6 risques juridiques pour les entreprises basées en France qui recrutent à l’échelle mondiale

Il n’y a pas de raccourci en matière de conformité RH. Un faux pas peut entraîner de lourdes amendes, des litiges juridiques et une atteinte à la réputation. Pour les entreprises basées en France, les erreurs de conformité peuvent faire exploser les estimations budgétaires initiales et faire dérailler des mois de planification minutieuse.

Voici six risques juridiques liés au recrutement mondial et comment les éviter.

Risque n°1 : déclencheurs d’établissement permanent (EP)

L’embauche d’employés dans d’autres pays peut accidentellement créer des obligations fiscales locales pour les entreprises basées en France. Cela se produit lorsque vos activités commerciales dépassent certains seuils liés à la présence physique, à la durée des opérations ou à la nature du travail.

Chaque pays définit des seuils différents. Un seul employé suffit pour déclencher l’EP dans certains pays, tandis que d’autres nécessitent une présence plus importante. PE introduit des exigences telles que la retenue fiscale locale sur la paie, les cotisations de sécurité sociale ou même les obligations fiscales des entreprises. Vous pouvez également faire face à des cotisations fiscales rétroactives et à des charges administratives qui peuvent être extrêmement coûteuses.

Comment un EOR aide-t-il : un employeur officiel (EOR), ou portage salarial, devient l’employeur légal pour les membres de votre équipe dans d’autres pays, minimisant ainsi le risque d’établissement permanent ? 

Dans le cadre de ce modèle, les employés sont légalement employés par l’EOR tandis que votre entreprise française gère les affectations et les performances quotidiennes. Cette configuration supprime la relation d’emploi direct qui déclenche généralement des obligations d’établissement permanent.

Risque n° 2 : mauvaise classification du travailleur

L’examen minutieux concernant l’emploi déguisé s’étend à vos opérations internationales. La classification erronée des employés en tant qu’entrepreneurs indépendants dans un autre pays est l’un des échecs de conformité les plus coûteux pour une entreprise basée en France.

Chaque pays possède ses propres critères de classification, en tenant souvent compte de facteurs tels que le contrôle des méthodes de travail, l’indépendance financière, l’exclusivité des services et l’intégration dans les opérations commerciales. Ce qui est considéré comme conforme pour un entrepreneur en France pourrait être une pratique illégale   dans une autre juridiction.

Les conséquences financières et juridiques d’une mauvaise classification des travailleurs comprennent les cotisations de sécurité sociale rétroactives, les avantages statutaires non payés, les congés payés non payés et les lourdes sanctions financières. Certains pays imposent même une responsabilité pénale si une mauvaise classification est considérée comme une forme d’évasion fiscale ou de fraude.

Comment un EOR aide-t-il : Un EOR élimine le risque d’erreur de classification en employant officiellement le travailleur dans le pays d’accueil dès le premier jour. Ils gèrent tous les contrats de travail locaux, la paie, les avantages sociaux et les exigences de conformité, protégeant ainsi votre entreprise française de toute exposition au droit du travail international.

Risque n° 3 : violations du droit du travail

Les protections de l’emploi en France fournissent une base de référence. Mais chaque marché international a des cadres juridiques différents . Les pays ont des exigences spécifiques concernant les contrats de travail, les procédures de licenciement, les heures de travail et les droits des employés.

Deux marchés ne sont pas les mêmes. Les exigences contractuelles varient considérablement. Certains pays imposent des clauses spécifiques, des procédures de résiliation ou des périodes d’essai qui diffèrent des normes en France. Les réglementations sur le temps de travail, les calculs des heures supplémentaires et les droits aux congés obligatoires sont également différents dans le monde entier. 

Les violations du droit du travail deviennent souvent publiques par le biais de conflits du travail, créant un préjudice durable pour la marque de l’employeur qui affecte le recrutement et les relations avec les clients.

Comment un EOR aide-t-il : Les EOR ont une expertise approfondie en droit du travail local et gèrent toutes les questions de conformité pour vous. Ils créent des contrats de travail conformes, gèrent les réglementations relatives au temps de travail, calculent correctement les heures supplémentaires et gèrent les licenciements conformément aux exigences locales. Vous bénéficiez d’une protection de la conformité sans avoir besoin d’apprendre le cadre d’emploi de chaque pays.

Risque n° 4 : échecs de paie et fiscaux

La gestion de la paie internationale est une démarche stricte des exigences spécifiques au pays et des délais de dépôt. Les dépôts tardifs peuvent geler les permis de travail et ouvrir la porte aux inspections gouvernementales. Les pays imposent diverses pénalités pour les soumissions tardives, allant des amendes basées sur le pourcentage aux montants fixes des pénalités. Certaines juridictions peuvent refuser les permis de travail pour les employeurs non conformes.

La conformité en matière de paie va au-delà des calculs pour inclure les rapports statutaires, les cotisations de sécurité sociale et la coordination avec les autorités fiscales locales.

Comment un EOR aide : les EOR gèrent tous les traitements de la paie, les calculs fiscaux et les rapports statutaires dans chaque pays. Qu’il s’agisse de gérer les impôts sur la paie fédéraux et étatiques des États-Unis, le PAYE et l’assurance nationale du Royaume-Uni ou le Sozialversicherung allemand, un EOR garantit la conformité où que vous embauchiez.

Risque n° 5 : supervisions de l’immigration et de l’autorisation de travail

Les entreprises françaises doivent souvent relocaliser leurs employés clés pour lancer leurs opérations dans un nouvel emplacement. Mais la vérification de l’autorisation de travail est complexe lorsque chaque juridiction a des exigences de visa et de permis de travail différentes.

Le parrainage de Visa crée des obligations de conformité continues. Vous devez surveiller les conditions de visa, conserver les documents appropriés et vous assurer que les employés parrainés respectent les restrictions d’autorisation de travail. Les entreprises doivent suivre l’évolution des exigences en matière d’immigration et établir des processus de vérification robustes.

Comment un EOR peut vous aider : un EOR peut vous aider à comprendre les implications de l’embauche au-delà des frontières, y compris lorsque l’autorisation de travail est requise. Pour les situations impliquant des visas ou des travaux transfrontaliers, un EOR peut vous orienter vers les ressources juridiques ou d’immigration appropriées pour s’assurer que les employés répondent aux exigences locales. 

Risque n° 6 : violations de la protection des données

Les lois françaises sur la protection des données sont parmi les plus strictes au monde, régies principalement par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la loi française sur la protection des données. Bien que les entreprises françaises soient habituées à un niveau élevé d’examen réglementaire, le recrutement mondial fait passer les choses à un niveau supérieur. Il existe des exigences de localisation des données spécifiques au pays et des restrictions de transfert transfrontalier à prendre en compte.

De nombreux pays interdisent le stockage des données des employés en dehors des frontières nationales ou exigent des mesures de sécurité spécifiques pour les transferts internationaux de données. Elles sont souvent en conflit avec les systèmes RH centralisés.

Les obligations de transfert transfrontalier de données varient également de manière significative. Certains pays exigent un consentement explicite. D’autres exigent des protections contractuelles spécifiques. Beaucoup imposent des exigences techniques pour la sécurité des données.

Les sanctions vont des amendes administratives à la responsabilité pénale, et les approches d’application diffèrent considérablement d’une juridiction à l’autre.

Comment un EOR aide : les EOR ont des systèmes de traitement des données conformes dans chaque pays, garantissant que les exigences de localisation des données sont respectées. Ils gèrent les obligations de transfert transfrontalier de données, obtiennent les consentements nécessaires et disposent de mesures de sécurité robustes. Leurs systèmes sont conçus pour se conformer simultanément au RGPD et aux lois locales sur la protection des données.

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