Avec son climat tropical, ses plages incroyables et ses lieux de plongée, son économie en pleine croissance et son accès stratégique à de nombreux centres financiers asiatiques, les Philippines sont un excellent endroit pour vivre et développer vos activités commerciales. Tout comme vous, vous devrez connaître les tenants et les aboutissants de l’embauche pour rester en conformité avec le droit du travail local et vous assurer d’obtenir les meilleurs employés pour le poste.

C’est pourquoi nous avons développé ce guide complet pour embaucher des employés dans le pays. Nous discuterons des exigences en matière de contrat et d’indemnités de départ, nous vous dirons ce que vous devez savoir sur les heures de travail et les coûts d’embauche, et nous vous donnerons quelques conseils généraux pour embaucher aux Philippines.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher aux Philippines

Avant de commencer à embaucher, votre entreprise a besoin d’une compréhension approfondie des considérations telles que l’emploi contractuel, la paie et les impôts, les conditions de travail standard et d’autres nuances du droit du travail philippin. Voici quelques points essentiels à garder à l’esprit :

1. Contrats et résiliation

La plupart des postes professionnels aux Philippines nécessitent des contrats, car l’emploi de gré à gré n’existe pas dans le pays, sauf pendant de courtes périodes d’essai. Bien que ces contrats puissent être oraux ou écrits, la meilleure pratique consiste à élaborer un contrat écrit solide en philippin et à clarifier des éléments comme ceux-ci :

Aux Philippines, les exigences relatives au licenciement d’un employé sont relativement complexes, et les employeurs peuvent avoir besoin de passer du temps à apprendre les règles et à s’assurer que leurs politiques les respectent.

La loi philippine autorise une période d’essai pouvant aller jusqu’à six mois. Pendant cette période, si l’employeur et l’employé estiment que la relation ne fonctionne pas, ils peuvent facilement se séparer.

Après la période d’essai, les employeurs aux Philippines peuvent licencier un employé sans indemnité de licenciement s’ils ont juste des raisons de le faire. Cependant, pour démontrer la juste cause, les responsables doivent mener une enquête formelle et présenter des preuves convaincantes de la cause du licenciement. Le motif justifiant le licenciement de l’employé peut inclure les éléments suivants :

  • Désobéissance volontaire
  • Inconduite grave
  • Négligence habituelle et grave des fonctions
  • Fraude ou abus de confiance
  • Commission d’un crime ou d’une infraction similaire contre l’employeur ou la famille de l’employeur
  • Maladie grave
  • Redondance sur le lieu de travail
  • Reconditionnement pour minimiser les pertes
  • Installation d’équipements permettant de faire des économies de main-d’œuvre
  • Clôture de l’activité

2. Avis et indemnité de départ

Lorsqu’une entreprise licencie un employé pour un motif valable, elle doit fournir au moins 30 jours de préavis. Il peut choisir parmi ces options de notification :

  • Un avis de son intention de licencier l’employé. L’avis doit préciser les motifs du licenciement et donner au salarié une possibilité raisonnable de répondre aux charges ayant conduit à la cessation d’emploi.
  • Une conférence ou une audience qui permet à l’employé de répondre aux accusations. L’employé peut présenter des preuves ou réfuter les preuves d’actes répréhensibles de la société.
  • Un avis de licenciement que la société a établi des motifs justifiant la résiliation. Il doit montrer que l’employeur a soigneusement pris en compte toutes les circonstances pertinentes dans sa prise de décision.

En plus de remettre à l’employé une copie écrite de l’avis, l’employeur doit également en fournir une copie au Bureau régional du Département du travail et de l’emploi (DOLE) qui régit la région de l’entreprise.

Un employé qui a reçu un avis peut faire appel à un arbitre et faire valoir que le licenciement est injuste. Si l’arbitre détermine que l’employeur n’a pas suivi les procédures requises pour licencier l’employé, il peut ordonner à l’employeur de payer des dommages-intérêts ou des arriérés de salaire, ou de réintégrer l’employé dans l’entreprise.

L’indemnité de départ que l’employé perçoit dépendra probablement du motif de la cessation d’emploi. Cependant, en général, les employés reçoivent un mois de salaire pour chaque année de service. Si l’employé n’a rien fait de mal, mais que l’employeur a licencié son poste, l’entreprise doit fournir à l’employé soit un mois de salaire, soit un mois de salaire par année de service, selon le montant le plus élevé. Si l’entreprise abandonne ou ferme, chaque employé licencié doit recevoir soit une rémunération d’un mois, soit une rémunération d’un demi-mois pour chaque année de service, selon la valeur la plus élevée.

3. Gestion de la paie et impôts

Les Philippines disposent d’un système de sécurité sociale (SSS) auquel les employeurs et les employés doivent payer. Le SSS fournit des protections contre les invalidités et les maladies, ainsi que des pensions de retraite et une assistance pour les frais funéraires. Des fonds de sécurité sociale distincts fournissent également des prêts de logement, et la Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) fournit des prestations de santé de sécurité sociale afin que les employés philippins puissent obtenir les soins de santé dont ils ont besoin.

Toute personne âgée de moins de 60 ans qui gagne plus de 1 000 pesos philippins par mois doit contribuer, et les contributions proviennent des paiements de salaire de chaque employé sous forme de retenues. A compter de 2020, l’employeur devra cotiser au maximum 1 630 pesos philippins par mois pour chaque salarié. Chaque employé doit également verser un maximum de pesos 800philippins par mois.

4. Salaires et heures de travail

La semaine de travail standard aux Philippines dure 40 heures et la journée de travail standard dure huit heures. Les employés philippins qui font des heures supplémentaires doivent recevoir 125 % de leur salaire habituel pour les heures supplémentaires travaillées, et ils doivent recevoir leur rémunération d’heures supplémentaires en tant que rémunération monétaire plutôt que de congés supplémentaires. En outre, les employés philippins tenus de travailler un dimanche ou un jour férié payé doivent recevoir 130 % de leur salaire habituel pour ces heures, sauf indication contraire de leurs contrats ou conventions collectives (CBA).

Votre secteur peut avoir une convention collective qui exige certains taux de rémunération, heures de travail ou autres conditions spéciales. Cependant, seulement environ 10 % de la main-d’œuvre philippine a rejoint un syndicat ou une convention collective, de sorte que ces exigences peuvent ne pas s’appliquer à votre entreprise.

Le salaire minimum aux Philippines varie selon le secteur et la région. Par exemple, la région de la capitale nationale (National Capital Region, NCR), qui se compose de la métropole de Manille, a tendance à avoir un salaire minimum plus élevé que d’autres régions. Votre entreprise peut avoir besoin de rechercher le salaire minimum pour votre secteur d’activité sur le site où vous prévoyez d’établir vos nouvelles opérations.

5. Congé

Légalement, les employés philippins n’ont droit qu’à cinq jours de congés payés par an. Cette fois, ce que l’on appelle un congé incitatif de service, intègre à la fois les jours de vacances et les jours de maladie. Cependant, dans la pratique, la plupart des employeurs fournissent des jours de vacances 15 payés par an pour les postes professionnels.

En plus de ce congé payé, les employés philippins ont droit à plusieurs jours fériés payés. Les Philippines reconnaissent deux types de vacances : les vacances régulières et les jours chômés spéciaux. Il y a 10 jours fériés réguliers, qui sont des jours de congé payés et comprennent des jours fériés tels que le Jour de l’An, le Vendredi saint et le Jour de Noël. Les jours non travaillés spéciaux sont des jours de congé non payés et changent souvent d’une année à l’autre. Par le passé, ils ont inclus des jours tels que le Nouvel An chinois, la Saint-Saint et la Saint-Sylvestre.

Les employés qui doivent travailler les jours fériés ont droit à 200 % de leur salaire habituel en rémunération des heures supplémentaires. Les employés qui doivent travailler pendant des jours spéciaux non travaillés reçoivent 130 % de leurs salaires habituels.

Les employées enceintes aux Philippines peuvent recevoir un congé maternité payé pour leurs quatre premières grossesses si elles ont versé les contributions requises au fonds SSS. Ils doivent recevoir 60 jours de congé payés à 100 % de leur taux de salaire habituel. Une employée enceinte qui aura une césarienne a droit à 78 jours de congé à la place.

Tant qu’ils vivent dans le même foyer, les pères mariés peuvent également recevoir jusqu’à sept jours de congé payés pour chacun de leurs quatre premiers enfants. Ils doivent prendre ce congé payé dans les 60 jours suivant la naissance de l’enfant. L’employeur paie directement l’employé, puis reçoit le remboursement du SSS.

6. Loi anti-discrimination et restrictions

Le droit du travail aux Philippines interdit aux employeurs de discriminer des personnes appartenant à de nombreuses catégories protégées. Les entreprises ne peuvent pas discriminer les candidats ou les employés pour les caractéristiques suivantes :

  • Appartenance ethnique
  • Ethnicité
  • Genre
  • Sexe
  • Orientation sexuelle
  • Religion
  • Statut social

Pour éviter de donner ne serait-ce que l’apparence d’une discrimination, les employeurs s’abstiennent souvent de poser des questions sur ces sujets pendant les entretiens d’embauche.

Coût d’embauche d’un employé aux Philippines

Les coûts d’embauche d’employés aux Philippines varieront selon l’employeur et le secteur. Au fur et à mesure que vous ajoutez de nouveaux employés, votre entreprise devra prendre en compte les coûts d’embauche indirects et directs, y compris :

  • Offres d’emploi
  • Heures consacrées à l’examen et à l’entretien des candidats
  • Gestion de la paie
  • Impôts
  • Salaires
  • Avantages
  • Bonus
  • Les indemnités
  • Assurances

Aux Philippines, le droit du travail exige que les entreprises accordent à leurs employés une prime de 13e mois qui équivaut au salaire mensuel qu’un employé reçoit tout au long de l’année. La loi exige le paiement au plus tard le décembre24, mais il est recommandé aux entreprises de payer ces primes plus tôt en décembre si elles le peuvent. Certains employeurs accordent une prime de Noël supplémentaire en tant que prime de 14e mois pour remercier leurs employés pour leur travail acharné et fidéliser l’équipe.

Bien que les indemnités ne soient pas obligatoires, de nombreux employeurs aux Philippines offrent des indemnités pour les coûts tels que le logement, le transport et les frais médicaux non couverts par l’assurance de l’employé. Les employeurs offrent également fréquemment des prestations d’assurance au-delà de ce qui est obligatoire, comme une assurance vie et une couverture d’assurance maladie supplémentaire.

Pratiques d’embauche aux Philippines

L’embauche d’une personne aux Philippines peut être similaire au processus que vous utilisez dans votre pays d’origine. Néanmoins, préparez-vous à rencontrer quelques différences mineures et à modifier vos pratiques d’embauche en conséquence :

  • Utilisez la langue et la devise locales : lorsque vous discutez des postes avec les candidats, utilisez le philippin chaque fois que vous le pouvez et traduisez tous les chiffres monétaires en pesos philippins. Même si vos candidats ont étudié l’anglais à l’école, faire un effort pour utiliser une langue et des termes familiers les aidera à se sentir à l’aise et à s’assurer qu’ils comprennent les détails plus fins du poste.
  • Se concentrer sur le salaire net : les entreprises philippines parlent souvent en termes de salaire net plutôt qu’en termes de salaire brut. Si votre entreprise fait généralement des offres d’emploi en termes de salaire brut, vous devrez peut-être recadrer vos discussions sur la rémunération pour vous aligner sur les normes philippines et éviter toute confusion.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés aux Philippines ?

Embaucher de nouveaux employés aux Philippines peut être un processus laborieux et chronophage, surtout si vous suivez la voie traditionnelle de création d’une filiale pour faire des affaires. Voici quelques-unes des exigences que vous devrez peut-être remplir si vous créez une filiale :

  • Déposer le nom officiel de votre société auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC)
  • Faire notarier la déclaration sous serment et les statuts de votre trésorier
  • Obtention de votre numéro d’identification fiscale (TIN)
  • Création d'un compte bancaire
  • Dépôt de votre capital social minimum auprès de la banque
  • Réception de votre permis d’affaires du Bureau des permis d’affaires et des licences (BPLO)
  • Obtenir l’autorisation de barangay qui certifie la conformité de votre entreprise aux réglementations communautaires locales
  • Obtenir votre certificat fiscal communautaire (CTC) pour pouvoir payer vos impôts communautaires annuels

Ce processus peut prendre des semaines à votre entreprise et vous coûter des milliers de pesos philippins en frais.

Vous pouvez également travailler avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO), également connue sous le nom d’Employeur officiel (EOR), pour rationaliser les opérations et l’embauche. Le processus se déroulera beaucoup plus rapidement, vous serez sûr de vous conformer aux réglementations et vous accélérerez vos progrès vers une équipe internationale fonctionnelle et rentable.

Embaucher des employés à distance aux Philippines

Lorsque vous évaluez les employés potentiels pour vos opérations aux Philippines, la distance entre les pays peut vous obliger à passer un entretien et à embaucher à distance. Voici quelques conseils pour que le processus se déroule sans heurts :

  • Planifier à l’avance : l’entretien à distance peut nécessiter un peu plus de coordination et de planification qu’avec les entretiens en personne. Assurez-vous de savoir comment travailler sur la plateforme technologique que vous utilisez, et décidez au préalable quels membres de l’équipe traiteront les questions pour maximiser le temps limité que vous obtenez avec vos candidats.
  • Soyez flexible : lors d’un entretien en personne, vous pourriez vous demander si la personne est arrivée en retard. Cependant, des problèmes technologiques surviennent parfois malgré les efforts d’un candidat. Essayez de garder à l’esprit les capacités et l’adéquation au rôle du candidat et évitez d’associer sa candidature à des interruptions d’Internet ou des problèmes de plateforme.
  • Utilisez les réseaux sociaux à votre avantage : si vous ne pouvez pas être présent aux Philippines pour rencontrer des candidats lors de salons de l’emploi ou d’événements de recrutement universitaires, vous pouvez souvent utiliser les réseaux sociaux à bon escient. Facebook et LinkedIn sont tous deux populaires dans le pays, et de nombreux employeurs ont de la chance sur GitHub et sur des sites spécifiques au secteur. Vous devez également vous assurer que le site Web de votre entreprise est optimisé pour les téléphones portables, car de nombreux candidats philippins utilisent leurs téléphones pour les recherches d’emploi et les candidatures.

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