Guide d’embauche au Japon

La nation insulaire du Japon est plus petite que l’État américain de Californie. Cependant, le Japon est la cinquième plus grande économie au monde, après les États-Unis, la Chine, l’Allemagne et l’Inde.

Si vous souhaitez vous développer au Japon, notre guide vous indiquera tout ce que vous devez savoir.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Japon

Si vous développez votre activité au Japon pour la première fois, il y a des exigences légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d’embauche au Japon et de nombreux aspects de la relation employeur-employé.

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Examinons cinq choses à savoir sur l’embauche au Japon.

1. Pénurie de main-d’œuvre

Le vieillissement de la population et la baisse des taux de naissance ont entraîné une pénurie de main-d’œuvre dans le pays . Cela signifie que les employés sont habitués à une excellente sécurité d’emploi. Les candidats reçoivent généralement des offres de plusieurs entreprises. Dans les entretiens, vendre votre marque d’employeur est tout aussi important que d’évaluer les compétences des candidats.

2. Contrats de travail et règles de travail

La loi japonaise sur les normes du travail exige que les conditions de travail clés soient fournies par écrit. Cela comprend des détails tels que les heures de travail, les salaires, les tâches professionnelles et la possibilité de modifications du lieu de travail et des tâches professionnelles. 

Selon la loi japonaise, les entreprises de plus de 10 employés doivent créer des règles de travail et les soumettre à leur bureau local d’inspection des normes de travail. Les règles de travail détaillent les conditions de travail que vous fournissez aux employés, y compris les salaires, les heures de travail, les jours fériés, les règles de l’entreprise et les procédures de violation. Le bureau d’inspection des normes de travail peut vous donner des conseils pour savoir si vos règles de travail couvrent toutes les informations nécessaires. 

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3. Lois sur la semaine de travail et le salaire minimum

La semaine de travail standard au Japon est de 40 heures, avec un maximum de 8 heures par jour. La loi sur les normes de travail réglemente les heures de travail pour garantir des conditions équitables et protéger le bien-être des employés. 

Le gouvernement japonais prend très au sérieux les demandes d'heures supplémentaires. Les employeurs doivent déposer un accord de gestion du travail auprès du Bureau d’inspection des normes du travail avant que les employés puissent faire des heures supplémentaires. Les employés qui effectuent des heures supplémentaires ou travaillent pendant la nuit ou les jours fériés ont droit au paiement des heures supplémentaires. Cela va généralement de 25 % à 50 % de prime sur les salaires normaux.

Au Japon, le salaire minimum n’est pas le même dans tout le pays. Le gouvernement japonais fournit une moyenne nationale basée sur le coût de la vie, de sorte que les tarifs locaux varient. Chacune des 47 préfectures fixe son propre salaire minimum. En date du 2025, le salaire minimum moyen au Japon est de 1 054 JPY par heure. En raison du marché du travail axé sur les candidats, vous devrez offrir une rémunération et des avantages sociaux compétitifs pour attirer les meilleurs talents.

4. Congés payés

Les employés japonais ont droit à des congés payés une fois qu’ils ont travaillé pour une entreprise pendant six mois et assisté à au moins 80 % de leurs jours de travail planifiés. À ce stade, les employés bénéficient de 10 jours de congé annuel . Après les six premiers mois, les employés reçoivent un jour de plus après chaque année supplémentaire. Ainsi, après 18 mois, les employés bénéficient de 11 jours de congé. Les congés sont plafonnés à 20 jours. Un employé atteindra cette limite après 6.5 ans d’emploi.

Si vous le souhaitez, vous pouvez offrir à votre équipe au Japon plus de jours de congé payés que les exigences légales. De nombreux employeurs offrent également des jours fériés payés, même si cela n’est pas légalement requis. Le Japon compte 16 jours fériés nationaux . Fournir ces jours sous forme de jours fériés payés peut améliorer l’attrait de votre employeur. Les congés maladie payés ne sont pas obligatoires au Japon. 

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5. Impôts et sécurité sociale

Le Japon dispose d’un système progressif d’impôt sur le revenu. Les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. Les employeurs doivent déduire l’impôt sur le revenu des chèques de paie des employés et l’envoyer aux autorités fiscales. 

Les employeurs et les employés contribuent au système de sécurité sociale japonais. Cela inclut l’assurance maladie, l’assurance retraite et l’assurance accidents du travail. Les employeurs et les employés partagent les coûts de l’assurance maladie et de l’assurance retraite de manière égale. Les employeurs paient 0.9 % des salaires pour l’assurance-emploi, tandis que les employés paient 0.55 %. Les employeurs couvrent entièrement le coût de l’assurance accidents du travail.

Étant donné que la sécurité sociale comprend l’assurance maladie publique, vous n’avez pas besoin de fournir de régimes d’assurance privés. Cependant, vous devez fournir aux employés des examens physiques et des bilans annuels. Des contrôles réguliers du stress sont requis pour toutes les entreprises de plus de 50 employés, quel que soit leur secteur d'activité.

Meilleurs hubs de recrutement au Japon

Certaines villes japonaises sont connues pour des secteurs particuliers. Savoir ce que chaque ville a à offrir peut vous aider à canaliser vos efforts de recrutement au bon endroit et à pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres de talents au Japon sont :

• Tokyo est la capitale du Japon et la plus grande ville. C’est le centre principal du pays pour les affaires, la finance et la technologie. Tokyo dispose d’un vivier de talents diversifié et accueille de nombreuses grandes banques japonaises et internationales ainsi que des sociétés de technologie financière.

• Osaka est connue pour ses solides industries de fabrication et de service. Il possède une longue histoire dans la fabrication d’électronique, de machines, de robotique, de produits chimiques et d’aliments. Des entreprises comme Panasonic et Sharp sont basées ici.

• Nagoya est un acteur majeur dans les secteurs de l’automobile, de l’aérospatiale et de la fabrication. De nombreuses entreprises, dont Toyota, Mitsubishi et Boeing, sont situées dans la région. 

• Fukuoka est souvent appelée Silicon Valley du Japon. La ville est connue pour ses startups et pour avoir le taux d’ ouverture d’entreprise le plus élevé du Japon. Elle est également connue pour ses initiatives de blockchain et de villes intelligentes.

Yokohama fait partie de la région du Grand Tokyo. C’est une ville portuaire majeure connue pour sa logistique, sa technologie et ses activités internationales.

Principaux secteurs au Japon

Comprendre les principales industries japonaises vous aide à évaluer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux sur les domaines où investir et développer votre main-d’œuvre.

Les principales industries au Japon comprennent :

• Fabrication automobile : le Japon est connu pour ses entreprises automobiles, comme Toyota, Honda, Nissan, Mazda et Suzuki. Le secteur couvre tout, de la construction de véhicules à la création de pièces automobiles. Les talents spécialisés comprennent des ingénieurs mécaniques, des experts en automatisation industrielle et des ingénieurs en contrôle qualité.

• Électronique et équipements électriques : le Japon est célèbre pour ses composants électroniques avancés, notamment les gadgets, les semi-conducteurs et les machines industrielles. Des entreprises comme Sony et Panasonic jouent un rôle important dans ce domaine. Ce secteur nécessite divers spécialistes en ingénierie.

• Robotique : le Japon est un leader de la robotique. Des entreprises comme Fanuc sont parmi les meilleures au monde. Le besoin en robots industriels augmente en raison de la pénurie de main-d’œuvre dans le pays. Les talents spécialisés comprennent les développeurs, les ingénieurs en machine learning et les experts en cybersécurité.

• Technologies de l’information et logiciels : le Japon possède un secteur informatique solide. Les principales entreprises comprennent Fujitsu, NEC, Hitachi et Sony. De grandes entreprises technologiques mondiales telles que Microsoft, Google et Amazon ont également des opérations dans le pays. Les talents spécialisés comprennent les développeurs, les architectes cloud et les ingénieurs en données.

Finances et assurances : Tokyo est un centre financier mondial majeur avec un marché bien développé de la banque et de la gestion d’actifs. Le pays possède également l’un des plus grands marchés d’assurance au monde , en particulier ses primes d’assurance vie et non-vie. Les talents spécialisés comprennent les professionnels de la banque d’investissement, les analystes quantitatifs et les gestionnaires des risques financiers.

Coût d’embauche d’un employé au Japon

Que vous recrutiez un employé ou une équipe entière au Japon, les dépenses sont inévitables. Budget pour les éléments suivants :

• Recherche : déterminez où vous souhaitez établir votre entreprise au Japon, et recherchez les légalités qui y sont liées, ainsi que toutes les exigences de votre secteur.

• Aide juridique : à moins que vous ne travailliez avec un employeur officiel (EOR), vous pouvez embaucher un avocat pour vous aider à vous conformer et vous assurer que vous respectez le droit du travail local . 

• Voyage : si vous devez vous rendre au Japon pour recruter ou installer votre nouveau bureau, vous devez prendre en compte ces coûts.

• Annonces d’emploi : la publicité de votre emploi en ligne ou imprimée peut augmenter vos coûts de recrutement. 

• Traducteur : vous devrez peut-être embaucher un traducteur pour vous aider à communiquer avec les candidats, à la fois par écrit et lors d’entretiens.

• Contrôles de dépistage : les contrôles de dépistage peuvent augmenter vos coûts. Les vérifications des antécédents et des casiers judiciaires sont réglementées par des lois strictes sur la protection de la vie privée au Japon. 

Selon G-P Verified Sources de Gia, le taux de charge employeur annuel total au Japon est compris entre 15 % et 17 % du salaire brut. Ce taux peut augmenter dans les secteurs à haut risque en raison de la prime variable WCI.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés au Japon ?

Assurez-vous de couvrir ces éléments essentiels avant de développer votre équipe au Japon : 

• Configuration de l’entité ou partenariat EOR

• Enregistrement fiscal 

• Immatriculation auprès de la caisse de retraite japonaise

• Immatriculation auprès du centre de service d’emploi public pour l’assurance chômage

• Assurance contre les accidents du travail auprès du Bureau de l’inspection du travail

• Ouverture d’un compte bancaire japonais

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Étapes pour embaucher au Japon

Avant de commencer à recruter, passons en revue les bases de l ’embauche au Japon . Certains aspects du processus seront probablement différents de ce à quoi vous êtes habitué dans votre pays d’origine.

1. Faites passer le mot

La première étape consiste à informer les demandeurs d’emploi locaux de vos postes vacants. Créez des offres d'emploi et publiez-les en ligne pour les exposer. Publiez votre rôle sur des sites d’emploi japonais populaires tels que Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan et MyNavi. Rédigez votre annonce d’emploi en japonais.

Ces sites vous aideront à obtenir une exposition. Si vous connaissez des personnes au Japon, faites marcher votre réseau pour identifier les travailleurs qui pourraient vouloir rejoindre votre équipe. Les candidats à un poste au Japon ont tendance à accorder plus d’importance aux recommandations qu’aux sollicitations impersonnelles des recruteurs ou annonces en ligne.

Une autre option consiste à s’engager dans un processus appelé shinsotsu. Cela implique le recrutement de groupes de diplômés universitaires lorsqu’ils entrent sur le marché du travail. Ils n’ont peut-être pas autant d’expérience, mais les diplômés offrent de nouvelles perspectives, une ambition et une solide formation.

2. Examiner les candidatures

Au Japon, il se peut que vous receviez moins d’applications que d’habitude. Avec 1.26 emplois disponibles par candidat , les demandeurs d’emploi locaux ont de nombreuses opportunités de choisir.

Lorsque vous évaluez les candidatures, n’oubliez pas que vous pouvez toujours fournir une formation pour aider un nouvel employé à réussir en tant que membre de votre équipe.

3. Interroger les candidats à un poste

Ensuite, interrogez les candidats qui sont arrivés sur votre liste de présélection. Vous pouvez mener des entretiens virtuellement ou en personne si vous avez une succursale ou une filiale. Les entretiens téléphoniques ou vidéo sont particulièrement utiles si vous embauchez des employés à distance au Japon et que vous souhaitez éviter de vous y rendre.

Facteur dans la différence de temps. Par exemple, la ville de New York est à 13 ou 14 heures derrière Tokyo, selon que l’heure d’été aux États-Unis est en vigueur.

4. Faire des offres d’emploi et partager le contrat de travail

Une fois que vous avez identifié le bon candidat pour le poste, vous pouvez lui proposer officiellement le poste. Si vous ne l’avez pas déjà fait, parlez-lui du plan de salaire et d’avantages sociaux.

Partagez vos règles de travail et créez un contrat individualisé pour vos nouvelles recrues. Présenter leurs tâches professionnelles, leur rémunération et tout autre détail important.

5. Intégrer les nouveaux employés.

Enfin, vous pouvez intégrer votre nouvel employé . Soumettez les formulaires de retraite et d’assurance maladie dans les cinq jours suivant la date de début de l’employé . Vous devez également informer les nouveaux employés de leur itinéraire pour leur première semaine et leur fournir toute la formation dont ils ont besoin pour commencer. Si vous embauchez des non-ressortissants au Japon, vous devrez également soumettre les documents au Centre de service de l’emploi public. 

Intégrez les membres de votre équipe au Japon en quelques minutes avec G-P EOR . Nous nous occuperons des tâches juridiques et administratives, afin que vous puissiez commencer à travailler plus rapidement. Des flux de travail simples et autoguidés garantissent un processus fluide pour vous et vos nouvelles recrues.

Embaucher des sous-traitants au Japon

Travailler avec des entrepreneurs indépendants au Japon peut être un moyen rentable de tester le marché et de construire une présence sans l’engagement d’employés à temps plein. Les entrepreneurs basés au Japon comprennent le comportement, les règles et les pratiques commerciales des consommateurs locaux. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et leurs processus de travail établis. 

L'embauche de sous-traitants vous permet d'ajuster facilement votre main-d'œuvre en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts de l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un entrepreneur indépendant au Japon , tenez compte des éléments suivants :

1. Employés vs sous-traitants indépendants

Au Japon, les employés ont généralement des contrats à durée indéterminée, ce qui implique un emploi continu. Les sous-traitants sont embauchés pour des projets spécifiques ou des périodes fixes dans le cadre de contrats de services, qui doivent clairement définir les dates de début et de fin. Les employés reçoivent des salaires mensuels réguliers et les employeurs retiennent sur leur salaire l’impôt sur le revenu et les primes d’assurance sociale. Les sous-traitants sont payés en fonction de la portée du projet, du travail horaire ou des jalons. Ils gèrent leurs propres déclarations d’impôt sur le revenu et cotisations d’assurance sociale.

2. Pénalités pour erreur de classification

Classer quelqu’un en tant qu’entrepreneur lorsqu’il ne l’est pas peut entraîner des sanctions. En cas d ’erreur de classification , vous devrez peut-être :

• Payer les retenues à la source et les cotisations d’assurance sociale pour la période de classification erronée.

• Payer des amendes allant jusqu’à 300 000 JPY et des peines d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à six mois en vertu de la loi sur les normes du travail.

• Faites face à des perturbations dues à des modifications de contrat, à des changements de système de paie et à une formation de gestion pendant la reclassification.

3. Comment payer les sous-traitants au Japon

G-P Contractor elles éliminent le processus désordonné et chronophage d’embauche et de paiement de sous-traitants internationaux. Vous pouvez créer et émettre des contrats et payer les entrepreneurs en quelques clics, tout en garantissant un processus conforme.

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