Principaux enseignements
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Le plan directeur : la conformité ne consiste pas seulement à suivre les règles ; il s’agit de créer un cadre qui protège l’entreprise et ses employés.
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Base de recrutement : les erreurs dans la phase de recrutement et d’intégration peuvent créer des risques coûteux. Commencez par identifier la nature de la relation de travail.
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Clarté du contrat : la norme américaine « à volonté » est une exception mondiale. De nombreux pays exigent des contrats écrits conformes dans la langue locale, la gestion des contrats est donc essentielle.
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Défense de la performance : une gestion de la performance bien documentée (y compris les plans d’amélioration de la performance, ou PIP) est la meilleure défense juridique contre les réclamations de licenciement injustifiées.
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Précision du départ : en dehors des États-Unis, les périodes de préavis obligatoires ou les processus d’approbation du tribunal sont courants, ce qui signifie qu’une planification spécifique à la juridiction est nécessaire.
Faites la connaissance de Tiffany Cruz, avocate expérimentée dans le domaine de l’emploi chez G-P qui elle apporte son point de vue axé sur l’ingénierie aux complexités de la main-d’œuvre mondiale. Un esprit analytique affiné par des années d’ingénierie et le monde désordonné du droit du travail – ils ont été conçus pour les uns pour les autres.
De la salle des machines à la salle d’audience
Tiffany pensait poursuivre le droit des brevets, mais a trouvé une passion plus profonde pour le droit du travail, un domaine dynamique où les réglementations, le comportement humain et la stratégie commerciale interagissent et entrent en collision. Elle décrit le droit du travail comme « la version en direct d’un opéra de savon », y compris le très vrai drame humain au cœur de chaque lieu de travail.
Son mélange d’expertise technique et juridique façonne son approche et était exactement ce dont elle avait besoin pour s’attaquer à l’emploi mondial.
Pour les nouveaux employés de la conformité mondiale, Tiffany suggère de diviser le cycle de vie des employés en trois phases : embauche, gestion de la performance et départ. Commençons par le recrutement.
Votre fondation : une embauche et une intégration conformes
Selon Tiffany, la façon dont vous établissez une relation d’emploi détermine son niveau de réussite ou de risque. Elle avertit que « les erreurs commises pendant le processus d’embauche et d’intégration peuvent avoir des conséquences durables et coûteuses ». Elle se concentre sur l’atténuation des risques dès le premier jour.
Employé ou sous-traitant ? Vérifiez toujours à nouveau.
L’un des erreurs de conformité les plus courantes est la classification erronée. Les entrepreneurs offrent de la flexibilité, mais Tiffany est claire : « Les tests juridiques pour cette classification sont stricts et varient selon la juridiction. »
Elle exhorte les entreprises à regarder au-delà de l’intitulé du poste et à examiner la véritable nature de la relation. Envisagez de contrôler les heures de travail, l’équipement fourni et l’intégration de l’équipe.
Conseils de Tiffany : s’associer au service juridique et aux RH pour une évaluation approfondie est un investissement qui peut « sauver votre organisation des problèmes financiers et juridiques en cours de route ».
Si vous dictez des heures, fournissez les outils et les intégrez à votre équipe, « ils sont probablement qualifiés d’employé ». Une mauvaise classification peut avoir un « impact financier sur votre entreprise », y compris des pénalités gouvernementales, des obligations de rétropaiement, des avantages sociaux non payés et des heures supplémentaires. « Vous voulez vous assurer que vous prenez le temps dont vous avez besoin pour vraiment évaluer non seulement le service juridique et le service des RH, mais aussi pour parler au responsable du recrutement. »
La transparence salariale évolue
De l’Ontario à l’UE, les lois sur l’équité salariale et la transparence s’étendent sur les marchés mondiaux. « Ils sont disponibles sous différents noms, dans différents États, villes et pays, mais c’est quelque chose que vous voulez garder à l’esprit. Ils ont vraiment décollé », explique Tiffany.
De plus en plus, les juridictions exigent que les employeurs incluent une fourchette de salaire de bonne foi dans les offres d’emploi. Elle note qu’en Ontario, une nouvelle législation limitera désormais l’étendue de ces plages.
Conseil de Tiffany : « La conformité exige une approche proactive et bien documentée. » Elle recommande de « penser vraiment à une fourchette de rémunération de bonne foi sur vos offres d’emploi ». La documentation de la manière dont ces chiffres sont déterminés aide les entreprises à faire preuve de bonne foi, même si les budgets changent plus tard.
Consultez votre contrat de travail
Aux États-Unis, l’ emploi de gré à gré est la norme dans la plupart des États. Mais Tiffany souligne que « ce n’est pas la norme mondiale ».
Un contrat écrit est souvent une exigence légale dans le monde entier, pas seulement une bonne pratique. Le droit du travail local dicte tout, des clauses requises à la méthode de signature. « Certains pays exigent des signatures à l’encre humide, tandis que d’autres exigent des signatures numériques qualifiées », explique Tiffany.
Cela vaut également la peine de mentionner le langage. « De nombreux pays exigent que les contrats soient rédigés dans la langue locale », note-t-elle. Par exemple, au Québec, le contrat doit être en français canadien, et cette version porte l’autorité légale. « Si vous avez quelque chose dans la version anglaise qui n’est pas dans la version française du Québec, alors vous pourriez avoir un problème parce que ce qui est applicable ? La langue locale. »
Conseil de Tiffany : « Vous voulez avoir des contrats en deux langues. Comment faites-vous ? Il vous suffit de créer deux colonnes dans un contrat et de vous assurer que tout ce qui est dans la langue locale est également dans la version anglaise. » La gestion des contrats est « l’une des mesures les plus importantes que vous puissiez prendre » pour protéger l’applicabilité.
Gardez un œil sur la gestion des performances
La gestion de la performance signifie avoir des conversations difficiles. À ce stade, la direction, la communication et la conformité juridique se rencontrent, ce qui peut rendre cela particulièrement difficile.
D’un point de vue juridique, Tiffany conseille que « la gestion cohérente et documentée de la performance est votre meilleure défense contre les réclamations de licenciement injustifiées ».
Elle suggère aux responsables de définir un ensemble d’objectifs et de fournir un feedback constructif et opportun. « Les responsables doivent avoir cette conversation verbalement avec les travailleurs et ils doivent en assurer le suivi par écrit. Pourquoi ? Tout d’abord, les gens digèrent les informations différemment, c’est formidable de réitérer le feedback. »
Si la performance continue de décliner, Tiffany recommande un plan d’amélioration de la performance (PIP). Elle dit que les PIP devraient être « un véritable effort pour aider l’employé à réussir, pas seulement une étape vers le licenciement ».
Conseil de Tiffany : « S’ils [responsables] ne voient pas la personne se comporter conformément à la description du poste ou à d’autres choses dont ils ont discuté, ils doivent avoir cette conversation [PIP] avec les travailleurs et la suivre par écrit. »
Un PIP bien établi montre que l’entreprise « donne à l’employé une chance équitable de répondre aux attentes ». Et une documentation claire montre que la décision de licenciement potentielle était basée sur des problèmes de performance, et non sur des motifs discriminatoires.
Débarquement (et comment le rendre plus facile)
La résiliation n’est jamais facile, mais « la façon dont vous la gérez a des implications juridiques importantes », souligne Tiffany. Et le processus diffère dans le monde entier.
Dans la plupart des États des États-Unis, l’emploi peut être résilié à tout moment pour toute raison légale. Tiffany met en garde : « Vous voulez que ce soit pour une raison légale. » Elle ne peut jamais être discriminatoire.
En dehors des États-Unis, c’est une autre histoire. Là, « vous entrez dans le monde des périodes de préavis ». Dans des pays comme le Canada et l’Europe, les employeurs sont « légalement tenus de fournir un montant spécifique de préavis ou de payer à la place de préavis avant de licencier un employé. » Cette période « dépend souvent de l’ancienneté de l’employé », de sorte que les employeurs doivent connaître les exigences juridictionnelles avant de commencer le processus.
Dire que ces avis sont importants est un euphémisme. Le fait de ne pas en fournir une peut « donner lieu à une demande de licenciement abusive, qui peut être beaucoup plus coûteuse que le paiement initial de la notification ». Dans certaines régions, ce n’est pas un simple paiement : « Ce n’est même pas si facile de simplement dire : « Hé, je vais vous payer. » Les employeurs dans des endroits comme les Pays-Bas « doivent se rendre au tribunal pour obtenir l’approbation » pour les licenciements.
Conseil de Tiffany : « Un départ efficace nécessite une planification minutieuse et une compréhension approfondie des lois locales pour éviter de transformer une décision commerciale standard en une bataille juridique prolongée. »
Vous avez la fondation. Laissez un EOR rassembler tout cela.
Tiffany considère la conformité mondiale comme une entreprise qui ne s’arrête jamais. C’est « un processus continu d’apprentissage et d’adaptation ». Son point de vue, façonné par son expérience en ingénierie, lui a appris à « considérer les défis complexes comme des systèmes à comprendre et à optimiser ».
Elle recommande aux entreprises d’appliquer une approche similaire au cycle de vie mondial des employés. Décomposez-le en étapes principales (embauche, gestion et départ) et « appliquez des pratiques de conformité rigoureuses et spécifiques à chaque juridiction à chaque étape » pour constituer une équipe mondiale protégée.
Mais vous n’avez pas à vous attaquer aux complexités par vous-même. G-P EOR minimise le coût, la complexité et le risque d’emploi mondial. Grâce à elle, vous pouvez embaucher, intégrer et gérer les meilleurs talents dans plus de 180 pays, sans avoir à créer d'entités. Nous traitons toutes les questions de conformité, afin que vous puissiez construire votre équipe en toute confiance.
Conseil de Tiffany : « Vous pouvez vous associer à un EOR comme G-P. En fait, nous nous occupons de cette belle tâche. On s’amuse. Nous avons des experts à ce sujet, car c’ est un lourd levage. »
Si vous cherchez à éliminer les problèmes liés à la gestion mondiale des effectifs, prenez G-P EOR pour faire un tour « afin que vous puissiez voir que cela change vraiment la donne ».
