Principaux enseignements
- Quelle est la forme W-9 : Le formulaire W-9 est utilisé pour recueillir les informations fiscales d’un prestataire. Cela vous permet de déposer des formulaires 1099 précis et d’éviter les retenues de retenue de relève et les pénalités.
- Comment la forme W-9 se compare aux autres formes : Un formulaire W-9 est uniquement destiné à la tenue de dossiers et s’applique aux contractuels américains. Un formulaire W-8 est destiné aux personnes non américaines. citoyens. Les formulaires W-2 sont utilisés par les employés pour préparer leurs impôts. 1099 Les formulaires servent à déclarer différents types de revenus, comme les paiements divers aux entrepreneurs.
- Où obtenir un formulaire W-9: Vous pouvez télécharger le formulaire W-9 sur le site Web de l'IRS ou en générer un avec G-P Contractor.
- Qui est tenu de remplir un W-9: Les personnes et les entreprises qui travaillent avec votre entreprise, comme les entrepreneurs indépendants et les fournisseurs, doivent remplir un formulaire W-9.
Engager des travailleurs indépendants facilite la croissance ou la diminution de votre entreprise selon l’évolution de vos besoins. Bien que les sous-traitants ne fassent pas partie de la masse salariale de votre entreprise, vous devez néanmoins respecter certaines exigences pour vous engager avec ce type de travailleurs.
Aux États-Unis, les salariés à temps plein remplissent des formulaires I-9, tandis que les entrepreneurs indépendants ou les travailleurs 1099 remplissent des formulaires W-9. Ces formulaires permettent de garantir la conformité fiscale et de réduire le risque de pénalités en cas d'informations incorrectes ou manquantes.
Voyons ce qu'est un formulaire fiscal W-9, à quoi il sert, comment le remplir et quelles sont les erreurs courantes à éviter.
Qu'est-ce qu'un formulaire W-9?
Un formulaire W-9 sert à recueillir des informations fiscales auprès des travailleurs indépendants et des entités commerciales, afin que vous puissiez déposer des déclarations exactes. Vous ne déposez pas de formulaire W-9 auprès du Service des impôts internes (IRS). Mais vous utilisez les informations de ce formulaire pour préparer un formulaire 1099 que vous soumettez à l'IRS à la fin de l'année.
Le W-9 recueille le numéro d'identification fiscale (NIF) des personnes physiques et morales. Pour les particuliers, il s'agit généralement du numéro de sécurité (SSN) Social, et pour les entreprises, du numéro d'identification de l'employeur (EIN).
Remarque : il n'existe pas de formulaire W-9 pour les salariés. Un W-9 est réservé aux entrepreneurs indépendants ou aux entreprises.
Comparaison du formulaire W-9 avec d'autres formulaires
Un formulaire W-9 pour les entreprises est uniquement destiné à la tenue des registres. Voici comment le W-9 diffère des autres formulaires de l’IRS :
Formes W-9 vs. W-2
Alors que les entrepreneurs indépendants remplissent un formulaire W-9, les entreprises remplissent et envoient des formulaires W-2 à l'IRS.
Les employés utilisent des formulaires W-2 pour préparer leurs impôts. Avant de recevoir un W-2, les employés doivent remplir le formulaire W-4 et indiquer leurs informations fiscales, leur statut de déclaration et d’autres postes, le cas applicable. Vous calculerez les impôts à retenir en fonction du formulaire W-4, tandis que le formulaire W-2 devrait refléter ces impôts.
Un formulaire W-9 sert à préparer le formulaire1099 . Un W-9 contient le nom, l'adresse et le TIN du prestataire. Contrairement aux salariés, les travailleurs indépendants sont responsables de la déclaration et du paiement de leurs impôts. En règle générale, il n'y a pas de retenue d'impôt à la source pour les entrepreneurs, sauf dans certaines situations, par exemple s'ils ne fournissent pas ou ne certifient pas un numéro d'identification fiscale (NIF) correct.
W-9 vs. 1099 Formulaires
Le site 1099 est un ensemble de formulaires de l'IRS permettant de déclarer différents types de revenus. Les entreprises utilisent le plus souvent :
- 1099-NEC : Utilisez ce formulaire si vous payez vos entrepreneurs indépendants USD 600 ou plus annuellement.
- 1099-DIVERS : Utilisez ce formulaire pour déclarer les paiements divers, tels que les redevances, les paiements de soins de santé et les loyers, s'ils s'élèvent à 600 USD ou plus par an.
Votre entreprise est chargée de remplir et d'envoyer les formulaires 1099 à l'IRS. En revanche, les entrepreneurs indépendants remplissent des formulaires W-9, que vous conserverez dans vos dossiers. Vous n'avez besoin des formulaires W-9 qu'à titre de référence pour le dépôt du formulaire 1099.
Formes W-9 vs. W-8
Le choix du formulaire W-9 ou W-8 dépend du statut de citoyenneté du prestataire indépendant. Les formulaires W-9 sont destinés aux citoyens américains, tandis que les formulaires destinés aux non-Américains sont destinés aux citoyens américains. les citoyens ont besoin d'un W-8.
Il n'existe qu'un seul type de formulaire W-9. Il existe cependant cinq types de formulaires W-8. Le formulaire adéquat dépend du fait que le prestataire est un particulier ou une entreprise, du type de revenu et de la possibilité de bénéficier d'un traitement fiscal particulier.
Vous devez récupérer le formulaire W-8 avant d'effectuer votre premier paiement. La meilleure pratique consiste à collecter le W-9 avant que le prestataire n'effectue des travaux.
Où obtenir un formulaire W-9
Les entrepreneurs peuvent télécharger le formulaire W-9 directement depuis le site Web de l'IRS. Vous pouvez également utiliser G-P Contractor pour simplifier l'intégralité du cycle de vie de l'embauche de prestataires, des paiements à la gestion des documents administratifs. Générez facilement des formulaires W-9 et accédez à toutes les informations sur votre personnel sur un seul tableau de bord.
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Qui est tenu de remplir un W-9?
Certaines personnes et entités commerciales qui reçoivent des revenus de votre entreprise doivent remplir le formulaire W-9. Cela inclut, sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les fournisseurs, les sociétés de personnes, les sociétés à responsabilité limitée (LLC), les sociétés, les fiducies et les successions.
Voici quelques exemples de scénarios dans lesquels un W-9 est nécessaire :
- Vous êtes une petite entreprise qui embauche des entrepreneurs aux États-Unis. Les petites entreprises sans grandes équipes de stages recrutent souvent des travailleurs indépendants. Par exemple, si vous utilisez G-P Contractor pour embaucher et payer des entrepreneurs pour un projet de design graphique, l’employé peut utiliser la fonction W-9 Form Generation pour compléter le formulaire avant de commencer à travailler.
- Vous êtes une banque et un client ouvre un nouveau compte. Les banques utilisent les formulaires W-9 pour collecter les informations nécessaires sur les contribuables afin de déclarer les intérêts et autres revenus à l'IRS.
- Vous avez annulé une dette. Les dettes annulées sont souvent considérées comme un revenu imposable. Le formulaire W-9 permet de soumettre les informations requises.
- Vous êtes une société d’investissement. Vous collecterez le formulaire W-9 auprès de vos clients, puis déclarerez vos gains à l’IRS sur le formulaire 1099approprié.
Quand et pourquoi un W-9 est-il demandé ?
Le formulaire W-9 n'est requis que pour les fournisseurs que vous payez pour des services. Cela n’inclut pas les entreprises, car elles sont généralement exemptées de 1099 déclaration. Vous n'avez pas non plus besoin d'un W-9 pour les fournisseurs par l'intermédiaire desquels vous payez par carte, car ces paiements sont déclarés par l'organisme de traitement des paiements.
Le formulaire W-9 vous permet de déclarer avec précision à l'IRS les paiements effectués par les prestataires. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de déposer ce document, le fait de l'avoir à portée de main facilite la préparation des formulaires 1099. Vous éviterez également les amendes pour non-conformité et les pénalités civiles ou pénales pour ne pas avoir collecté le formulaire.
Comment remplir un formulaire W-9
Les contractants doivent remplir le formulaire W-9 avec précision pour garantir la conformité. Ils peuvent suivre ces instructions W-9:
- Indiquez le nom du prestataire ou de l'entreprise : Les entrepreneurs inscrivent leur nom à la ligne 1 tel qu'il apparaît sur leur déclaration de revenus. Les entités juridiques, telles qu’une société de personnes, une SARL ou une société par actions, inscrivent leur nom sur la ligne 2 en utilisant leurs informations « faisant affaire sous le nom de ». Si le prestataire exerce son activité sous un nom commercial spécifique, il doit indiquer cette information sur la ligne « Nom commercial ».
- Sélectionnez la classification fiscale fédérale : Le prestataire coche la case pertinente pour la classification fiscale. Parmi les options, on trouve une personne physique, une société C, une société de personnes, une fiducie ou une succession, ou une LLC.
- Ajouter le numéro d'identification fiscale (NIF) : Les entrepreneurs doivent ajouter leur numéro de sécurité sociale (SSN) s'ils sont des particuliers. Les entreprises doivent ajouter leur numéro d'identification fiscale (EIN). Selon leur nationalité ou leur statut juridique, les entrepreneurs peuvent demander un numéro d'identification fiscale (NIF) et indiquer « demande en cours » dans la partie I. Ils seront soumis à une retenue à la source jusqu'à l'obtention de leur NIF. Après quoi, ils doivent soumettre un W-9 mis à jour.
- Saisissez l’adresse : Sous la ligne « adresse », ajoutez l’adresse associée au TIN.
- Certifiez le formulaire : toutes les informations doivent être exactes et correspondre aux registres de l’IRS. La personne qui remplit le formulaire doit signer et dater les zones désignées pour certifier. Vous pouvez utiliser le programme de correspondance des numéros d'identification fiscale de l'IRS pour vérifier les dossiers.
G-P Contractor facilite le remplissage et la collecte des formulaires. Les contractants peuvent générer le formulaire sur la plateforme, à laquelle vous pouvez accéder à tout moment.
Comment soumettre et conserver un formulaire W-9
Le prestataire ou l’entité indépendante devrait vous envoyer le formulaire rempli pour tenue des dossiers. Vous devez conserver les formulaires W-9 pendant au moins quatre ans. Une tenue de dossiers plus longue aide également à prolonger les périodes d’audit.
3 erreurs courantes de W-9 et comment les éviter
Bien que vous n'ayez pas besoin de soumettre les formulaires W-9 à l'IRS, ils doivent néanmoins être exacts afin d'éviter des problèmes juridiques et financiers. Méfiez-vous de ces erreurs courantes :
- Ajout d'informations incorrectes : Les erreurs comprennent l'utilisation d'un numéro d'identification fiscale (TIN) et d'un type d'entité incorrects. Un TIN incorrect peut entraîner un avis de l'IRS, tandis que le bon type d'entreprise garantit l'exactitude de vos rapports 1099 .
- Collecte des formulaires en retard : Vous devez récupérer les formulaires W-9 avant que les entrepreneurs ou les entités ne commencent à travailler et avant d’effectuer votre premier paiement. De cette façon, vous êtes prêt pour un reportage de fin d’année.
- Défaut de mise à jour : Créez un système pour examiner et mettre à jour régulièrement les informations W-9 . Utilisez des méthodes permettant au prestataire de mettre à jour facilement ses informations.
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