Guide de l’embauche en Espagne

La délicieuse cuisine espagnole, les plages méditerranéennes, l’histoire, la musique et les traditions ont fait de ce pays européen une destination touristique de choix depuis des décennies. L’Espagne est également attrayante pour les entreprises qui cherchent à se développer à l’international en raison de son haut niveau de développement, de sa croissance rapide, de sa grande économie et de son accès facile à l’Union européenne et aux marchés connectés du Moyen-Orient, de l’Afrique du Nord et de l’Amérique latine.

Avant de se développer en Espagne, les entreprises ont besoin d’informations fiables sur les exigences contractuelles, les taxes, les salaires, les avantages sociaux et d’autres considérations essentielles. Ce guide d’embauche des employés couvre les détails et offre quelques conseils pour embaucher en Espagne.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Espagne

Avant d’ajouter de nouveaux employés à votre équipe en Espagne, vous voudrez apprendre les bases des contrats, des charges relatives à la gestion de la paie et des autres exigences en matière d’emploi. Voici quelques considérations à garder à l’esprit.

1. Emploi contractuel

La première chose à savoir concernant l’embauche en Espagne est que les entreprises doivent respecter des lois spécifiques qui régissent les exigences en matière de période de préavis et de licenciement. Pour chaque employé, une entreprise doit également rédiger et signer un contrat écrit qui comprend les sections suivantes :

• Poste de travail
• Masse salariale
• Avantages
• Période probatoire, le cas échéant
• Motifs de licenciement
• Exigences en matière de licenciement

La loi espagnole prévoit une période d’essai de deux mois pour la plupart des nouveaux employés et une période d’essai de six mois pour les techniciens qualifiés. Pendant ces périodes d’essai, l’entreprise peut licencier un employé si la relation ne fonctionne pas.

Pour un contrat à durée indéterminée sans période d’essai, certaines règles limitent la manière dont les entreprises peuvent licencier leurs employés. Une entreprise peut généralement mettre fin à un contrat dans ces circonstances :

• L’employé démissionne volontairement,
• L’employeur et l’employé conviennent mutuellement de la séparation,
• Le motif de la résiliation figure dans le contrat parmi les motifs de licenciement,
• L’entreprise a des raisons de procéder à un licenciement disciplinaire, s’il est justifié
• L’entreprise licencie collectivement des employés pour des raisons techniques, économiques, de production ou d’organisation,
• Une autre cause objective, légalement admissible, permettant le licenciement.

Dans la pratique, ces exigences signifient que lorsqu’un employé ne remplit pas correctement son rôle, l’entreprise parvient généralement à un commun accord avec cet employé pour résilier le contrat. Si une entreprise licencie un employé de manière abusive, des pénalités de licenciement sont prévues. L’indemnité de départ versée en cas de licenciement abusif représente généralement de 20 à 33 jours de salaire, y compris les primes et commissions moyennes, pour chaque année d’emploi du travailleur. Si l’employeur souhaite licencier l’employé immédiatement, il doit également verser un mois de salaire supplémentaire à titre de pénalité pour l’absence de préavis.

2. Gestion de la paie et impôts

En Espagne, les entreprises doivent payer une taxe de sécurité sociale pour chacun de leurs travailleurs. Cet impôt est généralement égal à 29.9  % du salaire de l’employé jusqu’à 4,070.10 euros.

Les activités commerciales opérant en Espagne doivent également payer des impôts locaux et nationaux, notamment les suivants :

• Impôt sur les bénéfices des succursales
• Impôt sur le capital
• Impôt sur les sociétés
• Impôt sur les biens immobiliers
• Droits de mutation
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
• Taxes locales diverses

Le taux de TVA est de 21  % et le taux d’imposition des sociétés est de 25  %.

En outre, les personnes embauchées par votre entreprise seront soumises à l’impôt progressif sur le revenu en Espagne, qui augmente avec le salaire du travailleur. Les non-résidents sont également soumis à des exigences en matière de retenue d’impôt qui vont de 19 pour cent pour les dividendes et les intérêts à 24 pour cent pour les redevances.

Les employés qui ne sont pas des ressortissants locaux peuvent demander à bénéficier de la loi Beckham, qui leur permettra d’avoir un taux fixe pour le revenu de l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF) de 24 pour cent pendant un maximum de six ans. C’est la responsabilité de l’employé.

3. Salaires et heures de travail

La semaine de travail standard en Espagne comprend 40 heures de travail, bien que de nombreuses entreprises choisissent de réduire ce délai à 37 ou 38 heures. Les employeurs peuvent également répartir ce temps comme ils le souhaitent tout au long de l’année, certaines semaines comprenant plus de 40 heures et d’autres moins, pour autant que la convention collective applicable sanctionne cet arrangement.

Les heures supplémentaires sont possibles, et les employés peuvent recevoir leur compensation sous forme de salaire supplémentaire ou de congé supplémentaire dans un délai de quatre mois. Les heures supplémentaires rémunérées ne peuvent toutefois pas dépasser 80 heures par an, sauf si des circonstances extraordinaires le justifient.

Depuis le Décembre 2020, le gouvernement espagnol a fixé le salaire minimum à 950 euros par mois. Ce chiffre est toutefois temporaire et pourrait augmenter dans le cadre d’un plan ambitieux visant à porter le salaire minimum à 60 pour cent du salaire moyen du pays. Les conventions collectives peuvent également imposer des salaires minimums plus élevés dans certains secteurs.

L’Espagne n’exige pas de primes annuelles ou de 13e mois spécifiques, bien que de nombreux contrats de vente prévoient des primes et des commissions.

4. Congé

L’Espagne reconnaît 10 jours fériés nationaux et quatre jours fériés régionaux ou locaux, de sorte que toutes les régions d’Espagne disposent généralement de 14 jours de congés payés pour les jours fériés. Plusieurs fêtes provinciales sont également importantes, alors n’oubliez pas de faire des recherches sur votre région pour savoir quels jours supplémentaires elle célèbre.

En outre, les employeurs espagnols doivent accorder 22 journées de travail ou 30 jours civils en congés payés annuels. Ceci est établi dans chaque convention collective applicable. Ces jours ne peuvent pas être payés comme une rémunération supplémentaire, ce qui incite fortement les employés à prendre la totalité de leurs congés payés.

La législation espagnole ne prévoit pas de congé maladie distinct. Au contraire, si les employés ne peuvent pas travailler pour cause de maladie ou d’accident, ils reçoivent au moins 60 pour cent de leur salaire habituel pendant leur absence. Le montant spécifique dépend de l’industrie, des conditions de la convention collective applicable et du poste de l’employé. L’entreprise doit payer directement l’employé et recevoir ensuite le remboursement de la sécurité sociale. Une période de congé maladie peut durer jusqu’à 18 mois si nécessaire avant de faire l’objet d’un nouvel examen. Les employés en Espagne peuvent également prendre des congés payés pour diverses circonstances familiales :

• Jusqu’à 15 jours pour un mariage
• Deux jours pour un décès dans la famille
• Un à deux jours pour un déménagement
• Trois à quatre jours pour la maladie d’un membre de la famille

En outre, les employées enceintes en Espagne peuvent prendre 16 semaines de congé maternité payé, jusqu’à 10 semaines avant la naissance et au moins six semaines après. À l’issue du congé payé, l’employée peut prendre une année supplémentaire de congé non payé pour soins aux enfants et être sûre que son ancien poste sera disponible si elle revient. Elle peut également prendre un second congé non rémunéré pour s’occuper des enfants, mais elle renoncera au poste garanti.

Les pères peuvent également prendre un congé de paternité d’un maximum de 30 jours et prolonger cette durée si des complications surviennent lors de l’accouchement.

En outre, les deux parents ont droit à un congé payé après la naissance de l’enfant. Le congé d’allaitement ou de soins au nouveau-né comporte 15 journées de travail jusqu’à ce que l’enfant ait neuf mois, et peut être pris de trois manières différentes :

• Absent pendant une heure par jour
• Réduire les horaires de travail
• 15 jours de repos consécutifs

5. Loi anti-discrimination et restrictions

La législation espagnole interdit expressément la discrimination en matière d’embauche et d’emploi. Une entreprise ne peut pas exercer de discrimination à l’encontre de candidats à l’emploi pour l’un des motifs suivants :

• Âge
• Genre
• Appartenance ethnique
• Ethnicité
• Orientation sexuelle
• État civil
• Statut social
• Religion
• Opinion politique
• Appartenance syndicale
• Handicap

En outre, si un employeur compte plus de 50 employés, 2 pour cent de ces employés doit être constitué de personnes handicapées.

Dans le cadre de ses efforts de lutte contre la discrimination, l’Espagne a notamment limité la possibilité pour les entreprises de vérification des antécédents criminels des candidats à un emploi. Un employeur ne peut pas consulter le registre central des condamnés pour savoir si un candidat à un emploi a un casier judiciaire, bien qu’aucune loi n’interdise au candidat de divulguer volontairement cette information.

Coût de l’embauche d’un employé en Espagne

L’embauche d’un nouvel employé en Espagne entraîne des coûts initiaux et cachés. Voici quelques-uns des facteurs que vous devrez prendre en compte lorsque vous établirez le budget de votre processus de recrutement :

• Offres d’emploi
• Heures de travail consacrées à l’examen des candidatures et aux entretiens
• Gestion de la paie
• Impôts
• Salaires
• Avantages
• Bonus
• Assurances

La plupart des employés espagnols obtiennent leur assurance maladie de base par le biais du programme national d’assurance maladie, mais les employeurs fournissent souvent une assurance maladie complémentaire. La plupart des cadres, par exemple, bénéficient d’une assurance complémentaire santé et d’une assurance vie de la part de leur employeur.

Les coûts liés à l’embauche d’employés en Espagne sont également susceptibles de varier considérablement d’un secteur à l’autre en raison des diverses exigences en matière de convention collective qui s’appliquent dans les différents secteurs.

Pratiques d’embauche en Espagne

L’embauche d’une personne en Espagne peut être très similaire au recrutement d’un nouvel employé dans votre pays d’origine. Toutefois, il convient de noter quelques nuances à garder à l’esprit :

• Utilisation de la langue et de la devise locales : l’espagnol est la langue officielle de l’Espagne, et près de 94 % de la population parle espagnol. La deuxième langue la plus courante est le catalan, avec 15 pour cent de personnes le parlant comme première ou deuxième langue. Seulement 11 pour cent des gens parlent anglais. Votre entreprise devrait utiliser l’espagnol dans ses communications d’embauche. S’engager à apprendre et à utiliser l’espagnol montre que votre entreprise apprécie ses nouveaux employés et veut qu’ils se sentent intégrés. Vous devriez utiliser des euros dans vos contrats et lettres d’offre pour plus de clarté et d’inclusivité également.
• Éviter les questions personnelles : pour éviter l’apparence de discrimination illégale, les entreprises doivent généralement éviter les questions excessivement personnelles lors de leurs entretiens d’embauche. Vous voudrez éviter de demander des informations personnelles sans rapport avec les missions du poste et de poser des questions d’entretien qui pourraient donner lieu à une discrimination. Votre entreprise peut poser toutes les questions qui sont objectives, raisonnables et applicables au poste.
• Se concentrer sur l’établissement de relations : les alliances commerciales espagnoles peuvent être très axées sur les relations. Vous voudrez consacrer du temps à faire connaissance avec les candidats avant de passer aux choses sérieuses et vous préparer à ce que des conversations animées se déroulent, comme le veut l’étiquette des affaires, lorsque vos employés potentiels discutent de sujets liés au travail.

Conseils importants sur les modalités d’embauche en Espagne

Voici d’autres étapes à suivre pour embaucher en Espagne que votre entreprise voudra prendre en considération :

• Réglementations à double contrôle : le droit du travail espagnol est très réglementé et les erreurs mineures peuvent être extrêmement coûteuses. Vérifiez votre travail pour vous assurer que vous avez respecté toutes les lois applicables, ou travaillez avec un portage salarial (EOR) pour garantir la conformité de votre entreprise.
• Préparez-vous pour de nombreux candidats : les taux de chômage en Espagne sont relativement élevés. En 2013, le taux de chômage dans le pays a grimpé à 26.09  % , puis a chuté de manière régulière mais modeste. 2020 ont connu un taux de chômage de 15.7  % dans le pays, l’un des taux les plus élevés d’Europe. C’est pourquoi il se peut que votre entreprise reçoive un nombre de candidatures beaucoup plus élevé que prévu et qu’elle doive élaborer des stratégies pour gérer ces volumes.
• Profitez de la diversité linguistique de l’Espagne : les plus grandes villes d’Espagne abritent d’importantes communautés de ressortissants étrangers. Si votre travail nécessite des employés bilingues, vous avez de grandes chances de trouver une personne qualifiée.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés en Espagne ?

Embaucher de nouveaux employés en Espagne peut être un processus impliqué et chronophage. Une entreprise qui vient de s’implanter dans le pays devra d’abord créer une filiale ou travailler avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO), également connue sous le nom d’Employeur officiel (EOR).

La création d’une filiale en Espagne demande beaucoup de temps et d’efforts, généralement au moins six à huit semaines. Vous devrez vous constituer en entreprise d’un type spécifique. Les options comprennent une joint-venture, un bureau de représentation, une succursale ou une société. Vous devrez également choisir de vous constituer en société à responsabilité limitée ou en entreprise publique à responsabilité limitée et en régime ordinaire, simplifié ou super-simplifié. Une entreprise qui crée une filiale devra suivre les étapes suivantes :

• Déterminez la structure de votre entreprise.
• Choisissez votre méthode de constitution en société.
• Payez votre capital d’investissement minimum de 3 000 euros si vous choisissez la responsabilité limitée privée.
• Obtenir la certification du registre du commerce.
• Obtenir un numéro d’identification fiscale provisoire (NIF).
• Ouvrez un compte bancaire espagnol.
• Soumettre une déclaration contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
• Signer un acte public et le faire authentifier par un notaire.
• S’inscrire au registre du commerce.
• Nommez trois à 12 administrateurs, qui doivent déposer des états financiers annuels auprès du registre du commerce.

Dans l’ensemble, vous devrez investir beaucoup de temps et d’argent dans le processus et conserver une connaissance approfondie des lois subsidiaires espagnoles.

Une alternative plus attrayante, dans de nombreux cas, est de travailler avec un portage salarial (EOR). Le portage salarial (EOR) fait office d’employeur légal et se charge des tâches administratives liées à l’embauche et à l’intégration, tandis que vous choisissez les personnes qui travaillent pour vous. Elle met à votre disposition de nombreux experts en droit et en gestion de la paie qui ont une connaissance approfondie du droit commercial espagnol. Vous n’avez donc pas à vous soucier de rester en conformité.

Embaucher des employés à distance en Espagne

L’un des défis de l’embauche d’employés à l’échelle internationale est que vous pouvez être amené à faire des entretiens à distance avec les candidats, les affaires vous amenant à faire des allers-retours. Voici quelques conseils pour vous aider à rationaliser et à optimiser le processus :

• Proposez une planification flexible : si votre société mère opère depuis un autre pays européen, vous pourriez avoir un décalage horaire mineur à gérer. Si votre pays d’origine est plus éloigné, vous devrez probablement tenir compte d’un décalage horaire considérable. Vos candidats à distance apprécieront toute la souplesse que vous pouvez leur offrir pour coordonner leurs horaires.
• Hiérarchiser les communications verbales : l’étiquette commerciale espagnole donne souvent la priorité aux communications orales. Les partenaires commerciaux ont souvent des discussions prolongées, concluent des accords verbalement, et n’utilisent que plus tard ces discussions initiales pour rédiger des contrats écrits formels. Lorsque vous embauchez à distance, les échanges écrits peuvent sembler plus pratiques que les entretiens vidéo. Pour tirer le meilleur parti de vos entretiens, vous pouvez consacrer davantage d’énergie aux appels vidéo, qui vous permettront d’avoir des conversations soutenues et fluides.
• Préparez-vous et coordonnez : lorsque vous ne pouvez pas être présent en Espagne pour accueillir un candidat à un poste en personne, faire une forte impression numérique devient essentiel. Un entretien à distance est une voie à double sens : vos candidats évaluent votre adéquation avec leurs intérêts tout autant que vous évaluez leurs capacités et leur potentiel. L’attention portée à des étapes telles que la coordination avec les co-recruteurs, la préparation des questions à l’avance et la maîtrise de votre technologie pour éviter les retards permet à votre entreprise de faire une excellente première impression.

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