vous envoyez.
Indiquez le montant de l’impôt retenu
Votre société a peut-être retenu l’impôt fédéral sur le revenu de certains paiements qu’elle a effectués, tels que des gains de jeux d’argent ou des paiements à des non-employés. Si tel est le cas, additionnez le total de chaque formulaire et saisissez le montant dans la boîte 4 du formulaire 1096. Si vous n’avez pas retenu d’impôt fédéral, écrivez “0” dans la case.
Indiquez le montant total des formulaires
Vous devrez peut-être faire un peu de mathématiques à l’étape suivante. Dans Box 5, il vous est demandé de déclarer les montants totaux des formulaires que vous envoyez avec le formulaire 1096. Vous pouvez laisser la case 5 vide si vous envoyez les formulaires suivants :
- 1098-T
- 1099-A
- 1099-G
Sinon, vous devrez regarder dans certaines cases sur chaque formulaire et additionner les totaux avant de soumettre. Certains formulaires nécessitent que vous additionniez plusieurs cases. Les cases à regarder sont :
- Formulaire 1097-BTC : Encadré 1
- Formulaire 1098 : Boîte 1 et Boîte 6
- Formulaire 1098-C : boîte 4c
- Formulaire 1098-E : Encadré 1
- Formulaire 1098-F : Encadré 1
- Formulaire 1098-Q : Boîte 4
- Formulaire 1099-B : Boîte 1d et boîte 13
- Formulaire 1099-C : Boîte 2
- Formulaire 1099-CAP : boîte 2
- Formulaire 1099-DIV : Boîte 1a, Boîte 2a, Boîte 3, Boîte 9, Boîte 10, Boîte et Boîte 11
- Formulaire 1099-INT : Boîte 1, Boîte 3, Boîte 8, Boîte 10, Boîte 11, et Boîte 13
- Formulaire 1099-K : Boîte 1a
- Formulaire 1099-LS : Encadré 1
- Formulaire 1099-LTC : Boîte 1 et Boîte 2
- Formulaire 1099-MISC :Box1, Boîte 2, Boîte 3, Boîte 5, Boîte 6, Boîte 7, Boîte 8, Boîte 10, Boîte 13, Boîte et Boîte 14
- Formulaire 1099-OID : Boîte 1, Boîte 2, Boîte 5, Boîte 6, et Boîte 8
- Formulaire 1099-PATR : Boîte 1, Boîte 2, Boîte 3, et Boîte 6
- Formulaire 1099-Q : Encadré 1
- Formulaire 1099-QA : Encadré 1
- Formulaire 1099-R : Encadré 1
- Formulaire 1099-S : boîte 2
- Formulaire 1099-SA : Encadré 1
- Formulaire 1099-SB : Boîte 1 et Boîte 2
- Formulaire 3921 : boîte 3 et boîte 4
- Formulaire 3922 : Boîte 3, Boîte 4, et Boîte 5
- Formulaire 5498 : Boîte 1, Boîte 2, Boîte 3, Boîte 4, Boîte 5, Boîte 8, Boîte 9, Boîte 10, Boîte 12b, Boîte , Boîte 13a, et Boîte 14a
- Formulaire 5498-ESA : Boîte 1 et Boîte 2
- Formulaire 5498-QA : Box1 et boîte 2
- Formulaire 5498-SA : Encadré 1
- Formulaire W-2G : Encadré 1
Vérifiez vos calculs avant de mettre le montant dans Box 5 pour vous assurer qu’il est correct. N’oubliez pas non plus de ne saisir que le total du formulaire pour lequel vous soumettez le formulaire1096, et non le montant total de tous les retours d’information.
Choisissez le type de formulaire que vous envoyez
Box 6 présente une liste de tous les formulaires d’information 1096 avec lesquels vous pouvez utiliser le formulaire. Sélectionnez le formulaire 1096 auquel vous joignez le formulaire, puis inscrivez un « X » dans la case située en dessous. Ne mettez qu’un X dans une seule case, car vous utiliserez un formulaire distinct 1096 pour chaque type de formulaire d’information. Assurez-vous également de sélectionner le bon formulaire avant de cocher la case correspondante.
Signer le formulaire
La dernière étape pour remplir le formulaire 1096 consiste à le signer, en vérifiant que les informations sont correctes. Incluez votre signature et votre titre, ainsi que la date à laquelle vous avez rempli le formulaire lors de sa soumission.
Avant de signer, prenez une minute pour examiner le document afin de vous assurer que toutes les informations sont correctes et lisibles. Placez le formulaire au-dessus des formulaires d’information que vous envoyez et préparez-vous à remplir des formulaires supplémentaires1096, si nécessaire.
Où envoyer le formulaire 1096
Si vous remplissez le formulaire 1096, c’est parce que vous remplissez et envoyez des informations par courrier. Vous devrez envoyer les formulaires par courrier à l’IRS. L’adresse à utiliser dépend de l’emplacement de votre entreprise. Si vous êtes dans les états suivants :
- Alabama
- Arizona
- Arkansas
- Delaware
- Floride
- Géorgie
- Kentucky
- Maine
- Massachusetts
- Mississipi
- New Hampshire
- New Jersey
- Nouveau-Mexique
- New York
- Caroline du Nord
- Ohio
- Texas
- Vermont
- Virginie
Envoyez vos formulaires au Centre de traitement des soumissions de l’IRS à Austin, au Texas.
Si votre entreprise est dans :
- Alaska
- Colorado
- Hawaii
- Idaho
- Illinois
- Indiana
- Iowa
- Kansas
- Michigan
- Minnesota
- Missouri
- Montana
- Nebraska
- Nevada
- Dakota du Nord
- Oklahoma
- Oregon
- Caroline du Sud
- Dakota du Sud
- Tennessee
- Utah
- Washington
- Wisconsin
- Wyoming
Envoyez vos formulaires au Centre IRS de Kansas City, dans le Missouri.
Enfin, si votre entreprise est dans :
- Californie
- Connecticut
- district de Columbia
- Louisiane
- Maryland
- Pennsylvanie
- Rhode Island
- Virginie-Occidentale
Envoyez vos formulaires au Centre PID d’Ogden, dans l’Utah.
Étant donné que les adresses postales sont susceptibles d’être modifiées, il est judicieux de vérifier auprès de l’IRS avant de soumettre le formulaire 1096. Gardez également à l’esprit que si votre entreprise soumet plus 250 de formulaires que d’autres, vous ne pouvez pas utiliser l’option d’envoi par courrier et vous devez les déposer par voie électronique.
Pourquoi ne pouvez-vous pas imprimer le formulaire 1096 ?
Lorsque vous envoyez le formulaire 1096 à l’IRS, il utilise un scanner pour lire rapidement les informations sur le formulaire. La numérisation des formulaires simplifie le processus pour l'agence. Sinon, il faudrait saisir toutes les informations à la main. Bien que l’IRS fournisse des copies du formulaire 1096 en ligne, il insiste sur le fait que vous ne pouvez pas réellement utiliser une copie imprimée du formulaire lorsque vous le soumettez.
L’équipement utilisé par l’IRS ne peut pas numériser les copies imprimées. Pour obtenir une copie scannable du formulaire 1096, vous devez en faire la demande auprès de l’IRS . Heureusement, les formulaires sont gratuits. Vous devriez recevoir la vôtre environ 10 jours après avoir soumis votre demande, alors assurez-vous de prévoir suffisamment de temps avant les dates d’échéance.
Vous trouverez peut-être plus facile de déposer vos retours d’informations en ligne. Pour effectuer un fichier électronique, vous devez utiliser le système IRS FIRE . Bien que le dépôt électronique soit requis pour les entreprises ayant plus de 250 formulaires, l’IRS encourage également les entreprises ayant moins de formulaires à utiliser l’option de fichier électronique.
1096 dates d’échéance
Les dates d’échéance du formulaire 1096 dépendent en grande partie du type de formulaires d’information que vous soumettez. D’une manière générale, la date limite est 28 Février l’année qui suit l’année d’imposition. Ainsi, pour l’année d’2021imposition, la date limite pour le formulaire 1096 est Février 28, 2022.
Le 28 Février délai s’applique aux formulaires suivants :
- 1097
- 1098
- La plupart des types de 1099
- 3921
- 3922
- W-2G
Il existe 1099cependant une exception pour certains types de formulaire . Si vous soumettez le formulaire 1099-NEC, vous devez le déposer avant le 31 Janvier.
Pour le formulaire 5498, la date limite est 31 Mai.
Il y a des pénalités si votre société ne dépose pas ses formulaires d’information à temps. Les pénalités sont basées sur la taille de votre entreprise et commencent à $50 par retour.
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