Le Japon, nation insulaire, a une plus petite superficie que l’état de Californie, mais c’est la troisième puissance économique mondiale après les États-Unis et la Chine. Il existe de nombreuses raisons d’envisager une expansion de votre entreprise au Japon et d’y embaucher des employés. Le Japon représente des défis uniques, mais également un énorme potentiel de réussite pour les entreprises étrangères.
Notre guide pour embaucher des employés au Japon vous aidera à vous familiariser avec le processus afin d’intégrer les bonnes personnes au sein de votre équipe et de réussir votre arrivée sur le marché japonais.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Japon
Le conseil le plus précieux que nous pouvons vous donner pour embaucher au Japon est le suivant : faites des recherches pour comprendre ce qui rend le Japon unique. Regardons plus en détail certains éléments que vous devez connaître avant de commencer à recruter des employés japonais.
1. Pénurie de main-d’œuvre
Un élément important dont il faut tenir compte pour quiconque souhaite développer ses activités au Japon est qu’il s’agit de l’un des environnements les plus difficiles au sein desquels attirer des candidats. Une population vieillissante et des taux de natalité en baisse ont entraîné une grave pénurie de main-d’œuvre dans le pays. Autrement dit, les employés sont habitués à une excellente sécurité de l’emploi et, lorsqu’ils recherchent un emploi, à recevoir des offres d’emploi de la part de plusieurs entreprises. Qui plus est, les employés japonais préfèrent souvent travailler pour des entreprises japonaises ayant une bonne réputation plutôt que pour des entreprises étrangères, en particulier des start-ups.
Cela ne signifie pas pour autant que vous devez écarter l’idée de développer vos activités au Japon. Mais vous devez avoir conscience des défis qui vous attendent pour élaborer des stratégies efficaces. La principale différence entre les pratiques de recrutement du Japon et celles auxquelles vous êtes probablement habitués dans votre pays d’origine est que vous tenterez principalement de faire la promotion de votre entreprise auprès des candidats qui vous intéressent plutôt que l’inverse.
2. Contrats de travail et règles de travail
Les conditions et règles de travail (salaire, heures de travail, informations sur le lieu de travail, etc.) doivent être indiquées par écrit pour les candidats à l’embauche. Selon le droit japonais, les entreprises de 10 employés ou plus doivent créer des règles de travail et les soumettre à leur Bureau d’inspection du travail.
Le droit du travail décrit les conditions de travail que vous proposez à vos employés, y compris des éléments comme les salaires, les heures de travail, les congés, les règles de l’entreprise et les procédures relatives à la gestion des infractions des règles. La Bureau d’inspection du travail peut vous indiquer si vos règles de travail couvrent toutes les exigences nécessaires et sont conformes au droit. Les représentants de l’inspection du travail peuvent également inspecter votre entreprise pour garantir la sécurité de vos conditions de travail.
3. Législation sur la semaine de travail et le salaire minimum
La semaine de travail standard au Japon est de 40 heures, avec une durée maximale de huit heures par jour. Dans certains cas, ce chiffre peut passer à 44 heures. Le gouvernement japonais prend la question des heures supplémentaires très au sérieux et impose aux employeurs de remplir un accord de gestion de l’emploi auprès de leur Bureau d’inspection du travail avant que leurs employés puissent effectuer des heures supplémentaires. Les employés effectuant des heures supplémentaires ou qui travaillent la nuit ou pendant des jours de repos obligatoires doivent recevoir un salaire supplémentaire, correspondant généralement à une prime de 25 % à 50 % de leur salaire normal.
Le Japon n’établit aucun salaire minimum à l’échelle nationale. Au lieu de cela, différentes régions et différents secteurs ont leurs propres salaires minimums. Vous devrez donc déterminer quelles sont les exigences de salaire minimum qui s’appliquent à votre entreprise. Gardez toutefois à l’esprit que vous devrez offrir une rémunération et des avantages impressionnants pour attirer les meilleurs talents.
4. Congés payés
Les employés japonais doivent bénéficier de congés payés dès qu’ils ont travaillé plus de six mois au sein d’une entreprise. Après cette période, ils bénéficient automatiquement de 10 jours de congé annuel. Après les six premiers mois, pour chaque année de travail supplémentaire, un employé bénéficiera d’un jour supplémentaire de congé annuel. Après 18 mois de travail, ils bénéficieront donc de 11jours de repos. L’exigence minimale culmine à 20 jours, après qu’un employé a travaillé pendant 6.5 ans ou plus.
Les employeurs peuvent, évidemment, proposer un plus grand nombre de congés payés à leurs employés s’ils le souhaitent. De nombreux employeurs peuvent également offrir à leurs employés des congés payés pour les jours fériés, même si sur le plan légal, il n’existe aucune obligation de payer les employés lors des jours fériés. Le Japon totalise 16 jours fériés nationaux. Offrir ces jours sous la forme de congés payés constitue un grand avantage comparé au fait d’autoriser les employés à utiliser leurs congés ou à prendre des congés sans solde. Le congé maladie n’est pas une obligation au Japon.
5. Impôts et sécurité sociale
Au Japon, les employeurs doivent prélever l’impôt sur le revenu sur le bulletin de salaire de leurs employés. Le taux d’imposition varie selon les revenus d’un employé. Les employeurs doivent également prélever une partie des salaires des employés pour contribuer à la sécurité sociale (Shakai Hoken). Les employeurs doivent cotiser à la sécurité sociale à la même hauteur que leurs employés. Au Japon, la sécurité sociale (ou couverture sociale) comprend l’assurance maladie, la masse salariale des travailleurs, l’assurance chômage et les retraites.
La sécurité sociale incluant l’assurance maladie publique, les employeurs n’ont pas l’obligation de fournir de régimes d’assurance privés. Cependant, les employeurs doivent fournir à leurs employés des examens physiques et des bilans annuels. Des examens de résistance au stress réguliers sont obligatoires pour toutes les entreprises de 50 employés ou plus, peu importe le secteur d’activités ou le type de travail qu’effectue votre entreprise.
Coût d’embauche d’un employé au Japon
Quel que soit le scénario, le processus de recrutement peut se révéler élevé, mais quand vous embauchez des employés dans un nouveau pays, vous devez intégrer des coûts supplémentaires dans votre budget. Embaucher de nouveaux employés au Japon peut entraîner les coûts suivants :
- Recherche : étant donné que le marché du travail japonais est probablement très différent du vôtre et que le pays possède ses propres lois sur l’emploi, vous devrez mener des recherches pour vous assurer que l’expansion au Japon est la bonne décision pour votre entreprise et pour comprendre toutes les légalités pertinentes.
- Aide juridique : vous pouvez également embaucher un avocat pour vous aider à vous conformer à la loi et vous assurer que vous allez au livre afin d’éviter tout problème.
- Comité d’embauche : vous voudrez peut-être gérer l’embauche par le biais d’un comité d’embauche composé de membres de votre entreprise. Le temps que ces membres de votre personnel consacrent au processus de recrutement constituera une part importante de vos coûts totaux.
- Déplacements : si vous ou votre comité d’embauche devez vous rendre au Japon pour y recruter ou y installer votre nouveau bureau, vous devez prendre en compte les frais de déplacement.
- Agence de recrutement : Étant donné que le recrutement au Japon présente de sérieux défis pour les entreprises étrangères, le partenariat avec une agence de recrutement est une décision populaire. Les recruteurs japonais ont néanmoins tendance à pratiquer des tarifs plus élevés que ceux des agences dans d’autres pays. Préparez-vous à devoir payer un recruteur japonais 30 % ou 35 % du salaire cible plutôt que 20 % ou 25 %, ce qui est plus répandu dans d’autres pays.
- Publicités d’emploi : la publicité de votre emploi en ligne ou dans des publications imprimées peut également augmenter vos coûts de recrutement. Vous pouvez également publier gratuitement vos annonces sur certains sites.
Traducteur : vous devrez probablement embaucher un traducteur pour vous aider à communiquer avec les candidats japonais, à la fois par écrit et lors d’entretiens. - Contrôles de dépistage : les contrôles de dépistage peuvent également augmenter vos coûts. Le Japon n’autorise pas la vérification des antécédents judiciaires, mais d’autres types de pré-sélection, notamment la vérification du statut d’immigration, sont autorisés.
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés au Japon ?
Si vous avez recours à une entreprise d’externalisation des ressources humaines pour embaucher vos nouveaux employés au Japon, vous pouvez vous consacrer directement au recrutement. Sinon, vous devez d’abord créer votre statut d’employeur légal au Japon. Vous pouvez créer une succursale ou une filiale de votre entreprise. La meilleure option pour les entreprises étrangères consiste à créer une Kabushiki-Kaisha (KK), une société par actions simplifiée.
Pour employer une personne au Japon, vous devez d’abord procéder aux formalités suivantes :
- Immatriculation auprès de l’administration fiscale pour la retenue des impôts sur les bulletins de salaire des employés
- Immatriculation auprès de la caisse de retraite japonaise
- Immatriculation auprès du centre de service d’emploi public pour l’assurance chômage
- Assurance contre les accidents du travail auprès du Bureau de l’inspection du travail
- Ouverture d’un compte bancaire japonais
Une entreprise de portage salarial (EOR) se charge à votre place de ces tâches, car elle sert de structure de portage salarial pour vos employés japonais. L’établissement juridique existant de l’EOR en tant qu’employeur au Japon et son expertise en droit du travail japonais lui permettent d’ajouter rapidement vos nouveaux employés à leur paie, ce qui accélère et simplifie le processus pour vous.
Étapes pour embaucher au Japon
Une fois que vous êtes prêt à commencer à recruter, vous devez savoir comment embaucher au Japon. Certains aspects du processus de recrutement seront probablement différents du processus auquel vous êtes habitué dans votre pays, mais les étapes élémentaires ne devraient pas vous être étrangères.
1. Diffuser le message
La première étape consiste à informer les demandeurs d’emploi japonais de vos postes à pourvoir. Cela passe par la rédaction d’annonces d’emploi et leur publication en ligne pour en faire la promotion. Gardez à l’esprit que les Japonais n’utilisent généralement pas les sites des réseaux sociaux pour rechercher un emploi. Publier votre annonce sur LinkedIn ne vous avancera pas beaucoup. Contentez-vous plutôt d’utiliser les tableaux d’offres d’emploi japonais les plus courants. Rédigez votre annonce en japonais sauf si vous avez pour unique objectif d’attirer des candidats anglophones.
Ces sites vous aideront à gagner en visibilité, mais cela peut également vous aider à nouer des liens personnels avec les demandeurs d’emploi. Si vous connaissez des personnes au Japon, faites marcher votre réseau pour identifier les travailleurs qui pourraient vouloir rejoindre votre équipe. Les candidats à un poste au Japon ont tendance à accorder plus d’importance aux recommandations qu’aux sollicitations impersonnelles des recruteurs ou annonces en ligne.
Une autre option consiste à entamer un processus appelé « shinsotsu ». Cela implique le recrutement de groupes de diplômés d’universités lorsqu’ils arrivent sur le marché du travail. Ils ne seront pas aussi compétents que de fervents travailleurs, mais ils peuvent offrir de nouvelles perspectives, avoir de l’ambition et un parcours universitaire intéressant.
2. Examiner les candidatures
Lorsque vous recevez des candidatures, votre comité d’embauche ou agence de recrutement devra examiner ces candidatures. Cela peut être une gigantesque tâche, car dans certains cas, des dizaines de candidats seront intéressés par un poste. Au Japon, vous devez néanmoins vous préparer à recevoir un moins grand nombre de candidatures en comparaison à d’autres pays. Avec 1.62 emplois disponibles par candidat japonais, les demandeurs d’emploi japonais peuvent se montrer exigeants.
Autrement dit, les employeurs ne peuvent pas être aussi exigeants qu’ils ont l’habitude de l’être. Lorsque vous examinez les candidatures, sachez que vous ne trouverez peut-être pas le candidat idéal, mais vous pouvez toujours dispenser des formations pour contribuer à la réussite d’un nouvel employé rejoignant votre équipe.
3. Entretiens avec les candidats
Vous pouvez mener les entretiens avec les candidats dont le profil pourrait correspondre aux postes à pourvoir. Si vous embauchez des employés à distance au Japon, vous pouvez envisager d’organiser des entretiens virtuels, mais gardez la différence de fuseau horaire à l’esprit. Par exemple, New York a une différence de 13 ou 14 heures avec Tokyo, en fonction de l’heure d’hiver ou d’été.
4. Proposer des offres d’emploi et transmettre les contrats
Lorsque vous avez identifié les bons candidats qui rejoindront votre entreprise, vous devez officiellement leur offrir le poste. Si cela n’a pas été fait, informez-les du salaire et des avantages sociaux que vous voulez leur proposer.
Il s’agit également de l’étape où vous allez les informer de vos règles de travail ou créer un contrat personnalisé pour chaque candidat à l’embauche. Assurez-vous de vous être mis d’accord avec vos candidats à l’embauche concernant les missions du poste, la masse salariale et tous les autres détails importants afin qu’ils puissent prendre une décision en connaissance de cause.
5. Intégrer les nouveaux employés
Enfin, vous pouvez intégrer vos nouveaux employés. Chaque agence exigera des documents différents et chacune fixera ses propres échéances. Par exemple, vous devez soumettre des formulaires aux caisses de retraite et d’assurance maladie dans un délai de cinq jours après la date de début d’un employé. Si vous avez établi un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR), cette dernière se chargera de toutes ces formalités et des questions de conformité légale. Sachez que si vous embauchez des étrangers au Japon, vous devrez également remplir des formalités auprès du Centre de service d’emploi public.
Outre les documents à fournir, vous devez également veiller à informer les nouveaux employés du programme prévu pour leur première semaine et leur dispenser toutes les formations nécessaires pour commencer à travailler et assurer leur réussite.
Embaucher au Japon avec Globalization Partners comme entreprise de portage salarial (EOR)
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